Отслеживание сверхурочной работы позволяет регистрировать сверхурочную работу как отдельный тип записи о времени, а не смешивать ее с обычным рабочим временем. Когда отслеживание сверхурочной работы включено для политики посещаемости, сотрудники подают заявки на сверхурочную работу (с обязательным комментарием, объясняющим причину), утверждающие лица рассматривают их, а менеджеры могут отслеживать заявки на сверхурочную работу в специальном окне просмотра и экспортировать их.
Такой процесс упрощает контроль и аудит сверхурочной работы, а также обеспечивает чистоту данных о сверхурочной работе.
Включение отслеживания сверхурочной работы и утверждающих лиц для политики посещаемости
Чтобы включить отслеживание сверхурочной работы, сначала необходимо включить его для политики посещаемости. Подумайте, для какой политики вы хотите использовать сверхурочную работу, например, для вашей политики по умолчанию или для отдельной политики, которую вы применяете к определенным командам/проектам, где должна быть разрешена сверхурочная работа.
Чтобы настроить это:
Перейдите в «Настройки» > «Политики посещаемости».
Выполните одно из следующих действий:
Откройте существующую политику, которую хотите обновить (например, «По умолчанию»), или
Создайте новую политику, например, «Политика с включенными сверхурочными». Подробное руководство здесь.
Перейдите на вкладку «Сверхурочно».
Включите переключатель «Сверхурочная работа».
После включения сверхурочной работы вы сможете создавать типы сверхурочной работы, доступные сотрудникам, которым назначена эта политика, и управлять ими. Тип сверхурочной работы по умолчанию отмечен меткой «По умолчанию».
В таблице «Сверхурочная работа» отображаются:
Название классификации
Код классификации
Множитель компенсации
Метод компенсации
Автоклассификация
Активный статус
Создайте тип сверхурочной работы
Создавайте отдельные типы сверхурочной работы, если для разных видов сверхурочной работы применяются разные условия компенсации или утверждения. Например, для обычной сверхурочной работы, работы в выходные, праздничные дни или вечернее время могут использоваться разные множители компенсации, методы компенсации или компоненты Payroll.
Несколько типов сверхурочной работы помогают PeopleForce правильно классифицировать запросы, предоставляют утверждающим более понятную информацию при их рассмотрении и сокращают объём ручной подготовки данных для компенсации отсутствием или через Payroll.
Чтобы добавить новый тип сверхурочной работы:
На вкладке «Сверхурочно» политики посещаемости нажмите «Добавить тип сверхурочной работы».
Настройте детали классификации:
Название классификации: введите название, которое поможет пользователям понять, когда следует использовать этот тип сверхурочной работы, например «Сверхурочная работа в выходные» или «Сверхурочная работа в праздничные дни».
Код классификации: введите необязательный короткий код типа сверхурочной работы и выберите его цвет. Код помогает пользователям распознавать классификацию в записях о сверхурочной работе.
Инструкции для утверждающих: добавьте необязательные инструкции, которые утверждающим следует учитывать при рассмотрении запросов с этим типом сверхурочной работы. Например, можно объяснить, при каких обстоятельствах следует утверждать сверхурочную работу в выходные, или указать, какую информацию сотрудник должен добавить в комментарий к запросу.
В разделе «Компенсация» выберите способ компенсации утверждённой сверхурочной работы:
Выберите «Отсутствие», если утверждённые сверхурочные часы должны быть перенесены в счётчик отсутствий сотрудника. Используйте этот вариант, если вместо денежной компенсации сотруднику предоставляется дополнительный отпуск.
💡 Выбор варианта «Отсутствие» не обновляет баланс отсутствий сотрудника автоматически. Утверждённые сверхурочные часы необходимо перенести в соответствующий баланс с помощью импорта корректировок отсутствий. Подробнее см. в разделе «Перенос сверхурочных часов, компенсируемых отсутствием, в балансы отсутствий».
Выберите «Расчетный листок», если утверждённая сверхурочная работа должна быть доступна для компенсации через Payroll. Используйте этот вариант, если сверхурочная работа оплачивается через расчёт заработной платы.
В поле «Множитель ставки компенсации» укажите, как продолжительность утверждённой сверхурочной работы должна преобразовываться в компенсацию. Например, один час сверхурочной работы может соответствовать одному часу компенсации.
Сопоставьте сверхурочную работу с компонентом компенсации Payroll
🚀 Сопоставление с компонентами Payroll доступно только для аккаунтов, использующих продукты Payroll и Time, в которых включены компоненты компенсации.
