Відстеження понаднормової роботи дозволяє реєструвати понаднормову роботу як окремий тип запису часу, замість того, щоб змішувати її з регулярними робочими годинами. Коли відстеження понаднормової роботи ввімкнено для політики відвідування, співробітники подають понаднормову роботу як запит на понаднормову роботу (з обов'язковим коментарем, що пояснює причину), затверджувачі перевіряють його, а менеджери можуть відстежувати запити на понаднормову роботу в спеціальному вікні та експортувати їх.
Цей потік полегшує контроль і аудит понаднормової роботи, а також забезпечує чистоту даних про понаднормову роботу.
Увімкнення обліку понаднормового часу та налаштування погоджувачів для політики обліку робочого часу
Щоб увімкнути облік понаднормового часу, спочатку потрібно активувати його в політиці обліку робочого часу. Оберіть політику, для якої ви хочете використовувати понаднормові години, наприклад, вашу Політика за замовчуванням, або створіть окрему політику для певних команд/проєктів, де дозволені понаднормові години.
Щоб налаштувати:
Перейдіть до Налаштування > Політика відвідування.
Виконайте одну з дій:
Відкрийте існуючу політику, яку потрібно оновити (наприклад, Default), або
Створіть нову політику, наприклад, Overtime-enabled policy (детальна інструкція — за посиланням).
Перейдіть на вкладку "Понаднормово".
Увімкніть перемикач "Понаднормово".
Після цього можна створювати типи понаднормової роботи, доступні працівникам, яким призначено цю політику, і керувати ними. Тип понаднормової роботи за замовчуванням позначено відповідною міткою.
У таблиці "Понаднормово" відображаються такі дані:
"Назва класифікації"
"Код класифікації"
"Множник компенсації"
"Метод компенсації"
"Автокласифікація"
"Активний"
Створення типу понаднормової роботи
Створюйте окремі типи понаднормової роботи, якщо для різних видів понаднормової роботи потрібні різні умови компенсації або затвердження. Наприклад, звичайна понаднормова робота, робота у вихідні, святкові дні або ввечері можуть мати різні множники компенсації, методи компенсації чи компоненти компенсації.
Використання кількох типів понаднормової роботи допомагає PeopleForce правильно класифікувати запити, надає затверджувачам зрозумілішу інформацію для їх перевірки та скорочує обсяг ручної підготовки даних для компенсації відсутністю або через розрахунковий лист.
Щоб додати новий тип понаднормової роботи:
На вкладці "Понаднормово" політики відвідуваності натисніть "Додати тип понаднормової роботи".
Налаштуйте деталі класифікації:
"Назва класифікації": введіть назву, яка допоможе користувачам зрозуміти, коли потрібно використовувати цей тип понаднормової роботи, наприклад, "Понаднормова робота у вихідні" або "Понаднормова робота у святкові дні".
"Код класифікації": введіть короткий код типу понаднормової роботи та виберіть його колір. Код допомагає користувачам розпізнавати класифікацію в записах про понаднормову роботу.
"Інструкції для затверджувачів": за потреби додайте інструкції, які затверджувачі мають враховувати під час перевірки запитів із цим типом понаднормової роботи. Наприклад, можна пояснити, за яких обставин потрібно схвалювати понаднормову роботу у вихідні, або зазначити, яку інформацію працівник має додати в коментарі до запиту.
У розділі "Компенсація" виберіть, як потрібно компенсувати схвалену понаднормову роботу:
Виберіть "Відсутність", якщо схвалені понаднормові години потрібно перенести до лічильника відсутності працівника. Використовуйте цей варіант, коли замість грошової компенсації працівники отримують додатковий час відсутності.
💡 Вибір методу "Відсутність" не оновлює баланс відсутності працівника автоматично. Схвалені понаднормові години потрібно перенести до відповідного балансу за допомогою імпорту коригувань відсутності. Докладніше див. у розділі "Перенесення понаднормових годин, компенсованих відсутністю, до балансів відсутностей".
Виберіть "Розрахунковий лист", якщо схвалені понаднормові години мають бути доступні для компенсації через розрахунок заробітної плати. Використовуйте цей варіант, якщо понаднормова робота оплачується через Payroll.
За допомогою поля "Множник ставки компенсації" визначте, як тривалість схваленої понаднормової роботи перетворюється на компенсацію. Наприклад, одна година понаднормової роботи може дорівнювати одній годині компенсації.
