Esta sección en el módulo PeopleHR existe para monitorizar los permisos y vacaciones de los empleados. La ventaja que tiene es la posibilidad de configurar cualquier tipo de ausencia en la empresa. La ausencia de un empleado tiene un impacto en las finanzas de la empresa y nuestra herramienta hará que te olvides de hojas, formularios y registros.

En el bloque de ajustes PeopleHR, ve a la categoría "Políticas de permiso".

Eliminar datos de demostración

El sistema ya tiene configurados por defecto cuatro tipos de permisos:

vacaciones anuales
baja por enfermedad
teletrabajo
no remunerado

Estos tipos pueden servir de ejemplo pero recomendamos que se eliminen y se empiece de cero.

Añadir tipos de permiso

En la sección Políticas de permiso, haz clic en el botón "Agregar tipo de permiso". Escribe el nombre del permiso, elige si se mide en días u horas y selecciona el icono y color apropiados.

Después de crear el tipo, procede a crear la Política: las reglas según las cuales se acumularán los días (o horas) de permiso.

Las políticas pueden ser:

Acumulativas: con un determinado límite de días por año, mes, etc., o con un límite de transferencias o cancelaciones de días al siguiente período.

No acumulativas: sin restricciones. Los empleados pueden solicitar cualquier número de días en cualquier momento.

Añadir una política acumulativa

Para agregar una política, haz clic en el signo más situado en la esquina derecha del tipo de permiso que acabas de crear. Luego selecciona el tipo "Acumulativa". ¡Listo!

Cuando seleccionas la Política acumulativa, verás 4 bloques de ajustes:

detalles
acumulación y arrastre
aprobaciones
ajustes

Configuración de políticas acumulativas

El primer paso es nombrar la política. Por ejemplo, "General" o "Estándar". El nombre de la política se mostrará en la página personal del empleado.

Opciones básicas

Permitir saldo negativo. Si no está marcada significa que los empleados no podrán realizar una solicitud de permiso si esto les genera un saldo negativo.

Tipo de actividad:

Trabajando: un tipo de política laboral se contaría como los días que el empleado estuvo trabajando, por ejemplo: “teletrabajo”.
No trabajando: "baja por enfermedad" o "vacaciones anuales".

Contabilización como días hábiles o días naturales:

días hábiles: solo los días hábiles se cuentan como días de permiso. Los fines de semana y días festivos no cuentan como utilizados para el permiso.
días naturales: todos los días desde la salida hasta el regreso se cuentan como utilizados para el permiso.

Límites:

Restringir solicitudes con saldo negativo: si está habilitado, los empleados pueden solicitar permisos incluso si esto resulta en un saldo negativo.

Ejemplo: un empleado con un saldo de 2 días aún puede solicitar 5 días de permiso, lo que resultará en un saldo de -3 días.

Restringir las solicitudes que se superponen: una opción que evita que los empleados envíen solicitudes de permiso que se superpongan con fechas que se utilizan para otro permiso.

Ejemplo: si un empleado solicitó un permiso del 1 al 5 de noviembre e intenta solicitar otro permiso que incluya alguna de esas mismas fechas, el sistema emitirá una notificación de error.

Restringir solicitudes durante período de prueba: determina si los empleados pueden tomar permisos durante el período de prueba.

Ejemplo: durante los primeros tres meses de trabajo, es común que los empleados no puedan tomar vacaciones.

Restringir modificaciones de desglose: si esta opción está activada, los empleados no pueden editar el desglose mientras envían la solicitud de permiso.

Ejemplo: si un empleado ha solicitado un permiso de 1 día, no puede modificarlo a 0,5 días si la opción "Restringir modificación de desglose" está activada. Del mismo modo, si la política se cuantifica en horas, y un empleado ha solicitado permiso de 1 día (8 horas), no podrá modificarlo a 4 horas si esta opción está habilitada.

