Un ciclo de nómina es una configuración de nómina recurrente que define cómo y cuándo se paga a un grupo seleccionado de personas. Reúne las reglas que PeopleForce necesita para organizar el procesamiento de nómina de ese grupo, incluidos quién pertenece al ciclo, con qué frecuencia se procesa la nómina, cuándo comienza cada período de nómina, cuándo deben enviarse los cambios y cuándo se paga a los empleados.
Los ciclos de nómina también definen cómo deben realizarse determinados cálculos de nómina. Según tu configuración, puedes definir el prorrateo para períodos de nómina incompletos, las reglas de compensación de permisos anuales, la moneda base de nómina y los tipos de cambio, así como el modo de procesamiento. Esto te permite mantener diferentes calendarios de nómina para distintos grupos de personas. Por ejemplo, puedes utilizar un ciclo de nómina para los empleados que cobran mensualmente y configurar otro para los empleados que cobran semanalmente, quincenalmente o dos veces al mes.
Una vez creado un ciclo de nómina, PeopleForce utiliza su configuración para generar ejecuciones de nómina correspondientes a períodos de nómina concretos. Por lo tanto, el ciclo de nómina funciona como una estructura recurrente para el procesamiento de nómina, mientras que cada ejecución de nómina representa un período específico procesado de acuerdo con esa estructura.
Acceder a la configuración de los ciclos de nómina
Ve a Nómina > Ciclos de nómina.
Haz clic en + Ciclo regular.
La configuración del ciclo consta de seis pasos: Detalles → Frecuencia → Reglas de pago → FX → Modo → Revisar. Completa cada paso y haz clic en Siguiente para continuar.
Configurar el paso Detalles
En el paso Detalles, define el nombre del ciclo de nómina y especifica quién debe incluirse en él:
Introduce el nombre del ciclo en el campo Nombre del ciclo.
En Personas, selecciona quién debe incluirse en el ciclo de nómina:
Personas específicas: incluye únicamente a las personas que cumplen las condiciones que definas.
Todos: incluye a todas las personas.
Si seleccionas Personas específicas, añade las condiciones que determinan quién debe pertenecer al ciclo. Puedes utilizar criterios relacionados con los empleados para crear el grupo necesario. PeopleForce muestra cuántas personas cumplen actualmente las condiciones seleccionadas para que puedas comprobar el alcance antes de continuar.
Haz clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.
Configurar el paso Frecuencia
En el paso Frecuencia, define cuándo comienza el ciclo de nómina, con qué frecuencia se paga a los empleados y las fechas que determinan cada período de nómina.
Selecciona la Fecha de inicio del ciclo, es decir, la fecha del calendario en la que comienza el primer período de nómina. La fecha de inicio del ciclo se establece al crear el ciclo y no puede modificarse posteriormente.
Selecciona con qué frecuencia deben recibir el pago los empleados:
Semanal: 52 veces al año.
Quincenal: 26 veces al año.
Bimensual: 24 veces al año.
Mensual: 12 veces al año.
Configura el calendario de nómina. Los campos disponibles dependen de la frecuencia seleccionada.
Para los ciclos Semanal y Quincenal:
Fecha de inicio del período: selecciona el día de la semana recurrente en el que comienza cada período de devengo. La asistencia, las horas trabajadas y la compensación se contabilizan a partir de este día. Por ejemplo, en un ciclo quincenal, este es el día en el que comienza cada nuevo período de devengo de dos semanas.
Día de corte: define la fecha límite para los cambios, aprobaciones o envíos que deben incluirse en la ejecución de nómina correspondiente.
Día de pago: define cuándo reciben el pago los empleados en relación con el inicio del ciclo.
Gestión del día de pago no laborable: selecciona cómo debe ajustarse la fecha de pago si coincide con un fin de semana o un día festivo, por ejemplo, trasladándola al primer día laborable anterior a la fecha prevista.
Ocurrencia de pago de compensación: selecciona en qué ocurrencia dentro del período de nómina deben pagarse las compensaciones recurrentes y variables.
Mes de pago de compensación anual: selecciona el mes en el que debe pagarse la compensación adicional recurrente con frecuencia anual. Este ajuste solo se aplica a la compensación adicional recurrente con frecuencia Anual e indica a PeopleForce qué ejecución de nómina debe incluir esa compensación anual. Por ejemplo, si una bonificación anual correspondiente a 2026 debe pagarse en febrero de 2027, selecciona Febrero como Mes de pago de compensación anual.
Para un ciclo Bimensual configura dos períodos de devengo y dos fechas de pago dentro de cada mes:Inicio del 1.er período: define cuándo comienza el primer período de devengo. Puede comenzar el primer día del mes o inmediatamente después del pago del segundo período, según la configuración seleccionada.
Fin del 1.er período: define cuándo finaliza el primer período de devengo.
