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Las políticas de permisos son directrices esenciales que describen cómo los empleados pueden recibir, gestionar y utilizar su tiempo libre, garantizando un enfoque justo y organizado de las ausencias en el lugar de trabajo. Estas políticas permiten crear normas personalizadas que especifican las particularidades del tiempo libre en función de las necesidades de la empresa. Se pueden diseñar políticas diferentes para distintos tipos de ausencias, como vacaciones, baja por enfermedad o incluso seguimiento de los días de trabajo desde casa.
Añadir un tipo de permiso
Añadir un tipo de permiso
El tipo de permiso es una categoría de ausencia que se mostrará en el perfil utilizado, como baja por enfermedad, vacaciones anuales, etc. Cada tipo puede contener varias políticas de vacaciones, por ejemplo, políticas separadas para diferentes ubicaciones.
Para añadir un nuevo tipo de permiso, siga estos pasos:
Vaya a Ajustes > HR > Políticas de Permiso.
Haga clic en el botón + Añadir tipo de Permiso.
Introduzca el nombre de la política.
Elija cómo se hará el seguimiento de esta licencia en días u horas.
Seleccione el icono y el color apropiados para el tipo de permiso.
Guarde la configuración.
Una vez creado el tipo, proceda a configurar la política.
Tipos de permisos
Tipos de permisos
Cada tipo puede contener varias políticas de vacaciones. Por ejemplo, se pueden especificar varias reglas de acumulación de vacaciones para empleados de distintas ubicaciones.
Existen dos tipos de políticas de vacaciones:
El tipo de vacaciones acumulativas está destinado a establecer la cantidad de tiempo libre disponible para el empleado y especificar reglas estrictas de su acumulación.
El tipo de permiso no acumulativo se supone que controla el tiempo libre utilizado y no impone ninguna restricción de este tipo, por ejemplo, si desea controlar la cantidad de tiempo que un empleado trabaja fuera de la oficina. Se mostrará el saldo de las vacaciones solicitadas en lugar del tiempo libre disponible.
Configuración de políticas acumulativas
Configuración de políticas acumulativas
Para añadir una nueva política acumulativa, complete los siguientes pasos:
Elija el tipo de licencia que debe incluir esta póliza y haga clic en el botón + junto a ella.
Seleccione el tipo acumulado.
3. Indique el nombre de la política. Sólo será visible para usted.
4. Seleccione el tipo de actividad adecuado para la baja:
No laborable, pago
No laborable, pago
Este tipo se utiliza para los casos en que los empleados no desempeñan funciones laborales durante la baja pero siguen percibiendo una indemnización por ese periodo. Por ejemplo, cuando un empleado no puede trabajar por enfermedad o lesión, pero sigue percibiendo su salario habitual.
No laborable, no pago
No laborable, no pago
Esta categoría está pensada para situaciones en las que un empleado no desempeña funciones laborales y no percibe remuneración por ese periodo. Por ejemplo, cuando un empleado se toma tiempo libre por motivos personales, como emergencias familiares, vacaciones prolongadas o ampliación de estudios.
Laborable, pago
Laborable, pago
Este tipo de actividad cubre los días en los que el empleado participa activamente en tareas laborales y se le paga por este tiempo. Puede utilizarse para horas extraordinarias o trabajo desde casa.
5. Elija cómo deben contarse los días de vacaciones. Si selecciona días laborables, sólo se contarán como días de vacaciones los días laborables. Por lo tanto, los fines de semana y los días festivos se excluirán del cómputo total de días de vacaciones. De lo contrario, se contarán todos los días de calendario.
6. En los campos Instrucciones, puede proporcionar información adicional a los empleados, por ejemplo, cómo solicitar tiempo libre.
7. Si es necesario, permita solicitudes con saldo negativo para que los empleados puedan solicitar tiempo libre aunque no esté acumulado en su saldo.