Зіставлення понаднормової роботи з компонентом компенсації Payroll
🚀 Зіставлення з компонентами компенсації Payroll доступне лише для облікових записів, які використовують продукти Payroll і Time та мають увімкнені компоненти компенсації.
Якщо вибрано метод "Розрахунковий лист", тип понаднормової роботи можна зіставити з компонентом компенсації.
У полі "Compensation component" виберіть компонент, до якого мають передаватися дані про схвалену понаднормову роботу, наприклад доплату за роботу у вихідні або інший компонент, пов’язаний із понаднормовою роботою. До кожного типу понаднормової роботи можна призначити один компонент компенсації.
Завдяки такому зіставленню схвалена понаднормова робота передається до Payroll у правильну категорію компенсації, тому адміністратору розрахунку заробітної плати не потрібно класифікувати її вручну.
У розділі "Автокласифікація" визначте умови, за яких PeopleForce має автоматично призначати запиту цей тип понаднормової роботи:
Виберіть "Тип дня", щоб застосовувати класифікацію залежно від типу дня, у який виконувалася понаднормова робота. Наприклад, так можна створити окрему класифікацію для понаднормової роботи у святкові дні.
Виберіть "День тижня" та зазначте дні, до яких потрібно застосовувати класифікацію. Наприклад, для типу "Понаднормова робота у вихідні" виберіть суботу й неділю.
За потреби вкажіть час початку та завершення в полі "Діапазон часу". У такому разі тип застосовуватиметься лише до понаднормової роботи, яка відповідає вибраним дням і часовому діапазону. Це дає змогу класифікувати вечірню понаднормову роботу окремо від понаднормової роботи, виконаної раніше протягом дня.
Натисніть "Зберегти".
Керування типами понаднормової роботи
Усі налаштовані типи понаднормової роботи відображаються на вкладці "Понаднормово" політики відвідуваності. На цій сторінці можна:
переглядати методи та множники компенсації;
перевіряти, чи налаштовано умови автокласифікації;
активувати або деактивувати окремі типи понаднормової роботи. Деактивуйте тип, якщо його більше не потрібно застосовувати до нових запитів на понаднормову роботу, але потрібно зберегти попередні записи;
відкрити тип понаднормової роботи та відредагувати його налаштування.
Налаштування погодження понаднормових годин
Після увімкнення обліку понаднормові години обробляються через запити, а погодження стає обов’язковим за замовчуванням. На цьому етапі потрібно визначити, хто погоджуватиме запити (наприклад, менеджер співробітника), а також додати додаткових погоджувачів за потреби.
Щоб це зробити:
У налаштуваннях тієї ж політики відкрийте розділ Схвалення.
У блоці Схвалення виберіть погоджувача (наприклад, Manager):
Менеджер — безпосередній керівник співробітника згідно з організаційною структурою.
Менеджер менеджера — керівник вищого рівня над безпосереднім менеджером.
Конкретна особа — будь-яка конкретна особа зі списку.
Тім лід — керівник команди співробітника.
Менеджер 3-го рівня— менеджер третього рівня в організаційній ієрархії.
Посилання на особу — особа, пов’язана з профілем співробітника через кастомне поле.
Керівник відділу — керівник відповідного підрозділу.
3. За потреби додайте додаткових погоджувачів за допомогою + Додати схвалювача.
4. Налаштуйте додаткові параметри:
Пропустити непризначені схвалення — автоматично пропускати непризначені погодження для спрощення процесу.
Дозволити схвалювати заступникам, коли схвалювач у неробочій відсутності — автоматично передавати запит заміснику, якщо погоджувач перебуває у відпустці або відсутній.
5. Натисніть Далі.
⚠️ Облік понаднормового часу працюватиме лише для локацій співробітників, призначених до цієї політики обліку робочого часу.
Перейдіть до розділу Люди та переконайтеся, що вибрано всі необхідні локації.
Збережіть політику.
Перегляд і погодження запитів на понаднормові години
Коли увімкнено відстеження понаднормової роботи, співробітники подають запити на понаднормову роботу через форму "Запит на понаднормову роботу» (у розділі "Відвідування" > "Мої" або у віджеті логування часу), а особи, уповноважені на затвердження, переглядають ці запити на сторінці. Ви можете відкрити запит на понаднормову роботу з:
Списку задач на головній сторінці
Списку сповіщень
Вкладці Запити > Мої — щоб переглянути запити, пов’язані з вами, наприклад запити, які ви подали, запити, призначені вам для затвердження, або запити, щодо яких ви вже вжили заходів
Вкладці Запити > Компанія — щоб переглянути запити на понаднормову роботу в усій компанії, якщо ви маєте доступ до запитів компанії
На сторінці Запити у окремому розділі відображаються подані запити на понаднормову роботу з усіма статусами. Незатверджені запити на понаднормову роботу відображаються у розділі Очікують схвалення або Потрібне моє схвалення.
