Функція «Розподілити і призначити PDF» дозволяє користувачам розділяти один або кілька PDF-файлів і автоматично призначати певні документи різним співробітникам на основі заздалегідь визначених критеріїв, наприклад, полів зіставлення співробітників у налаштуваннях папки «Документи». Ця функція особливо корисна для розповсюдження таких документів, як платіжні відомості, оскільки вона aвтопризначає документи співробітникам. Увімкнувши перемикач автопризначення документів співробітникам під час завантаження, користувачі можуть легко керувати розподілом документів з точністю та ефективністю.
Поділ та розповсюдження документів
Поділ та розповсюдження документів
Перейдіть на вкладку Документи.
Натисніть кнопку + Додати документ.
Виберіть Поділ та розповсюдження PDF-файлів.
Виберіть відповідну папку Документ, де будуть зберігатися файли.
Завантажте PDF-файл зі свого комп'ютера.
Увімкніть перемикач Автопризначити документи співробітникам, щоб забезпечити належне призначення розділених сторінок співробітникам.
Натисніть кнопку Розподілити і призначити, щоб завершити процес.
Перегляньте або надішліть відповідні документи
Перегляньте або надішліть відповідні документи
Якщо ви проходите цей процес вперше і хочете переглянути всі файли, натисніть Переглянути всі. Вам будуть показані файли, починаючи з автоматично знайдених, а потім решта.
Система автоматично обирає співробітника для кожного знайденого документа в режимі попереднього перегляду.
Після того, як ви переконаєтеся, що всі документи були правильно підібрані, просто натисніть кнопку Надіслати знайдені документи, і все буде готово.
Запит електронного підпису та додавання додаткових підписувачів
Запит електронного підпису та додавання додаткових підписувачів
Після автоматичного узгодження файлів зі співробітниками ви можете запросити електронний підпис і додати додаткових підписувачів до документа. Щоб створити запит на електронний підпис і додати додаткових підписувачів, виконайте такі дії:
Негайний запит електронного підпису
У спливаючому вікні з результатами автоматичного зіставлення встановіть прапорець Запитувати ЕЦП для знайдених документів.
Якщо ви хочете додати додаткових підписувачів, встановіть прапорець «Включити додаткових підписувачів» і виберіть один з варіантів у випадаючому списку:
Менеджер: Безпосередній керівник працівника в організаційній структурі.
Менеджер менеджера: Непрямий керівник з вищою відповідальністю.
Конкретні працівники: Виберіть будь-яку особу зі спадного списку.
Керівник(и) команди: Менеджер, який керує командою співробітника.
Менеджер 3-го рівня: Менеджер, призначений на третьому рівні ієрархії.
Вибір співробітника: Особа, пов'язана з профілем працівника за допомогою спеціального поля.
Керівник відділу: Керівник відділу співробітника.
3. Натисніть кнопку Надіслати призначені документи. Кожна вибрана особа отримає запит на електронний підпис, що дозволить їм підписати документ одночасно.
Якщо ви налаштували запит на електронний підпис і додали додаткових підписувачів, а потім натиснули кнопку «Попередній перегляд», ці налаштування будуть збережені для кожного файлу в режимі попереднього перегляду.
Перегляд документів перед надсиланням запиту на електронний підпис
Якщо ви хочете переглянути документи перед надсиланням запиту на електронний підпис:
Натисніть кнопку Переглянути всі.
Установіть прапорець Запитувати електронний підпис.
Якщо потрібні додаткові підписувачі, встановіть прапорець Включити додаткових підписувачів і виберіть з тих самих випадаючих списків, що й вище.
Натисніть кнопку Завантажити та переглянути документи і перегляньте кожен документ, перш ніж завершити процес.
Обидві опції дозволяють запитувати електронні підписи, але друга опція дає вам можливість переглянути всі документи перед початком процесу підписання.
Переглянути підписантів
Переглянути підписантів
Якщо документ знаходиться в статусі Очікує, це означає, що не всі підписанти його ще підписали. Коли ви наведете курсор на статус підпису, ви побачите список співробітників, які ще мають підписати документ. Як тільки співробітник підпише документ, його ім'я буде видалено зі списку.
Продовжити завантаження пізніше
Продовжити завантаження пізніше
Якщо користувачеві раптово потрібно переключитися на інше завдання, він може продовжити завантаження пізніше. На вкладці Документи з'явиться нагадування про незавершене завантаження документів. Ви можете продовжити завантаження в будь-який час, натиснувши кнопку Продовжуйте.
