Функция Разделить и распределить PDF-файлов позволяет пользователям разделить один или несколько PDF-файлов и автоматически сопоставить определенные документы различным сотрудникам на основе заранее заданных критериев, например полей соответствия сотрудникам в настройках папки Документы. Эта функция особенно полезна для распространения таких документов, как расчетные ведомости, поскольку она автоназначает документы нужными сотрудниками. Включив переключатель автоназначения документов сотрудникам в процессе загрузки, пользователи смогут легко управлять распределением документов с точностью и эффективностью.
Разделение и распределение документов
Разделение и распределение документов
Перейдите на вкладку Документы.
Нажмите кнопку + Добавить документ.
Выберите Разделение и распространение PDF-файлов.
Выберите соответствующую папку Документ, в которой будут храниться файлы.
Загрузите PDF-файл с компьютера.
Включите тумблер Автоназначить документы сотрудникам, чтобы обеспечить правильное назначение разделенных страниц сотрудникам.
Нажмите кнопку Разделить и распределить, чтобы завершить процесс.
Просмотр или отправка сопоставленных документов
Просмотр или отправка сопоставленных документов
Если вы проходите этот процесс впервые и хотите просмотреть все файлы, нажмите кнопку Просмотреть все. Вам будут показаны все файлы, начиная с автоматически совпавших, а затем остальные.
Система автоматически выбирает сотрудника для каждого совпадающего документа в режиме предварительного просмотра.
Когда вы убедитесь, что все документы были правильно сопоставлены, просто нажмите кнопку Отправить сопоставленные документы, и все будет готово.
Запрос электронной подписи и добавление дополнительных подписавших лиц
Запрос электронной подписи и добавление дополнительных подписавших лиц
После автоматического сопоставления файлов с сотрудниками вы можете запросить электронную подпись и добавить в документ дополнительных подписантов. Чтобы запросить электронную подпись и добавить дополнительных подписантов, выполните следующие действия:
Немедленный запрос электронной подписи
Во всплывающем окне с результатами автоматического подбора документов установите флажок
Запросить электронную подпись для соответствующих документов.
Если вы хотите добавить дополнительных подписантов, установите флажок Включить дополнительных подписантов и выберите один из выпадающих вариантов:
- Менеджер: Непосредственный руководитель сотрудника в организационной структуре.
- Менеджер менеджера: Косвенный руководитель с более высокой ответственностью.
- Конкретные сотрудники: Выберите любое лицо из выпадающего списка.
- Руководитель(и) группы: Менеджер, курирующий команду сотрудника.
- Менеджер третьего уровня: Менеджер, назначенный на третьем уровне иерархии.
- Ссылка на сотрудника: Лицо, связанное с профилем сотрудника через пользовательское поле.
- Руководитель отдела: Руководитель отдела сотрудника.
4. Нажмите кнопку Отправить сопоставленные документы. Каждое выбранное лицо получит запрос на электронную подпись, что позволит им подписать документы одновременно.
Если вы настроили параметры запроса электронной подписи и включения дополнительных подписантов, а затем нажали кнопку «Предварительный просмотр», эти параметры будут сохранены для каждого файла в режиме предварительного просмотра.
Просмотр документов перед отправкой запроса на электронную подпись
Если вы хотите просмотреть документы перед отправкой запроса на электронную подпись:
Нажмите кнопку Просмотреть все.
Установите флажок Запросить электронную подпись.
Если требуются дополнительные лица, установите флажок Включить дополнительные лица и выберите из выпадающего списка те же варианты, что и выше.
Нажмите кнопку Загрузить и просмотреть документы и перейдите к просмотру каждого документа, прежде чем завершить процесс.
Оба варианта позволяют запрашивать электронные подписи, но второй вариант дает вам возможность просмотреть все документы, прежде чем начать процесс подписания.
Просмотр подписавших
Просмотр подписавших
Если документ находится в статусе «На рассмотрении», это означает, что не все подписавшие его лица еще подписали его. При наведении курсора на статус подписи вы увидите список сотрудников, которые еще должны подписать документ. Как только сотрудник подпишет документ, его имя будет удалено из списка.
Продолжить загрузку позже
Продолжить загрузку позже
Если пользователю внезапно нужно переключиться на другую задачу, он может продолжить загрузку позже. На вкладке Документы будет отображаться напоминание о незавершенной загрузке документов. Вы можете продолжить загрузку в любое время, нажав кнопку Продолжить.
