🚀 W tym wydaniu skupiliśmy się na trzech głównych obszarach: współpracy, nawigacji i elastyczności procesów. Zauważysz to w odświeżonym obszarze wniosków, rozbudowanej bazie wiedzy, nowych opcjach zarządzania procesami oraz szeregu mniejszych usprawnień w całej platformie.
✨ Najbardziej widoczne zmiany:
łatwiejsza współpraca przy wnioskach;
lepsza struktura i narzędzia do edycji w bazie wiedzy;
większa kontrola nad właścicielami procesów, historią i działaniami;
bardziej przejrzysta nawigacja między modułem Perform a Recruit;
sprawniejsza codzienna praca w obszarach raportowania, ewidencji czasu pracy i zarządzania danymi użytkowników.
🤝 Współtwórcy we wnioskach
Możesz teraz oznaczać współpracowników w komentarzach do wniosków, aby włączyć ich do dyskusji. Jeśli oznaczona osoba nie ma dostępu do wniosku, zobaczysz dwie opcje:
Tylko wzmianka – osoba zostanie wspomniana w komentarzu, ale nie otrzyma dostępu ani powiadomień.
Podziel się wnioskiem – osoba zostanie dodana jako współtwórca, otrzyma powiadomienie i wiadomość e-mail oraz uzyska dostęp do tego konkretnego wniosku.
Współtwórcy mogą wyświetlać tylko ten konkretny wniosek, a nie wszystkie formularze organizacji, a ich dostęp można w każdej chwili cofnąć. Po przyznaniu dostępu współtwórca otrzymuje powiadomienie prowadzące bezpośrednio do wniosku, gdzie może przejrzeć komentarze i w razie potrzeby na nie odpowiedzieć. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
🧾 Nowa prawa kolumna w zakładce Wnioski
Po otwarciu wniosku w zakładce Wnioski zobaczysz teraz nową kolumnę po prawej stronie. Zebraliśmy w niej wszystkie najważniejsze informacje o wniosku. Możesz tu szybko sprawdzić:
dane osoby, która złożyła wniosek (Osoba zgłaszająca);
dane użytkownika, którego dotyczy wniosek (pole „O”);
kto jest osobą odpowiedzialną za zatwierdzenie wniosku, jeśli taka została określona w formularzu (Zatwierdzający).
W tej sekcji możesz także:
dodawać komentarze do wniosku;
oznaczać współpracowników, aby włączyć ich do dyskusji.
Dzięki temu cała komunikacja i najważniejsze informacje o wniosku znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia wszystkim zaangażowanym osobom śledzenie jego przebiegu. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
👤🔄 Zmiana lidera w trakcie aktywnego cyklu ocen
Możesz zmienić lidera w trakcie aktywnego cyklu ocen, jeśli ocena nie została jeszcze sfinalizowana. Nowy lider będzie mógł kontynuować ocenę od miejsca, w którym zakończył ją poprzedni lider.
Jeśli poprzedni lider dodał już odpowiedzi, nowy lider będzie je widzieć i będzie mógł je przejrzeć lub edytować przed przesłaniem oceny. W razie potrzeby możesz też usunąć odpowiedzi poprzedniego lidera, aby nowy lider mógł rozpocząć ocenę od początku. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
🧭 Zmiany w nawigacji
Sekcja O mnie zniknęła z paska bocznego, ale jej funkcje nadal są dostępne. Zostały przeniesione do innych modułów, aby nawigacja była bardziej przejrzysta. Wcześniej sekcja O mnie obejmowała Spotkania 1:1, Cele, Oceny, Feedback i Rozmowy rekrutacyjne. Teraz te funkcje są dostępne w innych modułach.
Spotkania 1:1, KPI, Cele, Oceny i Feedback są teraz zgrupowane w module Perform. W zależności od swoich uprawnień możesz przełączać się między widokami Organizacja / Zespół / Moje.
Rozmowy rekrutacyjne są teraz dostępne w module Recruit, w którym zarządza się działaniami rekrutacyjnymi.
Użytkownicy mający dostęp do Recruit mogą otworzyć zakładkę Rekrutacja > Rozmowy rekrutacyjne i przeglądać w jednym miejscu swoje nadchodzące oraz zakończone rozmowy. Z tej strony mogą też otworzyć dowolną rozmowę z listy i sprawdzić jej szczegóły.
