Перед вами план первичной настройки по внедрению и оптимизации рекрутинг процессов в системе PeopleForce. Эта статья поможет вам корректно подготовить систему для пользования исходя из ваших потребностей.
​
Прежде чем начать работу с модулем Recruit, вам необходимо подготовить свой аккаунт. Если вы не используете интеграцию с сайтами по поиску работы - эту настройку можно пропустить.
​
В настройках Общие нужно зайти в раздел Интеграции и связать свой аккаунт с необходимыми сайтами по найму. Вам нужно выбрать, с каким сайтом вы хотите подключить интеграцию, и ввести данные из аккаунта. Вы можете связать несколько аккаунтов с одним сайтом.
​
​

​
Далее переходим в Настройки - раздел Recruit .
​

Эта функция даст вам возможность отправлять настраиваемые автоответы всем кандидатам, которые подают заявки с вашего Карьерного сайта.
​
​

​
Добавьте фильтры, ваш логотип, изображения компании, пользовательский CSS и пользовательский Head по желанию.

Здесь вы можете добавить пользовательские поля к вакансиям, которых нет в системе.
При создании поля, вам нужно выбрать его тип и указать, является ли это поле обязательным к заполнению.
​
​

Те же настройки применяются к полям Кандидата. Вы можете добавлять новые поля, редактировать их или удалять. Также вы можете включать/выключать поля по умолчанию.
Аналогично, при создании нового поля необходимо указать тип, имя и добавить поле Помощь (где будет описание), если это необходимо.
​
​

Следующая очень важная вкладка, которую вам необходимо настроить - это Этапы вакансии. Здесь вы можете создать несколько воронок вакансий. Это нужно для того, чтобы использовать разные воронки для разных категорий вакансий. Одна категория может иметь 5 этапов найма, а другая - 10.
​
При создании цикла вы также можете выбрать опцию "По умолчанию", что означает, что эта воронка будет автоматически применена к новой вакансии (вы можете изменить цикл перед сохранением вакансии).
​
Когда вы создаете новый цикл вакансии, вам нужно добавить в него этапы. Вы можете удалять, редактировать и перемещать их.
​
Также, при создании этапов, важно указывать их типы.
У нас есть 4 типа, которые доступны в системе:
​
​Новый кандидат - первый этап по умолчанию
​Интервью - должен применяться на всех этапах собеседования.
​Предложение - этап, когда вы отправляете кандидатам предложения о работе.
​Нанят - должен применяться на последнем этапе в каждом цикле найма.
​
​

Применять типы Интервью и Предложение необходимо для того чтобы отслеживать работу рекрутера в отчете Работа с кандидатами. После того как рекрутер отправит приглашение на интервью или предложение по найму через карту кандидата в системе, эти действия будут автоматически добавлены в отчет. Тип "Нанят" будет влиять на План найма, а также на показатели других отчетов раздела PeopleRecruit.
​

Ограничение по времени (дни): можно использовать, если вы хотите активно продвигать кандидатов по этапам.
​
По истечении указанного количества дней руководитель отдела найма получит электронное письмо со списком кандидатов, которые все еще остаются на тех же этапах вакансии без каких-либо действий.

Более детально с созданием Этапов вакансии можно ознакомиться здесь .
​
​

Следующая вкладка в настройках - Причины отказа.
При отклонении кандидата, вам нужно выбрать, по какой причине он будет отстранен от вакансии.
​

Важно! Без этих настроек вы не сможете отклонить кандидата с вакансии.

