Налаштування політик відcутностей

⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional

Політика відсутностей слугує важливим інструментом, який визначає, як працівники можуть отримувати, організовувати та використовувати години відсутності на робочому місці, забезпечуючи об'єктивний та організований підхід. Ці політики дозволяють створювати індивідуальні правила, які визначають конкретні умови надання відсутностей відповідно до правил вашої компанії. Різні політики можуть бути розроблені для різних типів відсутності, таких як відпустки, лікарняні або навіть для відстеження днів роботи з дому.

Додавання типу відсутності

Тип відсутності - це категорія відсутності, яка буде відображатися у профілі користувача, наприклад, лікарняний, щорічна відпустка тощо. Кожен тип може містити кілька політик відсутностей, наприклад, окремі політики для різних місцезнаходжень.

Щоб додати новий тип відсутності, виконайте такі дії:

Перейдіть до Налаштування > HR > Типи відсутностей.
Натисніть кнопку "+Додати тип відсутності".
Введіть назву типу.
Виберіть, як буде відстежуватися ця відсутність - в днях або годинах.
Підберіть іконку та колір для типу відсутності.
Збережіть налаштування.

Після створення типу перейдіть до налаштування політики.

Типи політики відсутностей

Кожен тип відсутності може містити кілька політик. Наприклад, ви можете вказати різні правила нарахування відсутностей для працівників з різних локацій.

Існує два типи політики відсутностей:

З нарахуванням - призначений для встановлення доступної для працівника кількості відсутностей і чітких правил їх нарахування.
Без нарахування - призначений для відстеження використаного часу і не накладає таких обмежень, наприклад, ви хочете відстежувати кількість часу, коли працівник працює поза офісом. Замість доступної відстуності буде відображатися залишок запитаної.

Додавання політики з нарахуванням

Щоб додати нову накопичувальну політику, виконайте наступні кроки:

Виберіть тип відсутності, який має включати цю політику, і натисніть кнопку + поруч з ним.
Виберіть тип з нарахуванням.

3. Вкажіть назву політики. Її будете бачити тільки ви.

4. Виберіть тип активності, який описує відсутність:

Неробочі, оплачувані

Цей тип використовується у випадках, коли працівники не виконують робочі обов'язки під час відсутності на роботі, але все одно отримують компенсацію за цей період. Наприклад, коли працівник не може працювати через хворобу або травму, але продовжує отримувати регулярну заробітну плату.

Робочі, оплачувані

Цей вид діяльності охоплює дні, коли працівник активно залучений до виконання робочих завдань, і цей час оплачується. Може використовуватися для контролю понаднормової роботи або роботи з дому.

Нерабочі, неоплачувані

Ця категорія призначена для ситуацій, коли працівник не виконує робочі обов'язки і не отримує компенсацію за цей період. Наприклад, коли працівник бере відгул за свій рахунок.

5. Виберіть, як повинні рахуватися дні відсутності. Якщо ви виберете робочі дні, тільки робочі дні будуть зараховані як дні відсутності. Таким чином, вихідні та святкові дні будуть виключені із загальної кількості днів відсутності. В іншому випадку буде враховано кожен календарний день.

6. У полі "Інструкції" ви можете надати додаткову інформацію для співробітників, наприклад, як подати запит на відгул.

7. Якщо потрібно, дозвольте запити з негативним балансом, щоб працівники могли запитувати відсутність, навіть якщо вони не нараховані на їхньому балансі.

Приклад: Працівник із залишком відпустки у 2 дні все ще може попросити 5 днів відпустки, в результаті чого залишок становитиме -3 дні.

8. Якщо необхідно, обмежте запити, які збігаються, щоб запобігти поданню працівниками запитів на відсутність на дати, які вони вже подали.

Приклад: Якщо працівник подав запит на відпустку з 1 по 5 листопада і спробує подати запит на відпустку на ці ж дати знову, система видасть повідомлення про помилку.

9. Вкажіть, чи можуть працівники брати відсутність під час випробувального терміну.

10. Якщо потрібно, обмежте редагування розбивки, щоб працівники не могли редагувати розбивку під час подання заявки на відсутність.

