Para aquellos que estén considerando o ya utilicen Desk para la gestión de casos en equipo, ahora tienen a su disposición una herramienta esencial. Hemos introducido Safe Speak, una herramienta fundamental para la denuncia anónima (denuncia de irregularidades o malas conductas), que garantiza que los empleados y candidatos puedan denunciar asuntos importantes sin revelar su identidad.
Hemos desarrollado un sistema de denuncia de irregularidades que cumple con la directiva de denuncia de irregularidades de la UE. PeopleForce no retiene información sobre quién informa de un caso para garantizar el anonimato. Puedes revisar la directiva siguiendo este enlace.
Este artículo es la guía para gestionar eficazmente casos anónimos en PeopleForce utilizando la nueva herramienta Speak Safe. PeopleForce otorga a los administradores de casos designados los medios necesarios para manejar los casos anónimos que tengan asignados.
Configurar casos anónimos:
Accede al menú Configuración y ve a Desk.
Dentro de la configuración de Desk, ubica Safe Speak.
Haz clic en el botón "Activar Safe Speak" .
Después de la activación, se generará un enlace a la página de envío con la opción de copiarlo.
Para que los empleados accedan cómodamente al canal de denuncias anónimas, copia el enlace de la página de envío e insértalo en los enlaces de la empresa en la página de inicio. Otra opción es incluir el enlace dentro de un artículo en el que pueda tener relevancia en la base de conocimientos interna.
Gestionar el acceso a los casos
Tras activar Safe Speak, el administrador puede restringir el acceso a casos anónimos. Para ello, haz clic en el botón Gestionar casos y añade a los administradores que tendrán acceso a los casos. Esto permite al administrador conceder acceso a determinadas personas de la empresa, al tiempo que restringe el acceso para sí mismo.
Acceso a los casos anónimos creados en el sistema
Para acceder a los casos, selecciona Casos en la barra de navegación principal de PeopleForce. Los casos se muestran en una lista y cada uno incluye los siguientes componentes:
Propietario anónimo
Título del caso (según lo definió el denunciante durante la redacción)
Categoría
Fecha de creación
Encargado del caso (si está asignado)
Estado
Notificaciones
Los administradores de casos reciben una notificación una vez que otro administrador de casos los asigna a un caso. Haz clic en la notificación para acceder al caso y sus detalles.
Widget de datos del caso
Este widget está ubicado a la derecha del historial de mensajes y muestra lo siguiente:
Estado: los administradores de casos pueden cambiarlo dependiendo del progreso del caso.
Las opciones de estado son: Nuevo, En progreso, En espera, Cerrado.
Asignado a: muestra el administrador de casos actualmente asignado. Se puede desasignar al administrador y asignar uno nuevo.
Categoría: muestra la categoría, si la seleccionó originalmente el denunciante o la actualizó el administrador del caso.
Cambiar o actualizar los datos
Para cambiar o actualizar los detalles del caso, los administradores de casos tienen la flexibilidad de modificar información específica como el Estado, el administrador de casos asignado o la Categoría. Así se pueden realizar los cambios:
Navega a la sección "Casos".
Busca y selecciona el caso que deseas actualizar para abrirlo.
Dentro del widget "Detalles del caso", haz clic en el componente específico que deseas modificar.
Elige una opción de la lista proporcionada o reasigna al administrador de casos según sea necesario.
Responder a un caso
Para responder a un caso al que hayas sido asignado como administrador de casos, sigue estos pasos:
En la sección "Yo", navega hasta "Casos" y selecciona "Asignado a mí".
Abre el caso específico que deseas abordar.
Escribe tu respuesta en el cuadro de texto ubicado en la parte inferior de la solicitud y luego haz clic en "Comentario".
De esta manera, tu respuesta será visible para el denunciante cuando dé seguimiento al caso.
Cerrar un caso
Para cerrar un caso sigue estos pasos:
Ve a la sección "Casos".
Busca y haz clic en el caso que deseas cerrar.
En el widget "Detalles del caso", cambia el estado a "Cerrado".
Eliminar un caso
Para eliminar un caso y todo su contenido permanentemente, incluyendo mensajes y archivos adjuntos:
Ve a “Casos”. Busca el caso y haz clic para abrirlo.
Haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar.
En la ventana de confirmación que aparece, haz clic en Confirmar.
⚠️ La eliminación no está automatizada, por lo que los administradores de casos pueden eliminar casos. Una vez eliminados, no se conservan datos en el sistema.