Перед вами план початкового налаштування для оптимізації рекрутинг процесів у системі PeopleForce. Ця стаття допоможе вам коректно підготувати систему для її користування, виходячи з ваших потреб.
​
Перш ніж розпочати роботу з модулем PeopleRecruit, спочатку вам необхідно підготувати свій акаунт.
​
У налаштуваннях Основні потрібно зайти в розділ Інтеграції і зв'язати свій обліковий запис із необхідними йому сайтами для найму. Вам потрібно вибрати, з яким сайтом ви хочете інтегруватися, та ввести дані вашого облікового запису. Ви можете додати кілька акаунтів з одного сайту.
​

Налаштування PeopleRecruit
​

Кар'єрний сайт
​
У цьому розділі ви можете налаштувати Кар'єрний сайт, де автоматично відображатимуться всі створені вакансії в PeopleForce. За замовчуванням лише вакансії у статусі "Відкрита" відображатимуться на сторінці кар'єрного сайту.
​
Ви можете налаштувати ваш Кар'єрний сайт за допомогою таких параметрів, як:
​
- Заголовок
- Опис заголовка
- Загальний опис
- Соціальні мережі вашої компанії
​
​

Налаштування автовідповідача
​
Ця функція дасть вам можливість відправляти автовідповіді всім кандидатам, які подають заявки з вашого Кар'єрного сайту.
​
​

Додайте фільтри, ваш логотип, зображення компанії, власний CSS і власний Head за бажанням.

Поля вакансії та кандидата
​
Тут ви можете створити додаткові поля, яких немає в системі.
​
Коли ви створюєте поле, ви повинні вибрати його тип і можете вказати, чи обов'язкове це поле чи ні.
​

Ті ж самі налаштування застосовуються до полів Кандидата. Ви можете додавати нові, редагувати або видаляти їх. Також можна вмикати/вимикати поля за замовчуванням.
Аналогічно, при створенні нового поля необхідно вказати тип, ім'я та додати поле Допомога (де буде опис), якщо це необхідно.
​

Етапи вакансії
​
Наступний дуже важливий розділ, який необхідно налаштувати це - Етапи вакансії. Тут можна створити кілька воронок вакансій. Це потрібно для того, щоб використовувати різні цикли для різних категорій вакансій. Одна категорія може мати 5 етапів найму, а інша – 10.
​
При створенні циклу ви також можете вибрати опцію "За замовчуванням", що означає, що ця воронка буде автоматично застосована до нової вакансії (ви можете змінити цикл перед збереженням вакансії).
​
Коли ви створюєте новий цикл вакансії, ви повинні додати до нього етапи. Ви можете видаляти, редагувати та переміщувати їх.
​
Також при створенні етапів важливо вказувати їх типи.
У нас є 4 типи, які доступні в системі:
​
- Новий кандидат - перший етап за умовчанням
- Інтерв'ю - повинен застосовуватися на всіх етапах співбесіди
- Пропозиція - етап, коли ви надсилаєте кандидатам пропозиції про роботу
- Найнято - повинен застосовуватися на останньому етапі у кожному циклі найму.
​

Чому вам потрібно використовувати типи?
​
Щоб відстежувати діяльність рекрутера в звітах PeopleRecruit, необхідно використовувати типи Інтерв'ю та Пропозицій. Після того, як рекрутер надішле запрошення на інтерв'ю або пропозицію роботи через картку кандидата в системі, ці дії автоматично додадуться до звіту. Тип Найнято вплине на План найму, а також на показники інших звітів у розділі PeopleRecruit.
​
​

Обмеження у часі (дні): можна використовувати, якщо ви хочете активно просувати кандидатів на етапи.
​
Після закінчення зазначеної кількості днів керівник відділу найму отримає електронного листа зі списком кандидатів, які все ще залишаються на тих же етапах вакансії без будь-яких дій.

