За допомогою модулю Recruit ви можете легко створювати та розміщувати вакансії на порталах з працевлаштування, переглядати кандидатів у централізованій базі даних, а також залучати HR-менеджерів та співробітників до процесу найму.
Створення кандидата
Створення кандидата
Кандидата можна створити в системі, завантаживши резюме (одне або до 25 одночасно), вручну або за допомогою PeopleForce Prospector.
Завантаження з резюме
Додавайте кандидатів просто з їхніх резюме – по одному або до 25 одночасно. ШІ читає кожен файл і заповнює дані кандидата за вас, тож вам залишається їх лише перевірити. Години ручного введення даних перетворюються на кілька хвилин.
У вкладці Кандидати натисніть Додати кандидата → Завантажити резюме.
Перетягніть файли резюме або виберіть їх на комп'ютері. Одночасно можна завантажити до 25 резюме у форматі PDF, DOC, DOCX або RTF, максимальний розмір одного файлу – 10 МБ.
Якщо деякі файли не вдається прочитати, наприклад, через непідтримуваний формат, ви побачите попередження. Ці файли буде пропущено, і ви зможете продовжити з рештою.
Перевірте в таблиці ім'я, email і номер телефону, отримані з кожного резюме, і за потреби виправте їх. Кожен кандидат повинен мати ім'я, а неправильні email або номери телефону потрібно виправити чи видалити, перш ніж продовжити.
Кожен рядок має статус:
Нове – буде створено новий профіль кандидата.
Дублікат – цей кандидат уже є в PeopleForce. У меню рядка можна відкрити його профіль і побачити, на якій вакансії та етапі він перебуває.
Також можна переглянути резюме у форматі PDF або видалити рядок, який ви не хочете додавати.
Оберіть, що застосувати до всієї групи: джерело, теги, вакансію, етап і резерв талантів. Призначати вакансію необов'язково.
Натисніть Додати кандидатів, щоб завершити. Якщо деяких кандидатів не вдалося додати, натисніть Повторна спроба не вдалася, щоб спробувати ще раз.
✨Примітка: резюме також можна завантажити з вакансії або резерву талантів. Натисніть там Додати кандидата → Завантажити резюме та виконайте ті самі кроки – вакансію або резерв талантів уже буде обрано на кроці Призначити.
Додавання вручну
Додайте вручну кандидатів, які зв'язалися з вами безпосередньо. На вкладці Кандидати натисніть Додати кандидата > Додати вручну, заповніть необхідні поля наявною інформацією і натисніть Зберегти, щоб створити їхній профіль.
Додавання кандидата за допомогою плагіна PeopleForce Prospector
Встановіть плагін PeopleForce Prospector для Chrome.
Додавайте кандидатів з LinkedIn, сайтів вакансій та інших джерел.
Плагін аналізує інформацію про кандидата, дозволяючи легко додати його до потрібної вакансії з автоматичним заповненням інформації.
Доступ до бази кандидатів
Доступ до бази кандидатів
Усі кандидати компанії зберігаються в одному місці – у вкладці Кандидати. Тут ви бачите всіх, кого додано в систему, можете сортувати й фільтрувати список і відкрити профіль будь-якого кандидата в один клік. У таблиці відображаються такі дані:
Повне ім'я – повне ім'я кандидата. Натисніть на нього, щоб відкрити профіль кандидата.
Оцінка – оцінка кандидата на основі оцінювальних карток, заповнених усіма учасниками співбесід.
Заявки – усі вакансії, на які призначено кандидата, з його поточним етапом. Якщо кандидата дискваліфіковано, ви також побачите причину, а якщо він надто довго перебуває на етапі – кількість днів прострочення.
Додано – дата додавання кандидата в систему.
Дата останнього контакту – дата останньої взаємодії з кандидатом, наприклад:
Надсилання email – дата останнього листа.
Надсилання офера – дата, коли кандидату востаннє надіслали пропозицію про роботу.
Співбесіда – дата останньої співбесіди.
Ручне редагування – якщо хтось оновлює поле «Дата останнього контакту» вручну, дата цього редагування.
Обробка даних при рекрутингу – чи погодився кандидат на використання його персональних даних під час рекрутингу.
Майбутній рекрутинг – чи дозволив кандидат компанії зберігати його дані для майбутніх вакансій.
Стовпці згод з'являються, коли у вашій компанії ввімкнено згоди GDPR. Їхній статус одразу показує, чи можна обробляти дані кандидата: Немає згоди, Активно до певної дати, Відкликана або Термін дії минув певної дати.
