Un ciclo de nómina es una configuración recurrente que define cómo y cuándo se paga a un grupo de personas. Reúne las reglas que PeopleForce necesita para organizar la nómina de ese grupo: quién forma parte del ciclo, con qué frecuencia se procesa la nómina, cuándo empieza cada período, hasta cuándo se pueden enviar cambios y cuándo cobran los empleados.
El ciclo de nómina también define cómo se realizan ciertos cálculos. Según tus necesidades, puedes configurar el prorrateo de períodos incompletos, las reglas de pago de las vacaciones anuales, la moneda base y los tipos de cambio, y el modo de procesamiento. Así puedes mantener calendarios de pago distintos para grupos distintos. Por ejemplo, un ciclo puede ser para empleados con pago mensual y otro para quienes cobran semanal, quincenalmente o dos veces al mes.
Una vez creado el ciclo, PeopleForce usa su configuración para generar ejecuciones de nómina para cada período. El ciclo es, por tanto, el marco recurrente del procesamiento de nómina, y cada ejecución representa un período concreto procesado según ese marco.
Antes de empezar
Para configurar y gestionar ciclos de nómina, debes ser administrador o tener un rol con el permiso Gestionar nóminas. El mismo permiso da acceso a las ejecuciones de nómina.
📌 Para más detalles, consulta Crear un rol para el responsable de nóminas.
Acceder a la configuración de los ciclos de nómina
Ve a Nómina > Ciclos de nómina.
Haz clic en + Ciclo regular.
La configuración del ciclo consta de seis pasos: Detalles → Frecuencia → Reglas de pago → Cambio de divisas → Modo → Revisar. Completa cada paso y haz clic en Siguiente para continuar.
Configurar el paso Detalles
En el paso Detalles, define el nombre del ciclo de nómina y especifica quién debe incluirse en él:
Introduce el nombre del ciclo en el campo Nombre del ciclo.
En Personas, selecciona quién debe incluirse en el ciclo de nómina:
Personas específicas: incluye únicamente a las personas que cumplen las condiciones que definas.
Todos: incluye a todas las personas.
Si seleccionas Personas específicas, añade las condiciones que determinan quién debe pertenecer al ciclo. Puedes utilizar criterios relacionados con los empleados para crear el grupo necesario. PeopleForce muestra cuántas personas cumplen actualmente las condiciones seleccionadas para que puedas comprobar el alcance antes de continuar.
Haz clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.
Configurar el paso Frecuencia
En este paso, define cuándo empieza el ciclo, con qué frecuencia se paga a los empleados y qué fechas controlan cada período:
Selecciona la Fecha de inicio del ciclo, es decir, la fecha en que se abre el primer período. Se establece al crear el ciclo y no se puede cambiar después.
Selecciona con qué frecuencia deben recibir el pago los empleados:
Semanal: 52 veces al año.
Quincenal: 26 veces al año.
Bimensual: 24 veces al año.
Mensual: 12 veces al año.
Configura el calendario. Los campos disponibles dependen de la frecuencia elegida.
Para ciclos semanales y quincenales:
Fecha de inicio del período: el día de la semana en que se abre cada período de devengo. La asistencia, las horas de trabajo y la compensación se cuentan desde ese día. En un ciclo quincenal, es el día en que empieza cada nuevo período de dos semanas.
Día de corte: la fecha límite para los cambios, aprobaciones o envíos que deben incluirse en la ejecución correspondiente.
Día de pago: cuándo cobran los empleados respecto al inicio del ciclo.
Gestión del día de pago no laborable: cómo ajustar la fecha de pago si cae en fin de semana o festivo, por ejemplo, al Primer día laborable anterior.
Ocurrencia de pago de compensación: en qué ejecución del período se paga la compensación recurrente y variable.
Mes de pago de compensación anual: el mes en que se paga la compensación adicional recurrente con frecuencia anual. Indica a PeopleForce qué ejecución debe incluirla. Por ejemplo, si el bono anual de 2026 se paga en febrero de 2027, selecciona Febrero.
Para un ciclo de dos veces al mes, configura dos períodos de devengo y dos fechas de pago al mes:
Inicio del 1.er período: cuándo empieza el primer período: 1.º del mes o Después del 2.º pago.
Fin del 1.er período: cuándo termina el primer período.
1.er día de pago: la fecha de pago del primer período.
2.º día de pago: la fecha de pago del segundo período.
Día de corte P1: cuántos días antes del primer día de pago deben completarse los cambios, aprobaciones o envíos.
Día de corte P2: el mismo plazo para el segundo día de pago.
Gestión del día de pago no laborable: cómo ajustar las fechas de pago que caen en fin de semana o festivo.
Mes de pago de compensación anual: cuándo incluir en la nómina la compensación adicional recurrente anual.
