W PeopleForce jest już dostępna funkcja podpisu elektronicznego (eSignature). Umożliwia ona użytkownikom podpisywanie dowolnych dokumentów bezpośrednio na platformie, za pomocą wbudowanego podpisu elektronicznego. W poniższym artykule znajdziesz szczegółowe informacje o nowej funkcjonalności.
📌 Ważne! Podpis elektroniczny jest aktualnie w wersji beta. Jeśli chcesz go wypróbować, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail pod adresem support@peopleforce.io.
Konfiguracja uprawnień do wysyłania dokumentów do podpisu elektronicznego
Aby wysyłać dokumenty do podpisu, użytkownicy muszą posiadać odpowiednie uprawnienia. Poziom dostępu zależy od uprawnień skonfigurowanych w sekcji Ustawienia → Bezpieczeństwo → Grupy uprawnień. Uprawnienia do dokumentów można przyznawać zarówno na poziomie firmy, jak i na poziomie osób:
Poziom organizacji służy do przyznawania dostępu do wszystkich dokumentów w całej organizacji.
Użyj poziomu użytkowników, aby przyznać dostęp tylko do dokumentów określonych pracowników, takich jak bezpośredni podwładni, pracownicy w określonej lokalizacji, dziale lub dowolnej innej grupie objętej zakresem roli.
Aby skonfigurować te uprawnienia:
Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo → Grupy uprawnień.
Otwórz rolę, którą chcesz zaktualizować.
Wybierz poziom dostępu, który chcesz zapewnić:
W zakładce Organizacja włącz opcję Zarządzanie dokumentami użytkownika, aby przyznać pełny dostęp do wszystkich dokumentów pracowników w całej firmie. To uprawnienie pozwala użytkownikom przeglądać, przesyłać, edytować i usuwać dokumenty oraz prosić o podpisy elektroniczne dla dowolnego dokumentu pracownika w ramach miejsca pracy.
W zakładce Użytkownicy otwórz sekcję Dokumenty i skonfiguruj dostęp do folderów dokumentów powiązanych pracowników, takich jak bezpośredni podwładni lub pracownicy objęci zakresem roli:
Brak – brak dostępu do dokumentów w wybranym folderze.
Widok – pozwala użytkownikom otwierać i pobierać dokumenty.
Edycja – pozwala użytkownikom przesyłać, aktualizować i usuwać dokumenty oraz prosić o podpisy elektroniczne.
Użytkownicy z uprawnieniem do edycji mogą prosić o podpisy elektroniczne tylko w przypadku dokumentów znajdujących się w folderach, do których mają uprawnienia do edycji, i tylko w odniesieniu do pracowników.
Kliknij Zapisz.
Prośba o podpis elektroniczny
Przy okazji przesyłania dokumentów
Podczas przesyłania dokumentu przejdź do karty "Dokumenty".
Kliknij przycisk "+ Dodaj dokument" i kliknij "Prześlij i przypisz pliki" lub "Podziel i przypisz PDF".
Wybierz folder "Dokument" dla dokumentu.
Prześlij dokument w formacie .PDF lub .DOCX.
Zaznacz opcję "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę.
Określ żądany typ podpisu:
Prosty podpis elektroniczny (Simple Electronic Signature) – to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim do dokumentów wewnętrznych, takich jak polityki, umowy czy potwierdzenia.
💡 Jest dostępne bezpłatnie dla wszystkich klientów korzystających z planu Pro.
Zaawansowany Podpis Elektroniczny – Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i weryfikacji tożsamości niż prosty podpis, co czyni go odpowiednim dla wewnętrznych dokumentów HR, umów oraz plików związanych z zgodnością.
Kwalifikowany Podpis Elektroniczny – Oferuje najwyższy poziom ważności prawnej, równoważny podpisowi odręcznemu zgodnie z prawem UE. Zalecany do umów o dużej wartości i oficjalnych transakcji.
W razie potrzeby dodaj dodatkowych sygnatariuszy.
Kliknij przycisk "Przypisz użytkowników".
Przypisz dokument do jednego lub większej liczby pracowników.
Kliknij "Prześlij i przejrzyj następny dokument".
Przypisani pracownicy otrzymają powiadomienie za pośrednictwem wiadomości e-mail, zadania lub powiadomienia na pulpicie nawigacyjnym.
Podczas przeglądania dokumentów
Otwórz dokument w trybie podglądu.
Jeśli jesteś pracownikiem działu HR lub administratorem, zobaczysz przycisk "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę.
Określ żądany typ podpisu.
W razie potrzeby dodaj dodatkowych sygnatariuszy.
Kliknij przycisk "Poproś o podpis elektroniczny", a przydzielony pracownik otrzyma powiadomienie z prośbą o podpisanie dokumentu.
Filtrowanie danych
Użyj filtra według statusu ePodpisu, aby uzyskać informacje o dokumentach w różnych statusach. Na przykład wybierz status „Oczekujący” i ustaw zakres czasu na ostatni miesiąc, aby zidentyfikować i przypomnieć odbiorcom o konieczności podpisania dokumentu.