Osoby prowadzące rozmowy, które nie mają dostępu do modułu rekrutacyjnego, nadal mogą otworzyć konkretną rozmowę z zaproszenia e-mail lub wydarzenia w kalendarzu i zobaczyć jej szczegóły, ale nie mają dostępu do pełnej listy rozmów.
Więcej szczegółów znajdziesz tutaj.
📚 Usprawnienia w module Baza wiedzy
Rozbudowaliśmy moduł Baza wiedzy, aby ułatwić organizowanie treści, zarządzanie nimi i ich publikowanie. Nowa wersja wprowadza hierarchiczne kategorie, dzięki którym zespoły mogą tworzyć bardziej przejrzystą strukturę z kategoriami i podkategoriami, zamiast przechowywać wszystkie treści na jednym poziomie. Pojawiła się także nowa, przeprojektowana nawigacja z interaktywnym paskiem bocznym, która ułatwia użytkownikom poruszanie się po zawartości bazy.
Zarządzanie artykułami jest teraz bardziej elastyczne. Artykuły obsługują status Wersja robocza i status Opublikowany, dzięki czemu treści można przygotowywać i aktualizować bez ich natychmiastowego udostępniania. Nowa historia wersji pozwala także administratorom przeglądać wcześniejsze wersje artykułów i w razie potrzeby przywracać wcześniejszą wersję. Te zmiany dają większą kontrolę nad aktualizacją treści oraz sprawiają, że zarządzanie Bazą wiedzy jest bezpieczniejsze i bardziej przejrzyste.
Wprowadziliśmy również nowy edytor blokowy do tworzenia i edytowania artykułów, który zastąpił poprzedni edytor. Dodatkowo artykuły obsługują teraz obrazy okładkowe oraz śledzenie odwiedzin.
Łącznie te zmiany sprawiają, że Baza wiedzy jest jeszcze praktyczniejsza zarówno jako wewnętrzne centrum dokumentacji, jak i narzędzie do utrzymywania ważnych informacji w uporządkowanej oraz aktualnej formie. Więcej szczegółów znajdziesz tutaj.
🕘 Historia procesów
Dodaliśmy nowy widok Historia uruchomień, który pomaga zespołom przeglądać wcześniejsze wykonania procesu bezpośrednio z poziomu konkretnego procesu. Możesz teraz otworzyć proces i kliknąć Historia uruchomień, aby sprawdzić, kiedy był uruchamiany oraz śledzić wcześniejsze wykonania bez opuszczania strony procesu.
Historia otwiera się w wysuwanym panelu bocznym po prawej stronie i wyświetla listę uruchomień procesu wraz z najważniejszymi informacjami, takimi jak data, osoba, postęp oraz status. Możesz także skorzystać z pola wyszukiwania, aby szybko znaleźć uruchomienia według osoby, co ułatwia przeglądanie aktywności procesu dla konkretnych użytkowników.
Ta zmiana zapewnia lepszy wgląd w historię wykonywania procesów, ponieważ umożliwia monitorowanie aktywności, sprawdzanie postępu oraz przeglądanie wcześniejszych uruchomień w jednym miejscu. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
👥 Współtwórcy w Procesach
Dodaliśmy współtwórców do procesów. Dzięki temu zespoły mogą elastyczniej współdzielić zarządzanie procesami bez konieczności przyznawania pełnego dostępu administracyjnego do wszystkich procesów. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w większych organizacjach, gdzie kilka osób musi pracować nad wybranymi procesami, ale nie powinno mieć możliwości zarządzania wszystkimi procesami w systemie.
Możesz teraz dodawać współtwórców bezpośrednio w obrębie procesu. Współtwórcy mogą otwierać i edytować procesy, do których zostali przypisani. Jednocześnie ich dostęp pozostaje ograniczony – nie potrzebują uprawnienia Zarządzanie procesami, aby edytować procesy, do których zostali przypisani. Nie mogą tworzyć nowych procesów, usuwać procesów ani zarządzać listą współtwórców.
Ta zmiana daje organizacjom większą kontrolę nad odpowiedzialnością za procesy i uprawnieniami do ich edycji. Jednocześnie ułatwia też współpracę zespołom HR, liderom i innym zaangażowanym użytkownikom. Więcej szczegółów znajdziesz tutaj.
