Śledzenie nadgodzin pozwala rejestrować nadgodziny jako oddzielny rodzaj wpisu czasu pracy, zamiast łączyć je z normalnymi godzinami pracy. Gdy śledzenie nadgodzin jest włączone w polityce obecności, pracownicy zgłaszają nadgodziny jako wniosek o nadgodziny (z wymaganym komentarzem wyjaśniającym powód), osoby zatwierdzające sprawdzają go, a menedżerowie mogą śledzić wnioski o nadgodziny w specjalnym widoku i eksportować je.
Taki przebieg procesu ułatwia kontrolę i audyt nadgodzin oraz zapewnia przejrzystość danych dotyczących nadgodzin.
Włącz ewidencję nadgodzin i osoby zatwierdzające w polityce Obecności
Aby włączyć ewidencję nadgodzin, najpierw musisz aktywować ją w Polityki obecności. Wybierz politykę, w której chcesz używać nadgodzin, np. politykę Domyślną albo osobną politykę dla konkretnych zespołów/projektów, w których nadgodziny są dozwolone.
Aby skonfigurować:
Przejdź do Ustawienia > Polityki obecności.
Wykonaj jedną z czynności:
Otwórz istniejącą politykę do aktualizacji (np. Domyślna), albo
Utwórz nową politykę, np. Polityka z włączonymi nadgodzinami. Szczegółowy przewodnik tutaj.
W sekcji Czas ponad wymiar włącz Włącz rejestrację czasu ponad wymiar.
Kliknij Dalej.
Skonfiguruj zatwierdzanie nadgodzin
Po włączeniu nadgodzin są one obsługiwane poprzez wnioski, a zatwierdzanie nadgodzin domyślnie staje się obowiązkowe. W tym kroku definiujesz tylko, kto zatwierdza wnioski (np. przełożony pracownika), oraz możesz dodać dodatkowych zatwierdzających, jeśli wymaga tego proces.
W tej samej konfiguracji polityki otwórz sekcję Zatwierdzenia.
W zatwierdzanie czasu nad wymiar wybierz zatwierdzającego (np. Menedżer):
Lider: bezpośredni przełożony pracownika w strukturze organizacyjnej.
Lider menedżera: pośredni przełożony o większym zakresie odpowiedzialności niż bezpośredni przełożony.
Określony użytkownik: można wskazać dowolną osobę z listy rozwijanej.
Kierownicy zespołów: osoba zarządzająca zespołem pracownika.
Lider 3. poziomu: osoba wyznaczona jako menedżer trzeciego poziomu w hierarchii.
Referencja do użytkownika: osoba powiązana z profilem pracownika poprzez pole niestandardowe.
Dział: menedżer odpowiedzialny za dział pracownika.
Jeśli potrzeba, dodaj kolejnych zatwierdzających przez + Dodaj zatwierdzającego.
Skonfiguruj dodatkowe opcje na stronie:
Pomiń nieprzypisane zatwierdzenia, aby automatycznie je omijać i usprawnić proces.
Włącz możliwość wyboru zastępców zatwierdzających wnioski, aby automatycznie przekazywać wnioski do zastępcy, jeśli przypisany zatwierdzający jest niedostępny.
Kliknij Dalej.
Ewidencja nadgodzin będzie działać tylko dla lokalizacji pracowników przypisanych do danej Polityki obecności. Otwórz sekcję Użytkownicy i upewnij się, że wybrano wszystkie wymagane lokalizacje.
Zapisz politykę.
Przeglądanie i zatwierdzanie wniosków o czas ponad wymiar
Gdy rejestracja czasu ponad wymiar jest włączona, użytkownicy zgłaszają czas ponad wymiar za pomocą Wniosku o czas ponad wymiar (w Rejestracja > Moje lub w widgecie Zarejestruj/Wyrejestruj), a osoby zatwierdzające przeglądają te wnioski na stronie Wnioski. Wniosek o czas ponad wymiar można otworzyć również z poziomu:
zakładki Do zrobienia na stronie głównej;
skrzynki roboczej;
zakładki Wnioski > Moje – aby wyświetlić wnioski powiązane z Tobą, takie jak wnioski przesłane przez Ciebie, wnioski przypisane Ci do zatwierdzenia lub wnioski, w których podjęto już działanie;
zakładki Wnioski > Organizacja – aby wyświetlić wnioski o czas ponad wymiar w całej firmie, jeśli masz dostęp do wniosków firmowych.
Strona Wnioski zawiera przesłane Wnioski o czas ponad wymiar ze wszystkimi statusami w osobnej sekcji. Niezatwierdzone wnioski o czas ponad wymiar pojawiają się w sekcji Oczekuje zatwierdzenia lub Wymagające mojej zgody.
Po otwarciu wniosków o czas ponad wymiar możesz:
przejrzeć szczegóły wniosku, takie jak data, godzina, czas trwania i komentarz;
sprawdzić, kogo dotyczy wniosek i kto go przesłał;
zatwierdzić lub odrzucić wniosek;
zostawić komentarze, jeśli niektóre szczegóły wymagają doprecyzowania;
oznaczyć innych użytkowników w komentarzach, aby włączyć ich do dyskusji;
udostępnić im wniosek, aby stali się współużytkownikami przy tym konkretnym wniosku.
Jeśli potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia, możesz skorzystać z sekcji Komentarze, którą znajdziesz we Wniosku o czas ponad wymiar. Tutaj możesz:
dopisać swoje uwagi;
oznaczyć innych użytkowników i włączyć ich do dyskusji;
udostępnić wniosek innym osobom, aby stały się jego współtwórcami.
Współtwórcy otrzymują dostęp tylko do tego konkretnego wniosku. Dzięki temu możesz włączyć do jego przeglądu lub omówienia innego lidera, osobę z HR albo specjalistę ds. płac.
Wyświetlanie zatwierdzonego czasu ponad wymiar na poziomie całej organizacji
Jeśli masz uprawnienie Dostęp do danych o rejestracji czasu w całej organizacji, możesz przejść do Rejestracja > Organizacja > Czas ponad wymiar, aby wyświetlić wyłącznie zatwierdzone zapisy czasu ponad wymiar. Ponieważ w tej zakładce widoczny jest tylko zatwierdzony czas ponad wymiar, lepiej sprawdza się ona przy weryfikacji danych do listy płac, końcowym przeglądzie oraz eksporcie potwierdzonych danych.
Podczas gdy strona Wnioski służy do obsługi procesu zatwierdzania, czyli przeglądania szczegółów wniosków, omawiania ich w komentarzach, angażowania współtwórców oraz zatwierdzania lub odrzucania zgłoszeń, zakładka Czas ponad wymiar w Rejestracji służy do przeglądania końcowych, zatwierdzonych zapisów czasu ponad wymiar po zakończeniu tego procesu.
W tej zakładce możesz sprawdzić nazwę użytkownika, datę, zakres godzin, długość trwania czasu ponad wymiar oraz status. Możesz także korzystać z wyszukiwania, filtrów i eksportu, aby łatwiej pracować z zatwierdzonymi danymi dotyczącymi czasu ponad wymiar.
