Una ejecución de nómina representa el procesamiento de la nómina de un período concreto. Se genera a partir de un ciclo de nómina y usa sus reglas: participantes, frecuencia, reglas de pago, moneda base y modo de procesamiento.
El ciclo define la configuración recurrente; la ejecución reúne los datos reales de empleados y compensación de un período. En ella puedes comprobar quién está incluido, entender cómo el salario base, las horas con recargo y la compensación adicional forman el resultado, añadir pagos puntuales o correcciones, revisar las conversiones de moneda y verificar los importes brutos finales antes de aprobar la nómina.
Al crear un ciclo de nómina, PeopleForce crea automáticamente:
una ejecución con el estado En progreso;
entre una y cuatro ejecuciones futuras con el estado Borrador, según la frecuencia del ciclo.
Así trabajas con el período actual mientras los siguientes se preparan por adelantado.
Antes de empezar
Para ver y procesar ejecuciones de nómina, debes ser administrador o tener un rol con el permiso Gestionar nóminas. Este permiso incluye sincronizar, aprobar y completar ejecuciones.
Para añadir entradas puntuales, tu rol también necesita permiso para editar la compensación de otras personas.
📌 Para más detalles, consulta Crear un rol para el responsable de nóminas.
Ver ejecuciones de nómina
Ve a Nómina > Ejecuciones de nómina. La página muestra las ejecuciones del rango de fechas seleccionado. Usa el selector de período de la parte superior para moverte entre períodos.
Para cada ejecución, la tabla muestra:
Nombre del ciclo: el ciclo que generó la ejecución. El ID de la ejecución aparece debajo del nombre del ciclo.
Tipo: el tipo de ejecución: Regular o Fuera de ciclo (próximamente).
Modo: el modo de procesamiento heredado del ciclo: Nómina o Facturación.
Frecuencia: con qué frecuencia se procesa la nómina del ciclo.
Moneda: la moneda base de la nómina.
Inicio y Fin: el período que cubre la ejecución.
Estado: la etapa actual del procesamiento.
Personas: el número de personas incluidas en la ejecución.
Total: el importe bruto total de la ejecución en la moneda base. Aparece cuando las cifras ya están calculadas, por ejemplo, en una ejecución En progreso; las ejecuciones futuras en Borrador muestran un guión.
También puedes:
acotar la lista con filtros;
buscar una ejecución concreta;
personalizar las columnas con Ver configuración;
exportar la lista con Exportar a.
Estados de las ejecuciones de nómina
Estado | Qué significa |
Borrador | Una ejecución futura, preparada por adelantado según el calendario del ciclo. |
En progreso | La ejecución actual con la que trabajas. Puedes sincronizarla y añadir entradas. |
Aprobado | Las cifras están bloqueadas, pero aún se pueden añadir entradas y la ejecución se recalcula. En el modo Facturación ya se pueden emitir facturas. |
Completado | La ejecución está bloqueada de forma permanente y no se puede reabrir. |
Revisar una ejecución de nómina
Haz clic en una ejecución para abrirla y revisar sus cálculos. Para pasar a la ejecución anterior o siguiente sin volver a la lista, usa las flechas junto al contador de ejecuciones del encabezado.
La ejecución se divide en cinco pestañas:
Personas
Comp. base
Horas con recargo
Comp. adicional
Ajustes
Juntas, permiten pasar del resultado general a cada uno de los componentes que lo forman. Cada pestaña termina con una fila de totales.
La pestaña Personas ofrece el resumen general de todas las personas incluidas en la ejecución. Úsala como punto de partida: te ayuda a identificar a los empleados y los importes que conviene revisar con más detalle antes de aprobar la nómina.
Para cada persona puedes revisar:
Comp. base: la compensación base calculada para el período.
Comp. adicional: la compensación adicional incluida en la ejecución.
Ajustes: los ajustes aplicados al resultado del empleado.
Total bruto: el importe bruto resultante del período.
Vs. anterior: la comparación con el resultado anterior, si hay datos para comparar.
Para entender cómo se formó un importe concreto, ve a la pestaña correspondiente.
Revisar la compensación base
Abre la pestaña Comp. base para ver cómo se calculó la compensación base de cada empleado. La pestaña combina la tarifa del empleado con los datos de tiempo de trabajo relevantes para la nómina.