⚙️ Warunki dla działań w procesach
Dodaliśmy warunki dla działań w procesach, dzięki czemu możesz używać jednego procesu dla szerszej grupy użytkowników, a poszczególne akcje stosować tylko wobec osób spełniających określone kryteria. Daje to większą elastyczność w sytuacjach, gdy ogólny przebieg procesu pozostaje taki sam, ale niektóre zadania lub działania muszą się różnić w zależności od lokalizacji, działu, jednostki prawnej lub innych atrybutów użytkownika.
Możesz teraz konfigurować warunki i ustawienia uruchamiania dla każdego działania w procesie, z wyjątkiem akcji Wyślij list powitalny. Oznacza to, że jeden proces może obejmować działania przypisane tylko do wybranych użytkowników. Na przykład jeden proces offboardingu w Twojej firmie może być używany w wielu lokalizacjach, a poszczególne zadania w jego ramach będą uruchamiane wyłącznie dla osób pracujących w Paryżu albo tylko dla pracowników w Monachium.
Ta zmiana pomaga ograniczyć liczbę powielonych procesów i ułatwia utrzymanie konfiguracji procesów, zwłaszcza w organizacjach mających wiele biur, zespołów lub wewnętrznych procesów. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
📌 Zezwolenie na wyłączenie procesu przy składaniu wniosku
Formularze takie jak Formularz tworzenia nowego użytkownika, Wniosek o zmianę danych osobowych, Formularz wniosku o samodzielną zmianę danych, Wniosek niestandardowy czy Formularz zakończenia współpracy umożliwiają teraz osobie składającej formularz wyłączenie procesu. W ich ustawieniach dodaliśmy opcję Zezwól wnioskującemu na wyłączenie procesu.
Jeśli to pole wyboru zostanie zaznaczone, osoba składająca formularz może zdecydować, czy procesy przypisane do formularza mają zostać uruchomione, czy nie. Na przykład, jeśli do formularza tworzenia nowego użytkownika przypisano proces onboardingu, lider HR dodający nowego użytkownika może zdecydować o wyłączeniu tego procesu, jeśli nie ma on zastosowania w przypadku danego zatrudnienia. Daje to większą elastyczność i kontrolę nad tym, które zautomatyzowane procesy są uruchamiane.
🛠️ Inne usprawnienia
Oprócz najważniejszych usprawnień wprowadziliśmy także kilka dodatkowych zmian, które jeszcze bardziej poprawiają komfort pracy z PeopleForce. Poniżej znajdziesz ich krótkie podsumowanie:
Core HR
Core HR
Wprowadziliśmy weryfikację numerów telefonów w rekordach pracowników, aby zapewnić dokładność i spójność danych kontaktowych. System sprawdza teraz format numeru telefonu podczas dodawania lub edycji numeru w profilu pracownika. Jeśli format jest nieprawidłowy, użytkownicy zobaczą komunikat o błędzie. Weryfikacja ta działa również w formularzach i wnioskach, takich jak formularze związane z wdrażaniem nowych pracowników i przygotowaniami do wdrożenia lub wnioski o zmianę danych osobowych. Nie ma to wpływu na istniejące rekordy pracowników, chyba że sam numer telefonu zostanie zaktualizowany.
Ulepszyliśmy proces przesyłania plików w sekcji Ogłoszenia, dzieląc załączniki na osobne sekcje dla zdjęć i filmów oraz dokumentów. Ułatwia to dodawanie odpowiedniego typu plików podczas tworzenia ogłoszenia firmowego i sprawia, że proces przesyłania jest bardziej przejrzysty dla użytkowników.
Rozszerzyliśmy funkcję filtrowania przepływów pracy, aby umożliwić wyszukiwanie na podstawie tagów. Na stronie „Procesy” można teraz filtrować przepływy pracy według tagów oraz wybierać wiele tagów, aby łatwiej zawęzić listę wyników.
Gdy dział HR publikuje ogłoszenie na stronie głównej, pracownicy otrzymują je również pocztą elektroniczną wraz z przyciskiem, który przenosi ich bezpośrednio do systemu. Dostarczenie wiadomości e-mail zależy od daty zatrudnienia pracownika i dostępnego adresu e-mail:
Przyszła data zatrudnienia → Nie wysyła się wiadomości e-mail z ogłoszeniem (ani na służbowy, ani na prywatny adres e-mail).
Miniona data zatrudnienia + służbowy adres e-mail → Ogłoszenie jest wysyłane na służbowy adres e-mail.
Data zatrudnienia w przeszłości + tylko prywatny adres e-mail → Ogłoszenie jest wysyłane na prywatny adres e-mail.
Brak daty zatrudnienia → Nie wysyła się e-maila z ogłoszeniem.
