⚠️ Доступно в пакеті Professional. Зацікавлені? Будь ласка, напишіть нам на sales@peopleforce.io, щоб дізнатися більше.
Ми раді повідомити про випуск нової функції під назвою eSignature в PeopleForce. Ця функція дозволяє користувачам підписувати будь-який документ за допомогою вбудованого електронного підпису безпосередньо в платформі. Нижче ви знайдете короткий опис нової функції та детальну інформацію про те, як нею користуватися.
Зверніть увагу, що функція електронного підпису наразі знаходиться в бета-версії. Якщо ви зацікавлені у випробуванні цієї функції, зв'яжіться зі службою підтримки клієнтів через чат або електронну пошту - support@peopleforce.io
Налаштування прав доступу для надсилання запитів на електронний підпис
Для надсилання документів на підпис користувачі повинні мати відповідний доступ. Рівень доступу залежить від прав, налаштованих у розділі Налаштування → Безпека → Ролі та права доступу. Права доступу до документів можна надавати як на рівні компанії, так і на рівні людей:
Використовуйте рівень компанії, щоб надати доступ до всіх документів у межах всієї організації.
Використовуйте рівень людей, щоб надати доступ лише до документів певних осіб, наприклад, безпосередніх підлеглих, співробітників у певному місці, відділі або будь-якій іншій групі, включеній до сфери дії ролі.
Щоб налаштувати ці права:
Перейдіть у Налаштування → Безпека → Ролі та права доступу.
Відкрийте роль, яку хочете змінити.
Виберіть рівень доступу, який хочете надати:
У вкладці Компанія → HR увімкніть дозвіл Керувати документами співробітників, щоб надати повний доступ до всіх документів співробітників у компанії. Це право дозволяє користувачам переглядати, завантажувати, редагувати, видаляти документи та запитувати електронні підписи для будь-яких документів співробітників у робочому середовищі.
У вкладці Люди відкрийте розділ Документи та налаштуйте доступ до папок з документами відповідних співробітників, таких як безпосередні підлеглі або співробітники, включені до сфери дії ролі:
Ні - не надає доступу до документів у вибраній папці.
Перегляд - дозволяє користувачам відкривати та завантажувати документи.
Редагування - дозволяє користувачам завантажувати, оновлювати та видаляти документи, а також запитувати електронні підписи. Користувачі з доступом «Редагувати» можуть запитувати електронні підписи тільки для документів у папках, які їм дозволено редагувати, і тільки для співробітників, включених до їхньої області дозволів.
Натисніть Зберегти.
Запит на отримання електронного підпису
Під час завантаження документа
Перейдіть на вкладку Документи.
Натисніть + кнопку Додати документ > Завантажити і розподілити файли або Розподілити і призначити PDF (залежно від ваших потреб).
Виберіть папку для завантаження документа.
Завантажте документ у форматі PDF або DOCX.
Оберіть постачальника.
Зазначте бажаний тип для підпису:
Простий електронний підпис - Підходить переважно для внутрішніх документів, таких як політики, угоди та підтвердження.
💡 Безкоштовно доступний всім клієнтам з тарифним планом Pro.
Розширений електронний підпис - Забезпечує вищий рівень безпеки та підтвердження особи, ніж простий підпис, тому підходить для внутрішніх HR-документів, угод і файлів, пов'язаних з відповідністю.
Кваліфікований електронний підпис - Має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису згідно із законодавством ЄС. Рекомендується для угод з високою цінністю та офіційних транзакцій.
Додайте додаткових підписантів, якщо необхідно.
Натисніть Призначити співробітників.
Призначте документ одному або декільком співробітникам.
Натисніть Завантажити.
Призначені співробітники отримають сповіщення електронною поштою, завданням або на інформаційній панелі.
У режимі попереднього перегляду документа
Відкрийте документ у режимі попереднього перегляду у вкладці Документи.
Якщо ви користувач HR/Admin, ви побачите кнопку Запит на підпис.
Натисніть кнопку Запит на підпис.
Оберіть постачальника та тип підпису.
Додайте додаткових підписантів, якщо необхідно.
Призначений співробітник отримає повідомлення з проханням підписати документ.
Доступ до управління документами компанії мають лише адміністратори або працівники з правами на управління документами співробітників.
Підписання документа
Відкрийте документ, який потребує вашого електронного підпису. Ви можете знайти його у папці Документи, віджеті Завдання, сповіщеннях тощо.
Натисніть кнопку Підписати.
Якщо документ був надісланий із використанням простої електронної підпису (SES), він відкриється на сторінці загального перегляду, де ви зможете ознайомитися з файлом, підтвердити, що ви розумієте його та погоджуєтесь, а потім підписати.