Según los datos disponibles y la vista de la tabla, puedes revisar estos campos:
Período: las fechas en que el empleado trabajó realmente dentro de la ejecución. Puede ser distinto del período de la ejecución: una nueva incorporación o una persona que se va durante el período no cubre la ejecución completa. En ese caso, los demás valores, como las horas previstas o la compensación adicional fija recurrente, se prorratean con el método de prorrateo configurado en el ciclo.
Tarifa: el importe y la moneda de la compensación base del empleado. No incluye la compensación adicional.
Frecuencia: cómo se define la tarifa: mensual, anual, semanal, por hora o diaria.
Equiv. por hora: la tarifa convertida a un importe por hora:
con una tarifa por hora, el equivalente es igual a la tarifa;
con una tarifa diaria, es la tarifa dividida entre las horas diarias previstas;
con una tarifa mensual, es la tarifa dividida entre las horas mensuales previstas, y así sucesivamente.
Horas previstas: las horas de trabajo previstas para el empleado en el período, según su patrón de trabajo. Por ejemplo, si una persona solo trabaja los lunes, PeopleForce cuenta los lunes del mes y los multiplica por las horas previstas para un lunes.
Horas trabajadas: las horas trabajadas por el empleado:
si tu empresa usa PeopleForce Time, son las horas registradas y aprobadas. Las horas pendientes de aprobación se muestran como 0;
si tu empresa no usa Time, las horas trabajadas equivalen a las horas previstas menos las licencias no pagas y los festivos.
Licencia paga: las ausencias retribuidas del período.
Licencia no paga: las ausencias no retribuidas del período.
Feriados / Festivos: las horas festivas a las que tiene derecho el empleado, según la política de festivos asignada a su ubicación.
Comp. base total: la compensación base final incluida en la ejecución.
💡 Solo se muestran las ausencias aprobadas. Las solicitudes pendientes o rechazadas no se tienen en cuenta.
❗ Cómo afectan las horas trabajadas al importe bruto:
Pago por tarifa (por ejemplo, por hora): la compensación base es la tarifa multiplicada por las horas trabajadas, las horas de licencia paga y las horas festivas pagadas.
Pago fijo (por ejemplo, mensual): las horas no cambian el importe bruto, salvo que el empleado haya hecho horas extra o haya tenido licencia no paga.
Esta pestaña es especialmente útil cuando la compensación base de un empleado difiere de su tarifa habitual o cuando el tiempo de trabajo, las ausencias, los festivos, el prorrateo o las reglas del ciclo afectan al importe.
Por ejemplo, un empleado puede tener una tarifa mensual o anual, pero la ejecución también calcula un equivalente por hora y lo combina con el tiempo previsto y trabajado del período. Así puedes ver los datos que hay detrás de la compensación base final, y no solo el total.
Todos los importes de una ejecución se muestran en la moneda base configurada en el ciclo. Si la compensación de una persona, o parte de ella, está registrada en otra moneda en su perfil (Personas → perfil → Compensación), se convierte y aparece un icono de información junto al valor convertido. Pasa el cursor por encima para ver el importe original y el tipo de cambio aplicado.
Revisar las horas con recargo
La pestaña Horas con recargo muestra las horas extra y las horas especiales procedentes del módulo de asistencia.
ℹ️ Solo es relevante si tu empresa registra el tiempo con PeopleForce Time.
Las horas con recargo se configuran en las políticas de asistencia: cada tipo de horas extra o especiales (por ejemplo, turnos de noche) tiene un multiplicador y está vinculado a un componente de compensación. En la ejecución:
cada tipo de horas con recargo tiene su propia columna con las horas trabajadas por cada persona;
pasa el cursor sobre el encabezado de una columna para ver su código y multiplicador, por ejemplo, OT · ×1,5;
Total de horas con recargo muestra la suma de cada persona.
💡 Las horas especiales siempre se incluyen en la nómina. Las horas extra solo se incluyen cuando la política de asistencia las compensa con pago; las que se compensan con tiempo libre no se envían a la nómina.
