Для того щоб здійснити імпорт співробітників у систему, вам необхідно заповнити шаблон з інформацією про співробітників вашої компанії. Заповнення шаблону для імпорту співробітників допоможе вам заощадити час і уникнути помилок при введенні даних вручну.
Ми рекомендуємо включити в шаблон якомога більше інформації про ваших співробітників, включно з їхніми керівниками, щоб правильно відобразити організаційну структуру компанії.
💡Файл шаблону доступний для завантаження форматах CSV та XLSX за посиланням.
Зверніть увагу, що цей зразок лише для довідки. Вам потрібно завантажити файл і внести необхідні зміни на своєму локальному комп'ютері.
Системні поля та правила їх заповнення
Імпорт у системі PeopleForce підтримує два типи файлів - .csv і .xlsx. Перед завантаженням таблиці в систему потрібно правильно заповнити всі поля. З прикладом заповнення полів ви можете ознайомитися нижче:
💡Важливо! Для того щоб система коректно розпізнала поля після імпорту, не змінюйте МОВУ полів. У таблиці поля повинні мати вигляд і порядок слів як у наведеному списку нижче.
Обов'язкові поля виділені червоним кольором та жирним шрифтом:
Назва поля | Опис | Формат | Приклад |
employee_id | ID співробітника. | Текст або номер | id2 |
first_name | Ім'я співробітника | Текст | Іван |
middle_name | По батькові співробітника | Текст | Іванович |
last_name | Прізвище співробітника | Текст | Іванов |
Робоча електронна пошта | Текст (формат електронної пошти) | ||
personal_email | Особиста електронна пошта | Текст (формат електронної пошти) | |
date_of_birth | Дата народження | Дата (має відповідати формату дати в налаштуваннях компанії) | 1990-01-01 |
gender | Стать | Текст | Чоловіча |
hired_on | Дата найму | Дата (має відповідати формату дати в налаштуваннях компанії) | 2023-12-01 |
phone_number | Робочий номер телефону | Текст (формат номера телефону) | +1 (555) 555-5555 |
mobile_number | Особистий номер телефону | Текст (формат номера телефону) | +1 (123) 456-7890 |
employment_type | Тип зайнятості | Текст | Full-time |
position | Посада | Текст | Software Engineer |
department | Департамент | Текст | Development |
division | Підрозділ | Текст | Europe |
location | Локація | Текст | Berlin |
facebook_url | Посилання на Facebook профіль співробітника | URL | |
linkedin_url | Посилання на LinkedIn профіль співробітника | URL | |
twitter_username | Ім'я співробітника у Twitter | Текст | @JohnADoe |
skype_username | Ім'я співробітника у Skype | Текст | @JohnADoe |
slack_username | Ім'я співробітника у Slack | Текст | @JohnADoe |
skills | Список навичок співробітника, розділений комами | Текст | Java, Python, HTML |
reporting_to_employee_id | Ідентифікатор безпосереднього керівника цього співробітника. Введіть його, щоб керівник співробітника відображався у структурі організації компанії. | Текст або номер | id1 |
salary_amount | Сума зарплати | Число | 10000 |
salary_currency_code | Валюта | Текст або номер | USD |
salary_effective_on | Дата, з якої діє виплата | Дата (має відповідати формату дати в налаштуваннях компанії) | 2024-06-01 |
salary_frequency | Частота виплат | Текст. Може мати одне з наступних значень:
| місяць |
access | Дозвіл на доступ до системи. Для системних адміністраторів встановіть значення 1, щоб надати доступ до системи. Усі інші користувачі отримують значення 0, що вказує на те, що доступ наразі вимкнено. Доступ може бути наданий пізніше шляхом відправлення запрошення на їхню електронну адресу. | Число. Може мати одне з наступних значень:
| 1 |
ldap_username | Ім'я користувача для аутентифікації в LDAP. Воно використовується лише у випадку активування LDAP. Для отримання додаткової інформації про різні способи доступу до системи, див. Види входу до системи (SSO). | Текст | jadoe |
probation ends on
| Дата завершення випробувального терміну співробітника
| Дата (має відповідати формату дати в налаштуваннях компанії) | 2024-07-29 |
💡 Необов'якзові поля можна залишити порожніми або видалити з шаблону.
💡 Щоб уникнути помилок при імпорті, переконайтеся, що дотримано правильний формат заповнення наступних полів: формати дат (має відповідати формату дати в налаштуваннях компанії), телефону (+380), наявність імені/прізвища, пошти. Усі поля проходять внутрішню валідацію.
Формат дати, налаштований у компанії, можна знайти, перейшовши в ''Налаштування -> Основні.'' Якщо ви імпортуєте, переконайтеся, що формат дати в обліковому записі збігається з форматом імпортованих дат.
Кастомні поля
Кастомні поля (користувацькі поля) - це додаткові поля в картках співробітників, які ви можете створити в системі для того, щоб зберігати певну інформацію про співробітника. Серед прикладів користувацьких полів у профілі співробітника можуть бути такі:
Освіта
Досвід роботи
Місце проживання
Індекс
Номер соціального страхування
Сімейний статус
Хобі
Після додавання кастомних полів у налаштуваннях, перенесіть їхні назви в шаблон по імпорту. Система автоматично підтягне дані з цих полів у шаблоні в кастомні поля в системі.
Важливо! При збереженні таблиці важливо вибрати формат роздільників - кома (при форматі csv).
Імпорт даних до системи
Для того щоб почати процес імпорту співробітників у систему, перейдіть у Налаштування -> розділ Основні -> Імпорт.
💡 Не бачите розділ "Налаштування" або "Імпорт"? Можливо, у вас немає до нього доступу. 🔒 Зверніться до адміністратора вашого акаунта, щоб дізнатися більше.
З випадаючого списку виберіть тип імпортованих даних Співробітники, знайдіть потрібний файл, завантажте його у систему і натисніть Далі.
Після завантаження таблиці перевірте, чи правильно були імпортовані всі поля. Якщо деякі поля не були автоматично розпізнані системою, переконайтеся, що їхня назва правильна, або вкажіть потрібне поле вручну.
Система автоматично перевіряє правильність імпортованих даних. Уся інформація, що має неправильний формат, буде виділена червоним кольором у меню.
Якщо ви припустилися помилки під час введення даних, вам необхідно виправити неправильні значення у файлі та повторно імпортувати дані. Дублікати залишаться з колишніми даними, а некоректні рядки будуть оновлені.
У меню Імпорту можна переглянути історію завантаження кожного файлу. Скільки співробітників було успішно переміщено в систему, чи були якісь помилки під час завантаження або чи були якісь співробітники пропущені через дублювання.
Відкривши журнал, ви можете побачити перелік помилок, через які деякі записи не було перенесено.
Оновлення профілів співробітників
Якщо виникла потреба оновити один чи декілька профілів співробітників, можна також скористатися функціоналом імпорту. Всі профілі співробітників прив'язані до системи до їх ID, або за поштою.
Імпортуючи таблицю, важливо стежити за тим, щоб ID відповідали співробітникам, яких ви хочете оновити. Дані, завантажені з таблиці, будуть просто перенесені в систему відповідно до вказаного ID. Якщо ID співробітника відрізнятиметься від того, що імпортується з таблиці, то буде створено дублікат співробітника.
Важливо знати, що при імпорті департаментів дочірні департаменти не будуть збудовані автоматично. Після завантаження даних дерево департаментів можна буде побудувати самостійно в налаштуваннях.