Los roles y permisos son componentes cruciales para configurar el acceso de los usuarios y la visibilidad de varios productos, lo que permite agilizar el trabajo dentro del sistema. Puedes acceder a estos parámetros en Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Roles de usuario en el sistema PeopleForce
Roles de usuario en el sistema PeopleForce
Hay 5 roles predeterminados que se pueden asignar a los usuarios:
Rol de Administrador: incluye por defecto todos los permisos más altos en el sistema. Tiene acceso total y puede gestionar toda la información. Es el rol más poderoso del sistema, por lo que debe asignarse con precaución.
Rol de Todos los empleados: está diseñado para usuarios básicos, ya que determina qué información puede ver un empleado dentro del sistema y al consultar los perfiles de otros empleados.
Rol de Gerente (Manager): se asigna automáticamente a las personas que tienen al menos un empleado a su cargo, lo que les permite ver o editar información relacionada con sus subordinados directos e indirectos.
Rol de líder de equipo: se otorga automáticamente a los usuarios designados como líderes de equipo, determinando sus derechos de visualización y edición de los perfiles de los miembros del equipo que lideran.
Rol Empleados sobre ellos mismos: se asigna automáticamente a todos los usuarios del sistema (y esto no se puede modificar), ya que determina qué pueden ver y editar en sus propios perfiles. Permite configurar permisos para cada campo del empleado, incluidos los campos personalizados y todas las pestañas del perfil del empleado.
Todos los roles, excepto el de administrador, pueden ser editados para proporcionar a los distintos usuarios los accesos correspondientes.
Configuración del Empleados sobre ellos mismos role
Configuración del Empleados sobre ellos mismos role
Al configurar el rol Empleados sobre ellos mismos, puede establecer qué campos y pestañas pueden ver y editar los empleados en sus propios perfiles.
Vaya a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haga clic en la sección Empleados sobre ellos mismos.
En la sección Autorizaciones, encontrará una lista de todos los campos y pestañas que pueden aparecer en el perfil del empleado. Para configurar la visibilidad de cada campo, debe recorrer la lista y seleccionar 1 de las siguientes opciones:
Ninguno: Si seleccionas esta opción, el empleado no verá el campo en el perfil.
Ver: Esta opción permite que el campo se muestre solo para consulta.
Editar: Esta opción permite que el empleado vea y edite el campo.
Si seleccionas Ninguno para todos los campos dentro de una pestaña, dicha pestaña no será visible para el usuario.
4. También debes seleccionar ciertos campos para habilitar su visualización en el perfil del usuario.
5. Cuando hayas terminado de configurar todos los ajustes, guarda el rol.
Configuración de la visibilidad de campos en el perfil del empleado para los roles de Todos los empleados, Managers (Gerentes) y Líderes de equipo
Configuración de la visibilidad de campos en el perfil del empleado para los roles de Todos los empleados, Managers (Gerentes) y Líderes de equipo
Al configurar el rol Todos los empleados, puedes definir qué campos pueden ver y editar los empleados en los perfiles de otros empleados. Para los Gerentes, puedes especificar qué campos pueden ver y editar en los perfiles de sus subordinados directos e indirectos. Para los Líderes de equipo, puedes establecer qué campos pueden ver y editar en los perfiles de los miembros de su equipo.
Para configurar el rol, realiza las siguientes acciones:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haz clic en el rol que deseas editar.
En la sección Autorizaciones, encontrarás una lista de todos los campos (predeterminados y personalizados) y pestañas que pueden aparecer en el perfil del empleado.Para configurar la visibilidad de cada campo, debes revisar la lista y seleccionar una de las siguientes opciones:
Ninguno: Si seleccionas esta opción, el empleado no verá el campo en el perfil.
Ver: Esta opción permite que el campo se muestre solo para consulta.
Editar: Esta opción permite que el empleado vea y edite el campo.
