En cualquier organización, los diferentes roles requieren distintos niveles de acceso a sistemas, datos y acciones. Algunas posiciones necesitan acceso ampliado para desempeñar sus funciones de manera eficaz, mientras que los roles estándar para empleados suelen tener permisos limitados.
La creación de roles personalizados permite a las empresas ajustar con precisión el control de acceso, asegurando que cada usuario tenga el nivel adecuado de permisos sin exponer información sensible o funciones críticas en exceso.
En este artículo, te guiaremos por el proceso de creación de roles personalizados adaptados a puestos clave, incluyendo:
Especialista en TI
Rol del Departamento de Finanzas
Gerente de Oficina
Creación de un rol para Especialista en TI
Creación de un rol para Especialista en TI
El rol de Especialista en TI está destinado a las personas responsables de gestionar y mantener los activos de la empresa. Este rol garantiza un seguimiento adecuado, asignación y gestión del ciclo de vida de los activos.
Para agregar un rol, completa los siguientes pasos:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haz clic en +Nuevo rol.
Proporciona un nombre para el rol, por ejemplo, Especialista en TI, y una descripción si lo deseas.
Asigna el rol a los empleados.
En la sección Autorizaciones > Documentos, permite la edición de la carpeta que contiene los protocolos de entrega. De este modo, el usuario podrá agregar archivos a dicha carpeta.
En la sección Autorizaciones > Otros, permite la edición de la pestaña Activos en el perfil del empleado.
En la sección Empresa > HR, selecciona la opción Editar para el permiso Gestionar activos. Esto proporcionará acceso a la pestaña Activos y permitirá a los empleados agregar, editar y eliminar activos dentro de la empresa.
En la sección Empresa > Informes, selecciona la opción Registro de activos para proporcionar al usuario acceso a este informe.
En la sección Empresa > Ajustes, otorga acceso a Integraciones, Campos de activos, Categorías de activos, Autenticaciones y Claves API.
Guardar el rol cuando se hayan otorgado todos los permisos.
Creación de un rol para el Departamento de Finanzas
Creación de un rol para el Departamento de Finanzas
Este rol puede ser utilizado por empleados que gestionan datos financieros y nóminas.
Para agregar un rol, completa los siguientes pasos:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haz clic en +Nuevo rol.
Proporciona un nombre para el rol, por ejemplo, Personal de finanzas, y una descripción si lo deseas.
Asigna el rol a los empleados.
En la sección Permisos > Puesto, permite la edición del campo Compensación y la visualización de la información del puesto. De este modo, el usuario podrá actualizar los salarios de cada empleado dentro de la empresa y consultar su historial laboral.
En la sección Permisos > Documentos, permite la edición de las carpetas necesarias para los departamentos financieros. Así, el usuario podrá agregar archivos a dichas carpetas.
En la sección Empresa > Informes, selecciona las opciones Nómina mensual, Сompensación, Horas de trabajo, Permiso usado, Solicitudes de permisos y Vacaciones y permisos para proporcionar al usuario acceso a estos informes.
Guarda el rol una vez que se hayan otorgado todos los permisos.
Creación de un rol para el Gerente de Oficina
Creación de un rol para el Gerente de Oficina
Para agregar un rol, completa los siguientes pasos:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haz clic en +Nuevo rol.
Proporciona un nombre para el rol, por ejemplo, Gerente de Oficina, y una descripción si lo deseas.
Asigna el rol a los empleados.
En la sección Autorizaciones, selecciona Ver o Editar para los campos que deseas que este usuario pueda consultar y modificar dentro del perfil de otros empleados.
En la sección Empresa > General, selecciona los permisos Publicar anuncios y encuestas y Gestionar anuncios y encuestas, para que el empleado pueda publicar, editar y eliminar anuncios y encuestas en la página de inicio de la empresa.
En la sección Empresa > HR, selecciona la opción Editar para el permiso Gestionar activos. Esto proporcionará acceso a la pestaña Activos y permitirá a los empleados agregar, editar y eliminar activos dentro de la empresa.
En la sección Empresa > Informes, selecciona la opción Celebraciones para proporcionar al usuario acceso a este informe.
Guarda el rol una vez que se hayan otorgado todos los permisos.