Funkcja Podziel i przypisz pliki PDF umożliwia użytkownikom dzielenie jednego lub wielu plików PDF oraz automatyczne dopasowywanie określonych dokumentów do różnych pracowników na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, takich jak pola dopasowania pracowników w ustawieniach folderu Dokumenty.
Funkcja ta doskonale sprawdza się w dystrybucji dokumentów (np. pasków wynagrodzeń), ponieważ automatycznie przypisuje dokumenty do właściwych osób. Włączenie opcji "Przypisz dokumenty do pracowników automatycznie" podczas przesyłania pozwala użytkownikom wydajnie i precyzyjnie zarządzać dystrybucją dokumentów.
Dzielenie i dystrybucja dokumentów
Dzielenie i dystrybucja dokumentów
Przejdź do karty "Dokumenty".
Kliknij przycisk "+ Dodaj dokument".
Wybierz opcję "Podziel i przypisz PDF".
Wybierz odpowiedni folder dokumentów, w którym będą przechowywane pliki.
Prześlij plik PDF ze swojego komputera.
Włącz opcję "Przypisz dokumenty do pracowników automatycznie", aby prawidłowo przypisać podzielone strony do pracowników.
Kliknij przycisk "Podziel i przypisz", aby zakończyć proces.
Przeglądanie lub wysyłanie dopasowanych dokumentów
Przeglądanie lub wysyłanie dopasowanych dokumentów
Jeśli po raz pierwszy korzystasz z tego procesu i chcesz przejrzeć wszystkie pliki, kliknij przycisk Przejrzyj wszystkie. Pliki zostaną wyświetlone, zaczynając od automatycznie dopasowanych, a kończąc na pozostałych.System automatycznie wybiera pracownika dla każdego dopasowanego dokumentu w trybie podglądu.
Po upewnieniu się, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie dopasowane, wystarczy kliknąć przycisk "Wyślij dopasowane dokumenty" i gotowe!
Prośba o podpis elektroniczny i dodawanie dodatkowych osób podpisujących
Prośba o podpis elektroniczny i dodawanie dodatkowych osób podpisujących
Po zautomatyzowanym przypisaniu plików do pracowników możesz poprosić o złożenie podpisu elektronicznego i dodać do dokumentu dodatkowe osoby podpisujące. Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki.
Natychmiastowa prośba o podpis elektroniczny
W wyskakującym oknie z wynikami automatycznego dopasowywania zaznacz pole wyboru "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę podpisu i żądany typ podpisu (jeśli dotyczy).
Jeśli chcesz dodać dodatkowe osoby podpisujące, zaznacz pole "Dodatkowi użytkownicy podpisujący" i wybierz jedną z rozwijanych opcji:
Przełożony: Bezpośredni przełożony pracownika w strukturze organizacyjnej.
Przełożony przełożonego: Pośredni przełożony z wyższym zakresem odpowiedzialności.
Określeni pracownicy: Wybierz dowolną osobę z listy rozwijanej.
Lider zespołu: Lider nadzorujący zespół pracownika.
Przełożony trzeciego stopnia: Manager wyznaczony na trzecim poziomie hierarchii.
Pracownik wskazany w polu referencyjnym: Osoba powiązana z profilem pracownika za pośrednictwem pola niestandardowego.
Kierownik działu: Kierownik działu pracownika.
Kliknij przycisk "Wyślij dopasowane dokumenty". Każda wybrana osoba otrzyma prośbę o złożenie podpisu elektronicznego pod dokumentem. Podpisy mogą być składane przez kilka osób jednocześnie na danym dokumencie.
Przeglądanie dokumentów przed wysłaniem prośby o podpis elektroniczny
Jeśli chcesz przejrzeć dokumenty przed wysłaniem prośby o podpis elektroniczny:
Kliknij przycisk "Zweryfikuj wszystkie".
Zaznacz pole wyboru "Poproś o podpis elektroniczny".
Wybierz dostawcę podpisu i żądany typ podpisu (jeśli dotyczy).
Jeśli potrzebni są dodatkowi sygnatariusze, zaznacz pole wyboru "Dodatkowi użytkownicy podpisujący" i wybierz jedną z tych samych opcji rozwijanych, co powyżej.
Kliknij przycisk "Prześlij" i przejrzyj dokumenty, a następnie dokładnie zweryfikuj każdy dokument przed sfinalizowaniem procesu.
Obie opcje umożliwiają żądanie podpisów elektronicznych, ale druga opcja daje możliwość przejrzenia wszystkich dokumentów przed rozpoczęciem procesu podpisywania.
Wyświetlanie osób podpisujących
Wyświetlanie osób podpisujących
Status dokumentu zostanie zaktualizowany do "Oczekujący", "Podpisany" lub "Odrzucony" na podstawie działania pracownika. Status „Zaległy” oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy. Aktualny status zobaczysz zarówno na liście dokumentów, jak i w trybie podglądu.
Kolumna Użytkownicy podpisujący wyświetla awatary wszystkich przypisanych sygnatariuszy. Kliknij awatary, aby wyświetlić wyskakujące okienko z informacjami o statusie każdego sygnatariusza (np. Podpisano, Oczekujący, Odrzucony). Status Wygasło oznacza, że dokument nie został podpisany w ciągu trzech miesięcy.
W podglądzie dokumentu awatary sygnatariuszy są widoczne obok statusu podpisu. Po kliknięciu awatarów zobaczysz szczegóły statusów każdego z nich.
Opcja kontynuowania przesyłania w późniejszym czasie
Opcja kontynuowania przesyłania w późniejszym czasie
Jeśli użytkownicy nagle muszą przełączyć się na inne zadanie, mogą kontynuować przesyłanie później. Na karcie "Dokumenty" zostanie wyświetlone przypomnienie o niekompletnym przesłaniu dokumentów. Możesz kontynuować przesyłanie w dowolnym momencie, klikając przycisk "Kontynuuj".