Cantidad mínima diaria:

Establece límites diarios. Recomendamos utilizar el valor "1". Esto garantiza protección contra solicitudes de fracciones de días, como 0,5 o 0,25.
- Ejemplo: si un empleado intenta solicitar un permiso de sólo medio día (0,5) y el importe mínimo diario está configurado en "1", el sistema restringirá dichas solicitudes, manteniendo el límite mínimo de un día completo.

Cantidad mínima/máxima:

Especifica los días totales mínimos y máximos que un empleado puede solicitar.
- Ejemplo: si un empleado necesita dar un aviso mínimo de 2 días, puede solicitar un total de al menos 2 días libres.
- Ejemplo: si hay una configuración de aviso máximo de 10 días, el empleado no puede solicitar un permiso de más de 10 días.

Período de aviso mínimo/máximo:

Determina la antelación con la que un empleado debe solicitar un permiso.
- Ejemplo: un período de aviso mínimo de 2 días significa que los empleados solo pueden solicitar permisos al menos 2 días antes de que este comience.
Configuración de notificación máxima: especifica el período de notificación máximo permitido para evitar solicitudes excesivamente anticipadas.
- Ejemplo: si el período máximo de aviso se establece en 90 días, los empleados no pueden solicitar permisos con más de 90 días de antelación.

Acumluación y arrastre

Con esta función, se configuran reglas para los permisos.

Niveles de acumulación

Gracias a los niveles de acumulación, podrás ajustar la cantidad de días acumulados para el período requerido de acuerdo a las políticas de tu empresa.

Punto de inicio. Esta opción permite elegir a partir de qué momento (semana, mes, año) comienza la acumulación de vacaciones. Por ejemplo, si un empleado acaba de llegar a trabajar y tu empresa calcula las vacaciones a partir del 1er día, debes poner “0”.

El saldo inicial se establece si proporcionas una cierta cantidad de días a un empleado desde el primer día de trabajo (si tu empresa no lo tiene, omite esta opción).

Acumulación: cuántos días de vacaciones acumulan los empleados y con qué frecuencia. Por ejemplo, 2 días por mes desde la fecha de contratación/al inicio del mes.

El saldo máximo se establece si hay una determinada cantidad máxima de días que un empleado puede tener en el saldo. Si se acumulan días continuamente, omite esta opción.

Arrastre

Es una configuración obligatoria. Permite seleccionar políticas para la acumulación/cancelación de días de permiso.

Selecciona una de las funciones disponibles:

si tu empresa cancela los días de permiso en cada año contando desde la fecha de contratación o cada año natural, marca la opción "Ninguno".
si se arrastran una una determinada cantidad de días al siguiente período, marque la opción "Hasta" y seleccione la cantidad de días que se pueden transferir.
si se acumulan días de permiso de forma continua, elige la opción “Ilimitado”.

Ajustes

Primera acumulación:

prorratear cantidad total si se desea dar el número de días generados antes del inicio del mes o año (por ejemplo: si cada empleado acumula 20 días por año trabajado, si es contratado a mitad de año acumulará 10 días, no 20).
cantidad total, si la acumulación se realiza por completo.

Accruals happen:

si se conceden días de permiso durante el período de trabajo, selecciona la opción "Fin del período de acumulación"
si quieres que los días se acumulen por adelantado selecciona “Inicio del periodo de acumulación”.

Aprobaciones

Si los permisos requieren de aprobación, activa la opción "Habilitar aprobaciones".

Ofrecemos la flexibilidad de elegir un único aprobador o tantos como sean necesarios para un mejor alineamiento con las necesidades específicas y la estructura de la empresa.

1. Manager directo (gerente): el manager directo del empleado en la estructura de la empresa.

2. Manager indirecto (Manager del manager): un puesto con más responsabilidades que el manager. Consideran la solicitud de permiso desde una perspectiva de gestión general y deciden sobre su aprobación o rechazo.

3. Manager de 3er nivel: un gerente de tercer nivel en la jerarquía organizacional.

4. Líder(es) del equipo: el líder del equipo del empleado. Esta persona conoce el trabajo del equipo y su capacidad para mantener la productividad durante la ausencia del empleado.

