Hemos añadido una nueva función a las políticas de asistencia en PeopleForce que le permite establecer aprobadores para las hojas de horas directamente dentro de la configuración de la política. Esto simplifica el proceso de aprobación de las hojas de horas definiendo claramente quién aprobará o rechazará las hojas de horas, asegurando una mejor organización y eficiencia en el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados.
Configurar la política de asistencia
Configurar la política de asistencia
El asistente actualizado de la política de asistencia incluye ahora cuatro pasos personalizables:
En la sección Detalles, asigne un nombre a la política que se ajuste a su finalidad, como «Asistencia de equipo remoto» u «Hojas de horas del personal de almacén».
En la sección Ajustes, habilite los descansos, establezca los límites de descansos diarios y active la función de autorrelleno para las entradas y las horas de descanso.
3. En la sección Aprobaciones, asigne aprobadores para las hojas de horas a partir de un menú flexible de opciones:
Manager: El supervisor directo del empleado al que depende dentro de la estructura organizativa.
Manager del manager: El gerente indirecto con mayor influencia o responsabilidad que el supervisor directo.
Empleados específicos: Puede seleccionar cualquier individuo del menú desplegable.
Líder(es) de equipo: El directivo responsable de supervisar al equipo del empleado.
Responsable de tercer nivel: La persona designada como responsable de tercer nivel en la jerarquía de la organización.
Referencia del empleado: Un individuo vinculado al perfil del empleado a través de un campo personalizado.
Gerente del departamento: El gerente responsable del departamento del empleado.
Funciones adicionales:
Saltar aprobaciones no asignadas: Omita automáticamente las aprobaciones no asignadas para agilizar el proceso.
Sustitución de aprobadores de permiso: Reenvíe automáticamente las solicitudes de aprobación a un sustituto si el aprobador asignado no está disponible.
4. En la sección Empleados, asigne la política a ubicaciones, departamentos o individuos específicos. También puede añadir exclusiones para asegurarse de que la política sólo se aplica a los empleados pertinentes.
Presentar una hoja de horas
Presentar una hoja de horas
El proceso sigue siendo el mismo: a principios de mes, puede enviar la hoja de horas del mes anterior en la pestaña de fichar. Sólo tiene que abrir la pestaña, rellenar o autocompletar las entradas, localizar el botón Enviar y hacer clic en él. Una vez enviado, el estado cambiará a «Pendiente» y se actualizará a «Aprobado» o «Rechazado» en función de las acciones de los aprobadores.
Tras el envío, todos los aprobadores estarán visibles en la página Reloj de entrada, lo que le permitirá realizar un seguimiento del proceso de aprobación y enviar avisos para acelerar las aprobaciones en caso necesario.
Notificaciones de revisión de partes de horas
Notificaciones de revisión de partes de horas
Los aprobadores reciben una notificación instantánea cuando un empleado envía un parte de horas. Estas notificaciones aparecen en la barra de notificaciones y en el widget de tareas pendientes, garantizando un acceso rápido y sencillo.
Aprobar o rechazar partes de horas
Aprobar o rechazar partes de horas
Los aprobadores pueden revisar fácilmente las hojas de horas haciendo clic en la notificación o navegando hasta el widget de tareas pendientes y seleccionando Revisar solicitud. La hoja de horas se enviará para su aprobación a cada aprobador uno por uno, de acuerdo con la configuración de la política de asistencia.
Si una hoja de horas es rechazada, el aprobador debe dejar un permiso explicando el motivo. A continuación, el empleado puede revisar la hoja de horas, realizar los ajustes necesarios y volver a enviarla para su aprobación.
Seguimiento de los estados de las hojas de horas
Seguimiento de los estados de las hojas de horas
El flujo de trabajo de cuatro estados (No enviado → Pendiente → Aprobado/Rechazado) ayuda a los administradores a seguir fácilmente el estado de una hoja de horas en la pestaña Asistencia:
No enviado: La hoja de horas aún no se ha enviado.
Pendiente: La hoja de horas se ha enviado para su aprobación, pero no se ha aprobado ni rechazado.
Aprobado/Rechazado: La hoja de horas ha sido aprobada o rechazada por los aprobadores.
Filtrar datos de partes de horas
Filtrar datos de partes de horas
Utilice filtros para localizar rápidamente datos de partes de horas de empleados, departamentos o estados específicos. Esta función es especialmente útil para identificar partes de horas con el estado No presentado, lo que le permite enviar recordatorios individuales o masivos a los empleados para que completen su presentación.
Avise a los empleados
Avise a los empleados
Recuerde fácilmente a los empleados las hojas de horas no presentadas mediante acciones individuales o masivas. Los empleados avisados recibirán recordatorios directamente en las notificaciones del sistema, lo que garantizará la puntualidad de los envíos.