1.er día de pago: establece la fecha de pago del primer período.
2.º día de pago: establece la fecha de pago del segundo período.
Día de corte P1: define cuántos días antes del primer día de pago deben completarse los cambios, las aprobaciones o los envíos.
Día de corte P2: define el plazo correspondiente para el segundo día de pago.
Gestión del día de pago no laborable: selecciona cómo deben ajustarse las fechas de pago si coinciden con un fin de semana o un día festivo.
Mes de pago de compensación anual: define cuándo debe incluirse en la nómina la compensación adicional recurrente con frecuencia anual.
Para un ciclo Mensual:
Establece el Día de pago como el día del mes en el que deben recibir el pago los empleados.
En Mes, selecciona si el pago debe realizarse en el mes actual o en el mes siguiente.
Establece el Día de corte como el número de días antes del día de pago en el que deben haberse completado los cambios, las aprobaciones o los envíos.
Configura la Gestión del día de pago no laborable para determinar cómo debe ajustarse la fecha de pago si coincide con un fin de semana o un día festivo.
Selecciona el Mes de pago de compensación anual si el ciclo incluye compensación adicional recurrente con frecuencia Anual.
Consulta la Vista previa del calendario situada a la derecha. El calendario se actualiza a medida que configuras el ciclo y te permite comprobar cómo afectan los ajustes a las próximas fechas de nómina. Según la configuración, la vista previa muestra:
Fecha de pago
Corte de nómina
Comp. mensual
Comp. trimestral
Comp. semestral
Comp. anual
Utiliza la vista previa para comprobar que las fechas de pago, los cortes de nómina y las ocurrencias de compensación coinciden con las fechas previstas.
Haz clic en Siguiente para pasar al paso Reglas de pago.
Configurar el paso Reglas de pago
En el paso Reglas de pago, define cómo calcula PeopleForce el pago para períodos de nómina incompletos y cómo se calcula la compensación de los permisos anuales.
En Prorrateo, selecciona el método que se utilizará para calcular el pago cuando un empleado tenga derecho a cobrar solo una parte del período de nómina.
💡 El prorrateo puede aplicarse, por ejemplo, cuando un empleado:
se incorpora durante un período de nómina;
deja la empresa durante un período de nómina;
tiene un cambio salarial a mitad de un período de nómina.
Selecciona uno de los siguientes métodos:Días calendario: calcula la proporción pagadera utilizando todos los días calendario del período de nómina. Por ejemplo, si abril tiene 30 días calendario y el empleado tiene derecho al pago de 20 días, recibirá 20 ÷ 30 = 66,7 % de la compensación correspondiente.
Días laborables: calcula la proporción pagadera utilizando los días laborables en lugar de todos los días calendario. Por ejemplo, si el mes tiene 22 días laborables y el empleado tiene derecho al pago de 15 de ellos, recibirá 15 ÷ 22 = 68,2 % de la compensación correspondiente.
💡 Cuando se selecciona Días laborables, PeopleForce también tiene en cuenta la configuración real de los días laborables del empleado. Primero, el sistema determina los días laborables del mes correspondiente. Los días festivos pueden reducir este número si la ubicación del empleado tiene asignada una política de feriados/festivos.
PeopleForce también tiene en cuenta el horario laboral del empleado, incluidos los días de la semana en los que trabaja y el número de horas asignadas a esos días.
Por ejemplo, si el horario laboral de un empleado incluye únicamente los lunes con 8 horas de trabajo, PeopleForce comprueba cuántos lunes hay en el mes correspondiente y tiene en cuenta esas horas programadas al determinar el tiempo de trabajo esperado del empleado.
Selecciona el Método de compensación que debe utilizarse para determinar la tarifa diaria de la compensación por permisos anuales:
Tarifa por día laborable: utiliza la tarifa diaria actual del empleado sin calcular un promedio de los ingresos anteriores.
Promedio del período de devengo: calcula una tarifa diaria utilizando los ingresos elegibles y los días laborables de un período histórico seleccionado.
Si seleccionas Promedio del período de devengo, configura los siguientes ajustes adicionales:
Período retrospectivo: selecciona el período utilizado para calcular el promedio, por ejemplo, 3, 6 o 12 meses.
Compensación base: selecciona cómo debe incluirse la compensación base del empleado:
Tarifa actual: utiliza la tarifa actual del empleado, aunque esta haya sido diferente durante el período retrospectivo.
Tarifa promedio: utiliza la tarifa aplicable a cada día del período retrospectivo y, por lo tanto, refleja los cambios que se hayan producido durante ese período.
Compensación adicional: selecciona si la compensación adicional debe incluirse en el promedio:
Excluido: solo se tiene en cuenta la compensación base. La compensación adicional se ignora.
