Formularz wniosku o otwarcie procesu rekrutacyjnego określa, co wypełnia menedżer, gdy prosi o nową rolę, kto zatwierdza wniosek i kto w ogóle może go złożyć. Formularz konfigurujesz w Ustawienia → Formularze w czterech krokach. Ostatni krok, Kto może złożyć wniosek?, decyduje, czy formularz zobaczy ktoś poza administratorami.
Zanim zaczniesz
Twój plan musi obejmować Recruit. Kafelek formularzy wniosków o otwarcie procesu rekrutacyjnego jest widoczny tylko na kontach z Recruit.
Potrzebujesz dostępu do ustawień formularzy. Administratorzy mają go zawsze. W przypadku innych ról administrator dodaje Formularze do uprawnień roli w ustawieniach.
Najpierw zdecyduj, kto zatwierdza. Złożone już wnioski przechodzą ścieżkę zatwierdzania, z którą zostały utworzone, więc zmiany dotyczą tylko nowych wniosków.
Tworzenie formularza
1. Przejdź do Ustawienia → Formularze i wybierz kafelek wniosków o otwarcie procesu rekrutacyjnego. Lista pokazuje wszystkie opublikowane formularze, ich autorów i datę ostatniej aktualizacji. Kliknij + Formularz.
Krok 1. Szczegóły
2. Wpisz Nazwę wniosku o proces rekrutacyjny. Menedżerowie wybierają formularz po tej nazwie, więc użyj takiej, jakiej sami by użyli, np. „Nowy etat” lub „Zastępstwo”. Opis jest opcjonalny i wyświetla się jako podpowiedź obok nazwy na liście formularzy. Kliknij Następny.
Krok 2. Pola
3. W sekcji Pola procesów rekrutacyjnych wybierz, co ma wypełnić menedżer. Nowy formularz zawiera już wszystkie standardowe pola, więc w tym kroku zwykle usuwasz to, czego nie potrzebujesz:
Kliknij × na końcu wiersza, aby usunąć pole.
Zaznacz Wymagane, jeśli bez tego pola nie można złożyć wniosku. Tytuł procesu rekrutacyjnego jest zawsze wymagany i nie można go usunąć.
Przeciągnij wiersz za ikonę sześciu kropek po lewej stronie, aby zmienić kolejność pól.
4. Kliknij Dodaj pole, aby przywrócić usunięte pole lub dodać własne pole procesu rekrutacyjnego. Aby utworzyć nowe pole niestandardowe, kliknij Zarządzanie polami procesów rekrutacyjnych; otworzy się ono w nowej karcie. Kliknij Następny.
Uwaga: formularz musi mieć co najmniej jedno pole. Podmiot prawny pojawia się na liście tylko wtedy, gdy na Twoim koncie włączone są podmioty prawne.
Pola domyślne i co oznaczają dla wniosku
Tytuł procesu rekrutacyjnego to jedyne pole podstawowe. Jest zawsze w formularzu, zawsze wymagane i nie można go usunąć, bo bez tytułu wniosek nie może stać się procesem rekrutacyjnym. Wszystkie pozostałe pola domyślne można ustawić jako opcjonalne lub usunąć:
Ustaw pole jako opcjonalne: odznacz Wymagane obok niego. Osoba składająca wniosek widzi pole, ale może złożyć wniosek bez jego wypełnienia, więc proces rekrutacyjny może zostać utworzony bez tej wartości.
Ustaw pole jako wymagane: zaznacz Wymagane, gdy rekruter nie może otworzyć procesu bez tej informacji, np. działu lub liczby wakatów.
Usuń pole: kliknij ×. Osoba składająca wniosek nie zostanie o nie zapytana, a proces rekrutacyjny utworzony z wniosku też nie będzie miał tej wartości.
Zarządzanie własnymi polami procesów rekrutacyjnych
Własne pola konfigurujesz w Ustawienia → Pola procesów rekrutacyjnych (sekcja Recruit) lub przez Zarządzanie polami procesów rekrutacyjnych na kroku Pola.
Edycja: kliknij ikonę ołówka, aby zmienić nazwę, tekst pomocniczy, ustawienie „Wymagane” lub opcje.