Если в качестве метода компенсации выбран вариант «Расчетный листок», тип сверхурочной работы можно сопоставить с компонентом компенсации.
В поле «Compensation component» выберите компонент, в который должны передаваться данные об утверждённой сверхурочной работе, например надбавку за работу в выходные или другой компонент, связанный со сверхурочной работой. Каждому типу сверхурочной работы можно назначить один компонент компенсации.
Благодаря этому сопоставлению утверждённые сверхурочные часы передаются в Payroll в правильной категории компенсации, поэтому администратору Payroll не нужно классифицировать их вручную.
В разделе «Автоклассификация» задайте условия, при которых PeopleForce должно автоматически назначать запросу этот тип сверхурочной работы:
Выберите «Тип дня», чтобы применять классификацию на основании типа дня, в который выполнялась сверхурочная работа. Например, этот вариант можно использовать для отдельной классификации сверхурочной работы в праздничные дни.
Выберите «День недели» и укажите дни, в которые должна применяться классификация. Например, для типа «Сверхурочная работа в выходные» выберите субботу и воскресенье.
При необходимости укажите время начала и окончания в поле «Диапазон времени». В этом случае тип сверхурочной работы будет применяться только к сверхурочной работе, соответствующей выбранным дням и диапазону времени. Это позволяет, например, классифицировать вечернюю сверхурочную работу отдельно от сверхурочной работы, выполненной ранее в течение дня.
Нажмите «Сохранить».
Управление типами сверхурочной работы
Все настроенные типы сверхурочной работы отображаются на вкладке «Сверхурочно» политики посещаемости. На этой странице можно:
просматривать методы и множители компенсации;
проверять, настроены ли условия автоклассификации;
активировать или деактивировать отдельные типы сверхурочной работы, если тип больше не должен применяться к новым запросам, но его предыдущие записи необходимо сохранить;
открывать тип сверхурочной работы и редактировать его настройки.
Настройка утверждения сверхурочной работы
После включения сверхурочной работы она обрабатывается через запросы, и утверждение сверхурочной работы становится обязательным по умолчанию. На этом этапе вы только определяете, кто утверждает запросы на сверхурочную работу (например, менеджер сотрудника), и можете добавить дополнительных утверждающих лиц, если это требует ваш процесс. Для этого выполните следующие действия:
В той же настройке политики откройте раздел «Утверждения».
В разделе «Утверждение сверхурочной работы» выберите утверждающего лица (например, «Руководитель»):
Менеджер: непосредственный начальник сотрудника, которому он подчиняется в организационной структуру.
Менеджер менеджера: косвенный руководитель, имеющий большее влияние или ответственность, чем непосредственный начальник.
Конкретное лицо: вы можете выбрать любое лицо из раскрывающегося меню.
Менеджер команды: менеджер, ответственный за контроль над группой сотрудника.
Менеджер 3-го уровня: лицо, назначенное менеджером 3-го уровня в организационной иерархии.
Поле вьібора человека: лицо, связанное с профилем сотрудника через настраиваемое поле.
Менеджер отдела: менеджер, ответственный за отдел сотрудника.
3. При необходимости добавьте дополнительных утверждающих лиц с помощью кнопки «+ Добавить утверждающего лица».
4. Настройте дополнительные параметры, отображаемые на странице:
Пропустить неназначенные утверждения, чтобы автоматически обойти их и упростить процесс.
Включить замену утверждающих лиц, находящихся в отпуске, чтобы автоматически перенаправлять запросы на утверждение заместителю, если назначенное утверждающее лицо недоступно.
5. Нажмите «Далее».
6. Отслеживание сверхурочной работы будет работать только для местоположений сотрудников, назначенных в политике посещаемости. Поэтому откройте раздел «Люди» и убедитесь, что все необходимые местоположения выбраны.
7. Сохраните политику.
Просмотр и утверждение запросов на сверхурочную работу
Если отслеживание сверхурочной работы включено, сотрудники подают запросы на сверхурочную работу через форму (в разделе «Посещаемость» > «Мои» или при логировании времени), а утвердители рассматривают эти запросы на странице «Запросы».
Открыть запрос на сверхурочную работу можно в:
Разделе «Задачи» (вы увидите пункт «Запрос на сверхурочную работу» с кнопкой «Просмотреть запрос»)
Вкладке «Входящие» (там также отображается тот же запрос)
Вкладке «Запросы» > «Мои» - для просмотра запросов, связанных с вами, таких как запросы, которые вы отправили, запросы, назначенные вам для утверждения, или запросы, по которым вы уже предприняли действия
Вкладке «Запросы» > «Компания» - для просмотра запросов на сверхурочную работу по всей компании, если у вас есть доступ к запросам компании
На странице «Запросы» в отдельном разделе отображаются все поданные запросы на сверхурочную работу независимо от их статуса. Неутвержденные запросы на сверхурочную работу отображаются в разделе «Ожидает одобрения» или «Требует моего подтверждения».