Оценочный лист - это обратная связь после собеседования, которую вы можете получить от интервьюеров.
​

Когда вы создаете Оценочный лист, вам нужно назвать его и добавить вопросы. Вопросы могут быть разных типов, и ко всем из них автоматически добавляются комментарии.
​
После сохранения вопросов в оценочном листе вы все также сможете их редактировать, удалять, добавлять новые, а также менять местами поля путем перетаскивания.
​

Создавайте любые шаблоны, чтобы вам не пришлось несколько раз писать одно и то же письмо кандидатам. С помощью шаблонов вы сможете просто выбрать нужный вам шаблон и отправить его кандидату из его карточки.
​
​

Это довольно просто - напишите внутреннее название шаблона, затем название письма, тему и введите содержание.
​
Вы также можете использовать Заменители, которые еще больше автоматизируют этот процесс. У нас есть следующая группа Заменителей:
​
​

​
​Пример шаблона письма:
​
​

Работает так же, как и Шаблоны эл. почты, выбирайте и отправляйте их при создании интервью с кандидатами.
Здесь также можно использовать заменители.
​

Вы можете использовать Шаблоны предложений, чтобы отправлять их непосредственно кандидатам из системы, когда хотите нанять их.
​
Вы можете добавить имя шаблона предложения, содержание, а также использовать заменители.
​
Вы также можете добавить шаблон сопроводительного письма, которое прилагается к предложению.
​
​

Обычно они используются для создания единого формата резюме. Вы можете создавать резюме кандидатов в той форме, которая вам необходима (если вы хотите передать данные кандидата дальше или вам нужно сохранить их в вашей личной базе данных).
С помощью доступных заменителей поля из карточки кандидата будут автоматически подтягиваться в документ, который создается в профиле кандидата.
​
​

​
Далее есть две вкладки Теги к вакансиям и Теги кандидата. Вы можете добавить несколько тегов к вакансиям. Затем вы также можете фильтровать и группировать вакансии по этим тегам. То же самое касается и кандидатов, с точно такой же логикой вы можете добавить всю базу тегов и присвоить их кандидатам.
​
​

Тогда здесь будут ваши пользовательские фильтры и удобный способ поиска кандидатов по вашим собственным критериям.

​​Завершив настройку, мы переходим непосредственно к использованию модуля. В блоке Рекрутинг есть четыре раздела:
​
Вакансии
Кандидаты
План найма
Тесты.
​
Начнем с вкладки Вакансии.
​
​Вакансии
​
Перейдя в раздел вакансии вам будут доступны все вакансии в вашей системе. Здесь вы сможете экспортировать список вакансий в формате csv или xslx , отфильтровать вакансии по стутусу, названию, департамету, локации, тегам и т.д, а также создать новую вакансию.
​
​

​
Вакансии отображают информацию о названии, статусе, местоположении, количестве активных кандидатов, количестве отклоненных кандидатов, а также теги, которые вы присвоили вакансии, лицо, ответственное за прием на работу, и как долго вакансия была открыта.
Кроме того, некоторые вакансии могут отображать значок "Часы", который указывает на то, что срок вакансии истек.
​
Чтобы добавить новую вакансию, необходимо нажать кнопку "Добавить вакансию" в верхней части страницы и заполнить несколько полей для ее создания.
​
​

​
Шаг 1. Детали: здесь вы можете указать статус и приоритет вакансии, выбрать все критерии, которые вы хотите использовать для этой вакансии, минимальную и максимальную зарплату, теги, которые вы хотите присвоить этой вакансии, а также навыки и пользовательские поля, если они у вас есть.
Шаг 2. Далее необходимо добавить описание вакансии.
Шаг 3. Цикл по найму - это воронка, которую вы создали ранее, в выпадающем списке у вас будут те, которые вы можете применить к этой вакансии.
Шаг 4. Команда, здесь очень важно настроить и правильно выбрать лицо, ответственное за проведение найма на вакансию. Выберите участников из числа тех лиц, которые будут иметь возможность просматривать вакансию, комментировать ее и видеть всех кандидатов. По умолчанию выберите интервьюера - это лицо, которое будет проводить собеседование. Участник и интервьюер могут быть одним и тем же лицом.
​
Затем вакансия может быть интегрирована с веб-сайтами по трудоустройству, если у вас активны такие интеграции (если нет, вы можете добавить их в настройках).
Детальнее об интеграции вакансий можете узнать здесь.
​
Открыв вакансию, вы увидите назначенных на нее кандидатов (активных и отклоненных) и подробную информацию о вакансии на вкладках в верхней части.
​
Вы можете перемещать кандидатов по этапам найма на доске канбан. Такую же воронку вы видите на вкладке "Отклоненные". Здесь вы можете увидеть всех кандидатов, которых вы отклонили по определенным причинам.
​
​

