⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
Ефективне управління документами має важливе значення для підтримки організації. У цьому посібнику ми розглянемо різні аспекти керування документами, зокрема створення папок, упорядкування документів і забезпечення належного доступу та дозволів. Давайте зануримося!
Створення папок і підпапок
Папки документів допомагають підтримувати файли співробітників структурованими та легкими для пошуку. Сприймайте їх як контейнери для документів, наприклад: договори, сертифікати, юридичні документи, розрахункові листи або будь-які внутрішні HR-матеріали. Чітка структура папок прискорює щоденну роботу (менше пошуку), забезпечує узгодженість документації в компанії та особливо корисна, коли бібліотека зростає і документами керують кілька людей.
Ви можете створювати як папки верхнього рівня, так і підпапки (папка всередині іншої папки). Підпапки дозволяють будувати детальнішу ієрархію, наприклад: зберігати все в Договори, але розділити на Трудові договори, Підрядники та Стажування.
Щоб створити папку або підпапку:
Перейдіть до Налаштування → Документи.
Натисніть + Додати.
У вікні Нова папка документів заповніть дані папки:
Назва: введіть назву папки.
Опис (необов’язково): додайте коротку примітку, що саме слід зберігати в цій папці.
Батьківська папка: залиште порожнім, щоб створити папку верхнього рівня, або виберіть наявну папку, щоб створити підпапку.
За потреби налаштуйте автоматичне призначення документів користувачам:
Увімкніть автопризначення документів за полями.
Виберіть поля, які використовуватимуться для автопризначення (наприклад, Ім’я, пошта).
Збережіть папку.
✏️ Почніть із батьківських папок і додавайте підпапки лише там, де потрібна додаткова структура. Так бібліотека залишатиметься охайною та зручною для перегляду.
Як створити шаблони документів в системі
Шаблони необхідних документів ви можете створити в налаштуваннях, використовуючи поля, які автоматично підтягуватимуться з картки співробітника, наприклад, його ПІБ, посада або дата найму. Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника.
Для того щоб створити необхідний вам шаблон документа, перейдіть у "Налаштування -> розділ People HR-> Документи."
На сторінці, що відкрилася, необхідно натиснути кнопку "Додати", щоб завантажити готовий шаблон документа у форматі .docs. Після цього з'явиться спливаюче вікно, у якому необхідно заповнити поля "Назва" та "Опис". У поле "Шаблон" слід завантажити потрібний документ у форматі .docx, а потім зберегти введені дані.
Завантажений вами шаблон документу з повним переліком доступних змінних матиме наступний вигляд:
📌 Після того, як ви завантажите файл до системи, ви не зможете редагувати його в режимі онлайн. Якщо вам потрібно внести зміни, редагуйте документ на своєму комп'ютері, а потім знову завантажте його до системи.
Завантаження або створення документів
Після створення папок перейдіть до профілю співробітника.
На вкладці Документи натисніть кнопку ''+Новий.''
Виберіть Завантажити або Створити з шаблону.
Виберіть папку і виберіть шаблон файлу або документа зі спадного меню.
Керування документами
Адміністратори або співробітники з правами на керування документами можуть додавати або завантажувати документи на вкладці Документи.
Використовуйте фільтри за папками або співробітниками для швидкого пошуку та впорядкування.
Доступ і дозволи
Визначте права доступу, щоб лише уповноважені особи могли переглядати або редагувати документи в налаштуваннях ролі.
Надайте доступ до керування документами співробітників командам або окремим особам відповідно до їхніх ролей та обов'язків в організації.
FAQ
Як видалити документ?
Адміністратори або співробітники з правами на керування документами можуть видалити документ у профілі співробітника. На вкладці Документи знайдіть документ, який ви хочете видалити, натисніть на іконку з трьома крапками і видаліть його.