Приклад: Якщо працівник подав заявку на відпустку на 1 день, він не зможе змінити її на 0,5 дня, якщо опція "Обмежити зміну розбивки" увімкнена. Аналогічно, якщо політика задана в годинах, і працівник попросив відпустку на 1 день (8 годин), він не зможе змінити її на 4 години, якщо ця опція увімкнена.

11. Встановіть мінімальну щоденну суму, яку можна запитувати для відсутнгості. Якщо ви встановите 1 день, працівник не зможе відпроситися на кілька годин.

12. Вкажіть мінімальну та максимальну загальну суму днів, яку може попросити працівник.

Приклад: Якщо мінімальна загальна кількість становить 2 дні, працівник може запросити щонайменше 2 дні вихідних. Якщо максимальна загальна кількість становить 10 днів, працівник не може попросити відгул більше, ніж на 10 днів.

13. Визначте мінімальний термін повідомлення, за який працівник може подати заяву про відсутність до її початку. Наприклад, працівник може подати заяву на відсутність не пізніше, ніж за 2 дні до її початку.

14. За допомогою максимального терміну повідомлення ви можете запобігти надмірно раннім запитам. Наприклад, працівники не можуть просити відсутність більш ніж за 90 днів до її початку.

Якщо ви не хочете встановлювати жодних обмежень, залиште поле порожнім.

15. Вкажіть початок дії політики: з першого дня роботи, тижня, місяця, року чи інше. Якщо нарахування відсутності працівника починається з першого дня роботи, поставте 0.

16. Встановіть початковий баланс, щоб надати певну кількість днів працівнику з першого робочого дня. Якщо ваша компанія не пропонує такої можливості, залиште поле пустим.

Приклад: Якщо нарахування відпустки починається через 6 місяців після дати прийняття на роботу з початковим балансом 12 днів, ви маєте вказати ці числа у відповідних полях.

17. У полі "Нарахування" визначте кількість днів відсутності, призначених працівникам, і періодичність їх нарахування. Наприклад, працівники отримують 2 дні відпустки щомісяця.

18. Вкажіть, коли нараховуються дні відсутності: на дату прийому на роботу або на початку місяця.

19. Встановіть максимальний баланс, який може мати працівник. Після досягнення цієї суми нарахування припиниться. Ця опція не потрібна, якщо дні безперервно нараховуються без попередньо визначеного максимуму.

20. У полі "Сума перенесення" встановіть кількість днів, які працівник може перенести на наступний період:

Немає

Ця опція призначена для компанії, яка не використовує перенесення невикористаних днів відсутності на наступний період. Невикористані дні відсутності закінчуються в день прийняття на роботу через рік або на початку року, відповідно до налаштувань у вашій політиці.

Необмежений

Ця опція дозволяє постійно накопичувати невикористані дні відсутності без попередньо визначеного ліміту. Наприклад, працівник має 5 невикористаних днів відпустки, за допомогою цієї опції ці 5 днів будуть перенесені на наступний період.

До

Ця опція використовується, коли ви хочете встановити певну кількість днів, дозволених для перенесення на наступний період. Коли ви обираєте цю опцію, вкажіть максимальну кількість днів, яку можна перенести.

21. При необхідності ви можете відкласти згорання невикористаних днів відсутності на кілька місяців у відповідному полі. Якщо ви відклали згорання на 2 місяці, це означає, що баланс працівника буде оновлено через 2 місяці після дати, обраної в полі Дата перенесення, і відповідно до суми перенесення.

22. У полі "Дата перенесення" вкажіть, коли має відбутися оновлення балансу: конкретна дата або дата прийняття працівника на роботу.

23. Виберіть, як має відбутися перше нарахування:

Пропорційна

Цей варіант означає, що кількість нарахованих днів визначається пропорційно до дати приєднання до компанії. Наприклад, якщо працівник має право на 20 днів відсутності на рік і приєднався до компанії в середині року, йому буде нараховано лише 10 днів, а не всі 20.

Повне

Ця опція означає, що повна кількість днів, зазначена як перше нарахування, буде нарахована.

