Політики можна розділити на дві категорії: з нарахуванням і без нарахування. Політики з нарахуванням встановлюють обмеження на кількість днів протягом року, місяця тощо або дозволяють переносити чи скасовувати дні на наступний період.
Політики без нарахування, з іншого боку, не накладають жодних таких обмежень, і працівники можуть вільно запросити будь-яку кількість вихідних днів у будь-який час.
Додавання накопичувальної політики
Щоб додати політику, натисніть плюс у правому куті типу відпустки, який ви щойно створили. Потім виберіть тип "З нарахуванням".
Коли ви виберете політику "З нарахуванням", ви побачите перед собою 4 блоки налаштувань:
Деталі
Нарахування та перенесення
Аванси
Налаштування
Деталі налаштування політики з нарахуванням
Насамперед потрібно дати полісу назву. Наприклад, "Загальна" або "Стандартна". Назва політики буде відображатися на персональній сторінці співробітника.
Тип активності:
Неробочі, оплачувані - в цій категорії працівник не виконує активно трудові обов'язки, але отримує компенсацію за цей період. Наприклад, коли працівник не може працювати через хворобу або травму, але продовжує отримувати регулярну зарплату.
Робочі, оплачувані - цей тип діяльності охоплює дні, коли працівник активно бере участь у виконанні робочих завдань, навіть якщо вони виконуються віддалено, наприклад, "робота з дому". Наприклад, якщо працівник провів п'ять днів, працюючи віддалено зі свого домашнього офісу, ці дні будуть зараховані як частина категорії "оплачувана робота"".
Нерабочі, неоплачувані - до цієї категорії відносяться ситуації, коли працівник не виконує трудові обов'язки і не отримує компенсацію за цей період. Наприклад, коли працівник бере відпустку з особистих причин, таких як сімейні обставини, тривала відпустка або продовження навчання.
Враховуються як робочі або календарні дні:
робочі дні - тільки робочі дні зараховуються як дні відпустки. Вихідні та святкові дні не враховуються як використана відпустка.
календарні дні - кожен день з моменту від'їзду до моменту повернення зараховується до відпустки.
Обмеження
Дозволити запити з негативним балансом: Якщо увімкнено, працівники можуть подавати запити на відпустку, навіть якщо це призводить до від'ємного балансу відпусток.
Приклад: Працівник із залишком у 2 дні все одно може подати заявку на 5 днів відпустки, що призведе до від'ємного залишку у 3 дні.
Обмежити запити, які збігаються: За бажанням ви можете заборонити працівникам надсилати запити на відпустку, які збігаються з датами, які вони вже використали.
Приклад: Якщо працівник подав запит на відпустку з 1 по 5 листопада і спробує подати запит на відпустку на ці ж дати знову, система видасть повідомлення про помилку.
Заборонити запити під час випр. терміну: Вкажіть, чи можуть співробітники брати відпустку під час випробувального терміну.
Приклад: Протягом перших трьох місяців роботи працівникам може бути заборонено брати відпустки.
Заборонити редагування розбивки: Якщо увімкнено, працівники не зможуть редагувати розбивку під час подання запиту на відпустку.
Приклад: Якщо працівник подав заявку на відпустку на 1 день, він не зможе змінити її на 0,5 дня, якщо опція "Обмежити зміну розбивки" увімкнена. Аналогічно, якщо політика задана в годинах, і працівник попросив відпустку на 1 день (8 годин), він не зможе змінити її на 4 години, якщо ця опція увімкнена.
Мінімальна щоденна сума:
Встановіть щоденні ліміти, рекомендується використовувати значення "1". Це забезпечить захист від запитів на частки днів, наприклад, 0,5 або 0,25.
Приклад: Якщо працівник намагається подати запит на відпустку лише на половину дня (0,5), а мінімальна денна сума налаштована як "1", система обмежить такі запити, зберігаючи мінімальний ліміт на повний день.
Мінімальна/максимальна загальна сума:
Вкажіть мінімальну та максимальну загальну кількість днів, яку може запросити працівник.
