Disponible en el paquete Professional. ¿Le interesa? Envíenos un correo electrónico a sales@peopleforce.io para obtener más información.
Nos complace anunciar el lanzamiento de una nueva función llamada eSignature en PeopleForce. Esta función permite a los usuarios firmar cualquier documento utilizando una firma electrónica integrada directamente en la plataforma. A continuación, encontrarás un resumen de la nueva función y detalles sobre cómo utilizarla.
Tenga en cuenta que la función de firma electrónica está actualmente en fase beta. Los interesados en probarla pueden ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente a través del chat o por correo electrónico: support@peopleforce.io.
Configurar permisos para solicitar firmas electrónicas
Para enviar documentos para su firma, los usuarios deben disponer del acceso correspondiente. El nivel de acceso depende de los permisos configurados en Ajustes → Seguridad → Roles y permisos. Los permisos sobre los documentos se pueden conceder tanto a nivel de empresa como a nivel de usuario:
Utilice el nivel de compañía para conceder acceso a todos los documentos de la organización.
Utilice el nivel de gente para conceder acceso solo a los documentos de empleados específicos, como subordinados directos, empleados de una ubicación concreta, un departamento o cualquier otro grupo incluido en el ámbito de la función.
Para configurar estos permisos:
Ve a Ajustes → Seguridad → Roles y permisos.
Abre el rol que deseas actualizar.
Elige el nivel de acceso que deseas conceder:
En la pestaña Compañía, activa Gestionar los documentos de empleados para conceder acceso completo a todos los documentos de los empleados de la empresa. Este permiso permite a los usuarios ver, subir, editar y eliminar documentos, así como solicitar firmas electrónicas para cualquier documento de los empleados dentro del entorno de trabajo.
En la pestaña Gente, abre la sección Documentos y configura el acceso a las carpetas de documentos de los empleados relacionados, como los subordinados directos o los empleados incluidos en el ámbito del rol:
Ninguno: sin acceso a los documentos de la carpeta seleccionada.
Ver: permite a los usuarios abrir y descargar documentos.
Editar: permite a los usuarios cargar, actualizar y eliminar documentos, así como solicitar firmas electrónicas.
Los usuarios con acceso de edición pueden solicitar firmas electrónicas solo para los documentos de las carpetas que están autorizados a editar y solo para los empleados incluidos en su ámbito de permisos.
Haga clic en Guardar
Solicitar una firma electrónica
Al cargar un documento
Vaya a la pestaña Documentos.
Haga clic en el botón + Añadir documento > Cargar y distribuir archivos o Dividir y distribuir PDF (según el archivo).
Seleccione la carpeta Documento para un documento.
Cargue un documento PDF o DOCX.
Marque la opción Solicitar firma electrónica.
Seleccione el proveedor de firma.
Seleccione el tipo de firma deseado (si procede):
Firma Electrónica Simple – Adecuada principalmente para documentos internos como políticas, acuerdos y confirmaciones.
💡 Disponible de forma gratuita para todos los clientes del plan Pro.
Firma Electrónica Avanzada – Proporciona un mayor nivel de seguridad y verificación de identidad que una firma simple, lo que la hace adecuada para documentos internos de RR. HH., acuerdos y archivos relacionados con el cumplimiento normativo.
Firma Electrónica Cualificada – Ofrece el nivel más alto de validez legal, equivalente a una firma manuscrita según la legislación de la UE. Recomendado para contratos de alto valor y transacciones oficiales.
Incluya firmantes adicionales si es necesario.
Pasar a la página siguiente.
Asigne el documento a uno o varios empleados.
Los empleados asignados recibirán una notificación por correo electrónico, una tarea o una notificación en el panel de control.
En el modo de vista previa del documento
Abra el documento en modo de vista previa.
Si es un usuario de RRHH/Admin, verá el botón Solicitar firma electrónica.
Haga clic en el botón Solicitar firma electrónica.
Seleccione el proveedor de firma.
Seleccione el tipo de firma deseado (si procede).
Incluya firmantes adicionales si es necesario.
El empleado asignado recibirá una notificación para firmar el documento.
Firmar un documento
Vaya a la carpeta de documentos de su perfil.
Abra el documento que requiere su firma electrónica.
Haga clic en el botón Firmar.
