⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
Після того, як ви налаштували подію-тригер, наступним кроком буде додавання до неї завдань. Щоб почати, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть те, що ви хочете додати. Ось деякі з доступних варіантів:
Створити завдання: Визначте конкретні завдання, які необхідно виконати в рамках вашого робочого процесу.
Надіслати листа: Автоматизуйте процес надсилання електронних листів відповідним особам або групам людей.
Надсилання запрошення в систему: Автоматично надсилайте запрошення співробітнику до системи.
Створити документ: Налаштуйте систему для створення певних документів, таких як листи з пропозиціями, контракти або звіти.
Надіслати вебхук: Інтеграція із зовнішніми додатками або сервісами шляхом надсилання сповіщень за допомогою веб-хуків.
Запустити процесу: Автоматизуйте активацію робочого процесу в рамках наявних робочих процесів.
Як створити завдання
Як створити завдання
Перейдіть до розділу "Воркфлоу" і натисніть + Новий воркфлоу, щоб почати його створення або вибреріть вже створений для редагування.
Якщо ви створюєте новий воркфлоу, введіть його назву, опис і встановіть тригер.
Щоб додати дію до сценарію, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть опцію "Створити завдання".
4. Введіть назву завдання.
5. Вкажіть, коли завдання має розпочатися, наприклад, через 1 день після запуску воркфлоу.
6. Встановіть дедлайн для виконання завдання, вибравши дату завершення в календарі. У нашому прикладі менеджер має запланувати зустріч 1-on-1 з новим співробітником протягом двох днів.
7. Надайте опис та конкретні інструкції до завдання. Якщо завдання передбачає використання додаткових матеріалів, ви можете прикріпити відповідні файли або вказати посилання на документи, статті чи ресурси.
8. У полі Тип отримувача виберіть одну з наступних опцій:
Даний співробітник: якщо ви виберете цю опцію, завдання буде стосуватись співробітника на якого призначений даний процес.
Менеджер даного співробітника: якщо ви виберете цей тип одержувача, завдання буде призначено керівнику даного співробітника.
Поле вибір співробітника даного співробітника" - ця опція дозволяє вам вибрати конкретного співробітника, наприклад, HR-менеджера, який вказаний у профілі співробітника за допомогою кастомного поля. Наприклад, якщо Єва Новак є HR-менеджером Іллі Щербакова, вибір цієї опції робить Єву відповідальною за виконання завдання. Для більш детальної інформації зверніться до нашого гайду з кастомних полів співробітників.
Конкретний працівник: ви можете вибрати конкретну людину, яка буде відповідати за завдання. Цей співробітник побачить завдання у своєму віджеті "Задачі" на головній сторінці або у вкладці "Завдання".
Група співробітників: Цей тип дозволяє вказати групу співробітників для виконання завдання. Якщо ви оберете Група співробітників > Спільна, то ви створите одне завдання для кількох людей, щоб кожен з них міг взяти на себе його виконання. Спільні завдання можуть бути призначені не більше ніж 10 особам. Ви також можете створювати індивідуальні завдання і вибрати декількох співробітників, кожен з яких отримає своє окреме завдання. Для цього виберіть Особиста > Група співробітників та уникніть необхідності створювати завдання вручну для кожного співробітника.
9. Оберіть на кого призначити задачу, якщо ви обрали опції Конкретний працівник та Група співробітників.
10. Ви можете дозволити перепризначення заступникам, на випадок відсутності основного виконувача, і вибрати виконавця на заміну. Таким чином, якщо призначений співробітник перебуває у відпустці чи на лікарняному на момент створення завдання, воно буде перепризначено його заступнику.
11. Заповнивши всі необхідні дані, натисніть кнопку Зберегти.
Використання змінних в описах завдань
Використання змінних в описах завдань
Під час написання описів завдань використовуйте змінні - згенеровані платформою підказки з корисною інформацією, наприклад, ПІБ співробітника, посада, ім'я керівника, відділ тощо.
Це заощадить ваш час, оскільки вам не доведеться шукати цю інформацію окремо під час написання тексту.
Покращення завдань за допомогою мультимедіа та посилань
Покращення завдань за допомогою мультимедіа та посилань
Створюючи завдання, ви можете гнучко наповнювати їх різними типами контенту. Ви можете додавати посилання на важливу інформацію, вставляти зображення, завантажувати файли і навіть ділитися відеозаписами навчальних семінарів.
