⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
База знань - єдине сховище всіх знань, документів, регламентів і рекомендацій у компанії, де співробітники можуть знайти всю інформацію для роботи. Бази знань будуть особливо корисні компаніям з віддаленими співробітниками, а також компаніям, що швидко розвиваються. Для більшої зручності зберігання інформації в системі PeopleForce є розділ "База знань", завдяки якому кожен співробітник компанії швидко отримує всі відповіді в одному місці і не витрачає час на їх пошуки.
💡 Перегляньте відео-інструкцію "Створення та управління базою знань".
Увімкнення бази знань у компанії
Якщо ви не бачите вкладку База знань у бічному меню, насамперед потрібно увімкнути її в Налаштування > Загальні > Core HR.
Надання доступу до керування Базою знань
За замовчуванням адміністратори мають повний доступ до бази знань. Щоб дозволити всім співробітникам відкривати й використовувати Базу знань, переконайтеся, що для їхньої ролі ввімкнено дозвіл "Доступ до бази знань" у "Налаштування" → "Ролі та права доступу".
Якщо ви хочете, щоб деякі користувачі могли створювати та керувати категоріями й статтями, увімкніть для їхньої ролі також опцію «Створювати всі статті й категорії в компанії та керувати ними». Користувачі без цього дозволу можуть лише переглядати вміст бази знань, доступний саме їм.
Дозвіл «Створювати статті й категорії, якими з ними поділилися, та керувати ними» дозволяє користувачам створювати, редагувати та упорядковувати вміст бази знань, але лише в межах елементів, якими з ними явно поділилися.
Організація структури Бази знань
Статті в базі знань організовуються за допомогою категорій. Ви можете створювати як основні категорії, так і підкатегорії, щоб зробити інформацію зрозумілою та зручною для навігації. Така структура корисна, коли у вашій компанії багато статей і ви хочете згрупувати їх за темами. Наприклад, можна створити основну категорію, таку як Правила офісу, і додати до неї підкатегорії або статті для більш конкретних тем, таких як Облік відсутностей, Правила роботи з дому або Політика захисту даних.
Щоб додати нову категорію або підкатегорію:
Відкрийте Базу знань у лівому меню.
Відкрийте вкладку "Управління категоріями".
Натисніть "+ Додати категорію".
У формі, що відкриється, введіть таку інформацію:
Назву категорії.
Емодзі для візуальної ідентифікації категорії.
Батьківську категорію, якщо хочете створити підкатегорію. Залиште це поле порожнім, якщо хочете створити категорію верхнього рівня. Використовуйте категорії верхнього рівня для широких тем, а підкатегорії - для вужчих.
За потреби додайте короткий опис.
У секції Призначено додайте умови, якщо потрібно, щоб ця категорія була доступна лише для певних груп співробітників. Доступні варіанти:
Усі — включає всіх співробітників
Конкретні люди — включає лише співробітників, які відповідають вибраним умовам
👉 За замовчуванням статті в цій категорії застосовуються лише до співробітників зі статусом циклу Працюючі.
Натисніть Зберегти.
Після створення категорії з’являться у списку керування категоріями. Ви можете змінювати їхній порядок за допомогою перетягування, розташовуючи їх у потрібній послідовності.
Створення та керування статтями
Виберіть категорію, у якій хочете розмістити статтю.
Створіть статтю одним із таких способів:
натисніть "+ Додати статтю" у верхньому правому куті сторінки, або
натисніть + поруч із назвою категорії на бічній панелі, щоб створити статтю безпосередньо в цій категорії.
Введіть назву статті.
Додайте вміст статті в редакторі. Статті бази знань використовують блочний редактор, який дає змогу створювати контент у більш структурований спосіб. Щоб додати новий блок контенту, введіть / і виберіть потрібний елемент зі списку.
За потреби натисніть Додати обкладинку, щоб завантажити зображення обкладинки. Зображення обкладинки допомагає візуально вирізнити статтю в Базі знань.
Перевірте статус статті. Нові статті створюються зі статусом Чернетка, тож ви можете підготувати контент, і він не буде видимим для співробітників, доки його не буде опубліковано.
Натисніть Опублікувати, коли стаття буде готова, щоб зробити її доступною в Базі знань.
Поверніться до статті пізніше, якщо потрібно продовжити її редагування. Щоб оновити вміст статті, натисніть Редагувати у верхньому правому куті. Ви також можете відкрити меню з трьома крапками, щоб скористатися додатковими діями, наприклад Призначено - для керування доступом до статті, Друкувати статтю або Видалити, якщо вона більше не потрібна.
У списку статей ви також можете змінювати їхній порядок перетягуванням, щоб розташувати їх у потрібній послідовності в межах категорії.
Відстеження активності статей і перегляд змін
Статті бази знань містять інструменти, які допомагають відстежувати використання контенту та переглядати зміни з часом. Опубліковані статті підтримують відстеження відвідувань, що допомагає зрозуміти, чи співробітники відкривають і використовують контент. Це може бути корисно для аналізу того, які статті активно використовуються, а яким може знадобитися краща видимість або чіткіші назви.
Кожна стаття також має історію версій. Відкрийте статтю та натисніть значок історії у верхньому правому куті. Відкриється бічна панель зі списком збережених версій.
Для кожної версії можна переглянути:
дату й час збереження;
автора, який вніс зміни;
яка версія позначена як Поточна.
Коли ви вибираєте версію на панелі, її вміст відкривається в режимі попереднього перегляду, тож ви можете побачити, як стаття виглядала в той момент. За потреби ви можете відновити попередню версію, щоб повернутися до попереднього вмісту або відновити раніші зміни.