​
Здесь же у вас есть возможность фильтровать кандидатов по статусу, имени, фамилии, электронной почте, причинам отказа, зарплате и тегам.
​
​

​
На вкладке Предложения вы можете увидеть, для кого были созданы предложение, текущий статус предложения и какие кандидаты подтвердили отправленное вами предложение о работе.
​
​

​
Во вкладке Обсуждения , вы можете вести коммуникацию с другими участниками по найму, обсуждая необходимую информацию по выбранной вакансии.
​
​

​
На вкладке Документы можете прикрепить файлы, относящиеся к вакансии, если таковые имеются.
​
Здесь же находится вкладка Интеграция, где вы можете интегрировать вакансии с соответствующими веб-сайтами. Здесь будет указана ссылка на вакансию и информация о ней на сайте.
​
На вкладке Подробности система отобразит статистику и полную информацию о вакансии, участниках и человеке, создавшем вакансию. Здесь же будет приведена статистика по воронке, источникам, информации об электронной почте и воронке найма для данной вакансии.
​
​

Вкладка Активность. Здесь вы можете посмотреть, историю действий по вакансии и текущую деятельность по ней на данный момент.

​
Если вы перейдете на карточку одного из кандидатов, на вкладке Обзор вы увидите следующую информацию: личные данные, имя и фамилию, электронную почту, телефон, различные ссылки, связанные с ним, ваши пользовательские поля, добавленные вами теги. Это могут быть навыки, источник, желаемая должность, опыт и зарплата. Также будет показано резюме, которое вы загрузили, и показано, кто добавил этого кандидата, когда и какой источник он использовал.
​
Вы также можете посмотреть по кандидату, в каких вакансиях он сейчас участвует и на каких этапах подбора он находится. Вы можете оставлять заметки о кандидатах, которые будут сохранены, если кандидат будет вновь нанят на вакансию.
Помимо собственных заметок, вы также можете отмечать в заметках своих коллег через тег "@". Если вы отметите коллегу, он или она получит по электронной почте уведомление о том, что требуется его или ее мнение о кандидате, и необходимо перейти по ссылке.
​
​

​
Вы можете отклонить кандидата, нажав красную кнопку рядом с надписью "Продвинуть" на карточке и выбрав причину отказа.
​
​

​
Далее вы увидите вкладку Предложения. Здесь вы можете отправлять предложения о работе кандидату и проверять статус предложений.
После отправки активируются только первые два шага. Когда кандидат откроет письмо, вы увидите, что предложение было рассмотрено. После подписания предложения все четыре кнопки будут выделены зеленым цветом.
​
​

​
На вкладке Интервью вы можете назначить собеседование с кандидатом. Выберите вакансию, в которой он или она участвуют в данный момент (например, если кандидат назначен на две вакансии, можно выбрать обе). Далее необходимо указать, будет ли это собеседование в офисе, по телефону или онлайн. Запланируйте дату, время и продолжительность собеседования. Вы также можете отметить интервьюера, который будет проводить собеседование, и указать подробности в описании. Поскольку учетные записи интегрированы с электронной почтой, предложение о собеседовании также поступит на электронную почту кандидата и отобразится в календаре.
​
Также, в системе есть возможность сразу запланировать встречу с кандидатом в Google Meet. Проверьте подключена ли у вас интеграция с google календарем и планируйте ваши онлайн встречи сразу в PeopleForce.
​
​

​
Вкладка Задачи полезна, если вы хотите установить напоминание для данного кандидата, например, что вам нужно перезвонить такому-то кандидату или отправить какие-то файлы. Вы также можете выбрать ответственного за эту задачу и указать время, когда она должна быть выполнена.
​
​

