Перейти до основного контенту

Створіть кастомну форму запиту

Дізнайтеся, як створювати кастомні форми запитів для унікальних потреб вашої компанії

⚠️ Доступно в пакеті Professional. Зацікавлені? Будь ласка, напишіть нам на sales@peopleforce.io, щоб дізнатися більше.

Кожна компанія працює по-своєму, і HR-менеджерам щодня доводиться опрацьовувати багато різних запитів від співробітників. Кастомні форми запитів допомагають зробити цей процес простим і впорядкованим.

За допомогою кастомних форм запитів HR може створювати власні форми для будь-якого типу запиту — наприклад, відшкодування витрат, запити на навчання, бізнес-потреби або запити на активи. Жодних технічних навичок не потрібно.

Співробітники можуть легко подавати запити, заповнюючи зрозумілу,

структуровану форму замість того, щоб надсилати повідомлення чи листи. Усі запити одразу потрапляють до потрібної людини — керівника, керівника відділу або конкретної особи.

Якщо ви зацікавлені у використанні цієї функції, будь ласка, зв'яжіться з нашою службою підтримки через чат або електронну пошту support@peopleforce.io.

Доступ до налаштування кастомних форм запитів

Для початку перейдіть до Налаштувань і виберіть Форми. Виберіть Кастомний запит, щоб почати налаштування форми.

Створіть власну кастомну форму запиту

Кастомна форма запиту складається з трьох блоків, адаптованих до специфічних вимог вашої компанії:

  1. Блок Деталі:

    • Тут ви можете призначити назву і додати короткий опис до форми. Назва може відображати суть запиту, наприклад, «Запит на навчання» або «Запит на активи».

    • До форми запиту можна підключити воркфлоу. Воркфлоу — це автоматичний набір дій, який виконується після того, як співробітник надсилає форму або після її затвердження. Якщо вам не потрібно, щоб щось відбувалося автоматично, просто залиште це поле порожнім.

    • Якщо ви не впевнені, які дії мають відбуватися після надсилання форми, не хвилюйтеся — ваш Customer Success Manager допоможе налаштувати воркфлоу під час онбордингу відповідно до процесів вашої компанії.

  2. Поля. Створіть розділи і додайте необхідні поля для заповнення користувачами. Коли ви натискаєте Додати → Поля, доступні такі типи полів:

  • Вибір співробітника: співробітник може вибрати себе, якщо запит стосується його власних потреб, або вибрати іншого співробітника (наприклад, HR запитує MacBook для співробітника). Позначте Кілька в налаштуваннях поля, щоб можна було вибрати кількох людей (наприклад, HR запитує MacBook для групи співробітників).

  • Дата: співробітник може вибрати дату з календаря.

  • Число: співробітник може ввести число в цьому полі.Декілька

  • Вибір одного варіанту: співробітник може вибрати одну опцію зі списку.

  • Вибір декількох варіантів: співробітник може вибрати кілька варіантів зі списку.

  • Однорядковий текст: співробітник може ввести коротку відповідь у довільній формі.

  • Багаторядковий текст: співробітник може ввести розгорнуту відповідь у довільній формі, наприклад, деталі або вимоги.

  • Завантажити файл: це поле дозволяє співробітнику прикріпити файл під час подання запиту.

    • Співробітники можуть завантажувати документи, наприклад, чеки, рахунки або підтвердження.

    • Можна увімкнути опцію Додати кілька, яка дозволяє прикріпити до 10 файлів в одному запиті.

    • Це поле особливо корисне для запитів на відшкодування витрат, де співробітникам потрібно завантажити чеки.

Приклад: форма запиту на активи

Щоб створити форму Запит на активи, додайте такі поля:

  • Тип активу

    • Тип поля: Вибір одного варіанту

    • Призначення: дозволяє співробітнику вибрати, який актив йому потрібен.

