⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
База знань - єдине сховище всіх знань, документів, регламентів і рекомендацій у компанії, де співробітники можуть знайти всю інформацію для роботи. Бази знань будуть особливо корисні компаніям з віддаленими співробітниками, а також компаніям, що швидко розвиваються. Для більшої зручності зберігання інформації в системі PeopleForce є розділ "База знань", завдяки якому кожен співробітник компанії швидко отримує всі відповіді в одному місці і не витрачає час на їх пошуки.
💡 Перегляньте відео-інструкцію "Створення та управління базою знань".
Увімкнення бази знань у компанії
Якщо ви не бачите вкладку База знань у бічному меню, насамперед потрібно увімкнути її в Налаштування > Загальні > Core HR.
Надання доступу до керування Базою знань
За замовчуванням адміністратори мають повний доступ до бази знань. Щоб дозволити всім співробітникам відкривати й використовувати Базу знань, переконайтеся, що для їхньої ролі ввімкнено дозвіл "Доступ до бази знань" у "Налаштування" → "Ролі та права доступу".
Якщо ви хочете, щоб деякі користувачі могли створювати й керувати категоріями та статтями, також увімкніть для їхньої ролі дозвіл "Керувати статтями бази знань". Користувачі без цього дозволу можуть лише переглядати доступний їм контент бази знань.
Організація структури Бази знань
Статті в базі знань організовуються за допомогою категорій. Ви можете створювати як основні категорії, так і підкатегорії, щоб зробити інформацію зрозумілою та зручною для навігації. Така структура корисна, коли у вашій компанії багато статей і ви хочете згрупувати їх за темами. Наприклад, можна створити основну категорію, таку як Правила офісу, і додати до неї підкатегорії або статті для більш конкретних тем, таких як Облік відсутностей, Правила роботи з дому або Політика захисту даних.
Щоб додати нову категорію або підкатегорію:
Відкрийте Базу знань у лівому меню.
Відкрийте вкладку "Управління категоріями".
Натисніть "+ Додати категорію".
У формі, що відкриється, введіть таку інформацію:
Назву категорії.
Емодзі для візуальної ідентифікації категорії.
Батьківську категорію, якщо хочете створити підкатегорію. Залиште це поле порожнім, якщо хочете створити категорію верхнього рівня. Використовуйте категорії верхнього рівня для широких тем, а підкатегорії - для вужчих.
За потреби додайте короткий опис.
У розділі "Призначено для" додайте умови, якщо хочете, щоб ця категорія була доступна лише певним групам співробітників. Наприклад, якщо ця категорія стосується лише працівників із певної локації.
Натисніть Зберегти.
Після створення категорії з’являться у списку керування категоріями. Ви можете змінювати їхній порядок за допомогою перетягування, розташовуючи їх у потрібній послідовності.
Створення та керування статтями
Виберіть категорію, у якій хочете розмістити статтю.
Створіть статтю одним із таких способів:
натисніть "+ Додати статтю" у верхньому правому куті сторінки, або
натисніть + поруч із назвою категорії на бічній панелі, щоб створити статтю безпосередньо в цій категорії.
Введіть назву статті.
Додайте вміст статті в редакторі. Статті бази знань використовують блочний редактор, який дає змогу створювати контент у більш структурований спосіб. Щоб додати новий блок контенту, введіть / і виберіть потрібний елемент зі списку.
За потреби натисніть Додати обкладинку, щоб завантажити зображення обкладинки. Зображення обкладинки допомагає візуально вирізнити статтю в Базі знань.
Перевірте статус статті. Нові статті створюються зі статусом Чернетка, тож ви можете підготувати контент, і він не буде видимим для співробітників, доки його не буде опубліковано.
Натисніть Опублікувати, коли стаття буде готова, щоб зробити її доступною в Базі знань.
Поверніться до статті пізніше, якщо потрібно продовжити її редагування. Щоб оновити вміст статті, натисніть Редагувати у верхньому правому куті. Ви також можете відкрити меню з трьома крапками, щоб скористатися додатковими діями, наприклад Призначено - для керування доступом до статті, Друкувати статтю або Видалити, якщо вона більше не потрібна.
У списку статей ви також можете змінювати їхній порядок перетягуванням, щоб розташувати їх у потрібній послідовності в межах категорії.
Відстеження активності статей і перегляд змін
Статті бази знань містять інструменти, які допомагають відстежувати використання контенту та переглядати зміни з часом. Опубліковані статті підтримують відстеження відвідувань, що допомагає зрозуміти, чи співробітники відкривають і використовують контент. Це може бути корисно для аналізу того, які статті активно використовуються, а яким може знадобитися краща видимість або чіткіші назви.
Кожна стаття також має історію версій. Відкрийте статтю та натисніть значок історії у верхньому правому куті. Відкриється бічна панель зі списком збережених версій.
Для кожної версії можна переглянути:
дату й час збереження;
автора, який вніс зміни;
яка версія позначена як Поточна.
Коли ви вибираєте версію на панелі, її вміст відкривається в режимі попереднього перегляду, тож ви можете побачити, як стаття виглядала в той момент. За потреби ви можете відновити попередню версію, щоб повернутися до попереднього вмісту або відновити раніші зміни.
