Юридична особа в PeopleForce — це зареєстрована компанія, у якій ваші працівники офіційно працевлаштовані. Якщо ваша організація має кілька компаній, наприклад, по одній у кожній країні, ви можете додати кожну з них, призначати до неї людей, фільтрувати й будувати звіти за нею, а також підписувати документи від її імені.
Де керувати юридичними особами
Перейдіть до Налаштування → Загальні → Юридичні особи.
На сторінці є таблиця з колонками Назва, Країна, Реєстраційний номер і Люди. Юридична особа за замовчуванням завжди відображається першою, а решта йдуть за алфавітом. Скористайтеся полем пошуку, щоб знайти юридичну особу за назвою, або відфільтруйте список за Країною.
Щоб побачити, хто належить до юридичної особи, натисніть її рядок. На панелі Люди в цій юридичній особі показано поточних працівників з їхніми посадами (і колонку з датою початку роботи, якщо ви маєте доступ до дат найму). Можна шукати за іменем, а натиснувши на людину, ви відкриєте її профіль у новій вкладці.
Створіть юридичну особу
Перейдіть до Налаштування → Загальні → Юридичні особи і натисніть Нова юридична особа.
На кроці Загальні, у розділі Інформація про компанію, введіть назву й виберіть країну.
Введіть реєстраційний номер. Назва поля залежить від країни: ЄДРПОУ, NIP або Реєстраційний номер компанії.
Якщо з'явиться поле Місто, вкажіть місто реєстрації.
Перейдіть на крок налаштування ел. підпису і налаштуйте печатку та підписантів (див. наступний розділ).
Натисніть Створити юридичну особу.
Якщо в полі є помилка, майстер відкриває крок, де воно розташоване. Наприклад, український номер, що не містить 8 цифр, показує помилку «має містити 8 цифр».
Налаштуйте печатку ел. підпису
Крок налаштування ел. підпису визначає, як юридична особа відображатиметься в документах, підписаних від її імені.
У розділі відомості про ел. підпис виберіть, що показуватиме печатка: назву компанії (увімкнено за замовчуванням), Ідентифікатор компанії — ЄДРПОУ, NIP або реєстраційний номер компанії (увімкнено за замовчуванням) — і Представника компанії (вимкнено за замовчуванням).
Якщо ви ввімкнете Представника компанії, виберіть працівника, офіційно уповноваженого підписувати документи від імені компанії.
У розділі Уповноважені підписанти виберіть працівників, які можуть підписувати від імені компанії. Можна вибрати кількох людей.
Перевірте попередній перегляд ел. підпису праворуч: по краю печатки — напис Підписано в PeopleForce, рядки, які ви ввімкнули, і дата підписання.
Збережіть юридичну особу.
Підписуйте документи від імені юридичної особи
Запит на підпис від імені юридичної особи можна надіслати, коли ви розсилаєте документи через Завантажити та розподілити файли або Розподілити і призначити PDF. Це працює лише з провайдером PeopleSign і типом Простий електронний підпис (PeopleSign доступний на тарифі Professional). Інші провайдери й типи підпису, зокрема Розширений електронний підпис PeopleSign, печатку не додають.
Позначте Запит на ел. підпис і виберіть PeopleSign з типом Простий електронний підпис.
Позначте Додати підпис юридичної особи.
Виберіть юридичну особу, а потім одного з її уповноважених підписантів. Звільнених працівників у списку немає.
Надішліть документи.
Якщо в юридичній особі немає поточних працівників, з'явиться попередження «У цій юридичній особі немає співробітників». Якщо ввімкнено автозіставлення, документи зіставляються лише з працівниками вибраної юридичної особи.
Уповноважений підписант отримає лист із запитом на підпис, у якому сказано «Ви підписуєте від імені» та назва юридичної особи. Коли всі підпишуть, PeopleForce додасть печатку Підписано в PeopleForce до підписаного PDF, а в журналі аудиту буде зазначено, що підписант підписав від імені юридичної особи. Печатка використовує налаштування юридичної особи на момент підписання, тож пізніші зміни не впливають на вже підписані документи.