5. Empleado: aquí se puede elegir cualquier persona del menú desplegable. Se puede designar a un manager de RRHH.

6. Responsable del departamento: el aprobador será el gerente del departamento correspondiente.

7. Referencia del empleado: esta persona se integra en el perfil del empleado mediante un campo personalizado titulado "Responsable de aprobar solicitudes de permiso". Se pueden elegir diferentes empleados para la aprobación en los perfiles de empleados.

La solicitud de aprobación se enviará a las personas seleccionadas en la configuración de la política de licencia. Es importante señalar que todas las personas seleccionadas para la aprobación tienen la misma autoridad. Si algún aprobador rechaza la solicitud, ésta será rechazada.

Omitir la opción de aprobaciones no asignadas: si un empleado no tiene un manager directo o un manager indirecto (manager del manager) o un líder de equipo, su solicitud de permiso no se puede aprobar. En este caso, se puede utilizar la función ''Omitir aprobaciones no asignadas'' al configurar la política de permisos. Esta función permite redirigir automáticamente la solicitud de permiso del empleado a la siguiente etapa (aprobador) para su aprobación sin bloquear el sistema.

Puedes leer más sobre las mejores prácticas para configurar la aprobación de solicitudes de permiso aquí.

Opción de notificación de aprobación: permite informar a los empleados sobre la aprobación de su solicitud. Puedes crear tu propia plantilla de notificaciones. Si esto no es necesario, puede omitir esta opción y los empleados recibirán notificaciones estándar informando de que su permiso ha sido aprobado.

Políticas sin reglas de acumulación

Esta política no contiene configuraciones complejas. Aquí sólo necesitas activar las pestañas “Detalles” y “Aprobaciones” (siguiendo el ejemplo descrito anteriormente).

Asignación de políticas

Asignación en bloque de políticas de permiso:

Estos son los pasos para realizar asignaciones en bloque de políticas de permiso con claridad:

1. Busca y haz clic en el botón "Operaciones por volumen" en el panel que enumera todos los tipos de licencia creados.

2. Para seleccionar los empleados a los que asignar una política de permiso en particular, hay dos opciones:

- Usar el botón con dos flechas para seleccionar a todos los empleados.

- Usar el botón con una flecha para elegir individualmente los empleados haciendo clic en el nombre y luego en la flecha.

3. Después de seleccionar a los empleados, elige el tipo de permiso que deseas y la política de permiso configurada previamente. Esta acción generará una lista de empleados. Comprueba la lista y confirma las selecciones. Puedes aplicar asignaciones para otros tipos de permisos usando el mismo método.

Asignación manual de políticas de permiso:

1. Para asignar individualmente una política de permiso a un empleado específico, navega hasta el perfil del empleado.

2. Haz clic en el icono de tres puntos para acceder a un menú desplegable, selecciona "Asignar política de permiso".

3. En la ventana emergente que aparece, elige el tipo de permiso y la política de permiso que deseas asignar al empleado.

Asignación de la política de permiso a través del formulario de Nuevo empleado

Al crear una nueva contratación, tendrás la opción de incluir una política de permiso. Una vez que el empleado sea agregado al sistema, la política elegida se asignará automáticamente al empleado. Más información sobre cómo crear un formulario de nuevo empleado aquí.

Saldo

Si alguien no ha formado parte del sistema en PeopleForce antes y no tiene un historial de vacaciones tomadas anteriormente, hay que equilibrar el saldo del empleado manualmente en el perfil del empleado.

Para ello, dirígete a "Tiempo libre" en el perfil del empleado. Pulsando en el botón de los 3 puntos verás "Ajustar" , que permitirá restar o sumar la cantidad de días requerida para obtener el saldo correcto. Por ejemplo, el empleado tiene un saldo de 11 días, pero según sus datos debería ser de 8 días). Haz clic en el botón "Ajustar" y ajusta la cantidad necesaria.

Después de este ajuste, se recalculará el saldo y se realizarán más acumulaciones de acuerdo con las reglas configuradas anteriormente. Realiza la misma acción para todos los empleados para que el sistema trabaje con los saldos correctos.