24. Зазначте, коли мають відбутися нарахування:

Кінець періоду нарахування

Виберіть цю опцію, якщо ви надаєте працівникам дні відсутності за попередній робочий період. Наприклад, працівник виходить на роботу 1 липня, а в останній день місяця йому нараховується 2 дні.

Початок періоду нарахування

Виберіть цю опцію, якщо ви віддаєте перевагу накопиченню днів заздалегідь - на початку періоду нарахування. Наприклад, якщо працівник приступає до роботи 2 липня, два дні будуть нараховані на його баланс тієї ж дати.

25. У розділі "Схвалення" ви можете увімкнути функцію погодження відсутності, якщо це потрібно вашій компанії.

Ви можете вибрати одного або декілька осіб, які мають право на затвердження, відповідно до конкретних потреб і структури вашої компанії.

26. Додайте того, хто має схвалювати відсутність:

Менеджер: Це безпосередній керівник працівника, якому він підпорядковується в організаційній структурі.
Менеджер менеджера: Ця особа має більший вплив або відповідальність, ніж безпосередній керівник. Він розглядає загальний запит з точки зору загального управління і приймає рішення про його схвалення або відхилення.
Менеджер 3-го рівня: Це особа, визнана менеджером третього рівня в організаційній ієрархії.
Менеджер команди: Це керівник команди працівника. Ця людина знає роботу команди та її здатність підтримувати продуктивність під час відсутності працівника.
Менеджер департаменту: Затверджувачем буде керівник відповідного відділу.
Конкретні працівники: Тут ви можете вибрати будь-яку особу з випадаючого меню. Спеціаліст з управління персоналом може бути призначений як конкретна особа зі списку доступних HR-менеджерів.
Вибір працівника: Ця особа інтегрується в профіль працівника за допомогою спеціального поля під назвою "Відповідальний за затвердження запитів на відсутність". Для затвердження можна вибрати різних співробітників в індивідуальних профілях співробітників.

Запит на затвердження буде надіслано обраним особам у послідовності, зазначеній у налаштуваннях політики відсутностей. Важливо зазначити, що всі особи, обрані для затвердження, мають однакові повноваження. Якщо хтось із затверджених осіб відхилить запит, його буде відхилено.

27. Ви можете увімкнути пропуск непризначених схваленнь, якщо у працівника немає затверджувача, тому його заявка на відсутність не може бути затверджена. Таким чином, запит буде автоматично перенаправлений на наступний етап (затверджувача).

28. Увімкніть і виберіть заміну затверджувача, якщо основний затверджувач перебуває у відпустці або на лікарняному.

29. Встановіть метод і точність округлення, щоб налаштувати відображення залишку відсутностей для співробітників. Більш детально про округлення залишків ви можете дізнатися за посиланням.

30. Налаштуйте видимість політики відсутностей:

Для всіх

Назви та іконки типів відсутностей відображаються у списку "Хто відсутній", розкладі та календарі для всіх користувачів.

Для мене

Назви та іконки типів відсутностей приховані у списку "Хто відсутній", розкладі та календарі для звичайних користувачів, але залишаються видимими для адміністраторів та тих, хто їх затверджує.

31. Якщо потрібно, дозвольте працівникам відкликати свої запити на відсутність.

32. Позначте обовʼязковим додавання коментарів, якщо вам потрібно отримати певну інформацію під час заповнення працівником заяви на відсутність.

33. Дозвольте додавати вкладення, якщо вам потрібно отримати якісь файли під час заповнення працівником запиту на відсутність.

34. Увімкніть сповіщення про схвалення, щоб інформувати співробітників про схвалення їхнього запиту. Ви можете додати власний текст повідомлення. Якщо це не потрібно, ви можете пропустити цю опцію, і співробітники отримуватимуть стандартні сповіщення про те, що їхній запит схвалений.

35. Збережіть політику після заповнення всіх параметрів.

Додавання політики без нарахування

Щоб додати нову накопичувальну політику, виконайте наступні кроки:

Виберіть тип відсутності, який має включати цю політику, і натисніть кнопку + поруч з ним.
Виберіть тип без нарахування.

3. Вкажіть назву політики. Її будете бачити тільки ви.

