📍Дана версія модулю PeopleTime для управління проектами більше не доступна для продажу новим користувачам. Вона залишається доступною лише для наших вже існуючих користувачів, які продовжують користуватися цим продуктом.
Для того, щоб почати використовувати модуль PeopleTime, спочатку слід створити свої проекти. На панелі меню зліва відкриваємо Проекти.
Тут ви можете створювати нові або ж редагувати наявні проекти. Також, натиснувши Керувати клієнтами, ви зможете вести список ваших клієнтів чи замовників.
Тепер створимо сам проект:
Дайте назву проекту;
Оберіть клієнта зі списку;
Код проекту;
Короткий опис проекту;
Оберіть тип проекту: «Час і матеріали» (якщо вартість оплачується за фактично витрачені години), «Фіксована ціна» або «Неоплачуваний проект»;
Тип бюджету (наприклад, «Загальна вартість», якщо вище Ви вказали «Фіксована ціна») та вкажіть валюту проекту;
Далі вкажіть суму бюджету;
Дата початку і завершення проекту;
Збережіть проект.
Перейдіть у щойно створений проект.
З правої сторони, навпроти назви, натисніть три крапки, щоб відредагувати проект:
Спочатку створіть групу задач;
Додайте самі задачі та позначте до якої групи вони відносяться. Задачі можуть бути як оплачувані, так і не оплачувані;
Додайте членів команди.
За замовчуванням буде додано менеджера проекту, якого пізніше можна буде змінити. Навпроти кожного члена команди ми бачимо «Норму витрат», що показує погодинну вартість роботи людини, яка працює над цим проектом.
У полі «Ставка оплати» ми вказуємо скільки платить клієнт за цей проект, і який прибуток ми отримуємо.
Інформацію про Норму витрат можна заповнити у профілі співробітника у вкладці «Час». Тут ми вводимо скільки годин на тиждень людина працює, її погодинну норму витрат та погодинну ставку.
У самому проекті, в залежності від суми, яку сплачує клієнт, ви можете ввести власну ставку, і скільки прибутку ви отримаєте.
Норма витрат буде розрахована на основі сплаченого тарифу.
Потім ви можете додати учасників проекту, після чого оплата і витрати автоматично будуть пораховані для них. Цю інформацію також можна змінити.
Після створення проекту переходимо до заповнення табеля обліку робочого часу. Табель обліку робочого часу заповнюється на сторінці працівника у вкладці Час або на панелі меню зліва - Час.. На вкладці «Час» ви можете побачити табелі обліку робочого часу, які заповнили ваші співробітники, в режимі очікування (ті, які ви заповнили) або чернетки (ті, які заповнили ваші співробітники, але не встигли надіслати їх на підтвердження). Тут ви зможете побачити, скільки часу було витрачено на який проект тощо.
Щоб додати інформацію клікаємо «Додати рядок», вибираємо проект і завдання. Потім ввести, скільки часу було витрачено на це завдання. У цій формі ви можете не надсилати розклад на підтвердження, а залишити його як чернетку до кінця тижня. Розклад весь цей час буде в такому статусі, і ви зможете його побачити у звіті. Протягом тижня керівник може бачити в режимі реального часу, як працівник заповнює графік, які завдання виконує і скільки часу він вказує.
Ви можете додати рядок, вказати інше завдання та встановити і для нього час. Потім можна надіслати розклад своєму менеджеру на схвалення. Менеджер отримає електронний лист про те, що ви заповнили розклад, зможе натиснути посилання в електронному листі від PeopleForce, побачити завдання, які виконує співробітник, побачити заповнений час і затвердити розклад. Ви також можете писати коментарі до розкладів, а менеджер може їх прочитати.
Розгляньмо на прикладі одного з проектів, як він виглядає, коли графіки заповнені.
На схемі ми бачимо стовпці: синій - оплачувані години, чорний - неоплачувані. Зверху маємо три блоки з інформацією: загальна кількість годин, витрачених на виконання завдань по проекту, потім — загальна вартість, тобто скільки коштів було витрачено, яку оплатила компанія, і нарешті — залишок від загального бюджету.
Ви можете побачити скільки часу було витрачено на які завдання. Також можете побачити витрати на ці проекти та дії команди (співробітники та їх завдання, скільки часу витрачено, яка вартість кожного завдання тощо).
Ви можете відслідковувати завдання за допомогою звітів. Перейдіть у меню Звіти – в самому низу у блоці PeopleTime. Тут є два основних: погодинний і щоденний. Візьмемо приклад першого (погодинного звіту), що ми можемо побачити на проекті. Обираємо наш проект, період часу - наприклад, місяць, і вказуємо необхідний фільтр, наприклад, користувача (якщо до одного проекту закріплено кілька співробітників).
У звіті буде показано ім’я співробітника, по якому відображаються результати, у верхньому рядку – загальний час, а внизу – години для кожного завдання.
Ви можете завантажити ці дані у форматі XSLX, CSV і подивитися, скільки годин було витрачено на виконання кожного завдання.