Incluido: los elementos de compensación adicional seleccionados se añaden al promedio.
Si seleccionas Incluido, elige los componentes necesarios en Compensación adicional incluida. Los componentes seleccionados determinan qué ingresos adicionales participan en el cálculo del promedio.
Haz clic en Siguiente para pasar al paso FX.
Configurar el paso FX
En el paso FX, define la moneda principal del ciclo de nómina y cómo se proporcionarán los tipos de cambio cuando la compensación utilice otras monedas.
En Moneda base de nómina, selecciona la moneda principal del ciclo de nómina.
En Fuente de tasas FX, selecciona cómo deben proporcionarse los tipos de cambio. Por ahora, solo está disponible la opción Manual.
Añade las monedas necesarias para el ciclo de nómina mediante el botón + de la sección Monedas adicionales.
Para cada moneda adicional, introduce su tipo de cambio respecto a la moneda base de nómina seleccionada. Las tasas FX introducidas manualmente seguirán aplicándose a las futuras ejecuciones de nómina hasta que se modifiquen manualmente.
Haz clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.
Configurar el paso Modo
En el paso Modo, selecciona cómo deben procesarse los pagos dentro del ciclo de nómina.
Selecciona uno de los modos disponibles:
Nómina: procesamiento estándar de nómina con un flujo de trabajo de aprobación.
Facturación: nómina basada en facturas para contratistas y agencias.
Si seleccionas Nómina, continúa con el siguiente paso.
Si seleccionas Facturación, en Configuración de finalización del ciclo, determina si es necesario recibir y aprobar todas las facturas antes de completar el ciclo:
Requerir todas las facturas antes de completar: el ciclo no puede marcarse como Completado hasta que se hayan recibido y aprobado todas las facturas de los contratistas.
Permitir completar sin todas las facturas: el ciclo puede marcarse como Completado aunque algunas facturas sigan pendientes o falten. Las facturas pendientes se señalarán, pero no impedirán cerrar el ciclo.
En Método de gestión de facturas, selecciona una de las siguientes opciones:
Envío de autoservicio: los empleados o managers envían las facturas directamente a través de PeopleForce. Cuando selecciones este método, configura:
Plantilla de correo de resumen de pago
Fecha límite de envío de factura
Recordatorio de envío
Verificación de IA
Factura generada automáticamente: PeopleForce genera automáticamente las facturas según los términos del contrato. Cuando selecciones este método, configura:
Plantilla de correo de confirmación de factura
Fecha límite de confirmación de factura
Recordatorio de confirmación
Opciones de aprobación
Verificación de IA
En Opciones de aprobación, selecciona el método de confirmación necesario:
Firma simple
Firma electrónica avanzada
No se requiere firma
Carga manual: el equipo de finanzas carga manualmente los archivos de factura en nombre de los contratistas para cada ciclo de nómina.
Haz clic en Siguiente para pasar al paso Revisar.
Revisar el ciclo creado
El paso Revisar resume los ajustes configurados en los pasos anteriores para que puedas comprobar toda la configuración de nómina antes de crear el ciclo.
Revisa la configuración de:
los detalles del ciclo y las personas incluidas;
la frecuencia y el calendario de nómina;
las reglas de pago;
los ajustes de FX;
el modo de procesamiento.
Si necesitas modificar algo, vuelve al paso de configuración correspondiente y realiza los cambios.
Cuando todo esté correcto, haz clic en Guardar.
Después de crear el ciclo de nómina, PeopleForce crea automáticamente las ejecuciones de nómina según su calendario:
se crea una ejecución de nómina con el estado En curso;
se crean por adelantado entre una y cuatro ejecuciones de nómina próximas con el estado Borrador.
El número de ejecuciones con el estado Borrador que se crean por adelantado depende de la frecuencia de nómina seleccionada.
Ver y gestionar los ciclos de nómina
Puedes consultar todos tus ciclos de nómina en Nómina > Ciclos de nómina.
En la parte superior de la página puedes ver:
Ciclos activos: el número de ciclos de nómina activos.
Ciclos archivados: el número de ciclos de nómina archivados.
Personas sin asignar: el número de personas que actualmente no están incluidas en ningún ciclo de nómina.
Para gestionar un ciclo de nómina existente, haz clic en el menú ••• situado junto a él y selecciona una de las acciones disponibles:
Editar: abre el ciclo de nómina y actualiza su configuración.
Hacer una copia: crea una copia del ciclo existente que puedes utilizar como base para otro ciclo de nómina.
Archivar: mueve el ciclo de nómina de la lista de ciclos activos al archivo.
Utiliza las pestañas Activo y Archivado para cambiar entre los ciclos correspondientes.
También puedes utilizar la búsqueda y los filtros, configurar las columnas que se muestran mediante Ajustes de vista y exportar los datos mediante Exportar a.
