Щоб розпочати роботу з блоком Рекрутингу необхідно перейти на панелі зліва в розділ Набір на работу. Доступні функції в цьому розділі залежать від налаштувань адміністратора системи.
У цій статті ми розглянемо декілька варіантів як ви зможете користуватись модулем PeopleRecruit:
- як учасник команди з найму на певну вакансію;
- як інтерв'юєр.
Учасник команди з найму на вакансію
Якщо ви наведете курсор на вкладку "Набір на роботу", то з'являться різні розділи: "Вакансії", "Кандидати", "План найму" та "Тести", з яких ви можете вибрати потрібний.
📌Якщо ви не бачите потрібний розділ - зверніться до адміністратора системи для надання потрібних доступів. 🔐
Вакансії
У розділі "Вакансії" ви зможете переглянути всі вакансії, в яких ви є учасником з найму. Крім того, ви можете скористатися фільтрами для пошуку вакансій за статусом, посадою, департаментом, пріоритетом та іншими параметрами. Щоб відкрити потрібну вакансію, достатньо просто натиснути на її назву.
Після переходу на вакансію, вам відкриється Цикл вакансії, тобто всі етапи даної вакансії та кандидати, які вже додані на неї. Щоб розпочати працювати з кандидатом достатньо натиснути на нього - і вам відкриється його картка.
Опис можливостей та функціоналу картки кандидата
Щоб ефективно використовувати картку кандидатів, вам потрібно знати, які опції доступні в кожному розділі. Нижче наведені детальні інструкції щодо кожного з можливих дій в картці кандидата:
Перегляд резюме кандидата
У вкладці "Головна" прокрутіть сторінку до кінця, щоб переглянути завантажене резюме. Ви можете завантажити резюме, роздрукувати або відкрити у режимі презентації.
Надсилання офферу або перегляд відправлених пропозицій
У вкладці Пропозиції ви можете надіслати офер кандидату на вакансію або переглянути відправлену пропозицію кандидату.
📩 Після того як кандидат підпише електронну пропозицію, ви також отримаєте повідомлення на пошту.
Планування та перегляд інтерв'ю
Для планування інтерв'ю ви можете вибрати дату та час, запропонувати локацію та вибрати інтерв'юера. Для перегляду запланованих інтерв'ю ви можете перейти в розділ "Інтерв'ю" на панелі інструментів.
Створення завдання
У розділі "Завдання" ви можете створювати завдання для працівників компанії. Щоб створити нове завдання, перейдіть до відповідного поля та додайте опис завдання. Після цього виберіть, кому призначено це завдання, та термін виконання.
Наприклад, ви можете створити завдання "Переглянути резюме кандидата" та призначити його одному з учасників найму.
Коли ви створите завдання для одного з працівників компанії, призначена особа отримає сповіщення про це завдання. Крім того, він/вона зможе переглянути завдання в віджеті "Задачі".
Надсилання електронного листа кандидату
У вкладці "Електронні листи" ви можете надіслати електронний лист кандидату, наприклад, запрошення на інтервью, використовуючи вбудоване вікно для створення листа.
У розділі "Налаштування" -> "People Recruit -> ''Шаблони Email" ви можете створити шаблони листів для електронної пошти та використовувати їх для ефективного спілкування з кандидатами.
Надсилання оцінки кандидата
У вкладці "Оцінка" кожен учасник інтерв'ю має можливість залишити відгук про кандидата під час або після співбесіди.
У розділі "Налаштування" -> "People Recruit -> Оціночний лист" ви можете створювати та налаштовувати оціночні листи для кожної вакансії та використовувати їх для ефективного оцінювання кандидатів на вакантну посаду.
Відправка тесту
У вкладці Тести ви можете відправити тест кандидату на пошту, де він зможе перейти за посиланням та відповісти на питання тесту.
Після того, як кандидат успішно завершить проходження тесту, ця інформація буде відображена у розділі Статус, де статус кандидата зміниться на Завершено.
📌 Тести для кандидатів потрібно створити заздалегідь в розділі ''Набір на роботу -> Тести.''
Документи
У вкладці "Документи" ви зможете завантажити та зберігати різноманітні документи стосовно кандидату.
Історія
Вкладка "Історія" містить повну історію всіх дій, пов'язаних з кандидатом, що дозволяє зберігати та відслідковувати всі етапи його проходження в процесі найму.
