Una entidad jurídica en PeopleForce es una empresa registrada que contrata legalmente a tus empleados. Si tu organización tiene varias empresas, por ejemplo, una por país, puedes registrar cada una, asignarle personas, filtrar y generar informes por ella, y firmar documentos en su nombre.
Dónde gestionar las entidades jurídicas
Ve a Ajustes → General → Entidades jurídicas. La página muestra una tabla con las columnas Nombre, País, Número de registro y Personas. La entidad predeterminada siempre aparece primero y las demás siguen en orden alfabético. Usa el buscador para encontrar una entidad por nombre o filtra la lista por País.
Para ver quién pertenece a una entidad, haz clic en su fila. El panel Personas en esta entidad muestra los empleados actuales con sus puestos (y una columna con la fecha de inicio si puedes ver las fechas de contratación). Puedes buscar por nombre, y al hacer clic en una persona se abre su perfil en una pestaña nueva.
Crea una entidad jurídica
Ve a Ajustes → General → Entidades jurídicas y haz clic en Nueva entidad jurídica.
En el paso General, en Datos de la empresa, escribe el nombre y elige un país.
Introduce el número de registro. El nombre del campo cambia según el país: NIP o Número de registro de la empresa.
Si aparece el campo Ciudad, indica la ciudad de registro.
Ve al paso configuración de la firma electrónica y configura el sello y los firmantes (ver la siguiente sección).
Haz clic en Crear entidad jurídica.
Si un campo tiene un error, el asistente abre el paso que lo contiene. Por ejemplo, un número ucraniano que no tenga 8 dígitos muestra el error «debe contener 8 dígitos».
Configura el sello de la firma electrónica
El paso configuración de la firma electrónica controla cómo aparece la entidad en los documentos firmados en su nombre.
En detalles de la firma electrónica, elige qué muestra el sello: el nombre de la empresa (activado por defecto), el Identificador de la empresa — EDRPOU, NIP o número de registro de la empresa (activado por defecto) — y el Representante de la empresa (desactivado por defecto).
Si activas Representante de la empresa, elige al empleado autorizado oficialmente para firmar en nombre de la empresa.
En Firmantes autorizados, elige a los empleados que pueden firmar en nombre de la empresa. Puedes elegir a más de una persona.
Revisa la vista previa de la firma electrónica a la derecha: muestra Firmado en PeopleForce alrededor del borde, las líneas que activaste y la fecha de firma.
Guarda la entidad jurídica.
Firma documentos en nombre de una entidad jurídica
Puedes solicitar una firma en nombre de una entidad jurídica al enviar documentos con Cargar y distribuir archivos o Dividir y distribuir PDF. Esto solo funciona con el proveedor PeopleSign y el tipo Firma electrónica simple (PeopleSign está disponible en el plan Professional). Otros proveedores y tipos de firma, incluida la Firma Electrónica Avanzada de PeopleSign, no añaden el sello.
Marca Solicitar firma electrónica y elige PeopleSign con Firma electrónica simple.
Marca Incluir la firma de la entidad jurídica.
Elige la entidad jurídica y, después, uno de sus firmantes autorizados. Los empleados dados de baja no aparecen en la lista.
Envía los documentos.
Si la entidad no tiene empleados actuales, verás el aviso «No hay empleados en esta entidad jurídica». Cuando el emparejamiento automático está activado, los documentos solo se emparejan con empleados de la entidad seleccionada.
El firmante autorizado recibe un correo de solicitud de firma que dice «Está firmando en nombre de» seguido del nombre de la entidad. Cuando todos han firmado, PeopleForce añade el sello Firmado en PeopleForce al PDF firmado, y el registro de auditoría muestra que el firmante firmó en nombre de la entidad jurídica. El sello usa la configuración de la entidad en el momento de la firma, así que los cambios posteriores no afectan a los documentos ya firmados.
Una persona deja de poder firmar en nombre de una entidad si la quitas de la lista de firmantes, si se da de baja o si se elimina la entidad. Si eso ocurre antes de enviar la carga, se te pedirá que desactives la solicitud de firma electrónica para ese archivo o que vuelvas a empezar la carga.
Edita o elimina una entidad jurídica
En la tabla, abre el menú de acciones de la fila y elige Editar.
Haz los cambios en cualquiera de los pasos y guarda.
Para eliminar una entidad, abre el menú de acciones de la fila, elige Eliminar y confirma en el diálogo Eliminar entidad jurídica. La entidad predeterminada no se puede eliminar.
Asigna una entidad jurídica a un empleado
La entidad jurídica de un empleado forma parte de su historial laboral. Se registra en la tabla Posiciones de la pestaña Puesto de su perfil, con una fecha Efectivo desde.
Abre el perfil del empleado y ve a la pestaña Puesto.
Añade un nuevo registro de posición o edita uno existente.
Establece la fecha Efectivo desde y elige la Entidad jurídica.
Guarda. La entidad jurídica actual del empleado se toma de su registro de posición más reciente que ya esté en vigor.
También puedes establecer la entidad jurídica:
En los formularios de contratación, en el bloque de posición.
Con una importación de empleados: usa la columna de entidad jurídica. Si un nombre no coincide con una entidad existente, la importación crea una nueva con ese nombre.
A través de la Public API: obtén la lista de entidades jurídicas, filtra personas y vacantes por entidad jurídica, y establécela en empleados y registros de posición.
Dónde se usan las entidades jurídicas
Directorio: el filtro Entidad legal.
Plantillas de documentos: la variable {{employee.legal_entity}}. Las plantillas de cumplimiento ucraniano (Kadry) también ofrecen el nombre de la entidad, el número de registro, la ciudad de registro y el nombre del director, tomado del representante de la empresa.
Reclutamiento: una entidad jurídica en cada vacante, un campo de entidad jurídica en los formularios de solicitud de vacantes, una variable en la carta de oferta y filtros en los informes de reclutamiento.
Informes y exportaciones: filtros en informes de RR. HH., una columna de entidad jurídica en informes personalizados, el filtro de brecha salarial y datos de la entidad en las exportaciones.
Asignación por reglas: una regla Entidad jurídica en todos los lugares donde asignas por reglas, por ejemplo, ciclos de nómina y políticas.
Planificación de plantilla: una entidad jurídica en las posiciones de plantilla, con filtros.
Desempeño y formación: filtros para objetivos, KPI e inscripciones a cursos.
Quién puede ver y gestionar las entidades jurídicas
Página de ajustes: los administradores y cualquier rol con el ajuste Entidades jurídicas activado.
Datos de empleados: en Ajustes → Roles y permisos → (rol) → Gente → Puesto → Posiciones → entidad jurídica, elige Ninguna, Ver o Editar. Esto controla si la entidad jurídica aparece en la pestaña Puesto, si se puede editar y si la variable del documento se rellena. La fila aparece en cuanto tienes una entidad jurídica además de la predeterminada.
Firma en nombre de una entidad: solo los Firmantes autorizados pueden firmar en nombre de la entidad. Para solicitar la firma de una entidad jurídica, el remitente necesita al menos acceso de «Ver» a la entidad jurídica.
Disponibilidad
Las entidades jurídicas deben estar activadas en tu cuenta. La página rediseñada, el asistente y el sello de firma electrónica son una parte adicional de la función que también debe activarse. Los sellos requieren PeopleSign con el tipo Firma electrónica simple (plan Professional). El campo Ciudad de registro y el campo Representante de la empresa siempre visible solo aparecen en las cuentas que usan el módulo de cumplimiento laboral ucraniano (Kadry).