Перейти до основного контенту

Процеси: Як створити завдання для вашого воркфлоу

Дізнайтеся, як створювати завдання в робочих процесах

⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional

Після того, як ви налаштували подію-тригер, наступним кроком буде додавання до неї завдань. Щоб почати, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть те, що ви хочете додати. Ось деякі з доступних варіантів:

Коли ви налаштували тригерну подію, наступним кроком буде додавання завдань для виконання.

Щоб почати, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть те, що ви хочете додати. Ось деякі з доступних варіантів:

  • Створити завдання: Визначте конкретні завдання, які необхідно виконати в рамках робочого процесу.

  • Запит форми: Запропонуйте людям заповнити форму, наприклад, для збору особистих даних, оновлення інформації в профілі або подання запиту на зміну.

  • Попросити фідбек: Автоматизуйте збір зворотнього звʼязку на ключових етапах кар'єри співробітника за допомогою циклічних опитувань.

  • Надіслати листа: Автоматизуйте процес надсилання електронних листів відповідним особам або групам співробітників.

  • Надіслати запрошення в систему: Автоматично надсилайте запрошення до системи.

  • Створити документ: Налаштуйте систему для створення певних документів, таких як листи з пропозиціями роботи, контракти або звіти.

  • Заватажити документ: Завантажуйте документи, які є незмінними для всіх співробітників (наприклад, угоди про нерозголошення інформації, політики), та автоматизуйте їх підписання в рамках воркфлоу.

  • Надіслати вебхук: інтеграція із зовнішніми додатками або сервісами шляхом надсилання сповіщень за допомогою веб-хуків.

  • Запустити воркфлоу: Автоматизуйте активацію робочого процесу в межах існуючих робочих процесів.

  • Google Workspace дія: Автоматизуйте створення або видалення Google Workspace для нових або звільнених співробітників.

⏰ Автоматичні воркфлоу запускаються раз на день о 10:00 відповідно до часового поясу профілю користувача.

Як створити завдання

  1. Перейдіть до розділу "Воркфлоу" і натисніть + Новий воркфлоу, щоб почати його створення або вибреріть вже створений для редагування.

  2. Якщо ви створюєте новий воркфлоу, введіть його назву, опис і встановіть тригер.

  3. Щоб додати дію до сценарію, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть опцію "Створити завдання".
    ​

  4. У вкладці Основна інформація введіть назву, яка чітко описує, що має зробити виконавець завдання.

  5. У полі Виконати через укажіть строк виконання завдання. Наприклад, керівник має запланувати зустріч 1 на 1 із новим співробітником протягом двох днів.

  6. Додайте опис з інструкціями для виконавця. Ви можете використовувати змінні, щоб додати інформацію про співробітника, для якого запускається воркфлоу, наприклад його ім’я, посаду або керівника. Прикріпіть файли або додайте посилання, потрібні для виконання завдання.
    ​

  7. У розділі Хто має виконати завдання? виберіть, як буде створено завдання для вибраних співробітників:

    1. Спільна: Створіть одне спільне завдання для кількох співробітників. Будь-хто з призначених виконавців може взяти його в роботу та виконати.

    2. Особисті копії: Створіть окрему копію завдання для кожного виконавця, щоб кожен виконав його самостійно. Так ви зможете призначити однакове завдання кільком співробітникам без потреби створювати кожну копію вручну.
      ​

  8. У розділі Виберіть виконавців укажіть спосіб вибору співробітників, які отримають завдання. Режим Простий дає змогу вибрати одного або кількох співробітників за іменем або за їхнім зв’язком зі співробітником, для якого запускається воркфлоу. Він доступний як для варіанта Спільна, так і для Особисті копії.

    Натисніть Додати змінну, щоб вибрати виконавця за його зв’язком зі співробітником:

    1. Людина, якої це стосується: Співробітник, для якого запускається воркфлоу.

    2. Менеджер, Менеджер менеджера або Менеджер 3-го рівня: Керівник на відповідному рівні ієрархії співробітника.

    3. Менеджер команди: Керівник або керівники команд, до яких належить співробітник.

    4. Менеджер департаменту: Керівник департаменту співробітника.

    5. Користувацьке поле, у якому вказано іншу людину, наприклад відповідального HR-менеджера або наставника. Підтримувані поля з посиланнями на співробітників із профілів співробітників і налаштувань департаментів відображаються в одному списку. Докладніше читайте в нашому посібнику з користувацьких полів співробітників.
      ​

    Щоб вибрати співробітника за іменем, натисніть Конкретна людина. В одній дії можна поєднувати конкретних співробітників і змінні.
    ​


    Наприклад, виберіть Менеджер і Менеджер команди, а також варіант Особисті копії, щоб керівник співробітника та кожен керівник команди отримали власне завдання — запланувати зустріч із новим співробітником.

  9. Режим Розширений дає змогу вибирати виконавців за умовами, наприклад за департаментом, посадою або локацією. Він доступний для завдань із варіантом Спільна. Натисніть Додати умову, виберіть поле та задайте критерії. Якщо поєднуєте кілька умов, виберіть варіант у розділі Оператор:

    1. І: Співробітники мають відповідати всім умовам.

    2. Або: Співробітники мають відповідати принаймні одній умові.
      ​


    Наприклад, виберіть Спільна та додайте умову для HR-департаменту, щоб створити завдання, яке зможе виконати будь-який співробітник цього департаменту.

    ⚠️ Спільне завдання можна призначити щонайбільше 30 виконавцям. Якщо вибрано понад 30 людей, завдання отримають лише перші 30 за алфавітом. Решту співробітників не буде включено.

  10. За потреби ввімкніть Дозволити перепризначення заступникам, коли співробітник у неробочій відсутності та виберіть співробітника в полі Заміна. Якщо виконавець відсутній на момент створення завдання, його буде призначено вибраному заступнику.
    ​

  11. Відкрийте вкладку Умови & тригер. У розділі Кого це стосується виберіть, для яких співробітників має запускатися дія:

    1. Усі: Дія застосовується до всіх співробітників, включених у воркфлоу.

    2. Конкретні люди: Натисніть Додати умову та визначте, до яких співробітників має застосовуватися дія. Система покаже, скільки людей відповідає вибраним критеріям.

    Ці умови визначають, для кого запускається дія. Налаштування виконавців на вкладці Основна інформація визначають, хто виконує завдання. Наприклад, ви можете застосовувати дію лише до нових співробітників у певній локації, а створені завдання призначати їхнім керівникам.

  12. У розділі Коли це завдання має бути запущено вкажіть, коли завдання має розпочатися відносно запуску воркфлоу. Наприклад, налаштуйте його початок через один день після запуску воркфлоу.
    ​

  13. Натисніть Зберегти, щоб додати дію зі створення завдання до воркфлоу.

Використання змінних в описах завдань

Під час написання описів завдань використовуйте змінні - згенеровані платформою підказки з корисною інформацією, наприклад, ПІБ співробітника, посада, ім'я керівника, відділ тощо.

Це заощадить ваш час, оскільки вам не доведеться шукати цю інформацію окремо під час написання тексту.

Покращення завдань за допомогою мультимедіа та посилань

Створюючи завдання, ви можете гнучко наповнювати їх різними типами контенту. Ви можете додавати посилання на важливу інформацію, вставляти зображення, завантажувати файли і навіть ділитися відеозаписами навчальних семінарів.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?