Para un ciclo mensual:
Indica el Día de pago: el día del mes en que cobran los empleados.
En Mes, elige si el pago se hace en el Mes actual o en el Mes siguiente.
Indica el Día de corte: cuántos días antes del día de pago deben completarse los cambios, aprobaciones o envíos.
Configura la Gestión del día de pago no laborable.
Si el ciclo incluye compensación adicional recurrente con frecuencia anual, selecciona el Mes de pago de compensación anual.
4. Revisa la Vista previa del calendario a la derecha. El calendario se actualiza mientras configuras el ciclo y muestra cómo afectan tus ajustes a las próximas fechas. Según la configuración, marca:
Fecha de pago
Corte de nómina
Comp. mensual
Comp. trimestral
Comp. semestral
Comp. anual
5. Usa la vista previa para comprobar que las fechas de pago, de corte y de pago de compensación caen en los días esperados. Haz clic en Siguiente para pasar al paso Reglas de pago.
Configurar el paso Reglas de pago
En este paso, define cómo calcula PeopleForce el pago de períodos incompletos y el pago de las vacaciones anuales.
En Prorrateo, selecciona el método para calcular el pago cuando un empleado solo tiene derecho a una parte del período.
💡 El prorrateo se aplica, por ejemplo, cuando un empleado:
se incorpora durante el período;
deja la empresa durante el período;
tiene un cambio de salario a mitad del período.
Elige uno de los métodos:
Días calendario: la proporción a pagar se calcula con todos los días naturales del período. Por ejemplo, si abril tiene 30 días y el empleado tiene derecho a 20, recibe 20 ÷ 30 = 66,7 % del pago correspondiente.
Días laborables: la proporción a pagar se calcula con los días laborables. Por ejemplo, si el mes tiene 22 días laborables y el empleado tiene derecho a 15, recibe 15 ÷ 22 = 68,2 % del pago correspondiente.
Selecciona uno de los siguientes métodos:
💡 Con Días laborables, PeopleForce también tiene en cuenta el calendario real del empleado. Primero determina los días laborables del mes. Los festivos pueden reducirlos si la ubicación del empleado tiene asignada una política de festivos.
Después, PeopleForce tiene en cuenta el patrón de trabajo del empleado: los días de la semana en que trabaja y las horas asignadas a esos días. Por ejemplo, si el patrón de trabajo solo incluye los lunes con 8 horas, PeopleForce comprueba cuántos lunes tiene el mes y usa esas horas para determinar el tiempo de trabajo esperado.
En Vacaciones anuales, elige cómo se determina la tarifa diaria para el pago de las vacaciones:
Tarifa por día laborable: usa la tarifa diaria actual del empleado, sin promediar ingresos anteriores.
Promedio del período de devengo: calcula una tarifa diaria dividiendo los ingresos elegibles entre los días laborables de un período anterior seleccionado.
💡 Aquí, los días laborables son los días que el empleado trabajó realmente. No se cuentan las ausencias retribuidas ni los festivos.
Si eliges Promedio del período de devengo, configura los ajustes adicionales:
Período retrospectivo: el período usado para calcular el promedio, por ejemplo, 3, 6 o 12 meses.
Compensación base: cómo se incluye la compensación base del empleado:
Tarifa actual: usa la tarifa actual del empleado, aunque fuera distinta durante el período retrospectivo;
Tarifa promedio: usa la tarifa vigente cada día del período retrospectivo, por lo que refleja los cambios de ese período.
Compensación adicional: si la compensación adicional cuenta para el promedio:
Excluido: solo cuenta la compensación base;
Incluido: los elementos de compensación adicional seleccionados se añaden al promedio.
Si seleccionas Incluido, elige los componentes necesarios en Compensación adicional incluida. Los componentes seleccionados determinan qué ingresos adicionales participan en el cálculo del promedio.
⚠️ La precisión del promedio depende de los datos disponibles en PeopleForce. Si el período retrospectivo es de 6 meses pero solo hay datos de 3, solo se usarán esos 3 meses.
Haz clic en Siguiente para pasar al paso Cambio de divisas.
Configurar el paso Cambio de divisas
En este paso, define la moneda principal del ciclo y cómo se obtienen los tipos de cambio cuando la compensación está en otras monedas.
En Moneda base de nómina, selecciona la moneda principal del ciclo.
En Fuente de tasas FX, elige cómo se obtienen los tipos de cambio:
Manual: introduces tú mismo el tipo de cambio de cada moneda;
Feed bancario: los tipos de cambio se obtienen automáticamente de un banco central.
Si eliges Manual, añade las monedas necesarias con el botón + e introduce el tipo de cambio de cada una respecto a la moneda base. Los tipos introducidos manualmente se aplican a las siguientes ejecuciones hasta que los cambies.
