Відстеження понаднормової роботи дозволяє реєструвати понаднормову роботу як окремий тип запису часу, замість того, щоб змішувати її з регулярними робочими годинами. Коли відстеження понаднормової роботи ввімкнено для політики відвідування, співробітники подають понаднормову роботу як запит на понаднормову роботу (з обов'язковим коментарем, що пояснює причину), затверджувачі перевіряють його, а менеджери можуть відстежувати запити на понаднормову роботу в спеціальному вікні та експортувати їх.
Цей потік полегшує контроль і аудит понаднормової роботи, а також забезпечує чистоту даних про понаднормову роботу.
Увімкнення обліку понаднормового часу та налаштування погоджувачів для політики обліку робочого часу
Щоб увімкнути облік понаднормового часу, спочатку потрібно активувати його в політиці обліку робочого часу. Оберіть політику, для якої ви хочете використовувати понаднормові години, наприклад, вашу Політика за замовчуванням, або створіть окрему політику для певних команд/проєктів, де дозволені понаднормові години.
Щоб налаштувати:
Перейдіть до Налаштування > Політика відвідування.
Виконайте одну з дій:
Відкрийте існуючу політику, яку потрібно оновити (наприклад, Default), або
Створіть нову політику, наприклад, Overtime-enabled policy (детальна інструкція — за посиланням).
У розділі Понаднормово увімкніть опцію Увімкнути відстеження понаднормової роботи.
Натисніть Далі.
Налаштування погодження понаднормових годин
Після увімкнення обліку понаднормові години обробляються через запити, а погодження стає обов’язковим за замовчуванням. На цьому етапі потрібно визначити, хто погоджуватиме запити (наприклад, менеджер співробітника), а також додати додаткових погоджувачів за потреби.
Щоб це зробити:
У налаштуваннях тієї ж політики відкрийте розділ Схвалення.
У блоці Схвалення виберіть погоджувача (наприклад, Manager):
Менеджер — безпосередній керівник співробітника згідно з організаційною структурою.
Менеджер менеджера — керівник вищого рівня над безпосереднім менеджером.
Конкретна особа — будь-яка конкретна особа зі списку.
Тім лід — керівник команди співробітника.
Менеджер 3-го рівня— менеджер третього рівня в організаційній ієрархії.
Посилання на особу — особа, пов’язана з профілем співробітника через кастомне поле.
Керівник відділу — керівник відповідного підрозділу.
3. За потреби додайте додаткових погоджувачів за допомогою + Додати схвалювача.
4. Налаштуйте додаткові параметри:
Пропустити непризначені схвалення — автоматично пропускати непризначені погодження для спрощення процесу.
Дозволити схвалювати заступникам, коли схвалювач у неробочій відсутності — автоматично передавати запит заміснику, якщо погоджувач перебуває у відпустці або відсутній.
5. Натисніть Далі.
⚠️ Облік понаднормового часу працюватиме лише для локацій співробітників, призначених до цієї політики обліку робочого часу.
Перейдіть до розділу Люди та переконайтеся, що вибрано всі необхідні локації.
Збережіть політику.
Перегляд і погодження запитів на понаднормові години
Коли увімкнено відстеження понаднормової роботи, співробітники подають запити на понаднормову роботу через форму "Запит на понаднормову роботу» (у розділі "Відвідування" > "Мої" або у віджеті логування часу), а особи, уповноважені на затвердження, переглядають ці запити на сторінці. Ви можете відкрити запит на понаднормову роботу з:
Списку задач на головній сторінці
Списку сповіщень
Вкладці Запити > Мої — щоб переглянути запити, пов’язані з вами, наприклад запити, які ви подали, запити, призначені вам для затвердження, або запити, щодо яких ви вже вжили заходів
Вкладці Запити > Компанія — щоб переглянути запити на понаднормову роботу в усій компанії, якщо ви маєте доступ до запитів компанії
На сторінці Запити у окремому розділі відображаються подані запити на понаднормову роботу з усіма статусами. Незатверджені запити на понаднормову роботу відображаються у розділі Очікують схвалення або Потрібне моє схвалення.
Відкривши запит на понаднормову роботу, ви можете:
переглянути деталі запиту, такі як дата, час, тривалість та коментар;
перевірити, для кого подано запит;
затвердити або відхилити запит;
залишити коментарі, якщо деякі деталі потребують уточнення;
згадати колег у коментарях, щоб залучити їх до обговорення;
поділитися запитом з ними, щоб вони стали співучасниками роботи над цим конкретним запитом.
Якщо потрібні додаткові пояснення, ви можете скористатися розділом Коментарі у запиті на понаднормову роботу. Тут ви можете:
залишити коментарі
згадати колег для дискусії
надіслати їм запит, щоб вони стали залученими до запиту
Залучені співробітники отримують доступ лише до цього конкретного запиту. Це корисно, коли потрібно, щоб інший керівник, співробітник відділу кадрів або фахівець з розрахунку заробітної плати переглянув запит або долучився до обговорення.
Перегляд затверджених понаднормових запитів на рівні компанії
Якщо у вас є доступ до даних про відвідуваність по всій компанії, ви можете скористатися меню Присутності > Компанія > Понаднормово, щоб переглянути лише затверджені запити про понаднормові години. Оскільки тут відображаються лише затверджені понаднормові години, ця вкладка краще підходить для перевірки розрахунків заробітної плати, остаточного перегляду та експорту підтверджених даних.
Сторінка Запити використовується для роботи з процесом затвердження, перегляду деталей запитів, обговорення запитів у коментарях, залучення співробітників та затвердження або відхилення поданих запитів. Вкладка "Понаднормово" використовується для перегляду остаточно затверджених записів про понаднормову роботу після завершення цього процесу.
У цій вкладці ви можете перевірити ім’я співробітника, дату, часовий діапазон, тривалість понаднормової роботи та статус. Ви також можете використовувати пошук, фільтри та експорт, щоб легше працювати з даними про затверджені понаднормові години.
