Para empezar a utilizar el módulo PeopleTime, primero debe crear sus proyectos. Para ello, abra Proyectos en la barra de menú de la izquierda.
1. Se abrirá la pestaña Proyectos. Antes de empezar en esta pestaña, vaya a Gestionar clientes y cree los que desee, para poder unirlos después al proyecto correspondiente.
¿Cómo se crea un nuevo proyecto?
Ahora cree el proyecto propiamente dicho. En la esquina de la derecha, haga clic en Añadir proyecto. A continuación, rellene los campos pertinentes del proyecto:
Dale un nombre al proyecto;
Elija un cliente de la lista;
Código del proyecto;
Describa brevemente el proyecto;
Seleccione el tipo de proyecto: "Tiempo y materiales" (si el coste cubre las horas empleadas por el cliente), "Precio fijo" o "Proyecto no remunerado";
Tipo de presupuesto (por ejemplo, Coste total si ha especificado "Precio fijo" más arriba) y especifique la moneda para el cálculo;
A continuación, especifique el importe total del presupuesto;
La fecha de inicio y fin del proyecto.
Guarda el proyecto.
2. Abra el proyecto que acaba de crear. En la parte derecha, frente al nombre, pulse los tres puntos para editar el proyecto:
Aquí debe añadir la siguiente información:
Crear un grupo de tareas;
A continuación, debe crear las propias tareas y marcar a qué grupo pertenecen. Las tareas pueden marcarse como remuneradas o no remuneradas;
Añadir miembros del equipo.
Por defecto se añadirá un jefe de proyecto, que puede cambiarse más adelante.
Delante de cada miembro del equipo, vemos la " Tarifa de coste", que muestra el coste por hora de la persona que trabaja en ese proyecto.
En el campo " Tarifa de facturación" indicamos cuánto está pagando el cliente por este proyecto y cuánto beneficio estamos obteniendo.
Puede rellenar la información sobre la tarifa por hora en el perfil del empleado en la pestaña "Hora". Aquí introducimos cuántas horas a la semana trabaja la persona, su tarifa horaria y el pago por hora por defecto.
Hoja de control
Una vez creado el proyecto, pase a rellenar el parte de horas. La hoja de control de horas se rellena en la página del empleado, en la pestaña Hora o en la barra de menú de la izquierda Hora.
Para añadir información, haga clic en "Registro de horas - Añadir equipo", seleccione el proyecto y la tarea. A continuación, puede introducir el tiempo dedicado a esta tarea. En este formulario no puede enviar el horario para su confirmación, sino dejarlo como borrador hasta el final de la semana. El horario estará en este estado todo este tiempo y podrá verlo en el informe. Durante la semana, el gestor puede ver en tiempo real cómo rellena el horario el empleado, qué tareas realiza y cuánto tiempo indica.
Puede añadir una línea, especificar otra tarea y fijar la hora. A continuación, puedes enviar el horario a tu jefe para que lo apruebe. Él o ella recibirá un correo electrónico de que has completado el horario, puede hacer clic en el enlace del correo electrónico de PeopleForce, ver las tareas que el empleado está haciendo, ver el tiempo empleado y aprobar el horario. También puede escribir comentarios en los horarios y el gerente podrá revisarlos.
Aquí también puede ver las hojas de control de horas completadas por sus empleados, en espera (las que usted ha completado) o borradores (las que sus empleados han completado pero no han tenido tiempo de enviarlas para su aprobación).
Aquí puede ver cuánto tiempo se ha dedicado a cada proyecto.
3. Veamos un ejemplo de uno de los proyectos, cómo se ve cuando los gráficos están llenos.
Cuando abra el proyecto, delante de usted verá:
todas las horas empleadas en el proyecto;
el coste total del proyecto;
el presupuesto restante.
A continuación, verá delante de usted un gráfico que muestra el tiempo que los empleados han dedicado al proyecto:
horas facturables - se marcarán en azul;
horas no facturables - se marcarán en gris;
coste acumulativo.
En la parte inferior puede ver todas las tareas creadas en este proyecto y el equipo (los empleados que se han añadido al proyecto).