W zakładce „Wnioski” dostępna jest teraz nowa nawigacja w pasku bocznym. Dzieli ona wnioski na różne typy, ułatwiając poruszanie się po stronie.
Każdy typ wniosku ma teraz własną sekcję (na przykład: Wniosek samoobsługowy, Wniosek o zmianę danych osobowych, Wniosek o ogłoszenie o naborze, Zakończenie zatrudnienia itp.). Pomaga to szybko znaleźć konkretne wnioski i zarządzać nimi bez konieczności przewijania całej listy.
Dodaliśmy status pracownika do raportów niestandardowych zarówno jako filtr, jak i kolumnę. Daje to zespołom większą elastyczność w analizowaniu danych dla określonych grup pracowników, takich jak pracownicy zatrudnieni, aktywni lub zwolnieni, w zależności od uprawnień użytkownika. Status pracownika może być również wykorzystywany w regułach warunkowych.
Dodaliśmy również status zatrudnienia do zestawów reguł, które można przypisywać, zapewniając zespołom większą elastyczność podczas tworzenia reguł opartych na etapie cyklu życia pracownika. Pomaga to precyzyjniej dostosować procesy i logikę do takich grup, jak pracownicy nowo zatrudnieni, aktywni lub zwolnieni.
Dodaliśmy nowe symbole zastępcze daty wejścia w życie dla zadań przepływu pracy i wiadomości e-mail. Symbole te można teraz wykorzystać w przypadku zmian związanych z pracą, takich jak stanowisko, rodzaj pracy, model pracy, profil stanowiska i poziom stanowiska, w tym aktualne, poprzednie i przyszłe daty wejścia w życie. Pomaga to zespołom w dokładniejszym przygotowywaniu komunikatów przepływu pracy i zadań związanych z awansami, postępami i innymi nadchodzącymi zmianami w zatrudnieniu.
Profile stanowisk zawierają teraz trzy nowe pola systemowe – minimalne wynagrodzenie, maksymalne wynagrodzenie i waluta – oraz nową zakładkę Opis, w której można dodać szczegóły dotyczące roli.
Sekcja Wynagrodzenia została przeniesiona z modułu Core HR do modułu Płace w interfejsie użytkownika, bez zmian w danych lub dostępie użytkowników.
Recruit
Recruit
Dodaliśmy więcej informacji o publikacjach procesów rekrutacyjnych. W zakładce Publikacje widoczna jest teraz data utworzenia publikacji lub jej powiązania. Dzięki temu zespoły mogą łatwiej śledzić status publikacji oraz szybciej ustalić, kiedy i w jaki sposób proces rekrutacyjny został połączony z danym źródłem publikacji.
Raport Statystyki etapów procesów rekrutacyjnych zawiera teraz filtr Status procesu rekrutacyjnego z obsługą wyboru wielu wartości. Ułatwia on analizę wyłącznie otwartych lub istotnych procesów rekrutacyjnych. Pozwala również zespołom uzyskiwać trafniejsze dane przy analizie dat oraz innych atrybutów związanych z procesami rekrutacyjnymi.
W raporcie Etapy procesu rekrutacyjnego kolumna Utworzono została przemianowana na Kandydat aplikował dnia. Dzięki temu nazewnictwo lepiej odzwierciedla dane, ponieważ wskazywana data oznacza moment aplikowania kandydata do procesu rekrutacyjnego.
Rozszerzyliśmy również eksport raportu Etapy procesu rekrutacyjnego o dodatkowe identyfikatory: ID procesu rekrutacyjnego, ID wniosku o proces rekrutacyjny oraz ID kandydata. Pola te ułatwiają łączenie danych z raportu z innymi eksportami i tworzenie bardziej zaawansowanych analiz. Zaktualizowaliśmy też część nazw kolumn, aby były bardziej jednoznaczne, w tym Imię i nazwisko kandydata oraz Kandydat aplikował dnia.
Perform
Perform
Eksport celów zawiera teraz kolumnę Właściciel celu nadrzędnego. Dzięki temu zespoły mogą lepiej zrozumieć hierarchię właścicieli w eksportowanych raportach i ograniczyć potrzebę ręcznego wprowadzania zmian po eksporcie.
W szablonach ocen okresowych typ pytania Wielokrotny wybór nosi teraz nazwę Pojedynczy wybór, co wyraźnie wskazuje, że można wybrać tylko jedną odpowiedź.