Приклад: Якщо мінімальна загальна кількість становить 2 дні, працівник може запросити щонайменше 2 дні вихідних.
Приклад: Якщо максимальна загальна кількість становить 10 днів, працівник не може попросити відгул більше, ніж на 10 днів.
Мінімальний/максимальний термін повідомдення:
Мінімальний термін повідомлення: Визначає час, за який працівник повинен повідомити про це перед тим, як попросити відгул.
Приклад: Мінімальний період повідомлення 2 дні означає, що працівники можуть просити відгул лише за 2 дні до відпустки.
Максимальний термін повідомлення: Вкажіть максимально допустимий період повідомлення, щоб запобігти надмірно раннім запитам.
Приклад: Якщо максимальний період повідомлення встановлено на 60 днів, працівники не можуть запитувати відгул більш ніж за 60 днів до відпустки.
Нарахування та перенесення
За допомогою цієї функції ви налаштуєте правила надання відпусток у вашій компанії для певного типу відсутності.
Рівні нарахування
Завдяки рівням нарахування ви можете налаштувати кількість нарахованих днів за необхідний період відповідно до політики вашої організації.
Починається через. Ця опція дозволяє вам вказати початкову точку для нарахування, будь то день працевлаштування, тиждень, місяць або рік. Наприклад, якщо нарахування відпустки працівника починається з першого дня роботи, ви повинні ввести "0", щоб позначити це. Якщо нарахування починається через 6 місяців після дати найму, ви повинні ввести "6" для позначення цього.
"Початковий залишок" використовується, якщо ви надаєте певну кількість днів працівнику з першого дня його роботи. Якщо у вашій компанії цього не передбачено, ви можете пропустити цю опцію.
Наприклад, якщо нарахування відпустки починається через 6 місяців після дати найму з початковим балансом 12 днів, це означає, що через 6 місяців на баланс працівника буде нараховано 12 днів.
Нарахування. Нарахування - це кількість днів відпустки, наданих працівникам, і частота їх розподілу. Наприклад, працівники отримують 2 дні відпустки щомісяця, або в день прийняття на роботу, або на початку місяця.
Налаштування максимального балансу встановлює обмеження на кількість днів, які працівник може накопичити на своєму балансі. Ця опція не потрібна, якщо дні безперервно накопичуються без попередньо визначеного максимуму.
Налаштування "Сума перенесення" є важливим і надає можливості для управління накопиченням або скасуванням днів відпустки. Виберіть одну з наступних функцій:
1. Немає: якщо ваша компанія скасовує перенесення днів відпустки в день прийняття на роботу або на початку нового року. Невикористані дні відпустки не переносяться. Дні відпустки закінчуються в день найму через рік або на початку року відповідно до змін у вашій політиці відпусток.
2. До: Якщо у вас є перенесення певної кількості днів на наступний період, виберіть цю опцію і вкажіть максимальну кількість днів, яку можна перенести.
3. Необмежений: Якщо дні відпустки накопичуються безперервно без визначеного ліміту. Виберіть цю опцію для необмеженого перенесення. У випадку, якщо максимальний залишок встановлено на 24 дні, нарахування припиниться, як тільки буде досягнуто максимального накопичення 24 днів.
Налаштування нарахувань
Перше нарахування:
Пропорційне нарахування передбачає, що кількість нарахованих днів визначається пропорційно до дати виходу на роботу. Наприклад, якщо для працівника нараховується 20 днів відпустки на рік, і він виходить на роботу в середині року, йому буде нараховано лише 10 днів, а не повних 20.
При повному нарахуванні кількість днів відпустки нараховується в повному обсязі, незалежно від того, коли працівник приєднався до компанії.
Нарахування відбуваються за такими варіантами:
Кінець періоду нарахування: Виберіть цю опцію, якщо ви надаєте працівникам дні відпустки за попередній робочий період. Наприклад, працівник виходить на роботу 1 липня, і в останній день місяця йому нараховується 2 дні.
