La función Formularios de terminación ya está disponible en Ajustes→ Formularios, bajo el nuevo tipo de formulario Formulario de terminación.
Esta función permite a los equipos de RR. HH. y a los gerentes gestionar el proceso de offboarding de los empleados de forma rápida, precisa y en total cumplimiento con los procedimientos internos.
Principales beneficios
Proceso de offboarding más rápido. Los gerentes con permisos de terminación pueden iniciar y completar las bajas directamente desde el perfil del empleado, utilizando un formulario preconfigurado.
Actualización automática de datos. El sistema actualiza automáticamente los registros del empleado, el estado de su ciclo de vida y la información del perfil.
Workflows integrados. Los flujos de trabajo de offboarding se inician automáticamente para garantizar que todas las tareas, notificaciones y cambios de acceso se completen a tiempo.
Configuración personalizable. Los equipos de RR. HH. pueden crear varios formularios de terminación adaptados a diferentes tipos de colaboración, regiones o requisitos legales.
Antes de comenzar
Antes de configurar los formularios de terminación, revisa los diferentes tipos de colaboración y modalidades de empleo utilizadas en tu organización (por ejemplo: tiempo completo, tiempo parcial, contratistas o empleados en período de prueba).
Cada tipo puede requerir recopilar información diferente o activar workflows específicos durante el proceso de terminación.
Puedes crear tantos formularios de terminación como sea necesario para cubrir estas variaciones. Cada formulario puede incluir campos personalizados para recopilar detalles específicos, que se almacenarán en el perfil del empleado.
El sistema proporciona un formulario de terminación predeterminado, que incluye todos los campos obligatorios del sistema. Sin embargo, recomendamos crear formularios adicionales adaptados a las diferentes ubicaciones, tipos de empleo o requisitos legales.
Acceder a los formularios de terminación
Ve a Ajustes → Formularios.
Verás un nuevo tipo de formulario llamado Formulario de terminación.
De forma predeterminada, hay un formulario preconfigurado que ya incluye todos los campos obligatorios del sistema, como Último día de trabajo y detalles de la terminación. Estos campos no pueden eliminarse.
Los campos opcionales, como Último día en la oficina, pueden añadirse o eliminarse en cualquier momento según las necesidades de tu empresa (por ejemplo, pueden no ser necesarios para empleados remotos).
Crear o editar un formulario de terminación
Puedes ajustar fácilmente el formulario de terminación predeterminado para recopilar toda la información necesaria o crear uno nuevo desde cero.
Asigna un nombre y una descripción al formulario. Dale un nombre y una descripción claros, por ejemplo: Terminación inmediata.
Configura la automatización del workflow. Elige el flujo de trabajo que se activará automáticamente una vez que el formulario sea aprobado o enviado, incluso en los casos en que las aprobaciones se aprueban automáticamente (si las aprobaciones no están habilitadas en la configuración del formulario).
Agrega campos adicionales. Incluye campos personalizados del empleado o del apartado Personal para recopilar información adicional.
Define los campos obligatorios. Determina qué campos deben completarse y cuáles son opcionales.
Agrega un bloque de documentos del empleado para que los usuarios puedan subir archivos —como cartas de renuncia, acuerdos o cualquier otro documento de offboarding— directamente en el formulario.
Configurar el proceso de aprobación
Si tu formulario de terminación requiere aprobación, habilita la sección Aprobación al editar el formulario. Luego selecciona quién debe aprobar la solicitud. Puedes elegir entre tres tipos de aprobadores:
Personal: Incluye opciones relacionadas con el empleado, como gerente, gerente del gerente, gerente de tercer nivel o líder(es) de equipo.
Departamento: Incluye al gerente del departamento y cualquier campo personalizado configurado en el departamento.
Persona específica: Permite seleccionar a un empleado concreto por nombre desde una lista desplegable.
La cadena de aprobación se aplicará automáticamente al empleado para quien se envíe el formulario.
Configuraciones adicionales:
Omitir no asignados: Si no hay un aprobador asignado para una etapa, esa etapa se omitirá automáticamente.
Sustitución habilitada: Si un aprobador está de vacaciones o ausente, la solicitud de aprobación se reenviará a su sustituto designado.
Cómo dar de baja a un empleado utilizando los formularios de terminación
Solo los usuarios con permisos de terminación (como gerentes o administradores de RR. HH.) pueden iniciar o aprobar terminaciones.
Ve al perfil del empleado, haz clic en Acciones y selecciona Dar de baja al empleado.
Selecciona el formulario de terminación predeterminado o un formulario personalizado que hayas creado.
Completa todos los campos obligatorios y añade cualquier información opcional si es necesario.
Si el empleado tiene subordinados directos, marca la casilla para reasignarlos a un nuevo gerente.
Marca la casilla si deseas detener cualquier workflow en curso en el que participe el empleado.
Revisa todos los datos introducidos y los cambios que se aplicarán. Una vez enviado y aprobado, el perfil del empleado y la tabla de ciclo de vida se actualizarán automáticamente.
✅ Las solicitudes de terminación son confidenciales, por lo que no aparecen en la pestaña Solicitudes → Empresa.
Todos los formularios de terminación enviados se encuentran en Solicitudes → Mi pestaña.
Aprobar, rechazar o devolver el formulario para revisión
Los gerentes pueden enviar formularios de terminación.
Si el formulario requiere aprobación (según la configuración definida), se enviará automáticamente al aprobador correspondiente.
El aprobador —por ejemplo, RR. HH. u otro rol definido en la configuración del formulario— recibirá una tarea pendiente (To-do) y una notificación del sistema. Desde allí podrá:
Aprobar el formulario.
Rechazarlo.
Devolverlo para revisión.
En los casos de terminaciones inmediatas, el flujo de trabajo de offboarding configurado se iniciará justo después de que el formulario sea enviado o aprobado, garantizando que el proceso comience sin demora y no espere una fecha de inicio programada.
Formularios de terminación vs. formularios personalizados
Los formularios de terminación afectan directamente los registros de los empleados, mientras que los formularios personalizados solo se utilizan para recopilar información.
Los formularios personalizados almacenan datos, pero no actualizan los perfiles de los empleados ni inician workflows.
Los formularios de terminación, en cambio, finalizan automáticamente la relación laboral del empleado, activan los flujos de trabajo de offboarding y actualizan todos los registros relacionados.