Funkcja Formularze zakończenia współpracy jest teraz dostępna w Ustawienia → Formularze jako nowy typ formularza — Formularz zakończenia współpracy.
Ta funkcja umożliwia zespołom HR oraz menedżerom szybkie, precyzyjne i zgodne z wewnętrznymi procedurami zarządzanie procesem offboardingu pracowników.
Kluczowe korzyści
Szybszy proces zakończenia współpracy.
Menedżerowie posiadający uprawnienia do zakończenia współpracy mogą rozpocząć i zakończyć proces bezpośrednio z profilu pracownika, korzystając z wcześniej skonfigurowanego formularza.
Automatyczna aktualizacja danych.
System automatycznie aktualizuje dane pracownika, status cyklu życia oraz informacje w profilu.
Zintegrowane workflow.
Po zakończeniu współpracy automatycznie uruchamiane są workflow offboardingu, aby wszystkie zadania, powiadomienia i zmiany dostępu zostały wykonane na czas.
Elastyczna konfiguracja.
Zespoły HR mogą tworzyć wiele formularzy zakończenia współpracy dostosowanych do różnych typów współpracy, regionów lub wymogów prawnych.
Zanim zaczniesz
Przed utworzeniem formularzy zakończenia współpracy przeanalizuj różne typy współpracy i formy zatrudnienia stosowane w Twojej organizacji (np. pełny etat, część etatu, kontraktorzy, pracownicy na okres próbny itp.).
Każdy typ może wymagać zbierania różnych informacji lub uruchamiania odrębnych workflow w ramach procedury zakończenia współpracy.
Możesz utworzyć dowolną liczbę formularzy zakończenia współpracy, aby obsłużyć te warianty. Każdy formularz może zawierać pola niestandardowe do gromadzenia szczegółowych danych, które będą przechowywane w profilu pracownika.
System udostępnia jeden domyślny formularz zakończenia współpracy, który zawiera wszystkie wymagane pola systemowe. Zalecamy jednak tworzenie dodatkowych formularzy dostosowanych do różnych lokalizacji, typów zatrudnienia lub wymogów prawnych.
Korzystanie z formularzy zakończenia współpracy
Przejdź do Ustawienia → Formularze.
Zobaczysz nowy typ formularza o nazwie Formularz zakończenia współpracy.
Domyślnie dostępny jest wstępnie skonfigurowany formularz, który zawiera już wszystkie wymagane pola systemowe, takie jak Ostatni dzień współpracy i szczegóły wypowiedzenia. Pól tych nie można usunąć.
Pola opcjonalne, takie jak Ostatni dzień w biurze, można dodawać lub usuwać w dowolnym momencie, w zależności od potrzeb organizacji, ponieważ mogą one np. nie być potrzebne w przypadku pracowników zdalnych.
Tworzenie lub edycja formularza zakończenia współpracy
Możesz łatwo dostosować domyślny formularz zakończenia współpracy, aby zebrać wszystkie potrzebne informacje lub utworzyć nowy formularz od podstaw.
Nazwij i opisz formularz. Nadaj mu czytelną nazwę i opis, aby był łatwy do rozpoznania, np. „Zakończenie współpracy ze skutkiem natychmiastowym”.
Skonfiguruj automatyzację procesu. Wybierz proces, który ma uruchamiać się automatycznie po zatwierdzeniu lub przesłaniu formularza zakończenia współpracy, również w sytuacjach, gdy formularze są zatwierdzane automatycznie (jeżeli w ustawieniach formularza nie włączono akceptacji).
Dodaj dodatkowe pola. Dodaj niestandardowe pola pracownika lub pola z karty Osobiste, aby zebrać wszelkie dodatkowe informacje, których potrzebujesz.
Zdefiniuj pola wymagane. Zdecyduj, które pola muszą być wypełnione, a które są opcjonalne.
Dodaj blok dokumentów pracownika, aby użytkownicy mogli bezpośrednio w formularzu przesyłać pliki, takie jak pisma o rezygnacji, umowy lub inne dokumenty związane z odejściem.