Możesz teraz filtrować cykle ocen według konkretnego użytkownika biorącego udział w ocenie albo według lidera osoby ocenianej. Dzięki temu łatwiej sprawdzisz, czy do oceny dodano wszystkich wymaganych uczestników i czy nikogo nie pominięto. Możesz też szybko zobaczyć, w których cyklach ocen uczestniczył dany użytkownik lub lider ✨
Time
Time
Usprawniliśmy rejestrowanie czasu pracy w organizacjach, w których użytkownicy muszą wybrać projekt lub dodać komentarz. Zaktualizowany proces lepiej obsługuje sytuacje, w których użytkownik ma obowiązek wybrać projekt, ale nie ma przypisanych żadnych projektów. Poprawiliśmy również komunikaty walidacyjne, aby jaśniej wyjaśniały, dlaczego nie można rozpocząć rejestrowania czasu pracy. Dzięki temu użytkownicy popełniają mniej błędów i rzadziej wysyłają niepełne zgłoszenia.
Użytkownicy mogą teraz składać wnioski o ponadwymiarowy czas pracy bezpośrednio z widgetu Rozpocznij / Zakończ rejestrację. Formularz wniosku jest automatycznie uzupełniany odpowiednią datą i godziną, więc użytkownik musi jedynie dodać wymagane informacje i wysłać wniosek. Jeśli rejestrowanie czasu pracy trwa dłużej niż jeden dzień, użytkownik może zgłosić nadgodziny za pierwszy dzień tego wpisu. Dzięki temu ewidencja nadgodzin jest dokładniejsza, a dział HR musi rzadziej wprowadzać ręczne korekty.
Rozszerzyliśmy zarządzanie nadgodzinami o obsługę API i webhooków, dzięki czemu moduł Time łatwiej połączyć z systemami zewnętrznymi oraz narzędziami raportowymi. Endpointy API obsługują teraz tworzenie, aktualizację, usuwanie, pobieranie i widok szczegółowy wniosków o czas ponad wymiar. Webhooki mogą powiadamiać systemy zewnętrzne o utworzeniu, aktualizacji lub usunięciu wniosku o nadgodziny. Ułatwia to automatyzację wymiany danych, ogranicza ręczną synchronizację i wspiera integracje, na przykład z narzędziami raportowymi lub procesami opartymi na Jira.
Zmieniliśmy nazwy kilku etykiet obecności w sekcji My attendance, aby nazewnictwo było bardziej spójne w całym systemie. Kafelek wcześniej nazwany Pozostałe godziny nosi teraz nazwę Różnica, a kolumna wcześniej nazwana Przesłano, h to teraz Zarejestrowane.
Eksporty obecności obsługują teraz dziesiętny format godzin. Przed eksportem administratorzy mogą wybrać, czy godziny mają być wyświetlane w formacie dziesiętnym, na przykład 7.5 zamiast 7:30. Jest to szczególnie przydatne w systemach kadrowo-płacowych, raportowaniu finansowym, rozliczeniach z klientami oraz wszędzie tam, gdzie obliczenia opierają się na wyeksportowanych danych dotyczących obecności lub statystyk projektowych. Pomaga to także wyeliminować ręczne przeliczanie i ograniczyć błędy w naliczaniu wynagrodzeń.
Usprawniliśmy również wnioski o urlop godzinowy, pokazując planowane godziny pracy użytkownika dla wybranej daty na podstawie jego grafiku pracy. Gdy użytkownik składa wniosek o urlop w godzinach, system automatycznie uzupełnia czas zgodnie z przypisanym grafikiem pracy, o ile określono w nim godziny pracy. Jeśli w grafiku nie ustawiono konkretnych godzin, system wyświetli standardowe godziny. Dzięki temu użytkownicy lepiej widzą swój plan pracy i rzadziej popełniają błędy przy składaniu wniosków o urlop godzinowy.
API
API
Niestandardowe pola są teraz obsługiwane w tabeli Rola w API. Oznacza to, że wszystkie dodatkowe pola utworzone dla stanowisk w systemie są również dostępne przez API.
W API get-employees pojawi się nowa opcja include_historical_values, która pozwoli pobrać w jednym żądaniu zarówno bieżące, jak i historyczne wartości pól niestandardowych wraz z datami ich obowiązywania.
API v3 obsługuje teraz operacje CRUD dla Role i Grupy za pomocą endpointów POST, GET, PUT i DELETE dla profili stanowisk użytkowników.