Si el documento fue enviado utilizando la Firma Electrónica Simple (SES), se abrirá en una página de vista pública donde podrás revisar el archivo, confirmar que lo entiendes y estás de acuerdo, y luego firmarlo.
Para los documentos enviados a través de otros proveedores, serás redirigido a Signaturit o Autenti. Sigue sus instrucciones para completar el proceso de firma.
Si decides no firmar, deberás proporcionar un motivo para el rechazo.
Seguimiento del estado del documento y todos los firmantes
El estado del documento se actualizará a Pendiente, Firmado o Rechazado en función de la acción del empleado. El estado Expirado indica que el documento no se ha firmado en el plazo de tres meses.
El estado será visible en la lista de documentos y en el modo de vista previa.
La columna Firmantes muestra los avatares de todos los firmantes asignados. Haz clic en los avatares para ver una ventana emergente con información sobre el estado de cada firmante (por ejemplo, firmado, pendiente, rechazado).
En la vista previa del documento, los avatares de todos los firmantes se muestran junto a la etiqueta de estado de la firma. Al hacer clic en estos avatares también se mostrarán los estados de los firmantes.
Cuando el estado sea «Error al procesar», coloque el cursor sobre el estado para ver el motivo del error, por ejemplo, «Falta un correo electrónico».
Filtrar datos
Utilice el filtro por estado de firma electrónica para obtener información sobre documentos en distintos estados. Por ejemplo, seleccione el estado «Pendiente» y establezca el intervalo de tiempo en el último mes para identificar y recordar a los destinatarios la necesidad de firmar el documento.
También puede filtrar por fechas para revisar documentos específicamente dentro de un intervalo de fechas seleccionado. Además, todos los documentos rechazados o no tramitados se mostrarán en la parte superior, ya que son los que más requieren su atención.
Los empleados que se nieguen a firmar un documento pueden dejar un comentario explicando su decisión. Este comentario será visible cuando pase el ratón por encima del estado «Rechazado».
Reintentar la firma electrónica
Si un documento tiene el estado «No se ha podido procesar», puede volver a intentar enviarlo para su firma electrónica. Una vez resuelto el problema (por ejemplo, si se ha añadido una dirección de correo electrónico que faltaba), el documento se puede volver a enviar.
Haga clic en los tres puntos y seleccione «Reintentar la firma electrónica». El documento se enviará para su firma una vez más.
Notificaciones
Notificación por correo electrónico: Se enviará al empleado un correo electrónico con un enlace a Signaturit.
Creación de tarea: Se creará una tarea con un botón Firmar en la lista de tareas del empleado.
Notificación en el panel de control: Aparecerá una notificación en el salpicadero del empleado.
Exigir el inicio de sesión antes de firmar documentos
Para añadir una capa adicional de seguridad, puede exigir a los empleados que inicien sesión en PeopleForce antes de poder abrir y firmar los documentos recibidos por correo electrónico.
Cuando esta opción está activada, PeopleForce verifica que la persona que abre el enlace de firma sea el firmante previsto. Solo los firmantes autorizados pueden acceder al documento y firmarlo. Esta configuración se aplica a PeopleSign SES.
Los participantes en el proceso de preincorporación quedan excluidos de este requisito. Si un empleado tiene un proceso de preincorporación activo, puede abrir y firmar documentos sin iniciar sesión en PeopleForce.
Para habilitar esta opción:
Vaya a Configuración → Seguridad → Autenticaciones.
Seleccione Iniciar sesión para firmar.
Haga clic en Guardar.
Volver a intentar las firmas electrónicas vencidas
Si una solicitud de firma electrónica ha vencido, puedes volver a enviarla con unos pocos clics sin necesidad de eliminar y volver a cargar el documento. Esto te ayuda a recordar rápidamente a los empleados que deben firmar los documentos vencidos y te ahorra tiempo a la hora de gestionar un gran número de solicitudes vencidas.
Para volver a intentar una solicitud de firma electrónica vencida:
Ve a Documentos.
Busca el documento con el estado venció.
Haz clic en el menú de tres puntos situado junto al documento.
Selecciona Reintentar la firma electrónica.
PeopleForce enviará una nueva solicitud de firma a los firmantes originales.
Reintentar varios documentos caducados
También puedes reenviar varias solicitudes de firma electrónica caducadas a la vez:
Abre la página Documentos.
Selecciona uno o varios documentos.
Elige Reintentar la firma electrónica en el menú de acciones masivas.