La función Dividir y distribuir PDF permite a los usuarios dividir uno o varios archivos PDF y asignar automáticamente documentos específicos a diferentes empleados en función de criterios predefinidos, como los campos de coincidencia de empleados en la configuración de la carpeta Documentos. Esta función es especialmente útil para distribuir documentos como nóminas, ya que asigna automáticamente los documentos a los empleados correctos. Al activar la función de asignación automática de documentos durante el proceso de carga, los usuarios pueden gestionar fácilmente la distribución de documentos con precisión y eficacia.
Dividir y distribuir documentos
Dividir y distribuir documentos
Vaya a la pestaña Documentos.
Haga clic en el botón + Añadir documento.
Seleccione Dividir y distribuir PDF.
Seleccione la carpeta de documentos correspondiente donde se almacenarán los archivos.
Cargue el archivo PDF desde su ordenador.
Active el conmutador Emparejamiento automático de documentos con empleados para garantizar la correcta asignación de las páginas divididas a los empleados.
Haga clic en el botón Dividir y distribuir para completar el proceso.
Revisar o enviar los documentos cotejados
Revisar o enviar los documentos cotejados
Si es la primera vez que realiza este proceso y desea revisar todos los archivos, haga clic en Revisar todos. Se le mostrarán los expedientes, empezando por los emparejados automáticamente y siguiendo por el resto.
El sistema selecciona automáticamente un empleado para cada documento coincidente en el modo de vista previa.
Una vez que esté seguro de que todos los documentos se han emparejado correctamente, simplemente haga clic en Enviar documentos emparejados y estará todo listo.
Solicitar la firma electrónica y añadir firmantes adicionales
Solicitar la firma electrónica y añadir firmantes adicionales
Una vez que los expedientes se han emparejado automáticamente con los empleados, puede solicitar una firma electrónica y añadir firmantes adicionales al documento. Para solicitar una firma electrónica e incluir firmantes adicionales, siga estos pasos:
Solicitud inmediata de firma electrónica
En la ventana emergente con los resultados de la búsqueda automática, marque la casilla Solicitar firma electrónica para documentos coincidentes.
Si desea añadir firmantes adicionales, marque la casilla Incluir firmantes adicionales y seleccione una de las opciones desplegables:
Manager: El superior directo del empleado en la estructura organizativa.
Manager del manager: El responsable indirecto con mayor responsabilidad.
Empleados específicos: Seleccione cualquier persona de la lista desplegable.
Líder(es) del equipo: El directivo que supervisa el equipo del empleado.
Manager de 3er nivel: El directivo designado en el tercer nivel jerárquico.
Referencia del empleado: Persona vinculada al perfil del empleado a través de un campo personalizado.
Gerente del departamento: El responsable del departamento del empleado.Haga clic en el botón Enviar documentos coincidentes.
3. Cada persona seleccionada recibirá una solicitud de firma electrónica, lo que les permitirá firmar simultáneamente.
Si ha configurado los ajustes para solicitar la firma electrónica e incluir firmantes adicionales y, a continuación, ha hecho clic en «Vista previa», dichos ajustes se guardarán para cada archivo en modo de vista previa.
Revisión de documentos antes de la solicitud de firma electrónica
Si desea revisar documentos antes de enviar solicitudes de firma electrónica:
Haga clic en el botón Revisar todo.
Marque la casilla Solicitar firma electrónica.
Si se necesitan firmantes adicionales, marque la casilla Incluir firmantes adicionales y seleccione de las mismas opciones desplegables anteriores.
Haga clic en Cargar y revisar documentos y proceda a revisar cada documento antes de finalizar el proceso.
Ambas opciones le permiten solicitar firmas electrónicas, pero la segunda opción le da la oportunidad de revisar todos los documentos antes de iniciar el proceso de firma.
Ver los firmantes
Ver los firmantes
Si un documento está en estado Pendiente, significa que aún no lo han firmado todos los firmantes. Si pasa el ratón por encima del estado de la firma, verá una lista de los empleados que aún tienen que firmar. Cuando un empleado firme, su nombre desaparecerá de la lista.
Continuar la carga más tarde
Continuar la carga más tarde
Si los usuarios tienen que cambiar repentinamente a otra tarea, pueden Continuar subiendo más tarde. La pestaña Documentos mostrará un recordatorio de los documentos subidos incompletos. Puede continuar la carga en cualquier momento haciendo clic en el botón Continuar.