Причини відмови
​
Наступна вкладка в налаштуваннях - Причини відмови. Коли вам потрібно відхилити кандидата, ви можете вибрати, чому він буде відсторонений від вакансії.
​
Без цих причин ви не зможете відхилити кандидата з вакансії.
​

Джерела
​
Далі, у вкладці Джерела, ви можете додати будь-які джерела, і вони будуть відображатися у всіх фільтрах модуля Рекрутинг. Це можуть бути соціальні мережі (Facebook, Twitter та ін.), сайти вакансій, рекомендації тощо. Ви можете вводити будь-які джерела, які забажаєте.
​

Досвід кандидата
​
​Досвід кандидата - це допоміжні поля. Ви можете додати будь-який тип досвіду, який ви хочете надати кандидату.
​
Наприклад: Junior, Middle, Senior.
​

Оціночний лист
​
​Оціночний лист - це зворотний зв'язок після співбесіди, яку ви можете отримати від інтерв'юерів.
​

Коли ви створюєте Оціночний лист, вам потрібно назвати його та додати запитання. Запитання можуть бути різних типів, і до всіх їх автоматично додаються коментарі.
​
Після збереження питання в оціночному листі ви можете редагувати, видаляти, додавати нові, а також змінювати місцями поля шляхом їх перетягування.
​

Шаблони Email
​
Створюйте будь-які шаблони, щоб вам не довелося кілька разів писати один і той же лист кандидатам. За допомогою шаблонів ви зможете просто вибрати потрібний шаблон і відправити його кандидату з його картки.
​

Це досить просто - напишіть внутрішню назву шаблону, потім назву листа, тему та введіть зміст.
​
Ви також можете використовувати Замінювачі, які ще більше автоматизують цей процес. У нас є наступна група Замінювачів:
​
​

Приклад шаблона листа:
​
​

Шаблони інтерв'ю
​
Працює так само, як і Шаблони Email, вибирайте та надсилайте їх при створенні інтерв'ю з кандидатами.
Тут також можна використовувати замінювачі.
​

Шаблони пропозицій
​
Ви можете використовувати Шаблони пропозицій, щоб надсилати їх безпосередньо кандидатам із системи, коли хочете найняти їх.
​
Ви можете додати ім'я шаблону пропозиції, зміст, а також використовувати замінювачі.
​
Ви також можете додати шаблон супровідного листа, який додається до пропозиції.
​
​

Шаблони резюме
​
Ви можете створювати резюме кандидатів у тій формі, яка вам потрібна (якщо ви хочете передати дані кандидата далі або вам потрібно зберегти їх у вашій особистій базі даних).
За допомогою доступних замінювачів поля з картки кандидата автоматично підтягуватимуться в документ, який створюється у профілі кандидата.
​
​

Теги вакансій та кандидатів
​
Далі є дві вкладки Теги вакансій та Теги кандидата. Ви можете додати кілька тегів до вакансій. Потім ви також можете фільтрувати та групувати вакансії за цими тегами. Те саме стосується і кандидатів, з такою самою логікою ви можете додати всю базу тегів і привласнити їх кандидатам.
​
​

Тоді ви зможете використовувати їх як фільтри і зручним способом шукати кандидатів за вашими власними критеріями.
​
​PeopleRecruit модуль
​
У блоці Рекрутинг є чотири розділи:
- Вакансії
- Кандидати
- План найму
- Тести.
​
Почнемо із вкладки Вакансії.
​
​Вакансії
Ви можете побачити тут, список вакансій та по правій стороні відкрити фільтри за статусом вакансії, назві, департаменту, локації, співробітнику, тегам і т.д.
​

Вакансії відображають інформацію про назву, статус, місцезнаходження, кількість активних кандидатів, кількість відхилених кандидатів, а також теги, які ви привласнили вакансії, особа, відповідальна за прийом на роботу, і як довго вакансія була відкрита.
Крім того, деякі вакансії можуть відображати значок "Годинник", який вказує на те, що термін вакансії закінчився.
​
Щоб додати нову вакансію, необхідно натиснути кнопку "Додати вакансію" у верхній частині сторінки та заповнити кілька полів для її створення.
​
​

Крок 1. Деталі: тут ви можете вказати статус і пріоритет вакансії, вибрати всі критерії, які ви хочете використати для цієї вакансії, мінімальну та максимальну зарплату, теги, які ви хочете присвоїти цій вакансії, а також навички та поля користувача якщо вони у вас є.
​Крок 2. Далі необхідно додати опис вакансії.
​Крок 3. Цикл найму - це вирва, яку ви створили раніше, у списку, що випадає, у вас будуть ті, які ви можете застосувати до цієї вакансії.
​Крок 4. Команда, тут дуже важливо налаштувати та правильно вибрати особу, відповідальну за проведення найму на вакансію. Виберіть учасників з тих осіб, які матимуть змогу переглядати вакансію, коментувати її та бачити всіх кандидатів. За замовчуванням оберіть інтерв'юера - це особа, яка проводитиме співбесіду. Учасник та інтерв'юер можуть бути однією і тією самою особою.
​
Потім вакансія може бути інтегрована з веб-сайтами з працевлаштування, якщо у вас активні такі інтеграції (якщо ні, ви можете додати їх в налаштуваннях).
​
Відкривши вакансію, ви побачите призначених на неї кандидатів (активних та відхилених) та детальну інформацію про вакансію на вкладках у верхній частині.
​
Ви можете переміщати кандидатів на етапах найму на дошці канбан. Такі ж етапи ви побачите на вкладці "Відхилені". Тут ви можете побачити всіх кандидатів, яких ви відхилили за певних причин.
​