Ejemplo: Un empleado con un saldo de vacaciones de 2 días todavía puede solicitar 5 días de vacaciones, lo que resulta en un saldo de -3 días.
8. Si es necesario, restrinja las solicitudes que se superponen para evitar que los empleados presenten solicitudes de vacaciones con fechas que ya han utilizado.
Ejemplo: Si un empleado solicita vacaciones del 1 al 5 de noviembre y vuelve a intentar solicitarlas para esas mismas fechas, el sistema emitirá una notificación de error.
9. Especificar si los empleados pueden disfrutar de vacaciones durante su periodo de prueba.
10. Si es necesario, restrinja la modificación del desglose para que los empleados no puedan editarlo mientras presentan la solicitud de vacaciones.
Ejemplo: Si un empleado ha solicitado vacaciones por 1 día, no podrá modificarlas a 0,5 de día si la opción Restringir modificación de desglose está activada. Del mismo modo, si la política es en horas, y un empleado ha solicitado permiso para 1 día (8 horas), no podrá modificarlo a 4 horas si esta opción está activada.
11. Establezca un límite mínimo diario que pueda utilizarse para ausentarse. Si pones 1 día, el empleado no podrá pedir varias horas de ausencia.
12. Especifique los días totales mínimos y máximos que puede solicitar un empleado.
Ejemplo: Si la cantidad total mínima es de 2 días, pueden solicitar al menos 2 días libres. Si la cantidad total máxima es de 10 días, los empleados no pueden solicitar más de 10 días libres.
13. Especifique el número mínimo de días que un empleado puede solicitar vacaciones antes de que comiencen. Por ejemplo, los empleados sólo pueden solicitar tiempo libre a partir de 2 días antes de la licencia y no más tarde.
14. Con un periodo máximo de preaviso, puede evitar solicitudes excesivamente tempranas. Por ejemplo, los empleados no pueden solicitar tiempo libre con más de 90 días de antelación.
Ejemplo: Si no desea establecer ningún límite, deje el campo vacío.
15. Especifique el punto de inicio del funcionamiento de la póliza, ya sea desde el primer día de trabajo, semana, mes, año u otro. Si la acumulación de vacaciones de un empleado comienza desde el primer día de trabajo, ponga 0.
16. Establezca el saldo inicial para proporcionar un determinado número de días a un empleado desde su primer día de trabajo. Si su empresa no ofrece esta posibilidad, puede omitir esta opción.
Por ejemplo, si la acumulación de vacaciones comienza 6 meses después de la fecha de contratación con un saldo inicial de 12 días, significa que después de 6 meses, se acumularán 12 días al saldo del empleado.
17. En el campo Acumulados, determine el número de días de vacaciones asignados a los empleados y la frecuencia con la que se distribuyen. Por ejemplo, los empleados reciben 2 días de vacaciones cada mes.
18. Especifique cuándo se acumulan los días de vacaciones: en la fecha de contratación o al inicio del mes.
19. Establezca el saldo máximo que puede tener un empleado. La acumulación se detendrá una vez alcanzado este número. Esta opción es innecesaria si los días se acumulan continuamente sin un máximo predefinido.
20. En el campo Monto arrastrado fije el número de días que el empleado puede trasladar al siguiente periodo:
Ninguna
Ninguna
Esta opción es para sus empresas que no utilizan el traspaso de días de vacaciones no utilizados para el siguiente período. Los días de vacaciones no utilizados expirarán en la fecha de contratación de un año o al principio del año, según los ajustes de su política de vacaciones.
Ilimitado
Ilimitado
Esta opción permite que los días de vacaciones no utilizados se acumulen continuamente sin un límite predefinido. Por ejemplo, un empleado tiene 5 días de vacaciones no utilizados, con esta opción estos 5 días se transferirán al siguiente periodo.
Hasta
Hasta
Esta opción se utiliza cuando se desea establecer un número determinado de días que se pueden transferir al periodo siguiente. Cuando seleccione esta opción, especifique el número máximo de días que se pueden transferir.