Możesz także filtrować według dat, aby przeglądać dokumenty w wybranym zakresie dat. Dodatkowo, wszystkie odrzucone lub nieprzetworzone dokumenty będą wyświetlane na górze, ponieważ wymagają one największej uwagi.
Pracownicy, którzy odmówią podpisania dokumentu, mogą zostawić komentarz wyjaśniający ich decyzję. Komentarz ten będzie widoczny po najechaniu kursorem na status „Odrzucony”.
Podpisywanie dokumentu
Przejdź do folderu dokumentów w swoim profilu.
Otwórz dokument wymagający podpisu elektronicznego.
Kliknij przycisk "Podpisz", a nastąpi przekierowanie do Signaturit.
Jeśli dokument został wysłany z użyciem Prostego Podpisu Elektronicznego (SES), otworzy się w publicznej wersji podglądu, gdzie możesz zapoznać się z jego treścią, potwierdzić jej zrozumienie oraz złożyć podpis.
Dokumenty wysyłane przez innych dostawców będą przekierowywać użytkownika do Signaturit lub Autenti.
W przypadku odmowy podpisania konieczne będzie podanie powodu odrzucenia.
Śledzenie statusu dokumentu i wszyscy użytkownicy podpisujący
Status dokumentu zostanie zaktualizowany do "Oczekujący", "Podpisany" lub "Odrzucony" na podstawie działania pracownika. Status „Zaległy” oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy. Aktualny status zobaczysz zarówno na liście dokumentów, jak i w trybie podglądu.
Kolumna Użytkownicy podpisujący wyświetla awatary wszystkich przypisanych sygnatariuszy. Kliknij awatary, aby wyświetlić wyskakujące okienko z informacjami o statusie każdego sygnatariusza (np. Podpisano, Oczekujący, Odrzucony). Status Wygasło oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy.
W podglądzie dokumentu awatary sygnatariuszy są widoczne obok statusu podpisu. Po kliknięciu awatarów zobaczysz szczegóły statusów każdego z nich.
Gdy status wynosi Nie udało się przetworzyć, najedź kursorem na status, aby wyświetlić przyczynę niepowodzenia — na przykład Brakujący adres e-mail.
Ponów próbę podpisania elektronicznego
Jeśli dokument ma status Nie udało się przetworzyć, możesz ponowić próbę wysłania go do podpisania elektronicznego. Po rozwiązaniu problemu — na przykład po dodaniu brakującego adresu e-mail — dokument można wysłać ponownie.
Kliknij trzy kropki i wybierz opcję Ponów próbę podpisania elektronicznego. Dokument zostanie ponownie wysłany do podpisania.
Powiadomienia
Powiadomienie e-mail: Wiadomość e-mail z linkiem do Signaturit zostanie wysłana do pracownika.
Utworzenie zadania: Zadanie z przyciskiem "Podpisz" zostanie utworzone na liście zadań pracownika.
Powiadomienie na pulpicie nawigacyjnym: Powiadomienie pojawi się na pulpicie nawigacyjnym pracownika.
Wymagaj logowania przed podpisaniem dokumentów
Aby zapewnić dodatkowy poziom bezpieczeństwa, można wymagać od pracowników zalogowania się do PeopleForce przed otwarciem i podpisaniem dokumentów otrzymanych pocztą elektroniczną.
Gdy ta opcja jest włączona, PeopleForce weryfikuje, czy osoba otwierająca link do podpisania jest właściwym sygnatariuszem. Tylko upoważnieni sygnatariusze mogą uzyskać dostęp do dokumentu i go podpisać. To ustawienie dotyczy PeopleSign SES.
Wymóg ten nie dotyczy uczestników procesu preboardingowego. Jeśli pracownik jest w trakcie aktywnego procesu preboardingowego, może otwierać i podpisywać dokumenty bez logowania się do PeopleForce.
Aby włączyć tę opcję:
Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo → Uwierzytelnianie.
Wybierz opcję Zaloguj się, aby podpisać.
Kliknij Zapisz.
Ponowne wysłanie wygasłych wniosków o podpis elektroniczny
Jeśli wniosek o podpis elektroniczny wygasł, możesz wysłać go ponownie za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności usuwania i ponownego przesyłania dokumentu. Pomaga to szybko przypomnieć pracownikom o podpisaniu zaległych dokumentów i oszczędza czas podczas zarządzania dużą liczbą wygasłych wniosków.
Aby ponownie wysłać wygasły wniosek o podpis elektroniczny:
Przejdź do sekcji Dokumenty.
Znajdź dokument o statusie Wygasły.
Kliknij menu z trzema kropkami obok dokumentu.
Wybierz opcję Spróbuj podpisać ponownie.
PeopleForce wyśle nową prośbę o podpis do pierwotnych sygnatariuszy.
Ponowne wysłanie wielu dokumentów, których termin wygasł
Możesz również ponownie wysłać kilka wygasłych próśb o podpis elektroniczny jednocześnie:
Otwórz stronę Dokumenty.
Wybierz jeden lub więcej dokumentów.
Wybierz opcję Spróbuj podpisać ponownie z menu działań zbiorczych.