Кандидати також відображаються на вкладці Фільтр, де ви можете фільтрувати кандидатів за статусом, ім'ям, прізвищем, електронною поштою, причин відмови, зарплати та тегів. Відхилені кандидати також відображаються тут, щоб вам не довелося знову відкривати картку.
​

На вкладці Пропозиції ви можете побачити, для кого було створено пропозицію, поточний статус пропозиції та які кандидати підтвердили відправлену вами пропозицію про роботу.
​

На вкладці Файли можете прикріпити файли, які стосуються вакансії, якщо такі є.
​
Тут же є вкладка Інтеграція, де ви можете інтегрувати вакансії з відповідними веб-сайтами. Тут буде вказано посилання на вакансію та інформацію про неї на сайті.
​
На вкладці Деталі система відобразить статистику та повну інформацію про вакансії, учасників та людину, яка створила вакансію. Тут же буде наведено статистику з вирви, джерел, інформації про електронну пошту та вирву найму для цієї вакансії.
​

Вкладка Активність. Тут ви можете подивитися, історію дій по вакансії та поточну діяльність по ній на даний момент.
​
​Кандидати
​
Якщо ви перейдете на картку одного з кандидатів, на вкладці Головна ви побачите наступну інформацію: особисті дані, ім'я та прізвище, електронну пошту, телефон, різні посилання, пов'язані з ним, ваші поля користувача, додані вами теги. Це можуть бути навички, джерело, бажана посада, досвід та зарплата. Також буде показано резюме, яке ви завантажили, та показано, хто додав цього кандидата, коли та яке джерело він використав.
​
Ви також можете подивитися по кандидату, в яких вакансіях він бере участь і на яких етапах підбору він знаходиться. Ви можете залишати нотатки про кандидатів, які будуть збережені, якщо кандидат знову буде найнятий на вакансію.
Крім власних нотаток, ви також можете відзначати у нотатках своїх колег через тег "@". Якщо ви відзначите колегу, він або вона отримає електронною поштою повідомлення про те, що потрібна його чи її думка про кандидата, та необхідно перейти за посиланням.
​

Ви можете відхилити кандидата, натиснувши червону кнопку поруч із написом "Перемістити" на картці та вибравши причину відмови.
​
Далі ви побачите вкладку Пропозиції. Тут ви можете надсилати пропозиції щодо роботи кандидату та перевіряти статус пропозицій.
Після відправлення активуються лише перші два кроки. Коли кандидат відкриє листа, ви побачите, що пропозиція була розглянута. Після підписання пропозиції всі чотири кнопки буде виділено зеленим кольором.
​

