W PeopleForce jest już dostępna funkcja podpisu elektronicznego (eSignature). Umożliwia ona użytkownikom podpisywanie dowolnych dokumentów bezpośrednio na platformie, za pomocą wbudowanego podpisu elektronicznego. W poniższym artykule znajdziesz szczegółowe informacje o nowej funkcjonalności.
📌 Ważne! Podpis elektroniczny jest aktualnie w wersji beta. Jeśli chcesz go wypróbować, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail pod adresem support@peopleforce.io.
Prośba o podpis elektroniczny
Przy okazji przesyłania dokumentów
Podczas przesyłania dokumentu przejdź do karty "Dokumenty".
Kliknij przycisk "+ Dodaj dokument" i kliknij "Prześlij i przypisz pliki" lub "Podziel i przypisz PDF".
Wybierz folder "Dokument" dla dokumentu.
Prześlij dokument w formacie .PDF lub .DOCX.
Zaznacz opcję "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę.
Określ żądany typ podpisu.
W razie potrzeby dodaj dodatkowych sygnatariuszy.
Kliknij przycisk "Przypisz użytkowników".
Przypisz dokument do jednego lub większej liczby pracowników.
Kliknij "Prześlij i przejrzyj następny dokument".
Przypisani pracownicy otrzymają powiadomienie za pośrednictwem wiadomości e-mail, zadania lub powiadomienia na pulpicie nawigacyjnym.
Podczas przeglądania dokumentów
Otwórz dokument w trybie podglądu.
Jeśli jesteś pracownikiem działu HR lub administratorem, zobaczysz przycisk "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę.
Określ żądany typ podpisu.
W razie potrzeby dodaj dodatkowych sygnatariuszy.
Kliknij przycisk "Poproś o podpis elektroniczny", a przydzielony pracownik otrzyma powiadomienie z prośbą o podpisanie dokumentu.
Filtrowanie danych
Użyj filtra według statusu ePodpisu, aby uzyskać informacje o dokumentach w różnych statusach. Na przykład wybierz status „Oczekujący” i ustaw zakres czasu na ostatni miesiąc, aby zidentyfikować i przypomnieć odbiorcom o konieczności podpisania dokumentu.
Możesz także filtrować według dat, aby przeglądać dokumenty w wybranym zakresie dat. Dodatkowo, wszystkie odrzucone lub nieprzetworzone dokumenty będą wyświetlane na górze, ponieważ wymagają one największej uwagi.
Pracownicy, którzy odmówią podpisania dokumentu, mogą zostawić komentarz wyjaśniający ich decyzję. Komentarz ten będzie widoczny po najechaniu kursorem na status „Odrzucony”.
Podpisywanie dokumentu
Przejdź do folderu dokumentów w swoim profilu.
Otwórz dokument wymagający podpisu elektronicznego.
Kliknij przycisk "Podpisz", a nastąpi przekierowanie do Signaturit.
Postępuj zgodnie z instrukcjami w Signaturit, aby zakończyć proces podpisywania.
Śledzenie statusu dokumentu i wszyscy użytkownicy podpisujący
Status dokumentu zostanie zaktualizowany do "Oczekujący", "Podpisany" lub "Odrzucony" na podstawie działania pracownika. Status „Zaległy” oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy. Aktualny status zobaczysz zarówno na liście dokumentów, jak i w trybie podglądu.
Kolumna Użytkownicy podpisujący wyświetla awatary wszystkich przypisanych sygnatariuszy. Kliknij awatary, aby wyświetlić wyskakujące okienko z informacjami o statusie każdego sygnatariusza (np. Podpisano, Oczekujący, Odrzucony). Status Wygasło oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy.
W podglądzie dokumentu awatary sygnatariuszy są widoczne obok statusu podpisu. Po kliknięciu awatarów zobaczysz szczegóły statusów każdego z nich.
Powiadomienia
Powiadomienie e-mail: Wiadomość e-mail z linkiem do Signaturit zostanie wysłana do pracownika.
Utworzenie zadania: Zadanie z przyciskiem "Podpisz" zostanie utworzone na liście zadań pracownika.
Powiadomienie na pulpicie nawigacyjnym: Powiadomienie pojawi się na pulpicie nawigacyjnym pracownika.
💡 Jeśli masz dalsze pytania albo jakichkolwiek trudności, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail: support@peopleforce.io.