С PeopleForce задачи стали еще гибче! Теперь вы можете создавать совместные задачи и назначать их нескольким людям, чтобы каждый из них мог взять на себя ее выполнение.
Это особенно полезно для задач, за выполнение которых существует несколько ответственных в команде. Например, создавая задачу по предоставлению ресурсов, оборудования или программного обеспечения новичку, вы можете назначить ее всем членам команды ИТ-администраторов. После этого любой сотрудник может взять на себя выполнение задачи, что избавляет от необходимости создавать дубликаты задач каждому участнику или переназначать их на нового исполнителя вручную.
Эта функция упрощает взаимодействие, устраняет лишние процессы и обеспечивает эффективное выполнение задач.
Создайте общее задание
Создайте общее задание
Чтобы создать задачу для нескольких сотрудников, выполните следующие действия:
Перейдите во вкладку "Задачи" > "+ Новая задача".
Введите ее название.
Установите дедлайн для выполнения задачи, выбрав дату начала и завершения в календаре.
Предоставьте описание и конкретные инструкции к заданию.Если задание предусматривает использование дополнительных материалов, вы можете прикрепить соответствующие файлы или указать ссылки на документы, статьи или ресурсы.
В поле "Тип получателя" выберите опцию "Группа сотрудников".
Выберите вариант "Общая", чтобы создать одну задачу для нескольких сотрудников, и каждый из них сможет его выполнить. Вы также можете создавать индивидуальные задачи и выбрать нескольких сотрудников, каждый из которых получит свою отдельную задачу. Для этого выберите Личная > Группа сотрудников и избавьтесь от необходимости создавать задачи вручную для каждого сотрудника.
Выберите сотрудников из списка, которым вы назначаете задачу. Общие задачи могут быть назначены не более чем 10 лицам.
Заполнив все необходимые данные, нажмите кнопку "Сохранить".
Создайте общие задачи в ходе воркфлоу
Создайте общие задачи в ходе воркфлоу
Совместные задания также могут быть включены в ваш воркфлоу. Вы можете добавить их следующим образом:
Перейдите в раздел "Воркфлоу" и нажмите "+ Новый воркфлоу", чтобы начать его создание или выберите уже созданный для редактирования.
Если вы создаете новый воркфлоу, введите его название, описание и установите триггер.
Чтобы добавить действие к воркфлоу, нажмите на иконку "+" в поле триггера и выберите опцию "Создать задачу".
4. Введите название задания.
5. Укажите, когда задача должна начаться, например, через 1 день после запуска воркфлоу.
6. Установите дедлайн для выполнения задачи, выбрав дату завершения в календаре.
7. Предоставьте описание и конкретные инструкции к заданию. Если задача предусматривает использование дополнительных материалов, вы можете прикрепить соответствующие файлы или указать ссылки на документы, статьи или ресурсы.
8. В поле "Тип получателя" выберите опцию "Группа сотрудников".
9. Выберите вариант "Общая", чтобы создать одну задачу для нескольких сотрудников, и каждый из них сможет его выполнить. Вы также можете создавать индивидуальные задачи и выбрать нескольких сотрудников, каждый из которых получит свою отдельную задачу. Для этого выберите Личная > Группа сотрудников и избавьтесь от необходимости создавать задачи вручную для каждого сотрудника.
10. Нажмите + Добавить ответственных, чтобы выбрать сотрудников, которым вы назначаете задания. Общие задачи могут быть назначены не более чем 10 лицам.
11. Вы можете разрешить переназначение задачи, на случай отсутствия основного исполнителя, и выбрать заместителя из предложенного списка. Таким образом, если назначенный сотрудник находится в отпуске или на больничном на момент создания задачи, она будет переназначена его замене.
12. Заполнив все необходимые данные, нажмите кнопку Сохранить.
Разрешите переназначение задачи выбранному заместителю
Разрешите переназначение задачи выбранному заместителю
При настройке действия задачи в ворфлоу для автоматического создания задачи теперь можно включить замену изначально назначенных исполнителей задачи. Если назначенный работник находится в отпуске во время создания задачи, оно будет автоматически переназначено на его заместителя. Таким образом, работа продолжает выполняться, избегая задержек.
Заместители доступны как для личных задач, так и для общих задач. Чтобы настроить замену, вам нужно сделать следующее:
Откройте меню создания или редактирования задачи в рабочем процессе.
Включите разрешение замены в соответствующем поле.
Выберите сотрудника, который заменит изначально назначенного. Новым исполнителем может быть:
Менеджер
Менеджер менеджера
Менеджер 3-го уровня
Выбор сотрудника
Конкретный сотрудник
4. Сохраните задачу, когда все настройки будут выполнены.
Заместитель будет получать оповещения о задачах так же, как и обычный исполнитель, что позволит ему оставаться в курсе событий и оперативно реагировать на них.
Получайте уведомления
Получайте уведомления
После создания задачи все исполнители получают уведомления в панели уведомлений и виджете "Задачи" на главной странице.
Когда кто-то из назначенных исполнителей завершает задачу, автор задачи и другие исполнители получают уведомление об этом.