4. Виберіть тип активності, який описує відсутність:

Неробочі, оплачувані

Робочі, оплачувані

Нерабочі, неоплачувані

5. Виберіть, як повинні рахуватися дні відсутності. Якщо ви виберете робочі дні, тільки робочі дні будуть зараховані як дні відсутності. Таким чином, вихідні та святкові дні будуть виключені із загальної кількості днів відпустки. В іншому випадку буде враховано кожен календарний день.

7. Якщо необхідно, обмежте запити, які збігаються, щоб запобігти поданню працівниками запитів на відсутність на дати, які вони вже подали.

8. Вкажіть, чи можуть працівники брати відсутність під час випробувального терміну.

9. Якщо потрібно, обмежте редагування розбивки, щоб працівники не могли редагувати розбивку під час подання заявки на відсутність.

10. Встановіть мінімальну щоденну суму, яку можна запитувати для відсутнгості. Якщо ви встановите 1 день, працівник не зможе відпроситися на кілька годин.

11. Вкажіть мінімальну та максимальну загальну суму днів, яку може попросити працівник.

12. Визначте мінімальний термін повідомлення, за який працівник може подати заяву про відсутність до її початку. Наприклад, працівник може подати заяву на відсутність не пізніше, ніж за 2 дні до її початку.

13. За допомогою максимального терміну повідомлення ви можете запобігти надмірно раннім запитам. Наприклад, працівники не можуть просити відсутність більш ніж за 90 днів до її початку.

Якщо ви не хочете встановлювати жодних обмежень, залиште поле порожнім.

14. У розділі "Схвалення" ви можете увімкнути функцію погодження відсутностей, якщо це потрібно вашій компанії.

15. Додайте того, хто має схвалювати відсутність:

Менеджер: Це безпосередній керівник працівника, якому він підпорядковується в організаційній структурі.
Менеджер менеджера: Ця особа має більший вплив або відповідальність, ніж безпосередній керівник. Він розглядає загальний запит з точки зору загального управління і приймає рішення про його схвалення або відхилення.
Менеджер 3-го рівня: Це особа, визнана менеджером третього рівня в організаційній ієрархії.
Менеджер команди: Це керівник команди працівника. Ця людина знає роботу команди та її здатність підтримувати продуктивність під час відсутності працівника.
Менеджер департаменту: Затверджувачем буде керівник відповідного відділу.
Конкретні працівники: Тут ви можете вибрати будь-яку особу з випадаючого меню. Спеціаліст з управління персоналом може бути призначений як конкретна особа зі списку доступних HR-менеджерів.
Вибір працівника: Ця особа інтегрується в профіль працівника за допомогою спеціального поля під назвою "Відповідальний за затвердження запитів на відсутність". Для затвердження можна вибрати різних співробітників в індивідуальних профілях співробітників.

16. Ви можете увімкнути пропуск непризначених схваленнь, якщо у працівника немає затверджувача, тому його заявка на відсутність не може бути затверджена. Таким чином, запит буде автоматично перенаправлений на наступний етап (затверджувача).

17. Увімкніть і виберіть заміну затверджувача, якщо основний затверджувач перебуває у відпустці або на лікарняному.

18. Встановіть метод і точність округлення, щоб налаштувати відображення залишку відсутностей для співробітників. Більш детально про округлення залишків ви можете дізнатися за посиланням.

19. Налаштуйте видимість політики відсутностей:

Для всіх

Для мене

20. Якщо потрібно, дозвольте працівникам відкликати свої запити на відсутність.

21. Позначте обовʼязковим додавання коментарів, якщо вам потрібно отримати певну інформацію під час заповнення працівником заяви на відсутність.

22. Дозвольте додавати вкладення, якщо вам потрібно отримати якісь файли під час заповнення працівником запиту на відсутність.

23. Увімкніть сповіщення про схвалення, щоб інформувати співробітників про схвалення їхнього запиту. Ви можете додати власний текст повідомлення. Якщо це не потрібно, ви можете пропустити цю опцію, і співробітники отримуватимуть стандартні сповіщення про те, що їхній запит схвалений.

24. Збережіть політику після заповнення всіх параметрів.