21. Si lo desea, puede retrasar el arrastre de los días de vacaciones no disfrutados varios meses en el campo correspondiente. Si retrasa el arrastre 2 meses, significa que el saldo del empleado se actualizará 2 meses después de la fecha seleccionada en el campo Fecha de arrastre y en función del importe arrastrado.
22. En el campo Fecha de arrastre, especifique cuándo debe producirse la actualización del saldo: fecha concreta o fecha de contratación del empleado.
23. Seleccione cómo debe producirse el primer devengo:
Prorratear
Prorratear
Esta opción significa que el número de días devengados se determina proporcionalmente a la fecha de incorporación a la empresa. Por ejemplo, si un empleado tiene derecho a 20 días de vacaciones al año y se incorpora a la empresa a mitad de año, sólo devengará 10 días, no los 20 completos.
Importe completo
Importe completo
Esta opción significa que el importe total de días especificado como primer devengo se devengará cuando un empleado se incorpore a la empresa.
24. Especifique cuándo deben producirse los devengos:
Fin del periodo de devengo
Fin del periodo de devengo
Seleccione esta opción si proporciona a los empleados días de vacaciones correspondientes al período de trabajo anterior. Por ejemplo, el empleado entra a trabajar el 1 de julio, y se acumulan 2 días a su saldo el último día del mes.
Inicio del periodo de devengo
Inicio del periodo de devengo
Elija esta opción si prefiere que los días se acumulen por adelantado al principio del periodo de acumulación. Por ejemplo, si un empleado empieza a trabajar el 2 de julio, se acumularían dos días a su saldo en la misma fecha.
25. En la sección Aprobaciones, puede activar la aprobación de vacaciones si es necesaria en su empresa.
Tiene la flexibilidad de elegir entre un único autorizador o tantos como sean necesarios, en función de las necesidades específicas y la estructura de su empresa.
26. Añadir aprobador de la lista:
Manager: Es el jefe directo del empleado al que depende en la estructura organizativa.
Manager del manager: Esta persona tiene más influencia o responsabilidad que el jefe directo. Considera la solicitud general desde la perspectiva de la dirección general y decide sobre su aprobación o rechazo.
Manager de 3er nivel: Un gerente de tercer nivel en la jerarquía organizacional.
Líder(es) del equipo: El líder del equipo del empleado. Esta persona conoce el trabajo del equipo y su capacidad para mantener la productividad durante la ausencia del empleado.
Empleado específico: aquí se puede elegir cualquier persona del menú desplegable. Se puede designar a un manager de RRHH.
Gerente del departamento: el aprobador será el gerente del departamento correspondiente.
Referencia del empleado: esta persona se integra en el perfil del empleado mediante un campo personalizado titulado "Responsable de aprobar solicitudes de permiso". Se pueden elegir diferentes empleados para la aprobación en los perfiles de empleados.
La solicitud de aprobación se enviará a las personas seleccionadas en la secuencia especificada en la configuración de la política de permisos. Es importante tener en cuenta que todas las personas seleccionadas para la aprobación tienen la misma autoridad. Si alguna de las personas aprobadas rechaza la solicitud, ésta será rechazada.
27. Puede activar la omisión de aprobaciones no asignadas si un empleado no tiene un aprobador, por lo que su solicitud de vacaciones no puede ser aprobada. Entonces, la solicitud será redirigida automáticamente a la siguiente etapa(aprobador).
28. Habilite y seleccione la sustitución de aprobador si el aprobador principal está de vacaciones.
29. Establezca el método de redondeo y la precisión de redondeo para configurar cómo debe mostrarse el saldo de permisos a los empleados. Para más detalles sobre el redondeo del saldo, consulte el enlace proporcionado.
