Отслеживание сверхурочной работы позволяет регистрировать сверхурочную работу как отдельный тип записи о времени, а не смешивать ее с обычным рабочим временем. Когда отслеживание сверхурочной работы включено для политики посещаемости, сотрудники подают заявки на сверхурочную работу (с обязательным комментарием, объясняющим причину), утверждающие лица рассматривают их, а менеджеры могут отслеживать заявки на сверхурочную работу в специальном окне просмотра и экспортировать их.
Такой процесс упрощает контроль и аудит сверхурочной работы, а также обеспечивает чистоту данных о сверхурочной работе.
Включение отслеживания сверхурочной работы и утверждающих лиц для политики посещаемости
Чтобы включить отслеживание сверхурочной работы, сначала необходимо включить его для политики посещаемости. Подумайте, для какой политики вы хотите использовать сверхурочную работу, например, для вашей политики по умолчанию или для отдельной политики, которую вы применяете к определенным командам/проектам, где должна быть разрешена сверхурочная работа.
Чтобы настроить это:
Перейдите в «Настройки» > «Политики посещаемости».
Выполните одно из следующих действий:
Откройте существующую политику, которую хотите обновить (например, «По умолчанию»), или
Создайте новую политику, например, «Политика с включенными сверхурочными». Подробное руководство здесь.
3. В разделе «Сверхурочные» включите «Включить отслеживание сверхурочных».
4. Нажмите «Далее».
Настройка утверждения сверхурочной работы
После включения сверхурочной работы она обрабатывается через запросы, и утверждение сверхурочной работы становится обязательным по умолчанию. На этом этапе вы только определяете, кто утверждает запросы на сверхурочную работу (например, менеджер сотрудника), и можете добавить дополнительных утверждающих лиц, если это требует ваш процесс. Для этого выполните следующие действия:
В той же настройке политики откройте раздел «Утверждения».
В разделе «Утверждение сверхурочной работы» выберите утверждающего лица (например, «Руководитель»):
Руководитель: непосредственный начальник сотрудника, которому он подчиняется в организационной структурею.
Руководитель руководителя: косвенный руководитель, имеющий большее влияние или ответственность, чем непосредственный начальник.
Конкретное лицо: вы можете выбрать любое лицо из раскрывающегося меню.
Тим менеджер: менеджер, ответственный за контроль над группой сотрудника.
Менеджер 3-го уровня: лицо, назначенное менеджером 3-го уровня в организационной иерархии.
Поле вьібора человека: лицо, связанное с профилем сотрудника через настраиваемое поле.
Менеджер отдела: менеджер, ответственный за отдел сотрудника.
3. При необходимости добавьте дополнительных утверждающих лиц с помощью кнопки «+ Добавить утверждающего лица».
4. Настройте дополнительные параметры, отображаемые на странице:
Пропустить неназначенные утверждения, чтобы автоматически обойти их и упростить процесс.
Включить замену утверждающих лиц, находящихся в отпуске, чтобы автоматически перенаправлять запросы на утверждение заместителю, если назначенное утверждающее лицо недоступно.
5. Нажмите «Далее».
6. Отслеживание сверхурочной работы будет работать только для местоположений сотрудников, назначенных в политике посещаемости. Поэтому откройте раздел «Люди» и убедитесь, что все необходимые местоположения выбраны.
7. Сохраните политику.
Просмотр и утверждение запросов на сверхурочную работу
Когда вы добавляетесь в качестве утверждающего лица (но не имеете доступа к вкладке «Посещаемость» > «Компания»), вы увидите запросы на сверхурочную работу в виде задач и сможете открыть страницу запроса, чтобы просмотреть и утвердить их. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Откройте запрос в одном из следующих мест:
Раздел «Задачи» (вы увидите пункт «Запрос на сверхурочную работу» с кнопкой «Просмотреть запрос»)
Входящие (там также отображается тот же запрос)
2. На странице «Запрос на сверхурочную работу» просмотрите следующие сведения:
Дата, время и комментарий сотрудника (почему требуется сверхурочная работа)
Информация о заявителе (кто подал запрос)
3. Оставьте комментарий в поле «Комментарии», уточнив некоторые детали.
4. При желании можно включить функцию «Уведомить всех утверждающих», чтобы все, кто имеет отношение к запросу, получили уведомление.
5. Нажмите «Утвердить» или «Отклонить».
Управление запросами на сверхурочную работу в компании (вид «Компания»)
Если у вас есть разрешение «Доступ к данным о посещаемости по всей компании», вы можете управлять запросами на сверхурочную работу на уровне компании. В разделе «Посещаемость» > «Компания» > «Сверхурочная работа» вы можете просмотреть список запросов на сверхурочную работу в компании с ключевыми деталями, такими как имя сотрудника, дата, запрошенный временной диапазон, продолжительность сверхурочной работы и статус (утвержден/отклонен/ожидает утверждения). Если вам нужно увидеть полный контекст любого запроса, просто щелкните строку запроса, чтобы открыть его детали (включая комментарии и информацию об утверждении).
Отсюда вы можете сузить список двумя способами: использовать «Поиск по имени» вверху или открыть «Фильтр», чтобы применить более точные критерии. Доступные фильтры включают «Проект», «Имя сотрудника», «Должность», «Департамент», «Подразделение», «Местоположение», «Статус» и «Вид занятости».
Если вам нужно поделиться данными за пределами PeopleForce, воспользуйтесь кнопкой «Экспорт» в правом верхнем углу окна «Сверхурочная работа». Она загружает список запросов на сверхурочную работу с использованием тех же фильтров, которые вы применили, так что вы можете экспортировать именно тот поднабор, который вам нужен.
