Функція Форми звільнення тепер доступна в Налаштування → Форми у вигляді нового типу форми Форма звільнення.
Ця функція дозволяє HR-командам та менеджерам керувати процесом звільнення працівників швидко, точно та у повній відповідності до внутрішніх процедур компанії.
Основні переваги
Швидший процес звільнення. Менеджери, які мають права на звільнення, можуть ініціювати та завершувати процес безпосередньо з профілю працівника, використовуючи попередньо налаштовану форму.
Автоматичне оновлення даних. Система автоматично оновлює записи працівника, статус життєвого циклу та інформацію в профілі.
Інтегровані робочі процеси. Після звільнення автоматично запускаються офбордінгові воркфлоу, що забезпечують виконання всіх завдань, сповіщень та змін доступів у встановлені строки.
Гнучке налаштування. HR-команди можуть створювати кілька форм звільнення для різних типів співпраці, регіонів або юридичних вимог.
Перш ніж розпочати
Перед створенням форм звільнення проаналізуйте різні типи співпраці та форми зайнятості, які використовуються у вашій організації (наприклад, повна або часткова зайнятість, контрактори, працівники на випробувальному терміні тощо).
Кожен тип може вимагати збору різних даних або запуску окремих воркфлоу у межах процедури звільнення.
Ви можете створювати необмежену кількість форм звільнення для підтримки цих варіацій. Кожна форма може містити додаткові поля для збору специфічної інформації, яка зберігатиметься у профілі працівника.
Система надає одну стандартну форму звільнення, що містить усі обов’язкові системні поля. Однак ми рекомендуємо створювати додаткові форми, адаптовані до різних локацій, типів зайнятості або юридичних вимог.
Доступ до форм звільнення
Перейдіть у Налаштування → Форми.
Ви побачите новий тип форми Форма звільнення.
За замовчуванням є попередньо налаштована форма, яка вже включає всі необхідні системні поля, такі як Останній робочий день та Деталі звільнення. Ці поля не можна видаляти.
Додаткові поля, наприклад Останній день в офісі, можна додавати або видаляти у будь-який час залежно від потреб компанії (наприклад, для віддалених працівників вони можуть бути не потрібні).
Створення або редагування форми звільнення
Ви можете легко налаштувати стандартну форму звільнення для збору всіх потрібних даних або створити нову форму з нуля.
Назва та опис форми. Дайте формі зрозумілу назву та опис, щоб її було легко знайти, наприклад Негайне звільнення.
Налаштування автоматизації воркфлоу. Виберіть воркфлоу, який буде автоматично запускатися після затвердження або подання форми — включно з випадками автоматичного затвердження (якщо погодження не ввімкнено у налаштуваннях форми).
3. Додавання додаткових полів. Додайте користувацькі поля працівника або поля з вкладки Персональні для збору додаткової інформації.
4. Визначення обов’язкових полів. Виберіть, які поля обов’язкові для заповнення, а які — необов’язкові.
5. Додавання блоку документів працівника. Додайте блок Документи працівника, щоб користувачі могли завантажувати файли, такі як заяви на звільнення, угоди чи інші документи офбордингу, безпосередньо у форму.
Налаштування процесу схвалення
Якщо форма звільнення потребує погодження, увімкніть секцію схвалення під час редагування форми. Потім виберіть, хто повинен затвердити запит. Можна обрати з трьох типів погоджувачів:
Особиста: Включає варіанти, пов’язані з працівником, такі як Менеджер, Менеджер менеджера, Менеджер 3-го рівня або Керівник команди.
Департамент: Включає керівника відділу та всі користувацькі поля типу Вибір співробітника, налаштовані для відділу.
Конкретна людина: Дозволяє обрати конкретного працівника за повним іменем зі списку.
Цепочка погоджень автоматично застосовується до працівника, для якого подається форма.
Додаткові налаштування
Пропуск непризначених схвалень увімкнено: Якщо для кроку не призначено конкретного погоджувача, крок буде автоматично пропущено.
Схвалення заступниками увімкнено: Якщо погоджувач у відпустці, запит на погодження буде перенаправлено до його призначеного замісника.
Як звільнити працівника за допомогою форм звільнення
Тільки користувачі з правами на звільнення (керівники або HR-адміністратори) можуть ініціювати або затверджувати звільнення.
Перейдіть у профіль працівника, натисніть Дії та оберіть Звільнити працівника.
Виберіть стандартну форму звільнення або власну форму, яку ви створили.
Заповніть усі обов’язкові поля та додайте необов’язкову інформацію за потреби.
Якщо працівник має підлеглих, установіть прапорець, щоб передати їх новому менеджеру. Потім оберіть, чи залишити підлеглих без менеджера, чи призначити нового менеджера зі списку.
Позначте чекбокс, якщо потрібно зупинити будь-які поточні робочі процеси, в яких задіяний працівник.
Перевірте всі введені дані та зміни. Після подання та затвердження профіль працівника та віджет Цикл зайнятості будуть оновлені автоматично.
✅ Форми звільнення є конфіденційними, тому вони не відображаються у Запити → Компанія. Усі подані форми можна знайти у Запити → Мої.
Затвердження, відхилення або відправка на доопрацювання
Керівники можуть подавати форми звільнення. Якщо форма потребує погодження (як визначено у налаштуваннях), вона автоматично надсилається призначеному погоджувачу.
Погоджувач - наприклад, HR або інша роль, визначена в налаштуваннях форми - отримає сповіщення у віджеті «Задачі» на головній сторінці та системне повідомлення. Вони можуть:
Затвердити форму
Відхилити її
Запросити перегляд
Для негайних звільнень налаштований воркфлоу офбордингу запускається відразу після подання або затвердження форми, забезпечуючи швидкий початок процесу.
Логіка прав доступу до звільнення співробітників
Звільнення людей по всій компанії - користувачі з цим правом можуть звільняти будь-якого співробітника в організації, незалежно від підпорядкування чи відділу.
2. Можливість звільняти співробітників - це право доступне лише для ролі Менеджери у системі. Користувачі з цим правом можуть звільняти лише своїх прямих і непрямих підлеглих (тобто співробітників у межах своєї управлінської ієрархії).
Форми звільнення vs користувацькі форми
Форми звільнення безпосередньо впливають на записи працівника, тоді як користувацькі форми лише збирають інформацію.
Користувацькі форми зберігають дані, але не оновлюють профілі працівників і не запускають робочі процеси.
Форми звільнення автоматично завершують роботу працівника, запускають робочі процеси офбордингу та оновлюють усі відповідні записи.