Autenti to zaufany dostawca podpisów elektronicznych, umożliwiający firmom bezpieczne podpisywanie dokumentów zgodnie z przepisami eIDAS. Integracja PeopleForce z Autenti umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami – od wysyłki, przez podpis, po ich bezpieczne przechowywanie.
Dzięki nowej integracji możesz:
✅ zbierać podpisy od wielu sygnatariuszy;
✅ automatycznie przypisywać dokumenty do właściwego pracownika;
✅ usprawnić cały proces podpisywania;
✅ przesyłać, przypisywać i dzielić wiele dokumentów jednocześnie;
✅ bezpiecznie zapisywać podpisane dokumenty w odpowiednich folderach pracowników;
✅ otrzymywać powiadomienia i śledzić statusy podpisywania.
Uwaga: tę funkcję wprowadzamy stopniowo. Jeśli chcesz wypróbować tę funkcję, skontaktuj się z nami pod adresem csteam@peopleforce.io.
Zainstaluj integrację Autenti
Zainstaluj integrację Autenti
Przejdź do Ustawienia → Integracje → Dostawcy podpisów elektronicznych → Autenti.
Nastąpi przekierowanie do strony logowania Autenti.
Wprowadź swój adres e-mail i nadaj uprawnienia niezbędne do połączenia konta Autenti z PeopleForce.
Żądanie podpisu elektronicznego
Żądanie podpisu elektronicznego
Podczas przesyłania dokumentu
Przejdź do karty Dokumenty.
Kliknij + Dodaj dokument > Prześlij.
Wybierz folder dokumentu.
Prześlij plik PDF lub DOCX.
Przypisz dokument do jednego lub większej liczby pracowników.
Zaznacz opcję Zażądaj podpisu elektronicznego.
Wybierz dostawcę i typ podpisu elektronicznego:
Autenti eSignature – odpowiedni dla większości dokumentów biznesowych, umożliwiający bezpieczną zgodę cyfrową.
Kwalifikowany podpis elektroniczny w Autenti - oferuje najwyższy poziom ważności prawnej. Jest równoważny podpisowi odręcznemu zgodnie z prawem UE i zalecany do umów o wysokiej wartości oraz oficjalnych transakcji.
8. Przypisani pracownicy otrzymają powiadomienie za pośrednictwem wiadomości e-mail, zadania lub pulpitu nawigacyjnego.
W trybie podglądu dokumentu:
Otwórz dokument w trybie podglądu.
Jeśli jesteś pracownikiem działu HR lub administratorem, kliknij opcję "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę i typ podpisu elektronicznego.
Prześlij dokument.
Podpisywanie dokumentów za pomocą prostego podpisu elektronicznego
Podpisywanie dokumentów za pomocą prostego podpisu elektronicznego
Po wysłaniu dokumentu do podpisu pracownik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym wyświetlenie i podpisanie dokumentu. Równolegle system wyśle powiadomienie, które pojawi się na pasku powiadomień oraz w widżecie zadań do wykonania, co umożliwi szybkie przejście do podpisania dokumentu na stronie Autenti.
Przebieg procesu podpisywania może się różnić w zależności od rodzaju wybranego podpisu elektronicznego.
Aby podpisać dokument przy użyciu prostego podpisu elektronicznego:
Kliknij "Wyświetl i podpisz dokument" w otrzymanej wiadomości e-mail.
System przekieruje Cię do dokumentu – zapoznaj się z jego treścią.
Zaznacz pole: Oświadczam, że znam i akceptuję treść załączonych plików. Akceptuję również postanowienia Regulaminu Platformy Autenti i Polityki Świadczenia Usług Zaufania Autenti.
Wybierz miejsce, w którym ma zostać złożony podpis, a następnie kliknij "Podpisz".
Podpisywanie dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Podpisywanie dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Aby podpisać dokument przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wykonaj poniższe kroki:
Otwórz otrzymaną wiadomość e-mail a następnie kliknij "Wyświetl i podpisz dokument".
System przekieruje do platformy Autenti, gdzie możesz zapoznać się z treścią dokumentu.
Wybierz dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego spośród dostępnych opcji.
Zaznacz pole: Oświadczam, że znam i akceptuję treść załączonych plików. Akceptuję również postanowienia Regulaminu Platformy Autenti i Polityki Świadczenia Usług Zaufania Autenti.
Wybierz miejsce złożenia podpisu na dokumencie i kliknij "Podpisz".
Przejdź przez wymagane etapy uwierzytelnienia u wybranego dostawcy. Mogą one obejmować:
uwierzytelnienie dwuskładnikowe (np. kod SMS lub weryfikacja e-mailowa),
uwierzytelnienie trójskładnikowe (np. potwierdzenie tożsamości za pomocą zaufanego certyfikatu lub logowania bankowego).
Zakończ podpisywanie zgodnie z instrukcjami wybranego dostawcy.
Po podpisaniu dokument zostanie bezpiecznie zapisany i będzie dostępny do podglądu w systemie oraz w Twojej skrzynce e-mail.
Filtrowanie danych
Filtrowanie danych
Użyj filtra według statusu ePodpisu, aby uzyskać informacje o dokumentach w różnych statusach. Na przykład wybierz status „Oczekujący” i ustaw zakres czasu na ostatni miesiąc, aby zidentyfikować i przypomnieć odbiorcom o konieczności podpisania dokumentu.
Możesz także filtrować według dat, aby przeglądać dokumenty w wybranym zakresie dat. Dodatkowo, wszystkie odrzucone lub nieprzetworzone dokumenty będą wyświetlane na górze, ponieważ wymagają one największej uwagi.
Śledzenie statusu dokumentu
Śledzenie statusu dokumentu
Status dokumentu zostanie zaktualizowany do "Oczekujący", "Podpisany" lub "Odrzucony" na podstawie działania pracownika. Aktualny status zobaczysz zarówno na liście dokumentów, jak i w trybie podglądu.
Po najechaniu kursorem na status użytkownicy mogą zobaczyć dostawcę podpisu elektronicznego i rodzaj użytego podpisu.
Powiadomienia
Powiadomienia
Powiadomienie e-mail: Wiadomość e-mail z linkiem do Signaturit zostanie wysłana do pracownika.
Utworzenie zadania: Zadanie z przyciskiem "Podpisz" zostanie utworzone na liście zadań pracownika.
Powiadomienie na pulpicie nawigacyjnym: Powiadomienie pojawi się na pulpicie nawigacyjnym pracownika.