Si seleccionas Ninguno para todos los campos dentro de una pestaña, esa pestaña no será visible para el usuario.
También debes seleccionar ciertos campos para habilitar su visualización para el usuario.
Con estos campos, puedes configurar la sección que se mostrará en la pantalla.
Cuando hayas terminado de configurar todos los ajustes, guarda el rol.
Otro aspecto esencial de la configuración de roles es permitir acciones dentro del sistema y otorgar acceso a diversas funcionalidades de la plataforma, tal como se describe en la siguiente sección.
Configuración de las acciones permitidas dentro del sistema para los roles de Todos los empleados, Gerentes y Líderes de equipo
Configuración de las acciones permitidas dentro del sistema para los roles de Todos los empleados, Gerentes y Líderes de equipo
El siguiente paso en la configuración de roles es otorgar permisos para realizar diversas acciones a nivel de la empresa. La lista de permisos disponibles depende de los productos de PeopleForce que hayas adquirido.
Para configurar qué puede hacer un usuario con un rol determinado dentro del sistema, sigue estos pasos:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Selecciona el rol que deseas editar.
En la sección Empresa, encontrarás una lista de todos los permisos que puedes otorgar a un usuario. Según el propósito del rol, selecciona las acciones y accesos que deseas que este rol tenga.
Los permisos están agrupados por productos de PeopleForce. Para una descripción detallada de cada permiso, sigue el enlace correspondiente:
General
Core HR
Recruit
Perform
Time
Pulse
Desk
Informes
Ajustes
Guarda el rol cuando hayas terminado de configurar todos los ajustes.
Creación de roles personalizados
Creación de roles personalizados
Puedes crear varios roles personalizados con derechos de acceso y funcionalidades específicas que se adapten a las necesidades únicas de tu empresa. Por ejemplo, si necesitas un rol para Recursos Humanos (RRHH) y no deseas otorgarles acceso completo al sistema como un Administrador, pero el rol Todos los empleados es demasiado limitado para las funciones de RRHH.
Para agregar un rol, sigue estos pasos:
Ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
Haz clic en + Nuevo rol.
Proporciona un nombre para el rol y una descripción, si lo deseas.
Asigna el rol a los empleados correspondientes.
En la sección Autorizaciones, selecciona Ninguno o Ver para los campos que deseas que este usuario pueda ver en el perfil de otros empleados. Si deseas permitir que el usuario edite esos campos, selecciona la opción Editar junto a ellos.
Luego, puedes especificar los perfiles de empleados a los que deben aplicarse los permisos configurados en el paso 5. Por ejemplo, si quieres limitar el rol para que pueda ver y editar campos únicamente de empleados de un departamento específico. También puedes incluir empleados que hayan sido dados de baja en esta lista.
En la sección Empresa, selecciona las acciones y accesos que deseas que este rol tenga dentro de toda la plataforma.
Los permisos están agrupados por productos de PeopleForce. Para una descripción detallada de cada permiso, sigue el enlace correspondiente:
General
Core HR
Recruit
Perform
Time
Pulse
Desk
Informes
Ajustes
Guarda el rol cuando hayas terminado de configurar todos los ajustes.
Aquí puedes encontrar una guía paso a paso sobre cómo crear un rol para Especialista en ITpara Activos, Personal de Finanzas y Gerente de Oficina.
Conflictos de permisos
Conflictos de permisos
Las empresas pueden crear tantos roles como necesiten, y estos roles pueden asignarse a los usuarios. Al mismo tiempo, es esencial explicar que aunque un usuario tenga varios roles con permisos idénticos, el sistema elegirá automáticamente sólo un permiso del mismo tipo. En otro caso, el permiso más alto tendrá efecto, mientras que los permisos más bajos serán ignorados. Por ejemplo, si el rol Manager da acceso a editar la compensación mientras que el rol Recruiter no, el rol Manager tendrá una mayor influencia, permitiendo al usuario editar la compensación.