30. Configurar la visibilidad de la política de permisos:
Público
Público
Los nombres e iconos del tipo de ausencia se muestran en la lista de Quién está fuera hoy, el horario y el calendario de todos los usuarios.
Privado
Privado
Deje los nombres de los tipos y los iconos ocultos en la lista de Quién está fuera hoy, el horario y el calendario para los usuarios habituales, mientras permanecen visibles para los administradores y aprobadores.
31. En caso necesario, permitir que los empleados retiren sus solicitudes de vacaciones.
32. Marque añadir comentarios como necesario si necesita obtener algunos detalles mientras un empleado presenta una solicitud de vacaciones.
33. Permita añadir archivos adjuntos si necesita obtener algunos archivos mientras un empleado presenta una solicitud de permiso.
34. Habilite la notificación de aprobación para informar a los empleados sobre la aprobación de su solicitud. Puede añadir su propio texto de notificación. Si no es necesario, puede omitir esta opción y los empleados recibirán notificaciones estándar de que sus vacaciones han sido aprobadas.
35. Guarde la política una vez rellenados todos los parámetros.
Configuración de políticas no acumulativas
Configuración de políticas no acumulativas
Para añadir una nueva política acumulativa, complete los siguientes pasos:
Elija el tipo de licencia que debe incluir esta póliza y haga clic en el botón + junto a ella.
Seleccione el tipo seguimiento manual.
3. Indique el nombre de la política. Sólo será visible para usted.
4. Seleccione el tipo de actividad adecuado para la baja:
No laborable, pago
No laborable, pago
Este tipo se utiliza para los casos en que los empleados no desempeñan funciones laborales durante la baja pero siguen percibiendo una indemnización por ese periodo. Por ejemplo, cuando un empleado no puede trabajar por enfermedad o lesión, pero sigue percibiendo su salario habitual.
No laborable, no pago
No laborable, no pago
Esta categoría está pensada para situaciones en las que un empleado no desempeña funciones laborales y no percibe remuneración por ese periodo. Por ejemplo, cuando un empleado se toma tiempo libre por motivos personales, como emergencias familiares, vacaciones prolongadas o ampliación de estudios.
Laborable, pago
Laborable, pago
Este tipo de actividad cubre los días en los que el empleado participa activamente en tareas laborales y se le paga por este tiempo. Puede utilizarse para horas extraordinarias o trabajo desde casa.
5. Elija cómo deben contarse los días de vacaciones. Si selecciona días laborables, sólo se contarán como días de vacaciones los días laborables. Por lo tanto, los fines de semana y los días festivos se excluirán del cómputo total de días de vacaciones. De lo contrario, se contarán todos los días de calendario.
6. En los campos Instrucciones, puede proporcionar información adicional a los empleados, por ejemplo, cómo solicitar tiempo libre.
7. Si es necesario, restrinja las solicitudes que se superponen para evitar que los empleados presenten solicitudes de vacaciones con fechas que ya han utilizado.
Ejemplo: Si un empleado solicita vacaciones del 1 al 5 de noviembre y vuelve a intentar solicitarlas para esas mismas fechas, el sistema emitirá una notificación de error.
8. Especificar si los empleados pueden disfrutar de vacaciones durante su periodo de prueba.
9. Si es necesario, restrinja la modificación del desglose para que los empleados no puedan editarlo mientras presentan la solicitud de vacaciones.
Ejemplo: Si un empleado ha solicitado vacaciones por 1 día, no podrá modificarlas a 0,5 de día si la opción Restringir modificación de desglose está activada. Del mismo modo, si la política es en horas, y un empleado ha solicitado permiso para 1 día (8 horas), no podrá modificarlo a 4 horas si esta opción está activada.
10. Establezca un límite mínimo diario que pueda utilizarse para ausentarse. Si pones 1 día, el empleado no podrá pedir varias horas de ausencia.