Konfiguracja procesu zatwierdzania
Jeśli formularz zakończenia współpracy wymaga zatwierdzenia, podczas edycji formularza włącz sekcję Zatwierdzanie. Następnie wybierz osoby, które powinny zatwierdzić wniosek. Do wyboru są trzy rodzaje osób zatwierdzających:
Osobiste: obejmuje opcje związane z pracownikami, takie jak przełożony, przełożony przełożonego, przełożony 3. stopnia lub liderzy zespołów.
Dział: obejmuje kierownika działu i wszelkie niestandardowe pola z konfiguracji działu.
Określona osoba: umożliwia wybranie konkretnego pracownika według nazwiska z listy rozwijanej.
Łańcuch zatwierdzania zostanie automatycznie zastosowany do pracownika, dla którego składany jest formularz.
Oprócz tego możesz skorzystać z dodatkowych ustawień:
Pomiń nieprzypisane włączone: jeśli do danego etapu nie przypisano konkretnego zatwierdzającego, etap ten zostanie automatycznie pominięty.
Zastępstwo włączone: jeśli osoba zatwierdzająca jest na urlopie, wniosek o zatwierdzenie zostanie przekazany do przypisanego zastępcy.
Jak zakończyć zatrudnienie pracownika za pomocą formularzy zakończenia współpracy
Tylko użytkownicy z uprawnieniami do zakończenia zatrudnienia (np. przełożeni lub administratorzy działu kadr) mogą inicjować lub zatwierdzać zakończenia współpracy.
Przejdź do profilu pracownika, kliknij opcję Akcje i wybierz opcję Zakończ współpracę.
Wybierz domyślny formularz zakończenia współpracy lub formularz niestandardowy, który został przez Ciebie wcześniej utworzony.
Wypełnij wszystkie wymagane pola i dodaj opcjonalne informacje, jeśli to konieczne.
Jeśli pracownik ma podległych pracowników, zaznacz pole wyboru, aby przypisać ich do nowego przełożonego.
Zaznacz właściwe pole, jeśli chcesz zatrzymać wszystkie bieżące procesy, w których uczestniczy pracownik.
Sprawdź wszystkie wprowadzone dane i zmiany, które zostaną zastosowane. Po przesłaniu i zatwierdzeniu profil pracownika oraz tabela cyklu współpracy zostaną automatycznie zaktualizowane.
✅ Formularze zakończenia współpracy są poufne, dlatego nie pojawiają się w zakładce Wnioski → Organizacja. Wszystkie przesłane formularze zakończenia współpracy można znaleźć w zakładce Wnioski → Moje.
Zatwierdzenie, odrzucenie lub wysłanie formularza do poprawy
Przełożeni mogą przesyłać formularze zakończenia współpracy. Jeśli formularz wymaga zatwierdzenia, ponieważ tak został skonfigurowany, zostanie automatycznie wysłany do wyznaczonej osoby zatwierdzającej.
Osoba zatwierdzająca, np. dział kadr lub inna osoba określona w ustawieniach formularza, otrzyma zadanie do wykonania i powiadomienie systemowe. Następnie może formularz:
zatwierdzić;
odrzucić;
odesłać do poprawy.
W przypadku natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę skonfigurowany proces offboardingu rozpocznie się zaraz po przesłaniu lub zatwierdzeniu formularza, bez czekania na zaplanowaną datę.
Formularze zakończenia współpracy a formularze niestandardowe
Formularze zakończenia współpracy mają bezpośredni wpływ na dokumentację pracownika, natomiast formularze niestandardowe służą wyłącznie do gromadzenia informacji.
Formularze niestandardowe przechowują dane, ale nie aktualizują profili pracowników ani nie uruchamiają żadnych procesów.
Formularze zakończenia współpracy automatycznie kończą zatrudnienie pracownika, uruchamiają procesy offboardingowe i aktualizują wszystkie powiązane dokumenty.