Usa esta importación para colocar en vacantes a candidatos que ya están en PeopleForce, directamente en la etapa correcta del pipeline y sin moverlos uno por uno. También es la forma de traer un pipeline desde otro sistema con cada candidato en su sitio.
Antes de empezar
Importe primero las vacantes y los candidatos. Esta importación solo vincula candidatos existentes con vacantes existentes, así que ambos deben estar ya en PeopleForce. Empiece por la importación de vacantes, después importe los candidatos y ejecute esta importación al final.
Ten a mano los ID de las vacantes. Una vacante se identifica por su ID, nunca por su título. El ID aparece en la propia vacante: ábrela desde Reclutamiento → Vacantes.
Crea primero los motivos de descalificación si quieres descalificar candidatos en el mismo fichero. La importación busca los motivos por nombre y nunca crea motivos nuevos.
Prepara el fichero
Descarga la plantilla y úsala como referencia. Puedes subir ficheros .csv, .xls o .xlsx.
Rellena una fila por cada combinación de candidato y vacante:
Columna | Qué indicar |
ID interno del candidato / ID externo / Correo electrónico | Obligatorio. El correo electrónico del candidato, su ID en PeopleForce o su ID externo |
ID de vacante/ID externo | Obligatorio. El ID de la vacante en PeopleForce o su ID externo |
Nombre de la etapa de pipeline | La etapa en la que debe estar el candidato, por ejemplo Screening, Interview u Offer. Debe existir en el pipeline de esa vacante. |
Aplicado en | La fecha en la que el candidato presentó la solicitud |
Descalificado en | La fecha en la que se descalificó al candidato |
Motivo de descalificación | Un motivo de tu lista de motivos de descalificación |
💡 Llama a las dos primeras columnas Candidate email y Vacancy ID. Si no, no se asociarán automáticamente y tendrás que asignarlas a mano.
Descalificar candidatos en el mismo fichero
Para descalificar a un candidato, rellena Motivo de descalificación. El candidato se coloca en la etapa indicada y se descalifica en ella.
⚠️ Lo que descalifica es el motivo, no la fecha. Si Descalificado en está relleno pero el motivo está vacío o no coincide con ninguno de tu lista, el candidato se importa como una solicitud normal y no se descalifica. No se registra ningún error. Si indicas un motivo sin fecha, el candidato se descalifica con la fecha de la importación.
Importa el fichero
1. Ve a Ajustes → Importar y selecciona Solicitudes de candidatos.
2. Sube el fichero y haz clic en Siguiente.
3. Comprueba que cada columna está asociada al campo correcto. Asigna a mano las que falten. No puedes continuar hasta que las dos columnas obligatorias estén asignadas. Haz clic en Siguiente.
4. Revisa la vista previa. Los valores que no coinciden con nada en PeopleForce aparecen resaltados en rojo. Presta especial atención a:
Celdas de candidato o vacante en rojo: estas filas fallarán.
Nombre de etapa en rojo: la etapa no existe en el pipeline de esa vacante (ver más abajo).
Motivo de descalificación en rojo: el candidato no se descalificará.
5. Haz clic en Importar.
Qué ocurre con cada fila
Un candidato que aún no está en la vacante recibe una nueva solicitud en la etapa indicada.
Un candidato que ya está en la vacante se mueve a la etapa indicada, no se añade de nuevo. Aplicado en se ignora, porque la solicitud ya tiene fecha.
Si el nombre de la etapa no coincide, una solicitud nueva va a la etapa Applied y una existente se queda donde estaba. La fila no falla, así que revisa las celdas de etapa en rojo en la vista previa.
⚠️ No se ejecutan automatizaciones ni notificaciones. No se ejecutan los correos, tareas ni etiquetas de las etapas, ni tampoco los correos de rechazo vinculados a los motivos de descalificación. El responsable de la contratación tampoco recibe avisos sobre los nuevos candidatos. Es útil para mover a muchas personas sin enviarles correos, pero significa que los mensajes automáticos no se enviarán.
💡 Bueno saber
Se pueden añadir candidatos a cualquier vacante, incluidas las vacantes en borrador, cerradas o archivadas.
La importación nunca vuelve a calificar a nadie. Un candidato ya descalificado sigue descalificado.
La importación no puede quitar a un candidato de una vacante.
Historial de importaciones
Ve a Ajustes → Importar y abre la pestaña Historial.
La tabla muestra todas las importaciones realizadas: el nombre del fichero, el tipo de importación, quién lo subió y cuándo, su estado y el número total de registros.
Haz clic en ⋯ junto a una importación y elige:
Descargar para obtener el fichero que se importó
Ver registros para ver qué registros se importaron o actualizaron, junto con mensajes de error detallados
El registro muestra el ID de la solicitud en lugar del nombre del candidato, así que compáralo con los números de fila de tu fichero.
💡 Si algunas filas no se importaron, abre los registros, corrige los errores en el fichero y vuelve a importarlo.