Людина більше не може підписувати від імені юридичної особи, якщо її прибрали зі списку підписантів, звільнили або якщо юридичну особу видалено. Якщо це станеться до надсилання завантаження, вам запропонують вимкнути запит на ел. підпис для цього файлу або почати завантаження знову.
Редагуйте або видаліть юридичну особу
У таблиці відкрийте меню дій рядка й виберіть Редагувати.
Внесіть зміни на будь-якому з кроків і збережіть.
Щоб видалити юридичну особу, відкрийте меню дій рядка, виберіть Видалити й підтвердьте в діалоговому вікні Видалити юридичну особу. Юридичну особу за замовчуванням видалити не можна.
Призначте юридичну особу працівнику
Юридична особа працівника є частиною його історії роботи. Вона записується в таблиці Посади на вкладці Робота його профілю з датою Діє з.
Відкрийте профіль працівника й перейдіть на вкладку Робота.
Додайте новий запис посади або відредагуйте наявний.
Вкажіть дату Діє з і виберіть Юридичну особу.
Збережіть. Поточна юридична особа працівника береться з його останнього запису посади, який уже набув чинності.
Юридичну особу також можна вказати:
У формах найму — у блоці посади.
Під час імпорту працівників — скористайтеся колонкою юридичної особи. Якщо назва не збігається з наявною юридичною особою, імпорт створить нову з цією назвою.
Через Public API — отримуйте список юридичних осіб, фільтруйте людей і вакансії за юридичною особою та вказуйте її для працівників і записів посад.
Де використовуються юридичні особи
Довідник людей: фільтр Юридична особа.
Шаблони документів: змінна {{employee.legal_entity}}. Шаблони українського кадрового обліку (Кадри) також пропонують назву юридичної особи, реєстраційний номер, місто реєстрації та ім'я директора, яке береться з представника компанії.
Рекрутинг: юридична особа у кожній вакансії, поле юридичної особи у формах заявки на вакансію, змінна в листі-пропозиції та фільтри у звітах з рекрутингу.
Звіти й експорт: фільтри HR-звітів, колонка юридичної особи в кастомних звітах, фільтр розриву в оплаті праці та дані юридичної особи в експорті.
Призначення за правилами: правило Юридична особа всюди, де ви призначаєте за правилами, наприклад, у циклах виплат і політиках.
Планування персоналу: юридична особа в позиціях штатного розпису з фільтрами.
Продуктивність і навчання: фільтри для цілей, KPI та записів на курси.
Хто може бачити юридичні особи й керувати ними
Сторінка налаштувань: адміністратори та будь-яка роль з увімкненим налаштуванням Юридичні особи.
Дані працівників: у Налаштування → Ролі та права доступу → (роль) → Люди → Робота → Посади → Юридична особа виберіть Немає, Перегляд або Редагування. Це визначає, чи відображається юридична особа на вкладці «Робота», чи можна її редагувати і чи заповнюється змінна в документах. Рядок з'являється, щойно у вас є юридична особа, окрім стандартної.
Підписання від імені юридичної особи: підписувати від імені юридичної особи можуть лише Уповноважені підписанти. Щоб надіслати запит на підпис юридичної особи, відправник повинен мати принаймні доступ «Перегляд» до юридичної особи.
Доступність
Юридичні особи мають бути ввімкнені для вашого акаунта. Оновлена сторінка, майстер і печатка ел. підпису — додаткова частина функції, яку також потрібно ввімкнути. Для печаток потрібен PeopleSign з типом «Простий електронний підпис» (тариф Professional). Поле Місто реєстрації та завжди видиме поле Представник компанії з'являються лише в акаунтах, які використовують модуль українського кадрового обліку (Кадри).