Śledzenie nadgodzin pozwala rejestrować nadgodziny jako oddzielny rodzaj wpisu czasu pracy, zamiast łączyć je z normalnymi godzinami pracy. Gdy śledzenie nadgodzin jest włączone w polityce obecności, pracownicy zgłaszają nadgodziny jako wniosek o nadgodziny (z wymaganym komentarzem wyjaśniającym powód), osoby zatwierdzające sprawdzają go, a menedżerowie mogą śledzić wnioski o nadgodziny w specjalnym widoku i eksportować je.
Taki przebieg procesu ułatwia kontrolę i audyt nadgodzin oraz zapewnia przejrzystość danych dotyczących nadgodzin.
Włącz ewidencję nadgodzin i osoby zatwierdzające w polityce Obecności
Aby włączyć ewidencję nadgodzin, najpierw musisz aktywować ją w Polityki obecności. Wybierz politykę, w której chcesz używać nadgodzin, np. politykę Domyślną albo osobną politykę dla konkretnych zespołów/projektów, w których nadgodziny są dozwolone.
Aby skonfigurować:
Przejdź do Ustawienia > Polityki obecności.
Wykonaj jedną z czynności:
Otwórz istniejącą politykę do aktualizacji (np. Domyślna), albo
Utwórz nową politykę, np. Polityka z włączonymi nadgodzinami. Szczegółowy przewodnik tutaj.
Przejdź do zakładki Czas ponad wymiar.
Włącz przełącznik Czas ponad wymiar.
Po włączeniu czasu ponad wymiar możesz tworzyć typy czasu ponad wymiar dostępne dla pracowników przypisanych do tej polityki oraz nimi zarządzać. Domyślny typ czasu ponad wymiar jest oznaczony etykietą Ustawienia domyślne.
Tabela Czas ponad wymiar zawiera następujące kolumny:
Nazwa klasyfikacji
Kod klasyfikacji
Mnożnik wynagrodzenia
Metoda wynagrodzenia
Autoklasyfikacja
Aktywny
Tworzenie typu czasu ponad wymiar
Utwórz osobne typy czasu ponad wymiar, gdy poszczególne rodzaje pracy ponad wymiar wymagają różnych form wynagrodzenia lub innych informacji potrzebnych do ich zatwierdzenia. Na przykład zwykły czas ponad wymiar, praca w weekend, praca w święto i praca wieczorna mogą mieć różne mnożniki wynagrodzenia, metody wynagrodzenia lub składniki wynagrodzenia.
Korzystanie z kilku typów czasu ponad wymiar pomaga PeopleForce prawidłowo klasyfikować wnioski, zapewnia zatwierdzającym bardziej przejrzyste informacje podczas ich rozpatrywania oraz ogranicza ręczne przygotowywanie danych dotyczących rekompensaty czasem wolnym lub wynagrodzenia w Payroll.
Aby dodać nowy typ czasu ponad wymiar:
W zakładce Czas ponad wymiar w polityce Rejestracji kliknij Dodaj typ czasu ponad wymiar.
Skonfiguruj Szczegóły klasyfikacji:
Nazwa klasyfikacji: wprowadź nazwę, która pomoże użytkownikom zrozumieć, kiedy należy używać danego typu czasu ponad wymiar, na przykład Czas ponad wymiar w weekend lub Czas ponad wymiar w święto.
Kod klasyfikacji: wprowadź opcjonalny krótki kod typu czasu ponad wymiar i wybierz jego kolor. Kod ułatwia użytkownikom rozpoznawanie klasyfikacji we wpisach czasu ponad wymiar.
Instrukcje dla zatwierdzających: dodaj opcjonalne instrukcje, które zatwierdzający powinni uwzględnić podczas rozpatrywania wniosków przypisanych do tego typu czasu ponad wymiar. Możesz na przykład wyjaśnić, w jakich okolicznościach należy zatwierdzać pracę ponad wymiar w weekend, lub wskazać, jakie informacje pracownik powinien podać w komentarzu do wniosku.
