El responsable de nóminas es la persona que configura los ciclos de nómina y procesa las ejecuciones de nómina: revisa las cifras, sincroniza los datos, añade pagos únicos, aprueba y completa las ejecuciones.
No es necesario convertir a alguien en administrador para que gestione las nóminas. Crea un rol específico —por ejemplo, Responsable de nóminas— que conceda solo los permisos de nómina descritos a continuación, sin acceso de administrador al resto del sistema (los administradores ya tienen acceso completo a las nóminas).
Antes de empezar
El módulo de Nómina debe estar activado en tu cuenta, y tu cuenta debe usar componentes de compensación.
Para crear o modificar roles, necesitas acceso a Ajustes > Roles y permisos.
Gestionar nóminas no está incluido en ningún rol predeterminado. Hasta que un administrador lo conceda, solo los administradores ven Nómina en la barra lateral.
📌 Para más información sobre los roles, consulta Configurar roles en el sistema.
Configurar el rol de responsable de nóminas
Ve a Ajustes > Roles y permisos.
Crea un rol nuevo (por ejemplo, Responsable de nóminas) o abre uno existente. No es necesario que sea un rol de administrador.
Asigna el rol a las personas que procesarán las nóminas.
En la pestaña Compañía, abre Nómina y selecciona Gestionar nóminas. Esto da acceso a los ciclos y las ejecuciones de nómina, incluidas sus exportaciones.
En la pestaña Gente, establece la visibilidad de Compensación en Ver o Editar. Gestionar nóminas abre la sección de Nómina, pero el responsable de nóminas debe tener al menos acceso de Ver a la compensación:
Ver: la persona puede ver la compensación de todos los incluidos en la ejecución de nómina, independientemente de sus permisos de jerarquía.
Editar: la persona también puede añadir pagos únicos (compensación adicional puntual y ajustes) para todos los incluidos en la ejecución de nómina, independientemente de sus permisos de jerarquía, y editar o eliminar entradas manuales.
Haz clic en Guardar.
⚠️ El acceso de edición a la compensación sin Gestionar nóminas no da acceso a las nóminas. Se necesitan ambos permisos.
Para trabajar como responsable de nóminas, una persona necesita al menos acceso de Ver a la compensación.
❗ Importante: las nóminas no siguen las reglas generales de permisos. Por ejemplo, normalmente un rol puede permitir que una persona vea solo la compensación de sus subordinados. En las nóminas, cualquier persona con acceso a ellas ve la compensación de todos los incluidos en la ejecución de nómina.
Qué puede hacer el rol de responsable de nóminas
Gestionar nóminas da acceso a los ciclos y las ejecuciones de nómina, incluidas sus exportaciones. Una vez guardado y asignado el rol, la persona puede:
crear, editar, copiar, archivar y restaurar ciclos de nómina;
abrir ejecuciones de nómina y revisar todas sus pestañas;
sincronizar ejecuciones y ver los tipos de cambio;
aprobar ejecuciones, emitir facturas y completar ejecuciones;
exportar ciclos y ejecuciones de nómina.
No existe un permiso aparte para aprobar o completar una ejecución: Gestionar nóminas cubre todo el proceso.
Los responsables de nóminas cuyo rol tiene acceso de Editar a la compensación ven el botón + Entrada en una ejecución de nómina. Con él pueden añadir compensación adicional puntual y ajustes para las personas de la ejecución. Los responsables de nóminas con acceso de Ver pueden revisar todas las cifras, pero no pueden añadir entradas.
📌 Para más detalles, consulta la guía Añadir entradas puntuales a una ejecución.