Примітки
У полі "Примітки" ви можете залишати записи про кандидата, додавати коментарі та важливі деталі щодо його відповідей на запитання або результатів тестування.
Також ви можете тегати інших колег з команди з найму, щоб повідомити їх про важливу інформацію щодо кандидата або запитати про щось у зв'язку з його резюме або іншою інформацією.
Процес тегування дуже простий: просто вкажіть ім'я колеги з символом "@" перед ним і вони отримають сповіщення про вашу примітку.
Функція переміщення кандидата
У картці кандидата ви маєте можливість перемістити його на інший етап циклу. Для цього натисніть на кнопку "Перемістити" та оберіть необхідний етап з випадаючого меню.
Відхилення кандидата
У картці кандидата ви маєте можливість відхилити його та вказати причину відхилення. Це дозволить вам відстежувати та аналізувати причини відмов та покращувати процес найму у майбутньому.
Видалення та призначення на іншу вакансію
У картці кандидата ви маєте можливість видалити кандидата з неї або призначити його на іншу вакансію, якщо вважаєте, що його навички та досвід підходять для іншої посади.
Затвердження кандидату на работу
Щоб затвердити кандидатуру на позицію, ви можете натиснути на три крапки у правому верхньому куті картки кандидата та обрати опцію "Взяти на роботу". Після цього вас буде перенаправлено на сторінку створення профілю нового співробітника, щоб забезпечити йому доступ до необхідної інформації та ресурсів для виконання роботи.
В розділі "Цикл" можна зручно переміщувати кандидатів між етапами процесу найму.
📌Зверніть увагу! Якщо кандидат знаходиться на певному етапі довше ніж було вказано в налаштуваннях, то він вважається - простроченим кандидатом і ви отримаєте повідомлення про нього на пошту.
Пропозиціі
У розділі "Пропозиції" ви зможете побачити всі відправлені пропозиції, що були надіслані кандидатам.
Розділ "Обговорення" дозволяє вам залишати коментарі щодо вакансій або кандидатів, що спрощує спілкування та співпрацю між учасниками процесу найму.
У вкладці "Документи" ви можете додати новий документ, або переглянути додані вашими колегами раніше документи.
У розділі "Інтеграції" ви можете інтегрувати вакансію з job-сайтами. Більше інформації про підключення інтеграції дізнавайся тут.
Наступний розділ "Деталі" показує інформацію по вакансії: загальний опис вакансії, середня оцінка кандидатів, воронка вакансії, тощо.
Інтерв'юєр
Для запланування інтерв'ю з кандидатом вам необхідно перейти до його картки у розділі "Інтерв'ю". Тут ви зможете вказати бажаний метод зустрічі (онлайн, по телефону, в офісі, Google Meet, Microsoft Teams), час, дату та тривалість інтерв'ю, вибрати інтерв'юерів, які будуть присутні на зустрічі, вказати, чи необхідно надіслати запрошення кандидату на вказану ним пошту та вибрати відгук (оціночний лист).
Посилання на зустріч Google Meet або Microsoft Teams, в залежності від встановленнії інтеграції у вашій компанії, буде згенеровано автоматично за декілька секунд.
Більше інформації як використовувати Google Meet для проведення співбесід дізнавайся тут.
Оцінка кандидата
Після інтерв'ю з кандидатом у вас є можливість оцінити його. Для цього потрібно знов відкрити карточку кандидата та Оцінки - Надіслати відгук - і з випадаючого списку обираєте потрібний оціночний лист. Одразу після вибору вас перенаправить на сторінку, де ви зможете заповнити оцінку кандидата.
При внесених змінах в очіночний лист - система зберігає їх автоматично, одразу після зміни.
Запит на вакансію
Якщо ви маєте доступ до подання запиту на вакансію в вашій компанії, то для цього необхідно перейти до розділу "Мої активності" на панелі зліва, потім відкрити розділ "Форми запитів" та створити нову форму.
Далі, вам необхідно обрати вакансію, на яку ви бажаєте подати запит, та заповнити інформацію про неї.
Після збереження, заявка чекатиме на підтвердження відповідальних осіб, після чого ви отримаєте лист на пошту з інформацію про підтвердження/відхилення заявки.