La importación masiva de notas de candidatos traslada el historial de comentarios de tu ATS, CRM u otra herramienta de selección anterior a PeopleForce, para que los reclutadores conserven todo el contexto de cada candidato.
La importación solo añade notas a candidatos que ya existen en tu cuenta. Nunca crea candidatos. Si estás migrando desde otro sistema, primero importa los candidatos y después ejecuta esta importación.
Paso 1. Prepara el archivo
Descarga la plantilla y úsala como referencia. La importación admite archivos .csv y .xlsx.
Rellena tres columnas, una nota por fila:
Nombre de la columna | Qué introducir |
Candidate email / ID del candidato o ID externo | Obligatorio. Indica un identificador del candidato a elegir: el correo electrónico, el ID del candidato en PeopleForce o el ID externo de tu sistema anterior. Todos van en esta misma columna; el sistema reconoce automáticamente de qué tipo es cada valor. |
Note | Obligatorio. El texto de la nota. |
Note created at | La fecha en que se escribió la nota. Si la celda está vacía, la nota tendrá la fecha y hora de la importación. |
Consejos para el archivo
Incluye siempre la columna Note created at, aunque no tenga fechas. Si falta esta columna o no está asignada, todas las filas darán error y no se importará ninguna nota. Llama al encabezado exactamente Note created at. Una columna llamada Created at no se asigna automáticamente.
Escribe las fechas en el formato de fecha de tu cuenta. Por defecto es DD.MM.AAAA. Si una fecha no se puede leer, la nota recibirá la fecha de importación sin ningún aviso.
Solo se guarda la fecha, no la hora. Las notas del mismo día pueden aparecer en cualquier orden. Si varias notas de un mismo día deben leerse en orden, combínalas en una sola.
Para importar varias notas de un mismo candidato, usa una fila por nota y repite el identificador del candidato en cada fila.
Todas las notas importadas aparecen como escritas por Sistema. El archivo no tiene una columna para el autor de la nota. Si el autor es importante, añade su nombre en el texto de la nota.
Paso 2. Importa los datos
Ve a Configuración → Importar.
Selecciona Importar notas de candidatos.
Sube el archivo y haz clic en Siguiente.
Comprueba la asignación de columnas. Las columnas llamadas Candidate email, Note y Note created at se asignan automáticamente. Asigna las demás manualmente y asegúrate de que las tres estén asignadas. Haz clic en Siguiente.
Revisa la vista previa y haz clic en Importar.
Validación de datos. En el paso de vista previa, los valores no válidos se resaltan en rojo. Esto ocurre cuando un identificador no coincide con ningún candidato o una fecha tiene un formato incorrecto. Corrige el archivo y vuelve a subirlo. Presta especial atención a los identificadores marcados en rojo: las filas de candidatos que no existen darán el error Candidate does not exist y esas notas no se importarán.
Paso 3. Haz seguimiento de la importación
Ve a Configuración → Importar → pestaña Historial.
Espera a que el estado cambie a Importado. La columna Creadas muestra las notas añadidas y la columna Errores muestra las filas que no se pudieron importar.
Abre el menú al final de la fila y selecciona Ver registros. Verás una entrada por cada fila: a qué candidato se añadió la nota y por qué no se pudo importar una fila.