Для документів, надісланих через інших постачальників, ви будете перенаправлені до Signaturit або Autenti. Дотримуйтесь їхніх інструкцій, щоб завершити процес підписання.
Якщо ви відмовляєтесь підписувати документ, потрібно вказати причину відмови.
Фільтрування даних
Використовуйте фільтр за статусом eSignature, щоб отримати інформацію про документи у різних статусах. Наприклад, оберіть статус "Очікує cхвалення" та встановіть часовий проміжок за останній місяць, щоб визначити отримувачів і нагадати їм про необхідність підписати документ.
Ви також можете фільтрувати за датами, щоб переглянути документи у вибраному часовому проміжку. Крім того, ви можете відсортувати їх, натиснувши на «Підпис». Усі відхилені або не оброблені документи будуть відображатися зверху, оскільки вони потребують вашої уваги насамперед.
Співробітники, які відмовляються підписувати документ, можуть залишити коментар з поясненням свого рішення. Цей коментар буде видно, коли ви наведете курсор на статус «Відхилено».
Відстеження статусу документа та всіх підписантів
Статус документа буде змінено на "Очікує схвалення", "Підписано" або "Відхилено" в залежності від дій співробітника. Статус "Прострочений" означає, що документ не був підписаний протягом трьох місяців.
Статус буде видно в списку документів і в режимі попереднього перегляду.
У колонці "Підписанти" відображаються аватарки всіх призначених осіб, які підписали документ. Клацніть на аватарку, щоб переглянути вікно з інформацією про статус кожного підписувача (наприклад, підписано, очікує схвалення, відхилено).
У попередньому перегляді документа аватарки всіх підписантів відображаються поруч із міткою статусу підпису. Натиснувши на ці аватарки, ви також побачите статуси підписантів.
Коли статус «Не вдалося обробити», наведіть курсор на статус, щоб побачити причину невдачі — наприклад, «Відсутня електронна адреса».
Повторити електронний підпис
Якщо документ має статус «Не вдалося обробити», ви можете повторити спробу надіслати його для електронного підпису. Після вирішення проблеми, наприклад, додавання відсутньої адреси електронної пошти, документ можна надіслати знову.
Натисніть три крапки та виберіть «Повторити електронний підпис». Документ буде надіслано для підпису ще раз.
Сповіщення
Повідомлення на електронну пошту: Співробітникові буде надіслано електронного листа з посиланням на Signaturit.
Створення завдання: У списку завдань співробітника буде створено завдання з кнопкою Підписати.
Сповіщення в дашборді: На інформаційній панелі співробітника з'явиться сповіщення.
Налаштування обов’язкового входу в систему перед підписанням документів
Для забезпечення додаткового рівня безпеки ви можете встановити вимогу, щоб співробітники входили в систему PeopleForce перед тим, як відкривати та підписувати документи, отримані електронною поштою. Коли ця опція увімкнена, PeopleForce перевіряє, чи особа, яка відкриває посилання для підписання, є передбачуваним підписувачем. Тільки авторизовані підписанти можуть отримати доступ до документа та підписати його. Цей параметр застосовується до PeopleSign SES.
Учасники процесу пребордингу виключаються з цієї вимоги. Якщо у співробітника триває процес пребордингу, він може відкривати та підписувати документи без входу в PeopleForce.
Щоб увімкнути цю опцію:
Перейдіть до Налаштування → Безпека → Автентифікації.
Виберіть Увійти, щоб підписати.
Натисніть Зберегти.
Повторне надсилання запитів на електронний підпис із вичерпаним терміном дії
Якщо термін дії запиту на електронний підпис вичерпався, ви можете надіслати його повторно всього за кілька кліків, не видаляючи й не завантажуючи документ заново. Це допоможе вам швидко нагадати співробітникам про необхідність підписати прострочені документи та заощадить час під час роботи з великою кількістю запитів із закінченим терміном дії.
Щоб повторно надіслати запит на електронний підпис із закінченим терміном дії:
Перейдіть до розділу Документи.
Знайдіть документ зі статусом Термін дії закінчився.
Натисніть на меню з трьома крапками поруч із документом.
Виберіть Повторити ел. підпис.
PeopleForce надішле новий запит на підпис первинному підписувачу (підписувачам).
Повторне надсилання декількох документів із закінченим терміном дії
Ви також можете надіслати кілька запитів на електронний підпис із закінченим терміном дії одночасно:
Відкрийте сторінку Документи.
Виберіть один або кілька документів.
Виберіть Повторити ел. підпис у меню масових дій.
