⚠️ Dostępne w ramach planu Standard lub Professional.
Sprawne zarządzanie dokumentami pomaga utrzymać porządek i szybko odnajdywać potrzebne pliki. Dzięki temu przewodnikowi nauczysz się tworzyć foldery, porządkować dokumenty oraz ustawiać dostęp i uprawnienia.
Tworzenie folderów i podfolderów
Foldery dokumentów pomagają utrzymać porządek w aktach pracowników i ułatwiają ich wyszukiwanie. Można je traktować jako pojemniki na dokumenty, na przykład umowy, certyfikaty, dokumenty prawne, odcinki wypłat lub wszelkie wewnętrzne dokumenty kadrowe. Przejrzysta struktura folderów przyspiesza codzienną pracę (mniej czasu poświęca się na wyszukiwanie), zapewnia spójność dokumentacji w całej firmie i jest szczególnie pomocna, gdy biblioteka się powiększa, a dokumentami zarządza wiele osób.
Możesz tworzyć zarówno foldery najwyższego poziomu, jak i podfoldery (foldery wewnątrz innych folderów). Podfoldery pozwalają na stworzenie bardziej szczegółowej hierarchii, na przykład przechowywanie wszystkich dokumentów w folderze „Umowy”, ale z podziałem na „Umowy o pracę”, „Kontrahenci” i „Staże”.
Aby utworzyć folder lub podfolder:
Przejdź do Ustawienia → Dokumenty.
Kliknij + Dodaj.
W oknie Nowy folder dokumentów wprowadź szczegóły folderu:
Nazwa: wprowadź nazwę folderu.
Opis (opcjonalnie): dodaj krótką notatkę wyjaśniającą, co powinno być tutaj przechowywane.
Folder nadrzędny: pozostaw puste, aby utworzyć folder najwyższego poziomu, lub wybierz istniejący folder, aby utworzyć podfolder.
W razie potrzeby skonfiguruj automatyczne dopasowywanie dokumentów:
Włącz automatyczne dopasowywanie pól dokumentów.
Wybierz pola, które mają być używane do dopasowywania (na przykład adres e-mail, nazwa).
Zapisz folder.
✏️ Zacznij od szerokich folderów nadrzędnych i dodawaj podfoldery tylko tam, gdzie potrzebujesz bardziej rozbudowanej struktury. Dzięki temu biblioteka będzie przejrzysta i łatwa w przeglądaniu.
Tworzenie szablonów dokumentów
W ustawieniach możesz tworzyć szablony potrzebnych dokumentów, korzystając z pól automatycznie pobieranych z karty użytkownika, takich jak imię i nazwisko, stanowisko czy data zatrudnienia. Symbole zastępcze umożliwiają generowanie dokumentów z aktualnymi informacjami z profilu użytkownika. Aby wygenerować potrzebny dokument na podstawie szablonu, przejdź do Ustawienia > Dokumenty > Tworzenie szablonów dokumentów
W ustawieniach możesz tworzyć szablony potrzebnych dokumentów, korzystając z pól automatycznie pobieranych z karty użytkownika, takich jak imię i nazwisko, stanowisko czy data zatrudnienia. Symbole zastępcze umożliwiają generowanie dokumentów z aktualnymi informacjami z profilu użytkownika. Aby wygenerować potrzebny dokument na podstawie szablonu, przejdź do Ustawienia > Dokumenty > Szablony.
Na nowo otwartej stronie kliknij przycisk Dodaj, aby przesłać gotowy szablon dokumentu w formacie .docx. Następnie pojawi się okno, w którym należy uzupełnić pola Nazwa i Opis. W polu Szablon prześlij wymagany dokument w formacie .docx, a następnie zapisz wprowadzone dane.
Przesłany szablon dokumentu wraz z pełną listą dostępnych zmiennych będzie wyglądał następująco:
📌 Ważne! Po przesłaniu pliku do systemu nie można edytować go online. Jeśli musisz wprowadzić zmiany, edytuj dokument na komputerze, a następnie prześlij go ponownie do systemu.
Przesyłanie lub generowanie dokumentów
Gdy wszystkie potrzebne foldery zostaną utworzone, przejdź do profilu użytkownika.
W zakładce Dokumenty kliknij przycisk + Nowy.
Wybierz Dodaj pliki lub Wygeneruj z szablonu.
Wskaż folder, a następnie wybierz plik lub szablon dokumentu z listy rozwijanej.
Zarządzanie dokumentami
Administratorzy oraz użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania dokumentami mogą dodawać lub pobierać dokumenty w zakładce Dokumenty.
Aby szybciej wyszukiwać i porządkować pliki, można korzystać z filtrów według folderu lub użytkownika.
Generowanie plików w Procesach
Pliki można generować ręcznie z zakładki dokumentów użytkownika lub – w razie potrzeby – poprzez procesy. Aby generowanie pliku było akcją w procesie, na stronie edycji procesu dodaj akcję generowania dokumentu.
W przypadku tej akcji procesu wystarczy podać nazwę oraz wybrać szablon dokumentu i folder dokumentów z listy rozwijanej.
Procesy mogą też pomóc w masowym generowaniu plików dla wielu użytkowników wraz z ich danymi, np. pasków płacowych, umów, NDA lub innych dokumentów. Przesyłanie plików ułatwia utrzymanie lepszej struktury dokumentów oraz pozwala korzystać ze stylów firmowych, logo i innych obrazów.
Dostęp i uprawnienia
W sekcji Ustawienia > Grupy uprawnień > Użytkownicy, zdefiniuj uprawnienia dostępu, aby tylko upoważnione osoby mogły przeglądać lub edytować dokumenty.
W sekcji Organizacja > Core HR, przyznawaj dostęp do zarządzania dokumentami użytkowników zespołom lub konkretnym osobom, zgodnie z ich rolami i zakresem odpowiedzialności w organizacji.
FAQ
Jak usunąć dokument?
Administratorzy lub użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania dokumentami mogą usunąć dokument w profilu użytkownika. Jeśli masz takie uprawnienia, w zakładce Dokumenty znajdź dokument, który chcesz usunąć, kliknij ikonę z trzema kropkami, a następnie kliknij Usuń.