⚠️ Доступно в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам на sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.
Форма запроса на изменение данных о людях упрощает и повышает эффективность внесения необходимых изменений. Находясь в разделе "Формы" в настройках системы, это ценное дополнение позволяет руководителям легко подавать запросы на изменения, связанные с их членами команды, избежав необходимости ждать администраторов.
Встроенная опция формы запроса на изменение данных о людях включает запросы на изменения заработной платы, компенсации и обновления личной информации. Администраторы имеют возможность создавать новые формы запросов на изменение или настраивать уже существующие, чтобы они соответствовали конкретным потребностям организации.
Прежде чем вы начнете
Настройте разрешения так, чтобы руководители имели возможность подавать запрос на изменение с вкладки Сотрудники.
1. Из левого меню перейдите в "Настройки > Роли и права доступа".
2. Выберите роль "Менеджеры", "Руководители команд" или "Все сотрудники".
3. В настройках форм выберите нужное разрешение. Вы можете предоставить разрешение на конкретные запросы на изменения или, как альтернативу, предоставить более широкий доступ, выбрав все три разрешения на внесение изменений.
4. Нажмите "Сохранить" после добавления или удаления разрешений.
⚠️ Форма запроса на изменение данных о людях может содержать конфиденциальную информацию, поэтому важно рассмотреть, кто назначен одобрителем или лицом, подающим запрос на изменение. Если информация о заработной плате сотрудника скрыта в разрешениях, важно учитывать, что при одобрении или подаче запроса на обновление зарплаты, ответственный сотрудник будет иметь доступ к истории зарплаты.
Как настроить фому запроса на изменение данных о людях
Создайте новую форму в соответствии с вашими потребностями, редактируя заранее установленную форму или создавая новую с нуля. Вы сможете выбрать из трех типов форм и настроить свою собственную форму.
Шаг 1: Детали
Из левого меню выберите "Настройки > Формы > Запрос сотрудника на изменения".
Нажмите + Добавить, чтобы создать новую форму.
⚠️ Чтобы отредактировать заранее установленную форму, нажмите три точки на плитке формы и выберите "Редактировать".
3. Введите имя формы.
4. Добавьте описание (необязательно).
5. Чтобы автоматически запустить рабочий процесс после утверждения изменений, выберите нужный рабочий процесс из списка.
6. Нажмите "Далее".
⚠️ Процесс, присоединенный к форме, активируется только после того, как все одобрения будут поданы. Если в настройках не указано никаких утверждающих, процесс будет инициирован немедленно после подачи запроса сотрудника на изменение.
Шаг 2: Разделы
На этом этапе вы создаёте структуру формы, добавляя секции и блоки.
Секции помогают организовать форму на логические части, а блоки определяют конкретные данные, которые можно обновлять.
Благодаря тщательному выбору и расположению блоков вы обеспечиваете менеджерам и другим уполномоченным пользователям возможность запрашивать точные и согласованные изменения в записях сотрудников.
Доступные типы блоков:
Поля – выберите из списка доступных в системе полей (например, номер телефона, адрес). Эти поля позволяют менеджерам обновлять стандартные данные непосредственно в форме.
Фото – добавьте опцию для загрузки или замены фотографии профиля сотрудника, чтобы каталог сотрудников всегда оставался актуальным.
Команды – предоставьте возможность назначать или переназначать сотрудника в определённую команду, чтобы структура команд оставалась точной.
Должность – разрешите менеджерам обновлять или изменять должность сотрудника в компании, отражая повышения, переводы или реструктуризацию.
Документ – включите возможность загружать документы в профиль сотрудника, такие как контракты, сертификаты или формы по требованиям соответствия.
Шаг 3: Одобрение
Включите "Одобрение", чтобы добавить утверждающих.
Найдите конкретное имя или роль, прокручивая и выбирая условие.
Добавьте дополнительных утверждающих, нажмите + Добавить утверждающего.
Повторите для стольких утверждающих, сколько вам нужно.
Нажмите "Завершить".
⚠️ Утверждающие получат запросы в порядке, настроенном в настройках формы. Каждый утверждающий в настроенной последовательности должен подтвердить изменения, прежде чем они вступят в силу. В случаях, когда не указаны конкретные утверждающие, изменения автоматически обновляются без необходимости отдельных подтверждений.
Управление запросами для администраторов
На вкладке "Формы запросов" администраторы имеют доступ к сводному журналу запросов. Оттуда они могут утверждать (если это их очередь), отклонять, принудительно одобрять (обходя всех одобрителей) или отправить напоминание следующему одобрителю в очереди. Это централизует все запросы на изменения в одном месте для удобного просмотра.
Как делегировать разрешения для управления формами, поданными компанией
Хотя все системные администраторы могут управлять поданными формы, есть случаи, когда эти обязанности могут быть делегированы конкретной роли или сотруднику. Например, вы можете создать собственную роль для определенного сотрудника и предоставить ему необходимые права доступа для управления поданными формами. Чтобы предоставить доступ к управлению всеми поданными формами в системе, следуйте этим шагам:
1. Перейдите в раздел "Настройки" > "Роли и права доступа".
2. Выберите роль, которой вы хотите делегировать возможности управления формами.
3. Во вкладке "Общие" найдите "Управление отправленными формами компании," и активируйте его для предоставления доступа ко всем поданным формам.
4. Щелкните "Сохранить", чтобы применить изменения и обновить разрешения.
⚠️ Лица с этими разрешениями будут иметь доступ к вкладке "Формы" в меню, что позволит им просматривать, одобрять и отклонять все запросы.
Как настроить права доступа для управления всеми формами
Все администраторы системы имеют право управления всеми формами в системе. Однако существуют случаи, когда эти разрешения могут быть делегированы конкретной роли или сотруднику.
Например, вы можете создать собственную роль для определенного сотрудника и предоставить ему разрешения на управление формами в системе. Чтобы предоставить разрешения на управление всеми формами в системе, следуйте этим шагам:
1. Из левого меню перейдите в "Настройки > Роли и права доступа".
2. Выберите роль, для которой вы хотите предоставить возможность управления всеми формами.
3. Во вкладке "Настройки компании" найдите и выберите "Формы", чтобы предоставить доступ ко всем формам и настройкам платформы.
4. Нажмите "Сохранить", чтобы сохранить изменения и применить новые разрешения.