Si eliges Feed bancario, selecciona el Proveedor de tipos de cambio. El proveedor depende de la moneda base: cada moneda tiene un banco central que publica sus tipos de cambio.
💡 Si ningún banco publica tipos de cambio en tu moneda base, la opción Feed bancario no está disponible y debes usar Manual.
💡 Los bancos publican los tipos de cambio una vez al día, en días laborables. Con Feed bancario, los tipos se actualizan automáticamente y se bloquean cuando se aprueba la ejecución. Puedes volver a Manual en cualquier momento.
5. Haz clic en Siguiente.
Configurar el paso Modo
En este paso, elige cómo se procesan los pagos del ciclo.
Selecciona uno de los modos:
Nómina: procesamiento de nómina estándar con flujo de aprobación;
Facturación: pagos basados en facturas para contratistas y agencias.
Si eliges Nómina, continúa con el siguiente paso.
Si eliges Facturación, en Configuración de finalización del ciclo indica si todas las facturas deben recibirse y aprobarse antes de completar el ciclo:
Requerir todas las facturas antes de completar: el ciclo no puede marcarse como Completado hasta que se hayan recibido y aprobado todas las facturas de contratistas;
Permitir completar sin todas las facturas: el ciclo puede completarse aunque algunas facturas sigan pendientes o falten. Esas facturas se señalarán, pero no impedirán cerrar el ciclo.
Elige el Método de gestión de facturas:
Envío de autoservicio: los empleados o managers envían las facturas directamente en PeopleForce. PeopleForce genera un borrador de factura que la persona puede aprobar y firmar, o puede subir su propia factura en su lugar. Con este método, configura:
Plantilla de correo de resumen de pago
Fecha límite de envío de factura
Recordatorio de envío
Verificación de IA
Factura generada automáticamente: PeopleForce genera las facturas automáticamente según los términos del contrato. Con este método no se pueden subir facturas propias. Configura:
Plantilla de correo de confirmación de factura
Fecha límite de confirmación de factura
Recordatorio de confirmación
Opciones de aprobación: el método de confirmación: Firma simple, Firma electrónica avanzada o No se requiere firma
Verificación de IA
Carga manual: el equipo de finanzas sube manualmente los archivos de factura en nombre de los contratistas en cada ciclo.
💡 La Verificación de IA funciona cuando se sube una factura. Compara el subtotal y el total de la factura con los valores de la ejecución aprobada y señala cualquier discrepancia.
5. Haz clic en Siguiente para pasar al paso «Revisar».
Revisar el ciclo creado
Este paso reúne la configuración de los pasos anteriores para que puedas comprobarla antes de crear el ciclo. Revisa:
los detalles del ciclo y las personas incluidas;
la frecuencia y el calendario;
las reglas de pago;
la configuración de divisas;
el modo de procesamiento.
Si necesitas cambiar algo, vuelve al paso correspondiente. Cuando todo esté correcto, haz clic en Guardar.
Al crear el ciclo, PeopleForce genera automáticamente ejecuciones de nómina según su calendario:
una ejecución con el estado En progreso;
entre una y cuatro ejecuciones futuras con el estado Borrador.
El número de borradores creados por adelantado depende de la frecuencia elegida.
Ver y gestionar los ciclos de nómina
Ve a Nómina > Ciclos de nómina para ver todos tus ciclos. Cada ciclo aparece como una tarjeta con:
el nombre del ciclo;
la frecuencia de pago, la moneda base y el número de personas incluidas;
el modo de procesamiento: Nómina o Facturación.
Usa las pestañas Activo y Archivado para cambiar entre ciclos actuales y archivados. El número junto a Activo indica cuántos ciclos activos tienes.
Encima de la lista puedes:
acotar la lista con filtros;
buscar un ciclo por nombre;
configurar la información mostrada con Ver configuración;
exportar la lista con Exportar a.
Para gestionar un ciclo, haz clic en el menú ••• de su tarjeta y elige una acción:
Editar: abre el ciclo y cambia su configuración. Si cambias el día de pago, el día de corte o las fechas del período, PeopleForce muestra qué ejecuciones abiertas se ven afectadas: las ejecuciones futuras en Borrador se regeneran con el nuevo calendario, y la ejecución En progreso pasa a su nuevo período. Sus cifras no cambian hasta que la sincronices. El responsable de nóminas debe aprobar los cambios del ciclo. Las ejecuciones Aprobado y Completado no se ven afectadas.
Hacer una copia: crea una copia del ciclo para usarla como base de otro ciclo.
Archivar: mueve el ciclo a la pestaña Archivado. Sus ejecuciones en Borrador y En progreso se eliminan; las ya aprobadas o completadas se conservan.
Para recuperar un ciclo archivado, abre la pestaña Archivado y elige Restaurar en el menú ••• del ciclo. Sus ejecuciones se vuelven a generar a partir de la configuración del ciclo.