Usuwanie: kliknij ikonę kosza i potwierdź. Pole od razu znika ze wszystkich formularzy wniosków i przestaje być widoczne we wnioskach, które są jeszcze w toku. Usuniętego pola nie można przywrócić.
Własnych pól nie można archiwizować. Aby przestać pytać o pole tylko w jednym formularzu, usuń je z tego formularza przez × zamiast usuwać samo pole.
Krok 3. Zatwierdzający
5. Zaznacz Zatwierdzenie włączone, aby każdy wniosek przechodził ścieżkę zatwierdzania. Jeśli zostawisz tę opcję wyłączoną, wniosek zostanie zatwierdzony od razu po złożeniu.
6. Kliknij Dodaj zatwierdzającego i wybierz, kto zatwierdza na tym etapie. Każdy etap to reguła, a nie konkretna osoba, więc jedna ścieżka działa dla każdego, kto składa wniosek:
Osobiste: Lider, Lider 2. stopnia, Lider 3. stopnia lub Kierownicy zespołów osoby składającej wniosek albo pole Referencja do użytkownika z jej profilu
Dział: kierownik działu osoby składającej wniosek lub pole referencji do użytkownika w dziale
Określony użytkownik: ta sama osoba dla wszystkich wniosków
Dodaj tylu zatwierdzających, ilu potrzebujesz. Zatwierdzają po kolei, w podanej kolejności. Jeśli osoba składająca wniosek jest zarazem zatwierdzającym na danym etapie, ten etap zatwierdza się automatycznie.
7. Wybierz, co ma się stać, gdy reguła nikogo nie znajdzie:
Pomiń nieprzypisane włączone: etap zostaje pominięty i nie blokuje wniosku, np. gdy osoba składająca wniosek nie ma lidera.
Zastępstwo włączone: wnioski do zatwierdzającego, który jest na nieobecności, trafiają do osoby wskazanej jako zastępstwo.
8. Kliknij Następny.
Krok 4. Kto może złożyć wniosek?
9. Wybierz, kto może widzieć i składać formularz:
Wszyscy: cała firma.
Określone osoby: kliknij Dodaj warunek, aby ograniczyć formularz według działu, lokalizacji, poziomu, zespołu lub konkretnych osób.
⚠️ Domyślnie wybrana jest opcja Określone osoby bez warunków. Jeśli tak zostawisz, kryteria spełnia 0 użytkowników i nikt nie znajdzie formularza. Administratorzy widzą wszystkie opublikowane formularze, więc Ty go zobaczysz, a inni nie.
Osoby, które nie mają aktywnej ani nawiązanej współpracy, są zawsze wykluczone, co pokazuje etykieta Status cyklu współpracy jest Współpraca aktywna, Współpraca nawiązana.
10. Kliknij Zakończ, aby opublikować formularz.
Co dzieje się z wnioskiem
Pola przechodzą do procesu rekrutacyjnego. Gdy ktoś kliknie Otwórz proces rekrutacyjny w zatwierdzonym wniosku, nowy proces zostanie wypełniony wartościami z wniosku. Wniosek bez priorytetu otrzymuje priorytet normalny.
Przewidywany miesiąc rozpoczęcia i notatki zostają we wniosku. Nie są kopiowane do procesu rekrutacyjnego.
Zatwierdzenie nie tworzy procesu rekrutacyjnego. W zatwierdzonym wniosku trzeba jeszcze kliknąć Otwórz proces rekrutacyjny.
Zatwierdzający może tylko zatwierdzić lub odrzucić wniosek. Nie można odesłać go do poprawy.
Zarządzanie formularzami
Kliknij ⋯ obok formularza, aby go Edytować, Stworzyć kopię lub Usunąć.
Zmiany w formularzu dotyczą tylko wniosków złożonych po zmianie.
Możesz mieć kilka formularzy, np. po jednym na region lub osobny na zastępstwa. Menedżer wybiera właściwy po nazwie.
Usunięcie formularza nie usuwa wniosków już złożonych za jego pomocą.
💡 Formularz zapisuje się dopiero po kliknięciu Zakończ. Jeśli zaczniesz nowy formularz, nie kończąc poprzedniego, niedokończony zostanie usunięty.