W PeopleForce jest już dostępna funkcja podpisu elektronicznego (eSignature). Umożliwia ona użytkownikom podpisywanie dowolnych dokumentów bezpośrednio na platformie, za pomocą wbudowanego podpisu elektronicznego. W poniższym artykule znajdziesz szczegółowe informacje o nowej funkcjonalności.
📌 Ważne! Podpis elektroniczny jest aktualnie w wersji beta. Jeśli chcesz go wypróbować, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail pod adresem support@peopleforce.io.
Prośba o podpis elektroniczny
Przy okazji przesyłania dokumentów
Podczas przesyłania dokumentu przejdź do karty "Dokumenty".
Kliknij przycisk "+ Dodaj dokument" i kliknij "Prześlij".
Wybierz folder "Dokument" dla dokumentu.
Prześlij dokument w formacie .PDF lub .DOCX.
Przypisz dokument do jednego lub większej liczby pracowników.
Zaznacz opcję "Poproś o podpis elektroniczny".
Kliknij przycisk "Prześlij".
Przypisani pracownicy otrzymają powiadomienie za pośrednictwem wiadomości e-mail, zadania lub powiadomienia na pulpicie nawigacyjnym.
Podczas przeglądania dokumentów
Otwórz dokument w trybie podglądu.
Jeśli jesteś pracownikiem działu HR lub administratorem, zobaczysz przycisk "Poproś o podpis elektroniczny".
Kliknij przycisk "Poproś o podpis elektroniczny", a przydzielony pracownik otrzyma powiadomienie z prośbą o podpisanie dokumentu.
Filtrowanie danych
Użyj filtra według statusu ePodpisu, aby uzyskać informacje o dokumentach w różnych statusach. Na przykład wybierz status „Oczekujący” i ustaw zakres czasu na ostatni miesiąc, aby zidentyfikować i przypomnieć odbiorcom o konieczności podpisania dokumentu.
Możesz także filtrować według dat, aby przeglądać dokumenty w wybranym zakresie dat. Dodatkowo, wszystkie odrzucone lub nieprzetworzone dokumenty będą wyświetlane na górze, ponieważ wymagają one największej uwagi.
Pracownicy, którzy odmówią podpisania dokumentu, mogą zostawić komentarz wyjaśniający ich decyzję. Komentarz ten będzie widoczny po najechaniu kursorem na status „Odrzucony”.
Podpisywanie dokumentu
Przejdź do folderu dokumentów w swoim profilu.
Otwórz dokument wymagający podpisu elektronicznego.
Kliknij przycisk "Podpisz", a nastąpi przekierowanie do Signaturit.
Postępuj zgodnie z instrukcjami w Signaturit, aby zakończyć proces podpisywania.
Śledzenie statusu dokumentu
Status dokumentu zostanie zaktualizowany do "Oczekujący", "Podpisany" lub "Odrzucony" na podstawie działania pracownika. Aktualny status zobaczysz zarówno na liście dokumentów, jak i w trybie podglądu.
Powiadomienia
Powiadomienie e-mail: Wiadomość e-mail z linkiem do Signaturit zostanie wysłana do pracownika.
Utworzenie zadania: Zadanie z przyciskiem "Podpisz" zostanie utworzone na liście zadań pracownika.
Powiadomienie na pulpicie nawigacyjnym: Powiadomienie pojawi się na pulpicie nawigacyjnym pracownika.
💡 Jeśli masz dalsze pytania albo jakichkolwiek trudności, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail: support@peopleforce.io.