Tworzenie folderów i podfolderów
Foldery dokumentów pomagają utrzymać porządek w aktach pracowników i ułatwiają ich wyszukiwanie. Można je traktować jako pojemniki na dokumenty, na przykład umowy, certyfikaty, dokumenty prawne, odcinki wypłat lub wszelkie wewnętrzne dokumenty kadrowe. Przejrzysta struktura folderów przyspiesza codzienną pracę (mniej czasu poświęca się na wyszukiwanie), zapewnia spójność dokumentacji w całej firmie i jest szczególnie pomocna, gdy biblioteka się powiększa, a dokumentami zarządza wiele osób.
Możesz tworzyć zarówno foldery najwyższego poziomu, jak i podfoldery (foldery wewnątrz innych folderów). Podfoldery pozwalają na stworzenie bardziej szczegółowej hierarchii, na przykład przechowywanie wszystkich dokumentów w folderze „Umowy”, ale z podziałem na „Umowy o pracę”, „Kontrahenci” i „Staże”.
Aby utworzyć folder lub podfolder:
Przejdź do Ustawienia → Dokumenty.
Kliknij + Dodaj.
W oknie Nowy folder dokumentów wprowadź szczegóły folderu:
Nazwa: wprowadź nazwę folderu.
Opis (opcjonalnie): dodaj krótką notatkę wyjaśniającą, co powinno być tutaj przechowywane.
Folder nadrzędny: pozostaw puste, aby utworzyć folder najwyższego poziomu, lub wybierz istniejący folder, aby utworzyć podfolder.
W razie potrzeby skonfiguruj automatyczne dopasowywanie dokumentów:
Włącz automatyczne dopasowywanie pól dokumentów.
Wybierz pola, które mają być używane do dopasowywania (na przykład adres e-mail, nazwa).
Zapisz folder.
✏️ Zacznij od szerokich folderów nadrzędnych i dodawaj podfoldery tylko tam, gdzie potrzebujesz bardziej rozbudowanej struktury. Dzięki temu biblioteka będzie przejrzysta i łatwa w przeglądaniu.