Для того чтобы осуществить импорт сотрудников в систему вам необходимо заполнить шаблон с информацией о сотрудниках вашей компании. Заполнение шаблона для импорта сотрудников поможет вам экономить время и избежать ошибок при вводе данных вручную.
Мы рекомендуем включить в шаблон как можно больше информации о ваших сотрудниках, включая их руководителей, чтобы правильно отобразить организационную структуру компании.
Для того чтобы скачать файл (шаблон), пройдите по ссылке.
Обратите внимание, что этот образец предоставлен только для ознакомления. Помните, что необходимо скачать и изменить файл локально.
Системные поля и правила их заполнения
Импорт в системе PeopleForce поддерживает два типа файлов - .csv и .xlsx. Перед загрузкой таблицы в систему нужно правильно заполнить все поля. С примером заполнения полей вы можете ознакомиться ниже:
💡 Важно! Для того чтобы система корректно распознала поля после импорта, не изменяйте язык полей. В таблице поля должны иметь вид и порядок слов как в приведенном списке ниже.
Обязательные для заполнения поля выделены красным цветом и жирным шрифтом:
Название поля | Описание | Формат данных | Пример |
employee_id | ID сотрудника. ID сотрудника может быть его табельный номер на предприятии или порядковый номер в импортовом документе. | Текст или число | id2 |
first_name | Имя сотрудника | Текст | Александр |
middle_name | Отчество сотрудника | Текст | Валерьевич |
last_name | Фамилия сотрудника | Текст | Семенов |
Рабочая почта | Текст (формат электронной почты) | ||
personal_email | Личная почта | Текст (формат электронной почты) | |
date_of_birth | Дата рождения | Дата (должна соответствовать формату даты в настройках компании) | 1990-01-01 |
gender | Пол | Текст | Мужской |
hired_on | Дата найма | Дата (должна соответствовать формату даты в настройках компании) | 2023-12-01 |
phone_number | Рабочий номер телефона | Текст (формат номера телефона) | +1 (555) 555-5555 |
mobile_number | Личный номер телефона | Текст (формат номера телефона) | +1 (123) 456-7890 |
employment_type | Тип занятости | Текст | Full-time |
position | Должность | Текст | Software Engineer |
department | Департамент | Текст | Development |
division | Подразделение | Текст | Europe |
location | Локация | Текст | Berlin |
facebook_url | Ссылка на Facebook профиль сотрудника | URL | |
linkedin_url | Ссылка на LinkedIn профиль сотрудника | URL | |
twitter_username | Имя пользователя в Twitter | Текст | @JohnADoe |
skype_username | Имя пользователя в Skype | Текст | @JohnADoe |
slack_username | Имя пользователя в Slack | Текст | @JohnADoe |
skills | Список навыков сотрудника, указанные через запятую | Текст | Java, Python, HTML |
reporting_to_employee_id | ID прямого руководителя этого сотрудника. Введите его, чтобы руководитель сотрудника отображался в организационной структуре компании. | Текст или число | id1 |
salary_amount | Сумма зарплаты | Число | 10000 |
salary_currency_code | Валюта | Текст | USD |
salary_effective_on | Дата, с которой действует выплата | Дата (должна соответствовать формату даты в настройках компании) | 2024-06-01 |
salary_frequency | Частота выплат | Текст. Может принимать одно из следующих значений:
| месяц |
access | Разрешение на доступ к системе. Для системных администраторов установите значение 1, чтобы предоставить доступ к системе. Все остальные пользователи получают значение 0, что означает, что доступ в настоящее время отключен. Доступ может быть предоставлен позже, отправив приглашение на электронную почту пользователей. | Число. Может принимать одно из следующих значений:
| 1 |
ldap_username | Имя пользователя для аутентификации в LDAP. Оно используется только в случае активации LDAP. Для получения дополнительной информации о различных способах доступа к системе см. Виды входа в систему (SSO) | Текст | jadoe |
probation ends on
| Дата окончания испытательного срока сотрудника | Дата (должна соответствовать формату даты в настройках компании) | 2024-07-29 |
💡 Необязательные поля можно оставить пустыми или удалить из шаблона.
💡 При импорте сотрудников убедитесь, что импортируемые данные имеют правильный формат даты (должна соответствовать формату даты, указанной в настройках компании), номера телефона (должен начинаться с +), полного имени и адреса электронной почты. Все поля проходят проверку системой.
Для проверки формата даты перейдите в Настройки -> Общие. Убедитесь, что используемый в аккаунте формат даты соответствует формату импортируемых данных.
Кастомные поля
Кастомные поля (пользовательские поля) - это дополнительные поля в карточках сотрудников, которые вы можете создать в системе для того чтобы хранить определенную информацию о сотруднике. Примеры пользовательских полей в профиле сотрудника могут включать:
Образование
Опыт работы
Место проживания
Индекс
Номер социального страхования
Семейный статус
Хобби
Для того, чтобы создать новые поля сотрудника необходмые именно вашей компании, пройдите в Настройки -> Поля сотрудников. Вы можете создавать пользовательские поля на любом удобном для вас языке.
После добавления кастомных полей в настройках, перенесите их названия в шаблон по импорту. Система автоматически подтянет данные из этих полей в шаблоне в кастомные поля в системе.
Важно! При сохранении таблицы важно выбрать формат разделителей — запятая.
Импорт данных в систему
Для того чтобы начать процес импорта сотрудников в систему, перейдите в Настройки -> раздел Общие -> Импорт.
💡 Не видите раздел "Настройки" или "Импорт"? Возможно, у вас нет к нему доступа. 🔒 Обратитесь к администратору вашего аккаунта, чтобы узнать больше.
Из выпадающего списка, выберите тип импортируемых данных Сотрудники, найдите нужный файл, загрузите его в систему и нажмите Дальше.
После загрузки таблицы, проверьте, правильно ли были импортированы все поля. Если некоторые поля не были автоматически распознаны системой, убедитесь, что их название правильное, или укажите нужное поле вручную.
Система автоматически проверяет правильность импортированных данных. Вся информация, имеющая неверный формат, будет выделена красным цветом в меню.
Если вы допустили ошибку при вводе данных, вам необходимо исправить неправильные значения в файле и повторно импортировать данные. Дубликаты останутся с прежними данными, а некорректные строки будут обновлены.
В меню Импорта можно просмотреть историю загрузки каждого файла. Сколько сотрудников было успешно перемещено в систему, были ли какие-то ошибки при загрузке или были ли какие-то сотрудники пропущены из-за дублирования.
Открыв журнал, вы можете увидеть список ошибок, по которым некоторые записи не были перенесены.
Обновление профилей сотрудников
Если возникла потребность обновить один или несколько профилей сотрудников, то можно также воспользоваться функционалом импорта. Все профили сотрудников привязаны в системе к их ID.
Импортируя таблицу, важно следить за тем, чтобы ID соответствовали тем сотрудникам, которых вы хотите обновить. Данные загруженные из таблицы будут просто перенесены в систему в соответствии с указанным ID. Если ID сотрудника будет отличаться от того, который импортируется из таблицы, то будет создан дубликат сотрудника.
Важно знать, что при импорте департаментов дочерние департаменты не будут выстроены автоматически. После загрузки данных, дерево департаментов можно будет выстроить самостоятельно в настройках.