Открыв запрос на сверхурочную работу, вы можете:
просмотреть детали запроса, такие как «Дата», «Время», «Продолжительность» и «Комментарий»;
узнать, для кого предназначен запрос и кто его подал;
утвердить или отклонить запрос;
оставить комментарии, если некоторые детали требуют уточнения;
упомянуть коллег в комментариях, чтобы привлечь их к обсуждению;
поделиться запросом с ними, чтобы они стали соавторами по данному конкретному запросу.
Изменение типа сверхурочной работы
Перед утверждением запроса на сверхурочную работу утверждающий может изменить назначенный ему тип сверхурочной работы, если другая классификация подходит больше.
Если у запроса несколько утверждающих, тип сверхурочной работы можно изменить только до первого утверждения. Как только первый утверждающий одобрит запрос, выбранный тип сверхурочной работы блокируется, и остальные утверждающие больше не смогут изменить классификацию.
Если в запросе есть ошибка, остальные утверждающие должны отклонить его и попросить сотрудника отправить новый запрос с правильными данными.
После проверки запроса и подтверждения типа сверхурочной работы утвердите или отклоните его.
Просмотр утвержденных сверхурочных на уровне компании
Если у вас есть право доступа к данным о посещаемости по всей компании, вы можете воспользоваться разделом «Учет посещаемости» > «Компания» > «Сверхурочно», чтобы просматривать только утвержденные запросы о сверхурочной работе. Поскольку здесь отображаются только утвержденные сверхурочные, эта вкладка лучше подходит для проверки расчета заработной платы, окончательной проверки и экспорта подтвержденных данных.
Страница «Запросы» предназначена для работы с процессом утверждения, просмотра сведений о заявках, обсуждения заявок в комментариях, привлечения соавторов, а также утверждения или отклонения заявок. Вкладка «Сверхурочно» используется для просмотра окончательно утвержденных записей о сверхурочной работе после завершения этого процесса.
В этой вкладке можно проверить имя сотрудника, дату, временной диапазон, продолжительность сверхурочной работы и статус. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями поиска, фильтров и экспорта, чтобы упростить работу с данными об утвержденных сверхурочных часах.
Экспорт записей о сверхурочной работе
В разделе Посещаемость > Компания > Сверхурочно можно экспортировать утверждённые записи о сверхурочной работе для подготовки расчёта заработной платы, отчётности или дальнейшего анализа. В экспортированный файл включаются данные с учётом фильтров, применённых на странице.
Перенос сверхурочных часов, компенсируемых отсутствием, в балансы отсутствий
Если для типа сверхурочной работы используется метод компенсации «Отсутствие», утверждённые сверхурочные часы не добавляются в баланс отсутствий сотрудника автоматически.
Чтобы начислить эти часы в качестве отсутствия, экспортируйте утверждённые записи о сверхурочной работе и импортируйте их как корректировки отсутствий:
Перейдите в Посещаемость > Компания > Сверхурочно.
Выберите необходимый отчётный период.
В фильтре «Способ компенсации» выберите «Отсутствие». На странице отобразятся утверждённые записи о сверхурочной работе, которые должны быть компенсированы дополнительными часами отсутствия.
Нажмите «Экспорт» и скачайте отчёт о сверхурочной работе. Экспортированный файл будет учитывать выбранный период и применённые фильтры. Используйте его, чтобы проверить утверждённые сверхурочные часы, которые необходимо перенести в балансы отсутствий сотрудников.
Скачайте и откройте шаблон импорта корректировок отсутствий.
Скопируйте необходимые данные о сотрудниках и сверхурочной работе из экспортированного отчёта в шаблон. Они включают идентификаторы сотрудников и количество сверхурочных часов, которые необходимо зачислить в соответствующий баланс отсутствий.
Перед загрузкой убедитесь, что файл соответствует требуемому формату корректировок отсутствий.
Перейдите в Настройки > Импорт > Корректировки отсутствий и загрузите заполненный файл. Полные инструкции по подготовке и импорту файла см. в статье «Корректировки отсутствий».
После завершения импорта сверхурочные часы будут массово добавлены в соответствующие балансы отсутствий сотрудников.
💡 Этот процесс можно выполнять регулярно, например один раз в месяц, чтобы переносить все утверждённые сверхурочные часы, компенсируемые отсутствием.