⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
Ефективне управління документами має важливе значення для підтримки організації. У цьому посібнику ми розглянемо різні аспекти керування документами, зокрема створення папок, упорядкування документів і забезпечення належного доступу та дозволів. Давайте зануримося!
Створення папок
Перейдіть до розділу Налаштування і знайдіть вкладку Документи.
Натисніть кнопку "+ Додати", щоб створити нові папки для організації ваших документів.
Назвіть кожну папку відповідно до типу документів, які вона міститиме.
Як створити шаблони документів в системі
Шаблони необхідних документів ви можете створити в налаштуваннях, використовуючи поля, які автоматично підтягуватимуться з картки співробітника, наприклад, його ПІБ, посада або дата найму. Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника.
Для того щоб створити необхідний вам шаблон документа, перейдіть у "Налаштування -> розділ People HR-> Документи."
На сторінці, що відкрилася, необхідно натиснути кнопку "Додати", щоб завантажити готовий шаблон документа у форматі .docs. Після цього з'явиться спливаюче вікно, у якому необхідно заповнити поля "Назва" та "Опис". У поле "Шаблон" слід завантажити потрібний документ у форматі .docx, а потім зберегти введені дані.
Завантажений вами шаблон документу з повним переліком доступних змінних матиме наступний вигляд:
📌 Після того, як ви завантажите файл до системи, ви не зможете редагувати його в режимі онлайн. Якщо вам потрібно внести зміни, редагуйте документ на своєму комп'ютері, а потім знову завантажте його до системи.
Завантаження або створення документів
Після створення папок перейдіть до профілю співробітника.
На вкладці Документи натисніть кнопку ''+Новий.''
Виберіть Завантажити або Створити з шаблону.
Виберіть папку і виберіть шаблон файлу або документа зі спадного меню.
Керування документами
Адміністратори або співробітники з правами на керування документами можуть додавати або завантажувати документи на вкладці Документи.
Використовуйте фільтри за папками або співробітниками для швидкого пошуку та впорядкування.
Доступ і дозволи
Визначте права доступу, щоб лише уповноважені особи могли переглядати або редагувати документи в налаштуваннях ролі.
Надайте доступ до керування документами співробітників командам або окремим особам відповідно до їхніх ролей та обов'язків в організації.
FAQ
Як видалити документ?
Адміністратори або співробітники з правами на керування документами можуть видалити документ у профілі співробітника. На вкладці Документи знайдіть документ, який ви хочете видалити, натисніть на іконку з трьома крапками і видаліть його.