    • Варіанти відповідей (приклади):

      • Ноутбук

      • Телефон

      • Мишка

      • Настільний комп’ютер

      • Монітор

  • Характеристики активу

    • Тип поля: Багаторядковий текст

    • Призначення: дозволяє співробітнику описати деталі або вимоги.

    • Наприклад: бажана модель, розмір, технічні характеристики або інші примітки.

Щоб змінити порядок полів, просто використовуйте функцію перетягування. Ви також можете видаляти поля, робити їх обов'язковими, редагувати їх або змінювати цілі розділи за необхідності.

3. Схвалення. У цьому розділі ви можете визначити осіб, які мають право затверджувати цю форму запиту.

  • Пропустити непризначені схвалення. Якщо цю опцію ввімкнено, кроки схвалення, які не призначені конкретній особі, автоматично пропускатимуться — тож жодна форма не застрягне в очікуванні непризначеного кроку.

  • Тепер ви можете увімкнути заміщення безпосередньо в налаштуваннях схвалення кожної форми. Якщо схвалювач перебуває у неробочій відпустці, його кроки схвалення автоматично передаватимуться призначеному заміснику — без жодних затримок у процесі.

4. Залучені. У налаштуваннях схвалення форми натисніть Додати залученого, щоб вибрати людей, які автоматично додаватимуться до кожного запиту, поданого через цю форму. Ви вибираєте їх так само, як і схвалювачів, і вони прив’язуються до співробітника, для якого подається запит.

  • Залучені можуть переглядати, коментувати, друкувати запит і додавати інших залучених.

  • Залучені не можуть схвалювати запит.

  • Вони отримують стандартні сповіщення для залучених.

Також можна додати залучених вручну до вже поданого запиту в блоці Залучені. Коли ви згадуєте когось через @ у коментарі, PeopleForce запитує, чи додати цю людину як залученого: Поділитися запитом надає їй доступ «перегляд і коментування» та надсилає сповіщення, а Лише згадати не надає доступу до запиту.

  • Пропустити непризначені схвалення. Якщо цю опцію ввімкнено, кроки схвалення, які не призначені конкретній особі, автоматично пропускатимуться — тож жодна форма не застрягне в очікуванні непризначеного кроку.

  • Тепер ви можете увімкнути заміщення безпосередньо в налаштуваннях схвалення кожної форми. Якщо схвалювач перебуває у неробочій відпустці, його кроки схвалення автоматично передаватимуться призначеному заміснику — без жодних затримок у процесі.

4. Залучені. У налаштуваннях схвалення форми натисніть Додати залученого, щоб вибрати людей, які автоматично додаватимуться до кожного запиту, поданого через цю форму. Ви вибираєте їх так само, як і схвалювачів, і вони прив’язуються до співробітника, для якого подається запит.

  • Залучені можуть переглядати, коментувати, друкувати запит і додавати інших залучених.

  • Залучені не можуть схвалювати запит.

  • Вони отримують стандартні сповіщення для залучених.

Також можна додати залучених вручну до вже поданого запиту в блоці Залучені. Коли ви згадуєте когось через @ у коментарі, PeopleForce запитує, чи додати цю людину як залученого: Поділитися запитом надає їй доступ «перегляд і коментування» та надсилає сповіщення, а Лише згадати не надає доступу до запиту.

Подання запиту

Співробітник може надіслати запит з розділу Швидке додавання, заповнити всі необхідні поля і відправити його. Після відправлення співробітник зможете побачити схвалювачів або відкликати свій запит.

Сповіщення для схвалювачів

Після цього затверджувачі отримуватимуть сповіщення і бачитимуть форми, які потребують затвердження, у віджеті Задачі.

Відстежуйте всі запити

HR-менеджер може відстежувати процес заповнення та затвердження форм у модулі Запити.

Налаштуйте дозволи

Після створення форми увімкніть її в налаштуваннях Ролей і дозволів для всіх співробітників. Перейдіть до ролі Працівники стосовно себе та активуйте опцію Кастомний запит, щоб дозволити співробітникам надсилати запити.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?