W sekcji Wynagrodzenie wybierz, w jaki sposób zatwierdzony czas ponad wymiar ma zostać zrekompensowany:
Wybierz Czas wolny, jeśli zatwierdzony czas ponad wymiar ma zostać przeniesiony do licznika czasu wolnego pracownika. Użyj tej opcji, gdy zamiast wynagrodzenia pieniężnego pracownicy otrzymują dodatkowy czas wolny.
💡 Wybranie opcji Czas wolny nie aktualizuje automatycznie salda nieobecności pracownika. Zatwierdzone godziny czasu ponad wymiar należy przenieść do odpowiedniego salda nieobecności za pomocą importu korekt nieobecności. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Przenoszenie czasu ponad wymiar rekompensowanego czasem wolnym do sald nieobecności.
Wybierz Pasek wypłaty, jeśli zatwierdzony czas ponad wymiar ma być dostępny do rozliczenia w Payroll. Użyj tej opcji, gdy czas ponad wymiar jest opłacany za pośrednictwem Payroll.
Użyj pola Mnożnik stawki wynagrodzenia, aby określić, w jaki sposób czas trwania zatwierdzonej pracy ponad wymiar jest przeliczany na rekompensatę. Na przykład jedna godzina czasu ponad wymiar może odpowiadać jednej godzinie rekompensaty.
Mapowanie czasu ponad wymiar do składnika wynagrodzenia w Payroll
🚀 Mapowanie składników jest dostępne wyłącznie na kontach korzystających z produktów Payroll i Time, na których włączono składniki wynagrodzenia.
Po wybraniu opcji Pasek wypłaty jako Metody wynagrodzenia możesz zmapować typ czasu ponad wymiar do składnika wynagrodzenia.
W polu Składnik wynagrodzenia wybierz składnik, do którego mają trafiać dane dotyczące zatwierdzonego czasu ponad wymiar, na przykład dodatek za pracę w weekend lub inny składnik związany z czasem ponad wymiar. Do każdego typu czasu ponad wymiar można przypisać jeden składnik wynagrodzenia.
Mapowanie pozwala przenosić zatwierdzony czas ponad wymiar do Payroll w ramach prawidłowej kategorii wynagrodzenia bez konieczności ręcznego klasyfikowania go przez administratora Payroll.
Użyj sekcji Autoklasyfikacja, aby określić, kiedy PeopleForce powinien automatycznie przypisywać dany typ czasu ponad wymiar do wniosku:
Wybierz Typ dnia, aby stosować klasyfikację czasu ponad wymiar na podstawie rodzaju dnia, w którym wykonywano pracę ponad wymiar. Możesz na przykład utworzyć osobną klasyfikację czasu ponad wymiar przepracowanego w święto.
Wybierz Dzień tygodnia, a następnie wskaż dni, w których dana klasyfikacja ma być stosowana. Na przykład dla typu Czas ponad wymiar w weekend wybierz Sob. i Ndz.
Opcjonalnie określ godzinę rozpoczęcia i zakończenia w sekcji Zakres czasu. Typ czasu ponad wymiar będzie wtedy stosowany wyłącznie do czasu ponad wymiar odpowiadającego wybranym dniom i zakresowi czasu. Pozwala to na przykład klasyfikować wieczorny czas ponad wymiar oddzielnie od czasu ponad wymiar przepracowanego wcześniej w ciągu dnia.
Kliknij Zapisz.
Zarządzanie typami czasu ponad wymiar
Wszystkie skonfigurowane typy czasu ponad wymiar są wyświetlane w zakładce Czas ponad wymiar w polityce Rejestracji. Na tej stronie możesz:
sprawdzać ich Metody wynagrodzenia i mnożniki;
sprawdzać, czy skonfigurowano warunki Autoklasyfikacji;
aktywować lub dezaktywować poszczególne typy czasu ponad wymiar, gdy nie powinny być już stosowane do nowych wniosków o czas ponad wymiar, ale nadal chcesz zachować wcześniejsze wpisy;
otworzyć typ czasu ponad wymiar, aby edytować jego konfigurację.
Skonfiguruj zatwierdzanie nadgodzin
Po włączeniu nadgodzin są one obsługiwane poprzez wnioski, a zatwierdzanie nadgodzin domyślnie staje się obowiązkowe. W tym kroku definiujesz tylko, kto zatwierdza wnioski (np. przełożony pracownika), oraz możesz dodać dodatkowych zatwierdzających, jeśli wymaga tego proces.
