Śledzenie nadgodzin pozwala rejestrować nadgodziny jako oddzielny rodzaj wpisu czasu pracy, zamiast łączyć je z normalnymi godzinami pracy. Gdy śledzenie nadgodzin jest włączone w polityce obecności, pracownicy zgłaszają nadgodziny jako wniosek o nadgodziny (z wymaganym komentarzem wyjaśniającym powód), osoby zatwierdzające sprawdzają go, a menedżerowie mogą śledzić wnioski o nadgodziny w specjalnym widoku i eksportować je.
Taki przebieg procesu ułatwia kontrolę i audyt nadgodzin oraz zapewnia przejrzystość danych dotyczących nadgodzin.
Włącz ewidencję nadgodzin i osoby zatwierdzające w polityce Obecności
Aby włączyć ewidencję nadgodzin, najpierw musisz aktywować ją w Polityki obecności. Wybierz politykę, w której chcesz używać nadgodzin, np. politykę Domyślną albo osobną politykę dla konkretnych zespołów/projektów, w których nadgodziny są dozwolone.
Aby skonfigurować:
Przejdź do Ustawienia > Polityki obecności.
Wykonaj jedną z czynności:
Otwórz istniejącą politykę do aktualizacji (np. Domyślna), albo
Utwórz nową politykę, np. Polityka z włączonymi nadgodzinami. Szczegółowy przewodnik tutaj.
W sekcji Czas ponad wymiar włącz Włącz rejestrację czasu ponad wymiar.
Kliknij Dalej.
Skonfiguruj zatwierdzanie nadgodzin
Po włączeniu nadgodzin są one obsługiwane poprzez wnioski, a zatwierdzanie nadgodzin domyślnie staje się obowiązkowe. W tym kroku definiujesz tylko, kto zatwierdza wnioski (np. przełożony pracownika), oraz możesz dodać dodatkowych zatwierdzających, jeśli wymaga tego proces.
W tej samej konfiguracji polityki otwórz sekcję Zatwierdzenia.
W zatwierdzanie czasu nad wymiar wybierz zatwierdzającego (np. Menedżer):
Lider: bezpośredni przełożony pracownika w strukturze organizacyjnej.
Lider menedżera: pośredni przełożony o większym zakresie odpowiedzialności niż bezpośredni przełożony.
Określony użytkownik: można wskazać dowolną osobę z listy rozwijanej.
Kierownicy zespołów: osoba zarządzająca zespołem pracownika.
Lider 3. poziomu: osoba wyznaczona jako menedżer trzeciego poziomu w hierarchii.
Referencja do użytkownika: osoba powiązana z profilem pracownika poprzez pole niestandardowe.
Dział: menedżer odpowiedzialny za dział pracownika.
Jeśli potrzeba, dodaj kolejnych zatwierdzających przez + Dodaj zatwierdzającego.
Skonfiguruj dodatkowe opcje na stronie:
Pomiń nieprzypisane zatwierdzenia, aby automatycznie je omijać i usprawnić proces.
Włącz możliwość wyboru zastępców zatwierdzających wnioski, aby automatycznie przekazywać wnioski do zastępcy, jeśli przypisany zatwierdzający jest niedostępny.
Kliknij Dalej.
Ewidencja nadgodzin będzie działać tylko dla lokalizacji pracowników przypisanych do danej Polityki obecności. Otwórz sekcję Użytkownicy i upewnij się, że wybrano wszystkie wymagane lokalizacje.
Zapisz politykę.
Przegląd i zatwierdzanie wniosków o nadgodziny
Gdy zostaniesz dodany jako zatwierdzający (ale nie masz dostępu do Rejestracja > Organizacja), zobaczysz wnioski o nadgodziny jako zadania i otworzysz stronę wniosku, aby je przejrzeć i zatwierdzić. Należy wykonać następujące kroki:
Otwórz wniosek z jednego z miejsc:
Sekcja Do zrobienia
Skrzynka odbiorcza
Na stronie Wniosek o nadgodziny sprawdź szczegóły:
Data, godzina i komentarz pracownika (dlaczego potrzebne są nadgodziny)
Informacje o wnioskującej osobie (kto wysłał)
Dodaj komentarz w polu Komentarze, aby doprecyzować szczegóły.
Opcjonalnie włącz Powiadom wszystkich zatwierdzających, aby wszyscy zaangażowani otrzymali powiadomienie.
Kliknij Zatwierdź lub Odrzuć.
Zarządzanie wnioskami o nadgodziny w firmie (Widok firmy)
Jeśli masz uprawnienie Dostęp do danych o rejestracji czasu w całej organizacji, możesz zarządzać wnioskami o nadgodziny na poziomie firmy. W Rejestracja > Organizacja > Czas ponad wymiar zobaczysz listę wniosków z kluczowymi informacjami: imię i nazwisko pracownika, data, żądany przedział czasu, czas trwania nadgodzin oraz status. Aby zobaczyć pełny kontekst, kliknij wiersz wniosku, aby otworzyć szczegóły (w tym komentarz i informacje o zatwierdzeniu).
Listę możesz zawęzić na dwa sposoby: użyć Szukaj po imieniu u góry albo otworzyć Filtr, aby zastosować dokładniejsze kryteria.
Jeśli musisz udostępnić dane poza PeopleForce, użyj przycisku Eksportuj w prawym górnym rogu. Pobierze on listę wniosków z zastosowanymi filtrami, dzięki czemu wyeksportujesz dokładnie potrzebny podzbiór.