Початок періоду нарахування: Виберіть цю опцію, якщо ви бажаєте, щоб дні накопичувалися заздалегідь на початку періоду нарахування. Наприклад, якщо працівник приступає до роботи 2 липня, два дні будуть нараховані на його баланс в той же день.
Схвалення
Якщо у вашій компанії відпустка вимагає схвалення, активуйте опцію "Увімкнути схвалення".
Ви можете вибрати одного або декілька осіб, які мають право на затвердження, відповідно до конкретних потреб і структури вашої компанії.
Керівник (менеджер): Це безпосередній керівник працівника, якому він підпорядковується в організаційній структурі.
Непрямий менеджер (менеджер менеджера): Ця особа має більший вплив або відповідальність, ніж безпосередній керівник. Він розглядає загальний запит з точки зору загального управління і приймає рішення про його схвалення або відхилення.
Менеджер 3-го рівня: Це особа, визнана менеджером третього рівня в організаційній ієрархії.
Керівник(и) команди: Це керівник команди працівника. Ця людина знає роботу команди та її здатність підтримувати продуктивність під час відсутності працівника.
Конкретні працівники: Тут ви можете вибрати будь-яку особу з випадаючого меню. Спеціаліст з управління персоналом може бути призначений як конкретна особа зі списку доступних HR-менеджерів.
Керівник відділу: Затверджувачем буде керівник відповідного відділу.
Вибір працівника: Ця особа інтегрується в профіль працівника за допомогою спеціального поля під назвою "Відповідальний за затвердження запитів на відпустку". Для затвердження можна вибрати різних співробітників в індивідуальних профілях співробітників.
Запит на затвердження буде надіслано обраним особам у послідовності, зазначеній у налаштуваннях політики відпусток. Важливо зазначити, що всі особи, обрані для затвердження, мають однакові повноваження. Якщо хтось із затверджених осіб відхилить запит, його буде відхилено.
Пропустити непризначені схвалення: Якщо у співробітника немає прямого керівника, непрямого керівника (менеджера менеджера) і керівника команди, його запит на відпустку не може бути затверджений. У цьому випадку ви можете скористатися функцією "Пропустити непризначені схвалення" при налаштуванні політики відсутностей. Ця функція дозволяє автоматично перенаправляти запит на відсутність співробітника на наступний етап (затверджувач) для затвердження, не блокуючи систему.
Дозволити схвалювати заступникам: Якщо один із тих, хто затверджує, перебуває у відпустці або на лікарняному, ви можете активувати цю функцію, щоб вибрати працівника, який буде затверджувати або відхиляти запит на відсутність. Наприклад, якщо один зі співробітників у ланцюжку затверджувачів відсутній, запит на відсутність буде переадресовано HR.
Детальніше про найкращі практики налаштування затвердження заявок на відпустки в політиках ви можете прочитати тут.
Налаштування
Варіанти округлення балансу:
У першому випадаючому списку користувачі можуть вибрати один з трьох варіантів округлення: округлення до більшого, до найближчого та округлення до меншого.
У другому випадаючому списку користувачі можуть вибрати точність округлення: один знак після коми, два знаки після коми або округлення до найближчого цілого числа. Для більш детальної інформації про округлення балансу, будь ласка, перейдіть за посиланням.
Параметри видимості для політик відпусток:
Для всіх - назви та іконки типів відпусток відображаються у списку "хто відсутній", розкладі та календарі для всіх користувачів.
Для мене - назви та іконки типів відпусток приховані у списку "хто відсутній", розкладі та календарі для звичайних користувачів, але залишаються видимими для адміністраторів та тих, хто їх затверджує.
Опція ''Увімкнути сповіщення про схвалення'': Дозволяє інформувати співробітників про схвалення їхнього запиту. Ви можете створити власний шаблон повідомлення. Якщо цього не потрібно, ви можете пропустити цю опцію, і співробітники отримуватимуть стандартні сповіщення про те, що їхня відпустка була схвалена.
Політика без нарахування
Ця політика не містить складних налаштувань. Тут потрібно лише активувати вкладки "Деталі" та "Схвалення" (за прикладом, описаним вище).