💡 En PeopleForce Time, las horas especiales también se cuentan en Horas trabajadas. Para que no se paguen dos veces, PeopleForce las paga a la tarifa base como horas trabajadas y solo añade el recargo en la pestaña Horas con recargo. Por ejemplo, si una persona siempre trabaja los fines de semana a 1,5 veces su tarifa habitual, esas horas aparecen en ambas columnas: las horas trabajadas se pagan a ×1 y las horas con recargo añaden el ×0,5 restante.
⚠️ Si una persona no tiene tarifa base por hora, sus horas con recargo se marcan y no se valoran hasta que se configure la compensación base.
Revisar la compensación adicional y los ajustes
Usa las pestañas Comp. adicional y Ajustes para revisar los importes correspondientes de cada empleado:
Comp. adicional muestra la Comp. adicional total incluida en la ejecución para cada empleado.
Ajustes muestra los Ajustes totales de cada empleado.
Añadir entradas puntuales a una ejecución
Puedes añadir una compensación adicional puntual (por ejemplo, un bono único) o un ajuste (una adición o una deducción) directamente en la ejecución. La compensación fija recurrente, la variable recurrente y la compensación base no se pueden añadir ni cambiar aquí: gestiónalas en el perfil del empleado.
Abre la ejecución y haz clic en + Entrada.
💡 El botón + Entrada solo lo ven los usuarios cuyo rol tiene acceso de Editar a la compensación.
Elige para quién es la entrada:
una persona concreta de esta ejecución;
Todas las personas de esta ejecución;
Personas específicas: personas de esta ejecución que cumplen las condiciones que definas.
Selecciona el Componente de compensación. Solo están disponibles los componentes de compensación adicional puntual y de ajuste.
Indica la Fecha de entrada en vigor. Para los ajustes, indica también el Periodo de devengo.
Elige cómo definir los importes:
El mismo importe y la misma moneda para todas las personas seleccionadas;
Importe o moneda diferente para cada persona: introduce el importe y la moneda de cada persona en la lista.
Haz clic en Guardar.
💡 Si alguien ya tiene el mismo componente en este período, PeopleForce te avisa de un posible duplicado. Comprueba que no se haya introducido dos veces y, si es intencionado, haz clic en Guardar de todos modos.
Mientras la ejecución esté En progreso, puedes editar o eliminar una entrada manual desde la fila de la persona. Las entradas se añaden a los perfiles solo después de aprobar la ejecución.
Añadir entradas después de la aprobación
Puedes seguir añadiendo entradas a una ejecución aprobada hasta que se emitan las facturas. En ese caso, la entrada se añade directamente al perfil del empleado y solo se puede eliminar desde allí.
Sincronizar datos y revisar los tipos de cambio
Abre el menú ••• de la esquina superior derecha para acceder a más acciones:
Sincronizar: actualiza la ejecución con los datos más recientes antes de aprobarla, por ejemplo, tras cambios de compensación en los perfiles. Al terminar, PeopleForce indica cuántas entradas se añadieron, actualizaron o eliminaron. Puedes sincronizar ejecuciones en Borrador y En progreso.
Ver tipos de cambio: revisa los tipos usados en las conversiones de la ejecución, su fuente y fecha, y si están bloqueados.
Aprobar la ejecución de nómina
Cuando hayas revisado los datos y confirmado que los importes son correctos, haz clic en Aprobar.
⚠️ La aprobación bloquea los valores de la nómina e impide realizar cambios desde la aplicación. Una vez realizada, la nómina no puede volver al estado En curso.
Emitir facturas en una ejecución de Facturación
🚧 Próximamente. La emisión de facturas aún no está disponible. Los pasos siguientes describen cómo funcionará cuando se lance.
En las ejecuciones con el modo Facturación, el procesamiento de facturas continúa después de la aprobación:
Haz clic en Emitir facturas.
Revisa el número de facturas que se emitirán para la ejecución aprobada.
Haz clic en Emitir facturas para confirmar.
PeopleForce emite entonces las facturas de esa ejecución.
Completar la ejecución de nómina
Cuando todo el procesamiento esté terminado, haz clic en Completar.
⚠️ Al completarla, la ejecución queda bloqueada de forma permanente. No se puede reabrir ni modificar.
Después, la ejecución pasa al estado Completado y aparece así en la lista de ejecuciones de nómina.