Відстеження понаднормової роботи дозволяє реєструвати понаднормову роботу як окремий тип запису часу, замість того, щоб змішувати її з регулярними робочими годинами. Коли відстеження понаднормової роботи ввімкнено для політики відвідування, співробітники подають понаднормову роботу як запит на понаднормову роботу (з обов'язковим коментарем, що пояснює причину), затверджувачі перевіряють його, а менеджери можуть відстежувати запити на понаднормову роботу в спеціальному вікні та експортувати їх.
Цей потік полегшує контроль і аудит понаднормової роботи, а також забезпечує чистоту даних про понаднормову роботу.
Увімкнення обліку понаднормового часу та налаштування погоджувачів для політики обліку робочого часу
Щоб увімкнути облік понаднормового часу, спочатку потрібно активувати його в політиці обліку робочого часу. Оберіть політику, для якої ви хочете використовувати понаднормові години, наприклад, вашу Політика за замовчуванням, або створіть окрему політику для певних команд/проєктів, де дозволені понаднормові години.
Щоб налаштувати:
Перейдіть до Налаштування > Політика відвідування.
Виконайте одну з дій:
Відкрийте існуючу політику, яку потрібно оновити (наприклад, Default), або
Створіть нову політику, наприклад, Overtime-enabled policy (детальна інструкція — за посиланням).
У розділі Понаднормово увімкніть опцію Увімкнути відстеження понаднормової роботи.
Натисніть Далі.
Налаштування погодження понаднормових годин
Після увімкнення обліку понаднормові години обробляються через запити, а погодження стає обов’язковим за замовчуванням. На цьому етапі потрібно визначити, хто погоджуватиме запити (наприклад, менеджер співробітника), а також додати додаткових погоджувачів за потреби.
Щоб це зробити:
У налаштуваннях тієї ж політики відкрийте розділ Схвалення.
У блоці Схвалення виберіть погоджувача (наприклад, Manager):
Менеджуе — безпосередній керівник співробітника згідно з організаційною структурою.
Менеджер менеджера — керівник вищого рівня над безпосереднім менеджером.
Конкретна особа — будь-яка конкретна особа зі списку.
Тім лід — керівник команди співробітника.
Менеджер 3-го рівня— менеджер третього рівня в організаційній ієрархії.
Посилання на особу — особа, пов’язана з профілем співробітника через кастомне поле.
Керівник відділу — керівник відповідного підрозділу.
3. За потреби додайте додаткових погоджувачів за допомогою + Додати схвалювача.
4. Налаштуйте додаткові параметри:
Пропустити непризначені схвалення — автоматично пропускати непризначені погодження для спрощення процесу.
Дозволити схвалювати заступникам, коли схвалювач у неробочій відсутності — автоматично передавати запит заміснику, якщо погоджувач перебуває у відпустці або відсутній.
5. Натисніть Далі.
⚠️ Облік понаднормового часу працюватиме лише для локацій співробітників, призначених до цієї політики обліку робочого часу.
Перейдіть до розділу Люди та переконайтеся, що вибрано всі необхідні локації.
Збережіть політику.
Перегляд і погодження запитів на понаднормові години
Якщо ви були додані як затверджувач (але не маєте доступу до вкладки «Відвідування > Компанія»), ви побачите запити як завдання і зможете відкрити сторінку запиту для перегляду та затвердження.
Відкрийте запит в одному з таких місць:
Розділ «Завдання» (ви побачите пункт «Запит на понаднормову роботу» з «Переглянути запит»)
Вхідні (там також з'являється той самий запит)
2. На сторінці запиту на понаднормову роботу перегляньте деталі:
Дата, час та коментар працівника (чому потрібна понаднормова робота)
Інформація про заявника (хто подав запит)
3. Залиште коментар у полі «Коментарі», щоб уточнити деякі деталі.
4. За бажанням можна увімкнути опцію «Повідомити всіх затверджувачів», щоб усі, хто причетний до запиту, отримали повідомлення.
5. Натисніть «Затвердити» або «Відхилити».
Керування запитами на рівні компанії (Company view)
Якщо у вас є дозвіл на доступ до даних про відвідування в масштабах компанії, ви можете керувати запитами на понаднормову роботу на рівні компанії. У розділі «Відвідування» > «Компанія» > «Понаднормово» ви можете переглянути список запитів на понаднормову роботу в компанії з основними деталями, такими як ім'я співробітника, дата, запитуваний часовий діапазон, тривалість понаднормової роботи та статус (затверджено/відхилено/очікує затвердження). Якщо вам потрібно переглянути повний контекст будь-якого запиту, просто натисніть на рядок запиту, щоб відкрити його деталі (включно з коментарем та інформацією про затвердження).
Фільтрація та пошук
Ви можете звузити список двома способами:
Використати Пошук за ім'ям у верхній частині сторінки
Відкрити Фільтр і застосувати додаткові критерії
Доступні фільтри:
Проект
Ім'я співробітника
Посада
Департамент
Підрозділ
Місцезнаходження
Статус
Тип зайнятості
Експорт даних
Щоб поділитися даними поза системою PeopleForce, скористайтеся кнопкою Експорт у правому верхньому куті розділу Понаднормово.
Файл завантажиться з урахуванням застосованих фільтрів, що дозволяє експортувати саме той набір даних, який вам потрібен.