​
Вкладка Сообщения эл. почты нужна для того, чтобы общаться с кандидатом по электронной почте, используя шаблоны, которые вы предварительно настроили. Вы можете выбрать шаблон, нажав кнопку "Отправить письмо кандидату" и отправить его. Когда кандидат ответит вам, письмо придет в PeopleForce и будет продублировано в вашем почтовом ящике.
​
Оценочный лист может быть заполнен на любом этапе вакансии, каждый сотрудник, участвующий в подборе, может оставить свою оценку по кандидату.
​
​

​
Если вы прикрепили к вакансии Тест, вы можете сразу же нажать кнопку "Отправить тест", и он будет отправлен на электронную почту кандидата. Когда тест будет завершен, результаты будут отправлены непосредственно в карточку кандидата в PeopleForce, где они будут храниться в течение всего периода рекрутинга и останутся в базе данных.
​
Если кандидат предоставил какие-либо дополнительные файлы, вы также можете загрузить их на вкладке _Документы_.
​
Здесь же отображается Историякандидата, все действия, которые были предприняты по нему, этапы рекрутинга, которые он прошел, и файлы отправленные кандидату.

Существует несколько способов добавления кандидатов на вакансию. Вы можете, например, добавить его нажав на кнопку "Добавить кандидата".
​
​

​
Первый способ - загрузить резюме с вашего компьютера. Когда вы загрузите резюме, система подтянет необходимую информацию: рекомендации, которые есть в резюме, контактную информацию, навыки, пол, год рождения.
​
Вы также можете добавить кандидата вручную, если он связался с вами.
​
Если вы знаете полное имя кандидата из базы данных, вы можете ввести эту информацию прямо здесь. Ниже вы можете искать кандидата в базе данных, используя имеющиеся фильтры.
​
Вы также можете установить плагин PeopleForce Prospector для Chrome и использовать его для добавления кандидатов из LinkedIn, сайтов вакансий и других источников. Плагин автоматически анализирует информацию о кандидате, вы можете добавить кандидата на нужную вам вакансию, и основная информация будет заполнена автоматически.

​Перейдите на вкладку Кандидаты.
Перед вами откроется список всех кандидатов в системе. Найти нужного кандидата с помощью поисковой строки, вы можете по одному из атрибутов: имени, фамилии, локации, навыкам, ссылкам, телефону или почте. Также вы можете использовать Фильтр, для более удобного поиска.
​
​

В колонке "Последний контакт" будет отображена дата последнего контакта с кандидатом:

Далее перейдите на вкладку План найма, список на этой вкладке формируется в соответствии с заявками на вакансии, которые создают ваши коллеги (по функционалу Формы).
Здесь отображаются все поданные заявки на вакансии с указанием их статусов. Для заявки существует несколько статусов: В ожидании, Открытый, Одобренный, Отклоненный, Отозванный, Заполнен (этот статус является окончательным).
На этой странице вы можете создать вакансию для утвержденной заявки, после чего откроется вкладка с созданием вакансии, где вы можете добавить необходимые поля.
​
​

​
​Важно!
Для того чтобы заявка, для которой была создана вакансия, перешла в статус "Заполнена", необходимо нанять необходимое количество кандидатов на вакансию (их количество указывается при отправке заявки на сотрудников), то есть перевести их на этап в вакансии с типом "Нанят" (типы указываются в разделе "Этапы вакансии" в настройках вашего аккаунта).

Последняя вкладка - это вкладка Тесты, где вы можете создавать тесты для кандидатов в процессе найма. В правом верхнем углу нажмите "Новый тест", дайте название тесту, опишите его содержание и укажите ограничение по времени, если оно требуется.
Вы можете выбрать типы вопросов, которые вы хотите отправить в тесте. Например, выбор одного варианта ответа, ответ "да/нет" или текстовое поле, которое кандидат может использовать для написания кода/творческих заданий/контента и т.д.
​
​

​
​

​
Чтобы использовать вариант с одним ответом, вам нужно создать все варианты ответов, написать вопрос и ввести оценку за него справа от вопроса. Когда вы получите результат, вы будете точно знать, на какие вопросы были даны правильные ответы.