Усі документи співробітників зібрані в одному місці — на сторінці Документи — а також у профілі кожного співробітника. У цій статті пояснюється, як знаходити, завантажувати, переміщувати та видаляти документи, а також як керувати доступом до них.
Сторінка «Документи»
Перейдіть до розділу Документи в головному меню. Там є дві вкладки:
Компанія — документи всіх співробітників, до яких у вас є доступ.
Мої — ваші власні документи.
Вкладку «Компанія» бачать ті, хто керує документами: на ній показано всі документи, а якщо налаштовано ел. підпис — також подання Очікують на підпис.
Вкладка «Мої» тепер має три вкладки з лічильниками — Власні (ваші документи), На підпис (документи, які чекають на ваш підпис) і Підписано (документи, які ви вже підписали).
Для кожного документа відображаються Назва, Папка, Особа, Підписанти, Тип підпису, Статус і дата завантаження. Використовуйте подання Усі та Очікують на підпис, щоб швидко побачити документи, які ще не підписано.
Пошук, фільтри та сортування
Використовуйте Пошук, щоб знайти документ за назвою.
Натисніть Додати фільтр, щоб відфільтрувати за полями Папка, Люди, Локація, Створено в період або Статус ел. підпису.
Натисніть Налаштування вигляду, щоб змінити сортування (наприклад, за датою завантаження) або згрупувати документи.
У Налаштування вигляду також можна згрупувати документи за папками. Обидві вкладки — «Компанія» і «Мої» — підтримують пошук, фільтри, сортування та групування. |
Дії з окремим документом
Натисніть іконку з трьома крапками (⋯) у кінці рядка, щоб:
Запросити ел. підпис — надіслати документ на підписання (або Повторити ел. підпис, якщо попередній запит не вдався чи був відхилений).
Завантажити — зберегти файл на комп'ютер.
Видалити — видалити документ.
Залежно від документа та ваших прав, меню ⋯ також дає змогу Підписати документ, надіслати нагадування підписантам (Нагадати відповідальному) і переглянути журнал аудиту (Завантажити журнал аудиту). |
Масові дії
Виберіть кілька документів за допомогою прапорців. Унизу сторінки з'явиться панель, де можна Видалити, Перемістити до іншої папки або Завантажити всі вибрані документи. Натисніть ⋯ на панелі, щоб Запросити ел. підпис, Повторити ел. підпис або надіслати підписантам нагадування.
Документи в профілі співробітника
Відкрийте профіль співробітника та перейдіть на вкладку Документи. Документи згруповано за папками — натисніть на папку, щоб побачити її файли, статус ел. підпису, хто їх завантажив і коли їх було востаннє змінено.
Натисніть ⋯ біля документа й виберіть Запит на ел. підпис, Завантажити, Редагувати або Видалити.
Доступ і права
Доступом до документів керують за допомогою ролей у Налаштування → Ролі та права доступу. Відкрийте роль, яку потрібно налаштувати.
Керування документами всієї компанії
На вкладці Компанія відкрийте розділ HR і виберіть Керувати документами співробітників. Це дає ролі змогу переглядати всі документи співробітників компанії, керувати ними та запитувати для них ел. підпис.
Доступ до окремих папок
На вкладці Люди відкрийте розділ Документи. Для кожної папки виберіть, що роль може робити з документами людей, до яких має доступ:
Немає — доступу немає.
Перегляд — можна переглядати та завантажувати документи.
Редагування — можна також керувати документами в цій папці.
✏️ Наприклад, надайте керівникам доступ Перегляд до папки «Сертифікати» їхніх прямих підлеглих, а папку «Розрахункові листи» залиште доступною лише для HR і бухгалтерії. |
Щоб роль могла створювати й редагувати папки та шаблони, увімкніть право Документи в розділі Налаштування на вкладці Компанія.
Часті запитання
Як видалити документ?
Користувачі з правами на керування документами можуть видалити документ двома способами: на сторінці Документи натисніть ⋯ біля документа й виберіть Видалити (або виберіть кілька документів і натисніть Видалити на панелі масових дій); або в профілі співробітника відкрийте вкладку Документи, знайдіть документ, натисніть ⋯ і виберіть Видалити.
Як перемістити документи до іншої папки?
На сторінці Документи виберіть документи й натисніть Перемістити до на панелі масових дій, а потім виберіть папку призначення.
Чому людина не бачить документ?
Перевірте роль людини в Налаштування → Ролі та права доступу: їй потрібен щонайменше доступ Перегляд до папки документа на вкладці Люди → Документи або право Керувати документами співробітників.