На вкладці Інтерв'ю ви можете призначити співбесіду з кандидатом. Виберіть вакансію, в якій він або вона беруть участь у даний момент (наприклад, якщо кандидат призначений на дві вакансії, можна обрати обидві). Далі необхідно вказати, чи буде ця співбесіда в офісі, телефоном або онлайн. Заплануйте дату, час та тривалість співбесіди. Ви також можете відзначити інтерв'юера, який буде проводити співбесіду, та вказати подробиці в описі. Оскільки облікові записи інтегровані з електронною поштою, пропозиція про співбесіду також надійде на електронну пошту кандидата та відобразиться у календарі.
​
Вкладка Завдання необхідна, якщо ви хочете встановити нагадування для даного кандидата, наприклад, що вам потрібно передзвонити такому кандидату або надіслати якісь файли. Ви також можете вибрати відповідального за це завдання та вказати час, коли вона має бути виконана.
​
Вкладка Електронні листи потрібна для того, щоб спілкуватися з кандидатом електронною поштою, використовуючи шаблони, які ви попередньо налаштували. Ви можете вибрати шаблон, натиснувши кнопку "Надіслати лист кандидату" і відправити його. Коли кандидат відповість вам, лист прийде до PeopleForce і буде продубльовано у вашій поштовій скриньці.
​
​Оцінки, де будуть відображені відповіді по оціночному листу, можуть бути заповнені на будь-якому етапі вакансії, кожен співробітник, що приймає участь у наймі, може залишити оцінку по кандидату.
​
Якщо ви прикріпили до вакансії Тести, ви можете відразу натиснути кнопку "Надіслати тест", і він буде відправлений на електронну пошту кандидата. Коли тест буде завершено, результати будуть надіслані безпосередньо до картки кандидата в PeopleForce, де вони зберігатимуться протягом усього періоду рекрутингу та залишаться у базі даних.
​
Якщо кандидат надав додаткові файли, ви також можете завантажити їх на вкладці Документи.
​
Тут же відображається Історія кандидата, всі дії, які були вжиті по ньому, етапи рекрутингу, які він пройшов, та файли надіслані кандидату.
​
Існує кілька способів додавання кандидатів на вакансію. Ви можете, наприклад, додати його, натиснувши кнопку "Додати кандидата".
​

Перший спосіб – завантажити резюме з вашого комп'ютера. Коли ви завантажите резюме, система підтягне необхідну інформацію: рекомендації, які є у резюме, контактну інформацію, навички, стать, рік народження.
​
Ви можете також додати кандидата вручну, якщо він зв'язався з вами.
​
Якщо ви знаєте повне ім'я кандидата бази даних, ви можете ввести цю інформацію прямо тут. Нижче ви можете шукати кандидата в базі даних, використовуючи наявні фільтри. Використовуючи фільтри, можна завантажити одного або всіх одразу.
​
Ви також можете встановити плагін PeopleForce Prospector для Chrome та використовувати його для додавання кандидатів з LinkedIn, сайтів вакансій та інших джерел. Плагін автоматично аналізує інформацію про кандидата, ви можете додати кандидата на потрібну вам вакансію, і основна інформація буде заповнена автоматично.

Щоб знайти потрібного вам кандидата, перейдіть до другого підрозділу – Кандидати. Ви можете використовувати будь-які фільтри, які тут представлені: прізвище, електронна пошта, навички, досвід, бажана посада, ким був доданий кандидат, в якій вакансії він брав участь, джерела, теги, зарплата та час, коли ви додали кандидата.
​
Усі ці фільтри можна також підсумовувати, щоб переглядати потрібних кандидатів.
​

В колонці “Останній контакт” буде відображатись дата останього контакту кандидатом:

План найму
​
Далі перейдіть до підрозділу План найму, список на цій вкладці формується відповідно до заявок на вакансії, які створюють ваші колеги (за функціоналом Форми.
Тут відображаються всі подані заявки на вакансії із зазначенням їхніх статусів. Для заявки існує кілька статусів: В очікуванні, Відкритий, Схвалений, Відхилений, Відкликаний, Заповнений (цей статус є фінальним).
На цій сторінці ви можете створити вакансію для затвердженої заявки, після чого відкриється вкладка із створенням вакансії, де ви можете додати потрібні поля.
​

Важливо!
Для того, щоб заявка, для якої була створена вакансія, перейшла у статус "Заповнена", необхідно найняти необхідну кількість кандидатів на вакансію (їх кількість вказується при надсиланні заявки на співробітників), тобто перевести їх на етап у вакансії з типом "Найнято" ( типи вказуються в розділі "Етапи вакансії" в налаштуваннях акаунту).
​
​Тести
​
Останній підрозділ – це підрозділ Тести, де ви можете створювати тести для кандидатів у процесі найму. У верхньому правому кутку натисніть "Новий тест", дайте назву тесту, опишіть його зміст і вкажіть обмеження за часом, якщо це необхідно.
Ви можете вибрати типи питань, які ви бажаєте надіслати в тесті. Наприклад, вибір одного варіанта відповіді, відповідь "так/ні" або текстове поле, яке кандидат може використовувати для написання коду/творчих завдань/контенту тощо.
​
Щоб використати варіант з однією відповіддю, вам потрібно створити всі варіанти відповідей, написати питання та ввести оцінку за нього праворуч від питання. Коли ви отримаєте результат, ви точно знатимете, на які питання були надані правильні відповіді.

​