С помощью этого импорта можно добавить кандидатов, которые уже есть в PeopleForce, на вакансии — сразу на нужный этап воронки, без перемещения каждого вручную. Так же можно перенести воронку из другой системы, сохранив каждого кандидата на его месте.
Перед началом
Сначала импортируйте вакансии и кандидатов. Этот импорт создаёт только заявки, поэтому и кандидаты, и вакансии уже должны существовать. Обычный порядок: импорт вакансий, затем импорт кандидатов, а потом этот импорт.
Подготовьте ID вакансий. Вакансия определяется по ID, а не по названию. ID указан на странице самой вакансии: откройте её в разделе Рекрутинг → Вакансии.
Заранее создайте причины отказа, если хотите отказать кандидатам в том же файле. Импорт сопоставляет причины по названию и никогда не создаёт новые.
Подготовьте файл
Скачайте шаблон и используйте его как образец. Можно загружать файлы .csv, .xls и .xlsx. Заполните одну строку на каждую пару «кандидат — вакансия»:
Столбец | Что указать |
Candidate Internal ID / External ID / Email | Обязательно. Электронная почта кандидата, его ID в PeopleForce или внешний ID |
Vacancy ID/External ID | Обязательно. ID вакансии в PeopleForce или внешний ID |
Pipeline stage name | Этап, на котором должен быть кандидат, например Screening, Interview или Offer. Он должен существовать в воронке этой вакансии. |
Applied at | Дата, когда кандидат подал заявку |
Disqualified at | Дата, когда кандидату отказали |
Disqualify reason | Причина из вашего списка причин отказа |
💡 Назовите первые два столбца Candidate email и Vacancy ID. Иначе они не сопоставятся автоматически, и их придётся сопоставить вручную.
Отказ кандидатам в том же файле
Чтобы отказать кандидату, заполните столбец Disqualify reason. Кандидат будет помещён на указанный этап и получит отказ на нём.
⚠️ Отказ ставит именно причина, а не дата. Если поле Disqualified at заполнено, а причина пустая или не совпадает ни с одной из вашего списка, кандидат импортируется как обычная заявка без отказа. Ошибка при этом не записывается. Если указать причину без даты, отказ будет зафиксирован на момент импорта.
Импортируйте файл
1. Перейдите в Настройки → Импорт и выберите Заявки кандидатов.
2. Загрузите файл и нажмите Далее.
3. Проверьте, что каждый столбец сопоставлен с правильным полем. Недостающие сопоставьте вручную. Продолжить можно только после того, как оба обязательных столбца сопоставлены. Нажмите Далее.
4. Проверьте предварительный просмотр. Значения, которые ни с чем не совпадают в PeopleForce, выделены красным. Обратите особое внимание на:
Кандидат или вакансия красным: эти строки не импортируются.
Название этапа красным: такого этапа нет в воронке этой вакансии (см. ниже).
Disqualify reason красным: кандидат не получит отказ.
5. Нажмите Импорт.
Что происходит с каждой строкой
Кандидат, которого ещё нет на вакансии, получает новую заявку на указанном этапе.
Кандидат, который уже есть на вакансии, перемещается на указанный этап, а не добавляется повторно. Поле Applied at игнорируется, потому что у заявки уже есть дата.
Если название этапа не совпадает, новая заявка попадает на первый этап воронки (в нашем примере — Applied), а существующая остаётся на месте. Строка не считается ошибочной, поэтому проверяйте красные ячейки этапов в предварительном просмотре.
⚠️ Автоматизации и уведомления не запускаются. Письма, задачи и теги этапов не срабатывают, как и письма с отказом, привязанные к причинам отказа. Ответственный за найм тоже не получает уведомлений о новых кандидатах. Это удобно, чтобы переместить много людей без рассылки писем, но автоматические сообщения не будут отправлены.
💡 Полезно знать
Кандидатов можно добавлять на любую вакансию, в том числе на черновики, закрытые и архивные вакансии.
Импорт никогда не возвращает кандидатов в работу. Кандидат, которому уже отказали, так и останется в отказе.
Импорт не может убрать кандидата с вакансии.
История импортов
Перейдите в Настройки → Импорт и откройте вкладку История.
В таблице показаны все ваши импорты: название файла, тип импорта, кто и когда его загрузил, статус и общее количество записей.
Нажмите ⋯ рядом с импортом и выберите:
Скачать — чтобы получить файл, который был импортирован
Просмотреть журналы — чтобы увидеть, какие записи импортированы или обновлены, а также подробные сообщения об ошибках
В журнале вместо имени кандидата показан ID заявки, поэтому сверяйте его с номерами строк в вашем файле.
💡 Если часть строк не импортировалась, откройте журналы, исправьте ошибки в файле и импортируйте его ещё раз.