Щоб відсортувати список, натисніть заголовок стовпця Повне ім'я, Оцінка, Додано або Дата останнього контакту.
Щоб попросити кандидата про згоду, натисніть іконку з трьома крапками в кінці його рядка та виберіть Надіслати запит на згоду або Копіювати посилання на запит згоди, щоб поділитися посиланням самостійно. Надіслати запит на згоду тому самому кандидату можна раз на 24 години.
Обробка дублікатів кандидатів
Якщо кандидат подав заявку через кар’єрний сайт, а потім подав заявку через Djinni, кар’єрний сайт, як і раніше, буде вказано як джерело, і до його профілю будуть додані лише відсутні дані.
Якщо кандидат був доданий через сайт вакансій, а потім подав заявку через кар'єрний сайт, всі дані, надані кандидатом, будуть перезаписані.
Фільтр даних в базі кандидатів
Фільтр даних в базі кандидатів
У вкладці "Кандидати" користуйтеся фільтрами, щоб знайти потрібних кандидатів. Платформа пропонує широкий вибір параметрів, серед яких, вакансія, причина відмови, локація, теги, заробітна плата, особа, яка додала кандидата та інші. Ви можете комбінувати фільтри для уточнення пошуку.
Експорт даних
Експорт даних
Ви можете експортувати всі дані кандидатів у форматах Excel та CSV, натиснувши на іконку з трьома крапками. Файл міститиме список усіх кандидатів на певну вакансію з інформацією про повне ім'я, електронну пошту, номер телефону, бажану заробітну плату, посилання тощо.
🪄 Порада: Фільтруйте дані, щоб експортувати певну інформацію. Наприклад, ви можете відфільтрувати та експортувати дані для всіх кандидатів на певну вакансію.
Використовуйте масові дії через базу даних кандидатів
Використовуйте масові дії через базу даних кандидатів
Виберіть кілька кандидатів з бази даних та виконайте масові дії, такі як надсилання електронних листів для розподілу нових вакансій або оновлень, додавання або видалення тегів для організації кандидатів і призначення їх на відповідні вакансії.
1. Перейдіть до розділу Рекрут > Кандидати на платформі.
2. Використовуйте флажки для вибору кандидатів, або поодиноких, або вибравши всіх на поточній сторінці.
3. Після вибору скористайтеся нижньою панеллю дій для надсилання електронних листів, управління тегами або призначення кандидатів на вакансії.
Ваш вибір збережеться при переході між сторінками, що дозволяє скласти список кандидатів з кількох сторінок і обрати необхідну дію.
Використовуйте фільтри
Застосовуйте фільтри для уточнення пулу кандидатів, що дозволяє виконувати масові дії на звуженому списку. Наприклад, ви можете відфільтрувати кандидатів за поточною позицією, наприклад, Контент-менеджер, і потім призначити цих кандидатів на вакансію, таку як Технічний письменник.
Налаштування прав доступу
Налаштування прав доступу
Адміністратори можуть налаштувати права доступу до різних функцій модуля Recruit. Для цього, виконайте ці прості кроки:
Перейдіть до налаштувань і знайдіть розділ Ролі та права доступу.
Виберіть роль, яку ви хочете налаштувати, і натисніть на неї.
У вікні редагування ролі прокрутіть вниз до розділу Recruit.
Увімкніть певні права та дозволи, які ви хочете надати цій ролі в модулі Recruit.
Після того, як ви налаштували права, збережіть налаштування.
Після збереження налаштувань користувачі з відповідною роллю зможуть виконувати обрані дії.
Як уникнути дублювання кандидатів
Як уникнути дублювання кандидатів
Щоб уникнути дублювання, ви можете увімкнути перевірку на дублікати за номером телефону при додаванні кандидатів з будь-якого джерела: вручну, з кар'єрного сайту, сайту вакансій, через API або Prospector. Для цього перейдіть у Загальні налаштування → Рекрут і поставте галочку біля пункту Перевірка номера телефону.
Коли функцію активовано в налаштуваннях компанії, система автоматично перевіряє наявність існуючих кандидатів із таким самим резюме, електронною поштою або номером телефону під час створення.
Якщо виявлено дублікат, створення кандидата буде або заблоковано, або нові дані автоматично об’єднаються з існуючим профілем кандидата - залежно від джерела.
Коли ви завантажуєте резюме масово, PeopleForce перевіряє кожне з них на наявність уже існуючих кандидатів. Дублікати позначаються на кроці Перегляд і не створюються як нові профілі. Якщо на кроці Призначити ви оберете вакансію, наявних кандидатів буде додано до неї, тож у кожної людини залишиться один профіль з усією історією.