Відкривши запит на понаднормову роботу, ви можете:
переглянути деталі запиту, такі як дата, час, тривалість та коментар;
перевірити, для кого подано запит;
затвердити або відхилити запит;
залишити коментарі, якщо деякі деталі потребують уточнення;
згадати колег у коментарях, щоб залучити їх до обговорення;
поділитися запитом з ними, щоб вони стали співучасниками роботи над цим конкретним запитом.
Зміна типу понаднормової роботи
Перед схваленням запиту на понаднормову роботу затверджувач може змінити призначений тип, якщо інша класифікація більше відповідає запиту.
Якщо запит має кількох затверджувачів, тип понаднормової роботи можна змінити лише до першого схвалення. Щойно перший затверджувач схвалить запит, вибраний тип понаднормової роботи буде заблоковано, а решта затверджувачів не зможуть змінити його класифікацію.
Якщо в запиті є помилка, решта затверджувачів мають відхилити його та попросити працівника повторно подати запит із правильними даними.
Після перевірки запиту та підтвердження типу понаднормової роботи схваліть або відхиліть запит.
Перегляд затверджених понаднормових запитів на рівні компанії
Якщо у вас є доступ до даних про відвідуваність по всій компанії, ви можете скористатися меню Присутності > Компанія > Понаднормово, щоб переглянути лише затверджені запити про понаднормові години. Оскільки тут відображаються лише затверджені понаднормові години, ця вкладка краще підходить для перевірки розрахунків заробітної плати, остаточного перегляду та експорту підтверджених даних.
Сторінка Запити використовується для роботи з процесом затвердження, перегляду деталей запитів, обговорення запитів у коментарях, залучення співробітників та затвердження або відхилення поданих запитів. Вкладка "Понаднормово" використовується для перегляду остаточно затверджених записів про понаднормову роботу після завершення цього процесу.
У цій вкладці ви можете перевірити ім’я співробітника, дату, часовий діапазон, тривалість понаднормової роботи та статус. Ви також можете використовувати пошук, фільтри та експорт, щоб легше працювати з даними про затверджені понаднормові години.
Експорт записів про понаднормову роботу
У розділі "Відвідуваність" > "Компанія" > "Понаднормово" можна експортувати схвалені записи про понаднормову роботу для підготовки розрахунку заробітної плати, звітності або подальшого аналізу. До експортованого файлу застосовуються фільтри, установлені на сторінці.
Перенесення понаднормових годин, компенсованих відсутністю, до балансів відсутностей
Якщо для типу понаднормової роботи вибрано метод компенсації "Відсутність", схвалені понаднормові години не додаються до балансу відсутності працівника автоматично.
Щоб зарахувати ці години як відсутність, експортуйте схвалені записи про понаднормову роботу та імпортуйте їх як коригування відсутності:
Перейдіть до "Відвідуваність" > "Компанія" > "Понаднормово".
Виберіть потрібний звітний період.
У фільтрі "Спосіб компенсації" виберіть "Відсутність". На сторінці відобразяться схвалені записи про понаднормову роботу, які потрібно компенсувати додатковими годинами відсутності.
Натисніть "Експорт" і завантажте звіт про понаднормову роботу. Експортований файл враховує вибраний період і застосовані фільтри. Використовуйте його, щоб перевірити схвалені понаднормові години, які потрібно перенести до балансів відсутностей працівників.
Завантажте та відкрийте шаблон імпорту коригувань відсутності.
Скопіюйте необхідні дані про працівників і понаднормову роботу з експортованого звіту до шаблону. Зокрема, потрібно вказати ідентифікатори працівників і кількість понаднормових годин, які потрібно зарахувати до відповідного балансу відсутності.
Перед завантаженням переконайтеся, що файл відповідає обов’язковому формату коригувань відсутності.
Перейдіть до "Налаштування" > "Імпорт" > "Коригування відсутності" та завантажте заповнений файл. Повну інструкцію з підготовки та імпорту файлу наведено у статті "Регулювання відсутностей".
Після завершення імпорту понаднормові години буде масово додано до відповідних балансів відсутностей працівників.
💡 Цей процес можна виконувати регулярно, наприклад раз на місяць, щоб переносити всі схвалені понаднормові години, які компенсуються відсутністю.