W tej samej konfiguracji polityki otwórz sekcję Zatwierdzenia.
W zatwierdzanie czasu nad wymiar wybierz zatwierdzającego (np. Menedżer):
Lider: bezpośredni przełożony pracownika w strukturze organizacyjnej.
Lider menedżera: pośredni przełożony o większym zakresie odpowiedzialności niż bezpośredni przełożony.
Określony użytkownik: można wskazać dowolną osobę z listy rozwijanej.
Kierownicy zespołów: osoba zarządzająca zespołem pracownika.
Lider 3. poziomu: osoba wyznaczona jako menedżer trzeciego poziomu w hierarchii.
Referencja do użytkownika: osoba powiązana z profilem pracownika poprzez pole niestandardowe.
Dział: menedżer odpowiedzialny za dział pracownika.
Jeśli potrzeba, dodaj kolejnych zatwierdzających przez + Dodaj zatwierdzającego.
Skonfiguruj dodatkowe opcje na stronie:
Pomiń nieprzypisane zatwierdzenia, aby automatycznie je omijać i usprawnić proces.
Włącz możliwość wyboru zastępców zatwierdzających wnioski, aby automatycznie przekazywać wnioski do zastępcy, jeśli przypisany zatwierdzający jest niedostępny.
Kliknij Dalej.
Ewidencja nadgodzin będzie działać tylko dla lokalizacji pracowników przypisanych do danej Polityki obecności. Otwórz sekcję Użytkownicy i upewnij się, że wybrano wszystkie wymagane lokalizacje.
Zapisz politykę.
Przeglądanie i zatwierdzanie wniosków o czas ponad wymiar
Gdy rejestracja czasu ponad wymiar jest włączona, użytkownicy zgłaszają czas ponad wymiar za pomocą Wniosku o czas ponad wymiar (w Rejestracja > Moje lub w widgecie Zarejestruj/Wyrejestruj), a osoby zatwierdzające przeglądają te wnioski na stronie Wnioski. Wniosek o czas ponad wymiar można otworzyć również z poziomu:
zakładki Do zrobienia na stronie głównej;
skrzynki roboczej;
zakładki Wnioski > Moje – aby wyświetlić wnioski powiązane z Tobą, takie jak wnioski przesłane przez Ciebie, wnioski przypisane Ci do zatwierdzenia lub wnioski, w których podjęto już działanie;
zakładki Wnioski > Organizacja – aby wyświetlić wnioski o czas ponad wymiar w całej firmie, jeśli masz dostęp do wniosków firmowych.
Strona Wnioski zawiera przesłane Wnioski o czas ponad wymiar ze wszystkimi statusami w osobnej sekcji. Niezatwierdzone wnioski o czas ponad wymiar pojawiają się w sekcji Oczekuje zatwierdzenia lub Wymagające mojej zgody.
Po otwarciu wniosków o czas ponad wymiar możesz:
przejrzeć szczegóły wniosku, takie jak data, godzina, czas trwania i komentarz;
sprawdzić, kogo dotyczy wniosek i kto go przesłał;
zatwierdzić lub odrzucić wniosek;
zostawić komentarze, jeśli niektóre szczegóły wymagają doprecyzowania;
oznaczyć innych użytkowników w komentarzach, aby włączyć ich do dyskusji;
udostępnić im wniosek, aby stali się współużytkownikami przy tym konkretnym wniosku.
Zmiana typu czasu ponad wymiar
Przed zatwierdzeniem wniosku o czas ponad wymiar zatwierdzający może zmienić przypisany do niego typ czasu ponad wymiar, jeśli inna klasyfikacja jest bardziej odpowiednia.
Jeśli wniosek ma kilku zatwierdzających, typ czasu ponad wymiar można zmienić tylko przed pierwszym zatwierdzeniem. Gdy pierwszy zatwierdzający zatwierdzi wniosek, wybrany typ czasu ponad wymiar zostaje zablokowany, a pozostali zatwierdzający nie mogą zmienić jego klasyfikacji.