11. Especifique los días totales mínimos y máximos que puede solicitar un empleado.
Ejemplo: Si la cantidad total mínima es de 2 días, pueden solicitar al menos 2 días libres. Si la cantidad total máxima es de 10 días, los empleados no pueden solicitar más de 10 días libres.
12. Especifique el número mínimo de días que un empleado puede solicitar vacaciones antes de que comiencen. Por ejemplo, los empleados sólo pueden solicitar tiempo libre a partir de 2 días antes de la licencia y no más tarde.
13. Con un periodo máximo de preaviso, puede evitar solicitudes excesivamente tempranas. Por ejemplo, los empleados no pueden solicitar tiempo libre con más de 90 días de antelación.
Ejemplo: Si no desea establecer ningún límite, deje el campo vacío.
14. En la sección Aprobaciones, puede activar la aprobación de vacaciones si es necesaria en su empresa.
Tiene la flexibilidad de elegir entre un único autorizador o tantos como sean necesarios, en función de las necesidades específicas y la estructura de su empresa.
15. Añadir aprobador de la lista:
Manager: Es el jefe directo del empleado al que depende en la estructura organizativa.
Manager del manager: Esta persona tiene más influencia o responsabilidad que el jefe directo. Considera la solicitud general desde la perspectiva de la dirección general y decide sobre su aprobación o rechazo.
Manager de 3er nivel: Un gerente de tercer nivel en la jerarquía organizacional.
Líder(es) del equipo: El líder del equipo del empleado. Esta persona conoce el trabajo del equipo y su capacidad para mantener la productividad durante la ausencia del empleado.
Empleado específico: aquí se puede elegir cualquier persona del menú desplegable. Se puede designar a un manager de RRHH.
Gerente del departamento: el aprobador será el gerente del departamento correspondiente.
Referencia del empleado: esta persona se integra en el perfil del empleado mediante un campo personalizado titulado "Responsable de aprobar solicitudes de permiso". Se pueden elegir diferentes empleados para la aprobación en los perfiles de empleados.
La solicitud de aprobación se enviará a las personas seleccionadas en la secuencia especificada en la configuración de la política de permisos. Es importante tener en cuenta que todas las personas seleccionadas para la aprobación tienen la misma autoridad. Si alguna de las personas aprobadas rechaza la solicitud, ésta será rechazada.
16. Puede activar la omisión de aprobaciones no asignadas si un empleado no tiene un aprobador, por lo que su solicitud de vacaciones no puede ser aprobada. Entonces, la solicitud será redirigida automáticamente a la siguiente etapa(aprobador).
17. Habilite y seleccione la sustitución de aprobador si el aprobador principal está de vacaciones.
18. Establezca el método de redondeo y la precisión de redondeo para configurar cómo debe mostrarse el saldo de permisos a los empleados. Para más detalles sobre el redondeo del saldo, consulte el enlace proporcionado.
19. Configurar la visibilidad de la política de permisos:
Público
Público
Los nombres e iconos del tipo de ausencia se muestran en la lista de Quién está fuera hoy, el horario y el calendario de todos los usuarios.
Privado
Privado
Deje los nombres de los tipos y los iconos ocultos en la lista de Quién está fuera hoy, el horario y el calendario para los usuarios habituales, mientras permanecen visibles para los administradores y aprobadores.
20. En caso necesario, permitir que los empleados retiren sus solicitudes de vacaciones.
21. Marque añadir comentarios como necesario si necesita obtener algunos detalles mientras un empleado presenta una solicitud de vacaciones.
22. Permita añadir archivos adjuntos si necesita obtener algunos archivos mientras un empleado presenta una solicitud de permiso.
23. Habilite la notificación de aprobación para informar a los empleados sobre la aprobación de su solicitud. Puede añadir su propio texto de notificación. Si no es necesario, puede omitir esta opción y los empleados recibirán notificaciones estándar de que sus vacaciones han sido aprobadas.
24. Guarde la política una vez rellenados todos los parámetros.