Отслеживание сверхурочной работы позволяет регистрировать сверхурочную работу как отдельный тип записи о времени, а не смешивать ее с обычным рабочим временем. Когда отслеживание сверхурочной работы включено для политики посещаемости, сотрудники подают заявки на сверхурочную работу (с обязательным комментарием, объясняющим причину), утверждающие лица рассматривают их, а менеджеры могут отслеживать заявки на сверхурочную работу в специальном окне просмотра и экспортировать их.
Такой процесс упрощает контроль и аудит сверхурочной работы, а также обеспечивает чистоту данных о сверхурочной работе.
Включение отслеживания сверхурочной работы и утверждающих лиц для политики посещаемости
Чтобы включить отслеживание сверхурочной работы, сначала необходимо включить его для политики посещаемости. Подумайте, для какой политики вы хотите использовать сверхурочную работу, например, для вашей политики по умолчанию или для отдельной политики, которую вы применяете к определенным командам/проектам, где должна быть разрешена сверхурочная работа.
Чтобы настроить это:
Перейдите в «Настройки» > «Политики посещаемости».
Выполните одно из следующих действий:
Откройте существующую политику, которую хотите обновить (например, «По умолчанию»), или
Создайте новую политику, например, «Политика с включенными сверхурочными». Подробное руководство здесь.
3. В разделе «Сверхурочные» включите «Включить отслеживание сверхурочных».
4. Нажмите «Далее».
Настройка утверждения сверхурочной работы
После включения сверхурочной работы она обрабатывается через запросы, и утверждение сверхурочной работы становится обязательным по умолчанию. На этом этапе вы только определяете, кто утверждает запросы на сверхурочную работу (например, менеджер сотрудника), и можете добавить дополнительных утверждающих лиц, если это требует ваш процесс. Для этого выполните следующие действия:
В той же настройке политики откройте раздел «Утверждения».
В разделе «Утверждение сверхурочной работы» выберите утверждающего лица (например, «Руководитель»):
Менеджер: непосредственный начальник сотрудника, которому он подчиняется в организационной структурею.
Менеджер менеджера: косвенный руководитель, имеющий большее влияние или ответственность, чем непосредственный начальник.
Конкретное лицо: вы можете выбрать любое лицо из раскрывающегося меню.
Тим менеджер: менеджер, ответственный за контроль над группой сотрудника.
Менеджер 3-го уровня: лицо, назначенное менеджером 3-го уровня в организационной иерархии.
Поле вьібора человека: лицо, связанное с профилем сотрудника через настраиваемое поле.
Менеджер отдела: менеджер, ответственный за отдел сотрудника.
3. При необходимости добавьте дополнительных утверждающих лиц с помощью кнопки «+ Добавить утверждающего лица».
4. Настройте дополнительные параметры, отображаемые на странице:
Пропустить неназначенные утверждения, чтобы автоматически обойти их и упростить процесс.
Включить замену утверждающих лиц, находящихся в отпуске, чтобы автоматически перенаправлять запросы на утверждение заместителю, если назначенное утверждающее лицо недоступно.
5. Нажмите «Далее».
6. Отслеживание сверхурочной работы будет работать только для местоположений сотрудников, назначенных в политике посещаемости. Поэтому откройте раздел «Люди» и убедитесь, что все необходимые местоположения выбраны.
7. Сохраните политику.
Просмотр и утверждение запросов на сверхурочную работу
Если отслеживание сверхурочной работы включено, сотрудники подают запросы на сверхурочную работу через форму (в разделе «Посещаемость» > «Мои» или при логировании времени), а утвердители рассматривают эти запросы на странице «Запросы».
Открыть запрос на сверхурочную работу можно в:
Разделе «Задачи» (вы увидите пункт «Запрос на сверхурочную работу» с кнопкой «Просмотреть запрос»)
Вкладке «Входящие» (там также отображается тот же запрос)
Вкладке «Запросы» > «Мои» - для просмотра запросов, связанных с вами, таких как запросы, которые вы отправили, запросы, назначенные вам для утверждения, или запросы, по которым вы уже предприняли действия
Вкладке «Запросы» > «Компания» - для просмотра запросов на сверхурочную работу по всей компании, если у вас есть доступ к запросам компании
На странице «Запросы» в отдельном разделе отображаются все поданные запросы на сверхурочную работу независимо от их статуса. Неутвержденные запросы на сверхурочную работу отображаются в разделе «Ожидает одобрения» или «Требует моего подтверждения».
Открыв запрос на сверхурочную работу, вы можете:
просмотреть детали запроса, такие как «Дата», «Время», «Продолжительность» и «Комментарий»;
узнать, для кого предназначен запрос и кто его подал;
утвердить или отклонить запрос;
оставить комментарии, если некоторые детали требуют уточнения;
упомянуть коллег в комментариях, чтобы привлечь их к обсуждению;
поделиться запросом с ними, чтобы они стали соавторами по данному конкретному запросу.
Если требуются дополнительные пояснения, вы можете воспользоваться разделом «Комментарии» в запросе на сверхурочную работу. Здесь вы можете:
оставлять комментарии
упоминать коллег в обсуждении
поделиться запросом с ними, чтобы они стали соавторами
Соавторы получают доступ только к этой конкретному запросу. Это удобно, когда необходимо, чтобы другой руководитель, сотрудник отдела кадров или специалист по расчету заработной платы ознакомился с запросом или присоединился к обсуждению.
Просмотр утвержденных сверхурочных на уровне компании
Если у вас есть право доступа к данным о посещаемости по всей компании, вы можете воспользоваться разделом «Учет посещаемости» > «Компания» > «Сверхурочно», чтобы просматривать только утвержденные запросы о сверхурочной работе. Поскольку здесь отображаются только утвержденные сверхурочные, эта вкладка лучше подходит для проверки расчета заработной платы, окончательной проверки и экспорта подтвержденных данных.
Страница «Запросы» предназначена для работы с процессом утверждения, просмотра сведений о заявках, обсуждения заявок в комментариях, привлечения соавторов, а также утверждения или отклонения заявок. Вкладка «Сверхурочно» используется для просмотра окончательно утвержденных записей о сверхурочной работе после завершения этого процесса.
В этой вкладке можно проверить имя сотрудника, дату, временной диапазон, продолжительность сверхурочной работы и статус. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями поиска, фильтров и экспорта, чтобы упростить работу с данными об утвержденных сверхурочных часах.