Jeśli dane we wniosku są nieprawidłowe, pozostali zatwierdzający powinni go odrzucić i poprosić pracownika o ponowne przesłanie prawidłowego wniosku.
Po sprawdzeniu wniosku i potwierdzeniu typu czasu ponad wymiar zatwierdź lub odrzuć wniosek.
Wyświetlanie zatwierdzonego czasu ponad wymiar na poziomie całej organizacji
Jeśli masz uprawnienie Dostęp do danych o rejestracji czasu w całej organizacji, możesz przejść do Rejestracja > Organizacja > Czas ponad wymiar, aby wyświetlić wyłącznie zatwierdzone zapisy czasu ponad wymiar. Ponieważ w tej zakładce widoczny jest tylko zatwierdzony czas ponad wymiar, lepiej sprawdza się ona przy weryfikacji danych do listy płac, końcowym przeglądzie oraz eksporcie potwierdzonych danych.
Podczas gdy strona Wnioski służy do obsługi procesu zatwierdzania, czyli przeglądania szczegółów wniosków, omawiania ich w komentarzach, angażowania współtwórców oraz zatwierdzania lub odrzucania zgłoszeń, zakładka Czas ponad wymiar w Rejestracji służy do przeglądania końcowych, zatwierdzonych zapisów czasu ponad wymiar po zakończeniu tego procesu.
W tej zakładce możesz sprawdzić nazwę użytkownika, datę, zakres godzin, długość trwania czasu ponad wymiar oraz status. Możesz także korzystać z wyszukiwania, filtrów i eksportu, aby łatwiej pracować z zatwierdzonymi danymi dotyczącymi czasu ponad wymiar.
Eksportowanie wpisów czasu ponad wymiar
W sekcji Rejestracja > Organizacja > Czas ponad wymiar możesz wyeksportować zatwierdzone wpisy czasu ponad wymiar, aby przygotować dane do rozliczenia wynagrodzeń, utworzyć raport lub przeprowadzić dalszą analizę. Eksport uwzględnia filtry aktualnie zastosowane na stronie.
Przenoszenie czasu ponad wymiar rekompensowanego czasem wolnym do sald nieobecności
Jeśli dla typu czasu ponad wymiar wybrano Czas wolny jako Metodę wynagrodzenia, zatwierdzone godziny czasu ponad wymiar nie są automatycznie dodawane do salda nieobecności pracownika.
Aby przyznać te godziny jako czas wolny, wyeksportuj zatwierdzone wpisy czasu ponad wymiar, a następnie zaimportuj je jako korekty nieobecności:
Przejdź do Rejestracja > Organizacja > Czas ponad wymiar.
Wybierz wymagany okres raportowania.
Ustaw wartość Czas wolny w filtrze Metoda wynagrodzenia. Na stronie zostaną wyświetlone zatwierdzone wpisy czasu ponad wymiar, które powinny zostać zrekompensowane dodatkowymi godzinami czasu wolnego.
Kliknij Eksportuj i pobierz raport dotyczący czasu ponad wymiar. Wyeksportowany plik uwzględnia wybrany okres i zastosowane filtry. Użyj go, aby sprawdzić zatwierdzone godziny czasu ponad wymiar, które należy przenieść do sald nieobecności pracowników.
Pobierz i otwórz szablon importu korekty urlopów.
Skopiuj wymagane informacje o pracownikach i czasie ponad wymiar z wyeksportowanego raportu do szablonu. Obejmuje to identyfikatory pracowników oraz liczbę godzin czasu ponad wymiar, które należy dodać do odpowiedniego salda nieobecności.
Przed przesłaniem pliku upewnij się, że jest on zgodny z wymaganym formatem korekt nieobecności.
Przejdź do Ustawienia > Import > Korekty nieobecności i prześlij uzupełniony plik. Pełne instrukcje dotyczące przygotowywania i importowania pliku znajdziesz w artykule Korekty urlopów.
Po zakończeniu importu godziny czasu ponad wymiar zostaną zbiorczo dodane do odpowiednich sald nieobecności pracowników.
💡 Proces ten możesz wykonywać regularnie, na przykład raz w miesiącu, aby przenosić wszystkie zatwierdzone godziny czasu ponad wymiar rekompensowane czasem wolnym.