Funkcja importowania roli pozwala szybciej uzupełnić Katalog ról poprzez przesłanie wielu ról w jednym pliku, zamiast tworzenia ich pojedynczo. Jest to szczególnie przydatne, gdy konfigurujesz katalog od zera lub aktualizujesz kilka ról jednocześnie (np. grupy ról, poziomy, umiejętności oraz pola niestandardowe).
Przygotowanie pliku do importu
Przed rozpoczęciem importu przygotuj arkusz kalkulacyjny i uzupełnij go informacjami wymaganymi do wgrania danych.
Pobierz szablon na swoje urządzenie i wykorzystaj go jako wzór – to przykładowy plik, który służy wyłącznie jako materiał referencyjny. Funkcja importu obsługuje dwa formaty plików: .csv oraz .xlsx.
Uzupełnij szablon odpowiednimi danymi (jedna rola = jeden wiersz):
Job profile (wymagane) – nazwa roli, np. Developer.
Job group (wymagane) – pełna ścieżka do grupy ról, zaczynając od grupy najwyższego poziomu, z poziomami oddzielonymi ukośnikiem (/). Na przykład Engineering / Backend. W przypadku grupy najwyższego poziomu wpisz tylko jej nazwę, np. Engineering. Jeśli grupa jeszcze nie istnieje, zostanie utworzona podczas importu.
Job level – poziom roli, jeśli jest używany w katalogu.
Skills – umiejętności przypisane do roli, jeśli są używane.
Minimum base compensation – minimalna kwota wynagrodzenia podstawowego dla danego profilu stanowiska. Należy wprowadzić wartość liczbową bez symbolu waluty.
Maximum base compensation – maksymalna kwota wynagrodzenia podstawowego dla danego profilu stanowiska. Należy wprowadzić wartość liczbową bez symbolu waluty.
Currency – waluta stosowana dla wartości minimalnego i maksymalnego wynagrodzenia podstawowego. Należy wprowadzić odpowiedni trzyliterowy kod waluty, np. USD, EUR, GBP lub PLN.
Custom fields (Pola niestandardowe) – dodatkowe pola roli, które zostały dodane w Ustawienia → Katalog ról → Pola roli. Jeśli którekolwiek pole roli jest oznaczone w Twoim workspace jako wymagane, to jest ono również obowiązkowe w pliku importu. Wtedy musisz dodać je jako kolumnę i uzupełnić dla każdego wiersza.
Jak dopasowywane są grupy ról
PeopleForce odnajduje każdą grupę ról na podstawie jej nazwy oraz grupy nadrzędnej. Ścieżka jest odczytywana od lewej do prawej. Pierwsza nazwa to grupa najwyższego poziomu, a każda kolejna nazwa po ukośniku to podgrupa poprzedniej. Jeśli pod daną grupą nadrzędną nie ma grupy o tej nazwie, import utworzy nową.
Oznacza to, że ścieżka w pliku musi odpowiadać miejscu, w którym grupa znajduje się w Twoim katalogu ról:
W katalogu ról | W pliku | Wynik |
Engineering (najwyższy poziom) | Engineering | Profil roli trafia do istniejącej grupy Engineering |
Engineering → Backend | Engineering / Backend | Profil roli trafia do istniejącej grupy Backend |
Engineering → Backend | Backend | ⚠️ Powstaje nowa grupa Backend najwyższego poziomu, czyli duplikat istniejącej |
Engineering → Backend | Tech / Backend | ⚠️ Powstają nowe grupy Tech i Backend |
⚠️ Zawsze podawaj grupy nadrzędne. Jeśli wpiszesz podgrupę bez jej grup nadrzędnych, import jej nie znajdzie. Zamiast tego utworzy nową grupę najwyższego poziomu o tej samej nazwie. Przed importem sprawdź pełną ścieżkę każdej grupy w sekcji Ustawienia → Katalog ról i przepisz ją do pliku.
Warto też pamiętać, że:
Spacje wokół ukośnika nie mają znaczenia. Engineering/Backend i Engineering / Backend działają tak samo.
Nazwy grup trzeba wpisywać dokładnie tak, jak wyglądają w katalogu.
Dla wszystkich profili z tej samej grupy trzeba stosować tę samą ścieżkę. Wystarczy jeden wiersz z brakującą lub inną grupą nadrzędną, aby powstał duplikat grupy.
W nazwach grup nie należy używać ukośników. Ukośnik zawsze oddziela poziomy, więc grupa o nazwie R/D zostanie zaimportowana jako grupa R z podgrupą D. Przed importem zmień nazwy takich grup, np. na R&D.
Zarchiwizowane grupy są przywracane. Jeśli zarchiwizowana grupa ról ma taką samą nazwę i grupę nadrzędną jak w pliku, zostanie przywrócona, a profil roli zostanie do niej dodany.
Import danych do systemu
Przejdź do Ustawienia → Import.
Wybierz z listy Role.
Prześlij wcześniej przygotowany plik do systemu i kliknij Dalej.
Po wgraniu arkusza możesz sprawdzić, czy wszystkie pola zostały poprawnie zaimportowane. Jeśli część pól nie została automatycznie dopasowana, możesz zmapować wymagane pola ręcznie. Kliknij Dalej, gdy wszystko będzie gotowe.
Kliknij Import, aby zakończyć proces.
System automatycznie waliduje importowane dane. Jeśli któryś element ma nieprawidłowy format, zostanie podświetlony na czerwono. W takim przypadku należy edytować plik i zastąpić błędne dane poprawnymi, a następnie ponownie przesłać plik do importu.
Śledzenie historii przesyłania plików
Otwórz Historia importów, aby wyświetlić wszystkie uruchomione importy.
Wyświetla liczbę zaimportowanych, zaktualizowanych rekordów i napotkanych błędów.
Kliknij Logі, aby wyświetlić szczegółowe komunikaty o błędach i szybko rozwiązać problemy.